試論檔案管理存在問題分析及如何進行規(guī)范化管理

劉巍巍

摘 要：隨著改革開放的不斷深化，計算機網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，規(guī)范化管理檔案工作顯得尤其重要。規(guī)范化管理檔案工作不但可以提升一個企業(yè)的管理水平，做好檔案的開發(fā)和利用工作，還可以發(fā)揮檔案管理工作的自身價值，為經(jīng)濟發(fā)展和社會進步作出應(yīng)有的貢獻。本文就當前檔案管理存在的問題進行分析，并提出規(guī)范化管理的措施，以供廣大同仁學(xué)習(xí)交流。

關(guān)鍵詞：檔案管理；問題；規(guī)范化管理

引言：要規(guī)范化管理好檔案工作，就必須立足于我國現(xiàn)代企業(yè)管理的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢。使檔案管理工作走上科學(xué)化、規(guī)范化和法制化的道路，為經(jīng)濟建設(shè)和社會進步發(fā)揮更大作用。

1.檔案管理的重要性

1.1企業(yè)發(fā)展要充分認識到檔案管理工作的重要性。特別是在市場開放發(fā)展的經(jīng)濟浪潮中，管好用好檔案，對加快企業(yè)建設(shè)起著重要作用。企業(yè)檔案工作是貫徹企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營全過程的一項重要工作，檔案是真實的歷史，檔案是產(chǎn)權(quán)的身份證明，檔案是效益的媒介，檔案是職工的權(quán)利和尊嚴。檔案來自于社會企業(yè)發(fā)展，具體地說，就是社會在發(fā)展的過程中，在企業(yè)活動中產(chǎn)生出來的。

1.2檔案工作又是企業(yè)一項綜合性的基礎(chǔ)管理工作，也是企業(yè)信息工作的核心，是企業(yè)信息工作的主要組成部分。在企業(yè)各項活動中，如果忽視了檔案工作，則會影響到企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營和管理，影響企業(yè)的經(jīng)濟效益的提高，影響企業(yè)在市場經(jīng)濟中的競爭力。

2.檔案管理工作存在的主要問題

2.1檔案管理制度不完善

檔案約束機制不健全，部分單位部門沒有把檔案業(yè)績列入崗位目標責任制考核管理，監(jiān)督管理沒有力度。部分檔案法規(guī)、規(guī)章及規(guī)范性文件存在“老化”情況，已不適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展需要，亟需修改完善。隨著改革開放和市場經(jīng)濟的深入發(fā)展，檔案工作“產(chǎn)業(yè)化”，檔案中介服務(wù)機構(gòu)走進單位部門中，一些工作亟需的檔案法規(guī)、規(guī)章及規(guī)范性文件還沒有制定出來。

2.2部分單位對檔案管理重要性認識不強

部分單位人員對檔案法律、法規(guī)的認知度很小，不少人還不知道有《中華人民共和國檔案法》，不清楚檔案法明確規(guī)定的檔案部門的職責、任務(wù)。不懂得檔案管理利用的重要性，不知道檔案對社會、政治、經(jīng)濟的重要作用，更不知道違反檔案法規(guī)所要承擔的責任，因此導(dǎo)致在實際工作中違犯檔案法的情況嚴重存在，如，不按規(guī)定歸檔，不按期移交檔案，導(dǎo)致檔案丟失、被盜、損壞的情況時有發(fā)生，影響了單位檔案的完整與安全，嚴重的會對單位各項事業(yè)造成不可彌補的損失。

2.3檔案管理隊伍不穩(wěn)定

在不少單位部門，檔案工作缺少獎懲激勵機制，所以頻繁調(diào)整的現(xiàn)象較為普通，此外，檔案管理員掌握的專業(yè)知識較少，檔案人員身兼數(shù)職。

3.加強檔案規(guī)范化管理的具體措施

3.1領(lǐng)導(dǎo)重視，建立健全檔案管理制度

（1）高度重視，加強領(lǐng)導(dǎo)

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要充分認識檔案工作對促進企業(yè)發(fā)展的重要作用，切實增強做好企業(yè)檔案工作的使命感和責任感，將檔案工作作為企業(yè)發(fā)展的一項重要工作來抓。一方面，思想上要高度重視，將檔案工作納入企業(yè)建設(shè)和發(fā)展規(guī)劃，定期召開檔案工作會議，對檔案工作進行監(jiān)督檢查。另一方面，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在日常工作中要經(jīng)常對廣大職工強調(diào)這項工作的重要性，只有領(lǐng)導(dǎo)重視了，才能引起廣大職工的重視，檔案人員才好具體操作。

（2）建立體系，健全制度

建立科學(xué)的企業(yè)檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理的關(guān)鍵。企業(yè)在國家出臺的各項檔案管理法規(guī)基礎(chǔ)上，還可根據(jù)自身實際情況建立和健全檔案管理制度，進一步健全和完善檔案在收集、整理、保管、檢索和提供利用等方面的規(guī)章制度，使檔案管理工作進一步規(guī)范化、科學(xué)化。同時，還可落實領(lǐng)導(dǎo)責任制，建立檔案內(nèi)部的考核制度，建立約束、激勵、監(jiān)督機制等。

3.2加強學(xué)習(xí)，提升檔案管理服務(wù)意識

（1）加強學(xué)習(xí)，提高人員素質(zhì)

檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作，要求檔案工作人員既要有高度的工作責任感，又要有扎實的檔案管理的理論知識，還要掌握現(xiàn)代化科技手段和先進的管理方法，因此，企業(yè)檔案工作者必須加強學(xué)習(xí)，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)。檔案工作人員要拓寬視野，了解工作領(lǐng)域的發(fā)展動態(tài)，運用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)工作，特別要注重計算機知識、信息文化的學(xué)習(xí)；企業(yè)也應(yīng)有計劃地委派檔案管理人員參加有關(guān)部門舉辦的各種研討培訓(xùn)活動，全面提升檔案工作者政治、業(yè)務(wù)和技術(shù)水平。

（2）轉(zhuǎn)變觀念，增強服務(wù)意識

檔案工作不僅是一項業(yè)務(wù)性工作，同時也是一項服務(wù)性工作，企業(yè)檔案管理人員應(yīng)該擺脫傳統(tǒng)觀念的束縛，牢固樹立“為企業(yè)運行服務(wù)、為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)”的意識。企業(yè)檔案管理人員要了解當前企業(yè)管理的需求，結(jié)合檔案工作的服務(wù)性特點，改被動服務(wù)為主動服務(wù)，提高服務(wù)質(zhì)量，為企業(yè)的發(fā)展當好助手、當好參謀，使企業(yè)檔案真正成為一種財富、一種效益。

3.3與時俱進，加快檔案管理信息化建設(shè)

（1）認識檔案信息化建設(shè)的重要性

信息化時代的到來，對企業(yè)檔案管理工作也產(chǎn)生了巨大的影響，這就要求企業(yè)把檔案信息化納入企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)的總體布局，推進企業(yè)檔案管理與企業(yè)信息化建設(shè)同步進行，制定相關(guān)的規(guī)章制度，深入研究檔案資源的開發(fā)利用，并引進信息化人才，行之有效的開展檔案管理信息化建設(shè)工作。

（2）加快檔案管理信息化建設(shè)步伐

企業(yè)要加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加強電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，實現(xiàn)對電子文件、電子檔案的全程管理；推動企業(yè)檔案信息資源的數(shù)字化和數(shù)據(jù)庫建設(shè)；建立網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)，實現(xiàn)資源共享，從而進一步提高檔案管理現(xiàn)代化水平。

4.結(jié)束語

總之，實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化，標準化的措施還有許多，這需要在以后的工作中不斷總結(jié)，通過實行標準化、規(guī)范化的工作，為檔案管理的現(xiàn)代化進程打下扎實的基礎(chǔ)。

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