流程管理在高校設(shè)備購置管理中的應(yīng)用研究

趙志強, 黃 松, 王 旭, 王 磊, 康建明, 吳 兵

(首都醫(yī)科大學 設(shè)備與實驗室管理處, 北京 100069)

流程管理在高校設(shè)備購置管理中的應(yīng)用研究

趙志強, 黃 松, 王 旭, 王 磊, 康建明, 吳 兵

(首都醫(yī)科大學 設(shè)備與實驗室管理處, 北京 100069)

通過對學校設(shè)備購置管理工作進行認真梳理和分析,使用流程管理理論,對相關(guān)工作流程進行了優(yōu)化,運用信息管理系統(tǒng)技術(shù),構(gòu)建運行高效的設(shè)備購置工作管理平臺,切實優(yōu)化，完善了學校設(shè)備購置管理工作。

設(shè)備購置; 流程管理； 信息系統(tǒng)

高校儀器設(shè)備是高校教學、科研工作的重要支撐條件,是高校辦學水平評估的主要指標之一,也是高校國有資產(chǎn)的主要組成部分。加強高校儀器設(shè)備的管理,提高設(shè)備的利用率,充分發(fā)揮其使用效益,是保障高校教學、科研工作順利進行的重要條件[1]。

高校儀器設(shè)備的采購要經(jīng)歷從設(shè)備計劃的立項申報、項目論證審批、招標采購、驗收以及使用等一系列的工作流程。隨著高校辦學規(guī)模的擴大,儀器設(shè)備的采購數(shù)量不斷增加,因而在設(shè)備的立項申報、論證、審批、采購、驗收等工作流程中有大量的數(shù)據(jù)需要處理,數(shù)據(jù)匯總非常困難,工作量巨大。人工處理這些信息,不但管理效率低,而且共享比較困難[2]。因此構(gòu)建一個流程規(guī)范、管理先進、運行高效、數(shù)據(jù)共享、公開透明的儀器設(shè)備管理平臺已勢在必行。

1 流程管理

流程管理是對業(yè)務(wù)流程進行梳理、分析、完善和監(jiān)控,通過對業(yè)務(wù)流程的不斷優(yōu)化,有效地降低業(yè)務(wù)處理成本,提高業(yè)務(wù)處理效率,進而提升決策反應(yīng)能力。其核心思想是持續(xù)地進行流程分析和改進,從而提高核心流程的工作效率,最終實現(xiàn)效益最大化[3]。

流程管理在高校物資設(shè)備購置管理中的應(yīng)用,是一場管理思維的變革。流程管理不是取代以前的管理理論和管理方法,而是對以前的管理理論與管理方法予以修正和補充,以提升服務(wù)效率和服務(wù)水平。

2 流程管理的優(yōu)化

規(guī)范化的流程是實施流程管理的基礎(chǔ),在流程管理中,考慮到流程管理的實施難度和流程管理需要一個過程,一般需要選擇核心流程來予以規(guī)范和實施,然后根據(jù)實施的情況逐步將其他的業(yè)務(wù)活動予以流程化,最后所有的工作都進行流程化的管理。

高校儀器設(shè)備管理者只有結(jié)合高校自身的特點,準確把握流程管理的內(nèi)涵,靈活運用流程管理思想,才能真正優(yōu)化和改善高校物資設(shè)備購置工作流程[4]。通過對于首都醫(yī)科大學儀器設(shè)備購置工作的現(xiàn)有流程進行梳理和分析,細化規(guī)范了整個工作情況,對工作流程進行了優(yōu)化,全部工作流程涉及到各學院申報教師、經(jīng)費管理部門、設(shè)備管理部門、設(shè)備采購部門,財務(wù)部門等,并將其工作劃分為4個階段:申報審核階段、參數(shù)整理論證階段、執(zhí)行采購程序階段、查詢與統(tǒng)計階段[5-6]。

(1) 申報審核階段。各單位根據(jù)需購設(shè)備進行申報,填寫設(shè)備購置申請表。由相關(guān)經(jīng)費主管部門同意蓋章后報相應(yīng)設(shè)備管理部門。

(2) 參數(shù)整理論證階段。由設(shè)備管理辦公室對所報的設(shè)備進行審核,確認項目的數(shù)量、名稱、金額、采購類別等相關(guān)信息,建立原始項目庫。包括財政批復(fù)的項目庫信息、項目統(tǒng)一打包編碼、項目執(zhí)行動態(tài)表、最終項目執(zhí)行后的還原表。充分利用數(shù)據(jù)功能,建立便捷查詢的信息庫,實時更新信息。由于各表格有統(tǒng)一的關(guān)鍵編碼,各表之間有一定的關(guān)聯(lián)度,非常方便工作信息及時溝通、查找信息、掌握工作進程等。儀器設(shè)備的使用單位按政府采購法規(guī)的要求提供完整的配置清單和技術(shù)參數(shù)等數(shù)據(jù)。

(3) 執(zhí)行采購程序階段。高校執(zhí)行釆購工作的主要方式就是采取協(xié)議供貨和招標采購,其中招標采購又是主要工作方式。通過校內(nèi)組織招標的方式確定招標代理機構(gòu)并與其簽訂委托代理協(xié)議,形成合作關(guān)系,委托其代理學校的政府采購招投標工作[5]。招標文件形成后,由招標代理機構(gòu)聘請技術(shù)專家再次審核論證技術(shù)參數(shù)。在尊重用戶意見的同時,由專家嚴格把關(guān),按照政府采購要求,對技術(shù)參數(shù)進行嚴格審核,排除不合理的技術(shù)參數(shù)要求以及帶有明顯傾向性的內(nèi)容,調(diào)整詳細的參數(shù)等,用戶與專家現(xiàn)場交流，在充分理解的基礎(chǔ)上完成參數(shù)論證。對有疑問的問題,經(jīng)過專家與用戶溝通后,使用戶進一步明確自己的客觀教學、科研使用需求,并繼續(xù)由用戶進行市場調(diào)研,對技術(shù)參數(shù)做出相應(yīng)的修改。然后由招標代理機構(gòu)執(zhí)行招標程序。招標完成后,與中標廠商簽訂合同。設(shè)備到貨后,辦理驗收及入庫手續(xù)[7]。

(4) 查詢與統(tǒng)計階段。對于設(shè)備申報,要經(jīng)常詢問自己的設(shè)備已經(jīng)進行到哪個步驟；對于項目管理人員,需要知道經(jīng)費落實情況；對于設(shè)備處管理人員,需要知道哪些設(shè)備已經(jīng)到貨、哪些款項已經(jīng)匯出，經(jīng)費執(zhí)行情況如何等[8]。

通過在流程管理上進一步的優(yōu)化和完善,形成新的高校儀器設(shè)備購置工作的流程管理模式,使購置管理、工作質(zhì)量、工作效率最優(yōu)化[9]。優(yōu)化后設(shè)備購置程序分類及工作流程分別見圖1和圖2。

圖1 優(yōu)化后設(shè)備購置程序分類

圖2 設(shè)備購置工作流程圖

3 構(gòu)建基于流程管理的設(shè)備購置管理平臺

工作流程雖然已經(jīng)優(yōu)化,但管理不能動態(tài)監(jiān)控,需要依靠“人管人”戰(zhàn)術(shù),督辦提醒費精力,工作進程易失控,工作中難以把握工作進度、完成情況、完成時間。把流程管理理念、方法與信息化技術(shù)結(jié)合起來,通過建立管理信息系統(tǒng)平臺,來準確且有效地進行流程管理[10]。該平臺對采購設(shè)備的申報、項目批復(fù)、采購執(zhí)行和驗收結(jié)算等階段的工作進行綜合管理,實現(xiàn)所有工作任務(wù)可控、在控,高效運行[11]。

通過該管理平臺,各設(shè)備使用人員、項目負責人和職能部門相關(guān)人員都可以網(wǎng)上瀏覽或查詢采購信息,了解采購項目的執(zhí)行狀態(tài)。統(tǒng)計分析功能可根據(jù)用戶權(quán)限的不同對數(shù)據(jù)庫相應(yīng)數(shù)據(jù)進行查詢和統(tǒng)計,并生成統(tǒng)計報表。該管理平臺注重細節(jié)和實際應(yīng)用,例如自動檢驗分包內(nèi)中標金額總額與分包中標金額相等,否則顯示錯誤等細節(jié)。在每個模塊內(nèi)部設(shè)計了針對性強的查詢功能,力圖對設(shè)備購置的各個環(huán)節(jié)進行高速有效的管理[12]。

管理平臺把儀器設(shè)備購置論證及審批、項目采購、協(xié)議采購、非政府采購、到貨驗收等業(yè)務(wù)流程的管理,形成包含動態(tài)數(shù)據(jù)在內(nèi)的完整的設(shè)備采購技術(shù)檔案,完成設(shè)備管理部門內(nèi)部信息共享,部門內(nèi)部實現(xiàn)有效監(jiān)督?？梢赃M行實時工作信息查詢,有效溝通業(yè)務(wù)操作環(huán)節(jié),形成完整的工作信息鏈條,有效地提高采購和管理工作效率,實現(xiàn)工作流程的規(guī)范化、程序化。通過對經(jīng)費執(zhí)行的全過程監(jiān)控,實現(xiàn)公開、公正、透明；依托信息化管理手段,實現(xiàn)信息共享,落實服務(wù)效能?？梢赃M行采購經(jīng)費執(zhí)行的全過程跟蹤、監(jiān)督,實現(xiàn)項目負責人、采購執(zhí)行人的信息共享、公開、透明,內(nèi)控與外部監(jiān)督并行,切實保證經(jīng)費使用效益與安全。設(shè)備管理平臺功能流程見圖3。

圖3 設(shè)備購置管理平臺功能流程圖

4 結(jié)束語

通過對學校儀器設(shè)備購置管理工作流程梳理,利用流程管理理論分析目前工作流程與工作需求,對現(xiàn)有流程進行優(yōu)化和規(guī)范,建立面向工作的流程化管理與服務(wù)體系。通過優(yōu)化的工作流程和先進的信息技術(shù)手段,最大限度地節(jié)約人力和財力,加快采購速度,有效地提高采購效率和采購質(zhì)量,構(gòu)建了一個體現(xiàn)服務(wù)、突出效益、管理先進、運行高效、數(shù)據(jù)共享、公開透明的設(shè)備購置管理平臺。

將基于工作流程管理技術(shù)的管理信息系統(tǒng)應(yīng)用到高校設(shè)備管理工作當中,可以規(guī)范和優(yōu)化設(shè)備管理工作中的工作業(yè)務(wù)流程,實現(xiàn)流程的自動化,提高工作效率,同時對于提高資金、設(shè)備資產(chǎn)利用效率,具有非常重要的作用,符合高等教育發(fā)展新形勢的需要。

References)

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Research on application of process management in equipment purchase management of colleges and universities

Zhao Zhiqiang, Hang Song, Wang Xu, Wang Lei, Kang Jianming, Wu Bing

(Department of Equipment and Laboratory Management,Capital Medical University,Beijing 100069, China)

This paper carefully combs and analyses the equipment purchase management in Capital Medical University.Working process is optimized by using the process management theory.An effective operation equipment purchase management platform is constructed through applying the technology of the information management system, which optimizes and improves the equipment purchase management in practice.

equipment purchase; process management； information system

2015- 01- 03

趙志強(1979—)，男，山西太原, 工學博士, 副研究員, 副處長, 從事設(shè)備與實驗室管理.

E-mail：zzqmr@ccmu.edu.cn

F253.2

A

1002-4956(2015)7- 0252- 04