關(guān)于信息時(shí)代的電子檔案管理探討

沙微微

摘 要：電子檔案的形成、存儲(chǔ)和管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所用技術(shù)方法不同，這給檔案管理帶來(lái)了革命性的挑戰(zhàn)。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；電子檔案；管理；探討

1 電子檔案的特點(diǎn)及優(yōu)越性

1.1 電子檔案的特點(diǎn)

1.1.1 文件記錄方式多樣，變化性大。電子檔案的出現(xiàn)改變了信息的承載介質(zhì)，可將檔案通過(guò)計(jì)算機(jī)方便快捷地進(jìn)行存儲(chǔ)歸檔，可 充分將檔案的作用發(fā)揮出來(lái)。

1.1.2 電子檔案信息具有非直讀性的優(yōu)點(diǎn)。電子檔案以數(shù)字編碼將內(nèi)容記錄在載體上，其信息內(nèi)容可以進(jìn)行壓縮編碼或加密等技術(shù)處理。

1.1.3 電子檔案對(duì)元數(shù)據(jù)和背景信息有很強(qiáng)的依賴(lài)性。電子檔案的元數(shù)據(jù)必須依附在文件信息中，否則將無(wú)法恢復(fù)電子文件的原貌；電子檔案的傳送是在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，操作者互不見(jiàn)面，體現(xiàn)背景關(guān)系的信息直接反映在電子文件上的可能性較小，如事先不提供或補(bǔ)充這部分背景信息，將會(huì)給檔案的有效利用帶來(lái)隱患。

1.2 電子檔案的優(yōu)越性

1.2.1 電子檔案減輕了檔案管理工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了工作效率。現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為歸檔提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途徑，這就為工作人員免除了立卷歸檔、檢索查找等困難，減輕了他們的勞動(dòng)強(qiáng)度。

1.2.2 電子檔案的微機(jī)管理有利于遺漏文件的補(bǔ)漏增缺。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的文書(shū)立卷方法在遇到文件收集不齊或漏交歸檔時(shí)，補(bǔ)漏增缺，需要拆卷重做。電子檔案文檔用微機(jī)按“件”即可整理歸檔，可隨時(shí)補(bǔ)漏增缺，文檔也不易形成存積。

1.2.3 檔案管理的電子化更利于文檔的保密。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案時(shí)代，查閱檔案時(shí)通常是整卷提供利用，盡管查閱者只需利用卷中的一份或幾份文件，但卻能夠看到整卷檔案內(nèi)容，顯然，這是不能保證文檔管理的保密性要求的。電子檔案的電子化管理則可以克服這一缺點(diǎn)能簡(jiǎn)單地將其改為單份文件提供利用，保證了文件的保密性。

1.2.4 電子檔案的微機(jī)管理有效地提高了檔案管理工作的質(zhì)量。電子化檔案后，檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來(lái)，從而把時(shí)間和精力放在檔案編研及二次信息開(kāi)發(fā)利用上來(lái)，這就較好地提高了文書(shū)檔案的管理工作質(zhì)量和利用效率，從而保證了文書(shū)檔案能夠發(fā)揮出更好的時(shí)效價(jià)值。

3 做好電子檔案管理的措施

3.1 要完善體制，建立統(tǒng)一的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)

首先，應(yīng)實(shí)行文件管理與檔案管理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)劃，使二者同步發(fā)展；其次，要將文件管理的前期指導(dǎo)與控制納入檔案部門(mén)的工作職責(zé)，確保從文件的形成歸檔到查閱利用等各環(huán)節(jié)都在檔案部門(mén)的統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)下進(jìn)行；再次，要制定科學(xué)、合理、統(tǒng)一的電子文件歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)；最后，檔案部門(mén)在接收電子文件時(shí)，要對(duì)歸檔電子文件信息內(nèi)容的原始性、真實(shí)性進(jìn)行鑒定。

3.2 要嚴(yán)格控制電子檔案的可轉(zhuǎn)換性以保證電子檔案的安全

由于電子文件可以根據(jù)需要在不同的載體上同時(shí)存在，也可以互相轉(zhuǎn)換，這使得電子文件只能保證真實(shí)性而無(wú)法確定原始性。由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中信息的相對(duì)獨(dú)立性以及計(jì)算機(jī)環(huán)境本身的特點(diǎn)，使得對(duì)系統(tǒng)中信息的增刪、更改變得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改動(dòng)的痕跡。因此，檔案室必須要將形成的第一手電子文件和電子資料及時(shí)備份存檔，確保今后的利用準(zhǔn)確。

3.3 應(yīng)做好電子檔案使用中的控制與管理

首先要進(jìn)行使用權(quán)限的審核。應(yīng)根據(jù)各種人員設(shè)置利用級(jí)別，進(jìn)行利用權(quán)限的認(rèn)定，并依此向利用系統(tǒng)注冊(cè)登錄。其次，要做好拷貝的提供與回收管理。應(yīng)依據(jù)使用者的需求，對(duì)其利用權(quán)限進(jìn)行確認(rèn)后，再進(jìn)行拷貝制作。并應(yīng)盡量避免把載體上存儲(chǔ)的信息全部拷貝，應(yīng)采取技術(shù)手段防止所提供拷貝的資料再?gòu)?fù)制。第三，要加強(qiáng)電子檔案使用中的安全措施。對(duì)電子檔案的信息內(nèi)容，應(yīng)根據(jù)密級(jí)層次進(jìn)行有效管理。系統(tǒng)要對(duì)利用的全過(guò)程進(jìn)行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動(dòng)生成相關(guān)記錄，以作為日后查證的依據(jù)。

3.4 應(yīng)優(yōu)化專(zhuān)業(yè)結(jié)構(gòu)，建立一批新時(shí)代的檔案管理人員隊(duì)伍

在電子文件日益發(fā)展的今天，培養(yǎng)和造就一批通電子技術(shù)、懂檔案管理的人員是當(dāng)務(wù)之急，檔案部門(mén)應(yīng)重視和加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)。一方面，要多渠道引進(jìn)專(zhuān)業(yè)的技術(shù)和管理人員，盡量使用素質(zhì)高、思想好、責(zé)任心強(qiáng)的人員做文書(shū)、檔案工作。另一方面，要對(duì)現(xiàn)有的檔案人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，特別是加大對(duì)現(xiàn)代科技知識(shí)和電子技術(shù)的培訓(xùn)。當(dāng)今檔案工作的深入發(fā)展，對(duì)檔案工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)提出了新的更高的要求，檔案工作的現(xiàn)代化，不僅取決于工作人員原有的知識(shí)水平，更大程度上取決于他們的知識(shí)補(bǔ)充及更新速度。因此，檔案管理部門(mén)應(yīng)盡快改變保管型人員過(guò)多、結(jié)構(gòu)單一的檔案隊(duì)伍現(xiàn)狀，建立一支具有較高素質(zhì)、結(jié)構(gòu)合理，適應(yīng)信息時(shí)代電子檔案管理需要的新型檔案工作人員隊(duì)伍。

4 結(jié)語(yǔ)

電子檔案管理工作就是要推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，把收集的檔案數(shù)字化。在當(dāng)代信息化迅速發(fā)展的今天，在加強(qiáng)電子檔案管理工作時(shí)，要根據(jù)電子檔案自身的特點(diǎn)，不僅要注重硬件建設(shè)，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，更要注重軟件建設(shè)，建立健全電子文件及電子資料管理制度，提高電子文件制作及電子檔案管理人員的素質(zhì)，不斷加強(qiáng)各個(gè)環(huán)節(jié)的溝通、管理。只有這樣，才能順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，準(zhǔn)確、快速地向社會(huì)提供有利的信息資源，最終做到既能節(jié)約開(kāi)發(fā)資源，又能提升信息時(shí)代電子檔案管理的層次和工作效率。endprint