職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理

程慧

摘 要 職業(yè)院校是職業(yè)教育的中堅(jiān)力量，其實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備是開(kāi)展實(shí)踐性教學(xué)的基礎(chǔ)和前提，加強(qiáng)職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備的檔案管理，是保證實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備處于最佳工作狀態(tài)的關(guān)鍵所在。本文從實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備儀器檔案管理的重要性入手，總結(jié)和歸納了當(dāng)前職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理工作存在的問(wèn)題，在此基礎(chǔ)上提出職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)儀器設(shè)備檔案管理的策略，希望可以改變當(dāng)前職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理的現(xiàn)狀。

關(guān)鍵詞 職業(yè)院校 實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備 檔案管理

中圖分類號(hào)：G717 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkx.2015.03.084

Vocational School Experimental Training

Equipment Records Management

CHENG Hui

（Shandong Labor Vocational and Technical College， Ji'nan， Shandong 520300）

Abstract Vocational schools are the backbone of vocational education， which is the basis of experimental training equipment and premise practical teaching， strengthen records management profession experimental training equipment institutions， is to ensure that the experimental training equipment in top working condition key. In this paper， the importance of experimental training equipment and the equipment records management from the start， review and summarize the career of experimental training device file management current problem， experimental training equipment professional institutions file management strategy based on this， hope can change the status quo of the current vocational training equipment test records management institutions.

Key words vocatioanl school; experimental training equipment; records management

實(shí)踐性教學(xué)是職業(yè)院校教育一大特色，是實(shí)現(xiàn)職業(yè)院校學(xué)生專業(yè)實(shí)踐能力培養(yǎng)的關(guān)鍵性措施，也充分體現(xiàn)出職業(yè)教育的理念。而在此過(guò)程中，職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備的管理和維護(hù)工作，就成為關(guān)鍵性內(nèi)容。而以檔案管理的方式，對(duì)于職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備進(jìn)行管理和控制，可以保證其最大效能的發(fā)揮。

1 職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理的重要性

對(duì)職業(yè)院校來(lái)講，實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理是實(shí)訓(xùn)設(shè)備管理部門針對(duì)于職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備進(jìn)行歸檔處理，決定實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)儀器設(shè)備的采購(gòu)，質(zhì)檢，調(diào)試，運(yùn)行，管理，維修，改造和報(bào)廢工作，以使職業(yè)院校有限的實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備能夠處于高效的運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)。

職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理工作的重要性主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：其一，職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)儀器設(shè)備檔案記錄了一切實(shí)訓(xùn)儀器設(shè)備的使用，維護(hù)過(guò)程，存儲(chǔ)了職業(yè)實(shí)踐課程教學(xué)的基本信息，是職業(yè)院校進(jìn)行實(shí)踐課程的參考資料;其二，實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)儀器設(shè)備檔案將儀器設(shè)備的采購(gòu)過(guò)程，質(zhì)檢過(guò)程，安裝過(guò)程，調(diào)試過(guò)程和報(bào)廢過(guò)程中各環(huán)節(jié)的職責(zé)進(jìn)行了規(guī)定，一旦因此而發(fā)生法律糾紛，可以以此為依據(jù)去執(zhí)行;其三，職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理工作的正常開(kāi)展，有利于實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理質(zhì)量和效率的提升，尤其是以往的采購(gòu)管理方案的積累，可以給今后制定更加完善的采購(gòu)管理方案打下基礎(chǔ)。

2 職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理工作存在的問(wèn)題

通過(guò)對(duì)職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理工作的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理工作還存在著諸多問(wèn)題。具體來(lái)講，可以將其歸結(jié)為以下幾個(gè)方面：其一，實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)儀器設(shè)備檔案管理制度不符合實(shí)訓(xùn)儀器設(shè)備檔案的特點(diǎn)。主要表現(xiàn)在檔案管理人員對(duì)于不同實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備的維護(hù)管理注意事項(xiàng)不是很了解，常常以一刀切的方式去進(jìn)行維護(hù)和管理，由此建立起來(lái)的檔案常常出現(xiàn)一些問(wèn)題，使實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案體系難以有效的反饋出職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備的特點(diǎn);其二，職業(yè)院校對(duì)于實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理工作不是很重視，實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)儀器設(shè)備檔案管理人員素質(zhì)不高，難以將復(fù)雜的，系統(tǒng)化的檔案管理工作做好，不懂得使用現(xiàn)代化的檔案管理手段，這也成為制約實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理工作健康發(fā)展的瓶頸;其三，職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理方式落后，不懂得使用現(xiàn)代化信息技術(shù)去進(jìn)行調(diào)整和改善，導(dǎo)致職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理工作質(zhì)量一直處于低效率的狀態(tài)，難以跟上時(shí)代的潮流;其四，職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理意識(shí)淡薄，缺乏具體的組織管理部門去專門負(fù)責(zé)，常常是將其附屬到其他職能管理部門權(quán)責(zé)中去，造成了職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理組織體系不全的問(wèn)題，導(dǎo)致職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理工作質(zhì)量較差。如果上述提到的種種缺陷和不足長(zhǎng)期存在的話，勢(shì)必會(huì)影響到職業(yè)教育的人才培養(yǎng)質(zhì)量，是不利于職業(yè)院校高素質(zhì)人才培養(yǎng)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的。

3 職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理的策略

3.1 職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理的基本原則

職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理工作有其自身的特殊性，但也需要遵循檔案管理工作的一般準(zhǔn)則。具體來(lái)講，結(jié)合多年實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，需要遵循以下基本工作原則：其一，循序漸進(jìn)的基本原則。由于實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)儀器設(shè)備檔案的收集工作是與實(shí)習(xí)基地建設(shè)檔案管理工作息息相關(guān)的，并且與實(shí)際的實(shí)訓(xùn)教學(xué)工作之間存在密切的關(guān)系，因此在進(jìn)行實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)儀器設(shè)備檔案管理的過(guò)程中，應(yīng)依照實(shí)踐教學(xué)規(guī)律去開(kāi)展，顯得尤為重要;其二，專業(yè)劃分的基本原則。由于職業(yè)院校不同專業(yè)之間，其實(shí)踐課程是不同的，其所需要使用的實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備也是不一樣的，因此實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理的過(guò)程中，能做到按專業(yè)劃分管理類別，也是很有必要的;其三，及時(shí)歸檔的基本原則。由于職業(yè)院校專業(yè)眾多，學(xué)生人數(shù)多，實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備常常處于連軸轉(zhuǎn)的狀態(tài)，這種情況下實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理也應(yīng)該是動(dòng)態(tài)化的;其四，重點(diǎn)管理的基本原則。簡(jiǎn)單來(lái)講，就是對(duì)于價(jià)格昂貴，使用率比較高，出現(xiàn)故障后需要大量維修費(fèi)用的儀器設(shè)備，應(yīng)該格外注重，將其每一個(gè)信息都計(jì)錄在案，以實(shí)現(xiàn)對(duì)重點(diǎn)儀器設(shè)備的動(dòng)態(tài)化跟蹤和管理。上述是在職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理過(guò)程中，需要遵循的特定規(guī)范，也是制定職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理策略的依據(jù)。

3.2 職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理策略

（1）建立健全職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理制度。檔案管理制度的健全，是保證職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理工作朝著規(guī)范化方向發(fā)展和進(jìn)步的前提和基礎(chǔ)。尤其是職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備眾多，需要進(jìn)行的信息收集和整理工作任務(wù)重，常常會(huì)因?yàn)椴灰?guī)范的操作影響檔案管理的質(zhì)量，難以保證職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理工作的有效性。為此，我們應(yīng)該積極做好以下幾方面的工作：其一，組建專家小組，對(duì)當(dāng)前職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理管理工作進(jìn)行全面調(diào)查和總結(jié)，找到制度建設(shè)中存在的缺陷，尤其是與實(shí)際實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備特點(diǎn)不吻合的條款，積極進(jìn)行改善和調(diào)整;其二，凡是與職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備存在關(guān)聯(lián)的行為，都應(yīng)該指派專門的檔案管理員參與，保證其能夠?qū)τ谡麄€(gè)儀器使用情況進(jìn)行記錄和管理，以保證收集到的檔案信息是真實(shí)的，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行及時(shí)歸檔;其三，建立健全職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理組織體系，以崗位責(zé)任制度的健全，將實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理工作效果納入到績(jī)效考核中去，以此去激勵(lì)各個(gè)部門參與到實(shí)際實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)管理工作的積極性;其四，積極將實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)儀器設(shè)備檔案管理經(jīng)費(fèi)納入到職業(yè)院校預(yù)算管理體系中去，實(shí)現(xiàn)其物質(zhì)基礎(chǔ)的規(guī)范化管理。

（2）不斷提高實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)儀器設(shè)備檔案管理人員的素質(zhì)能力。實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理工作涉及面廣泛，牽涉內(nèi)容眾多，無(wú)論是教學(xué)資料，還是設(shè)備維護(hù)資料，都需要具有一定專業(yè)知識(shí)的才去進(jìn)行處理。針對(duì)當(dāng)前實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理人員素質(zhì)和能力不佳的問(wèn)題，應(yīng)該積極采取以下幾方面的措施：其一，積極開(kāi)展大范圍教育和宣傳，尤其在檔案管理職能部門內(nèi)部加強(qiáng)學(xué)習(xí)，使各個(gè)職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理人員意識(shí)到此項(xiàng)工作的重要性;其二，關(guān)注與管理人員專業(yè)理論知識(shí)和實(shí)踐操作能力的培養(yǎng)，使得其能夠處理好日常實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案的基本管理工作;其三，嚴(yán)格控制實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理人員的招聘和選拔過(guò)程，從檔案管理經(jīng)驗(yàn)，檔案管理技能，職業(yè)精神等多方面綜合考核應(yīng)聘者的素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)對(duì)實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理人員準(zhǔn)入機(jī)制的控制和管理;其四，做好新入職人員的培訓(xùn)，保證其能夠在相對(duì)較短的時(shí)間內(nèi)適應(yīng)新的工作環(huán)境，切實(shí)的做好各方面的檔案管理工作;其五，積極做好信息技術(shù)的培訓(xùn)，使實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理人員具備信息素質(zhì)，保證實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理工作朝著信息化的方向發(fā)展和進(jìn)步。

（3）推動(dòng)實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)儀器設(shè)備檔案管理信息化進(jìn)程。針對(duì)于當(dāng)前部分職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理方式落后的問(wèn)題，應(yīng)該積極推行現(xiàn)代信息化技術(shù)管理，具體來(lái)講，可以從以下幾個(gè)角度進(jìn)行探析：其一，針對(duì)當(dāng)前職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備的基本情況，建立實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，為實(shí)現(xiàn)檔案信息資源建設(shè)工作做好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)工作，為提升實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案使用效率和質(zhì)量打下基礎(chǔ);其二，倡導(dǎo)檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，構(gòu)建職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)特色檔案體系，更加全面的展現(xiàn)職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理的狀態(tài);其三，積極做好實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案信息的歸檔處理，以先進(jìn)的安全加密技術(shù)去保證信息的安全，并且在此基礎(chǔ)上構(gòu)建職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案數(shù)字化系統(tǒng);其四，建立健全實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案信息系統(tǒng)的評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)于其運(yùn)行效率進(jìn)行總結(jié)和歸納，并且在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案信息的電子化。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理工作涉及面廣泛，涉及內(nèi)容眾多，需要我們進(jìn)行調(diào)整和改善的地方很多。我們應(yīng)該正視當(dāng)前職業(yè)院校實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理工作中存在的種種問(wèn)題，采取有針對(duì)性的措施去進(jìn)行改革，促進(jìn)實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備檔案管理工作質(zhì)量不斷提升，保證發(fā)揮實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備的最大效能，使職業(yè)院校的實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)設(shè)備在培養(yǎng)高素質(zhì)技能人才方面發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

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