淺談如何切實(shí)有效地做好辦公室秘書(shū)工作

薛穎

摘 要：辦公室秘書(shū)在一個(gè)企業(yè)的行政管理部門(mén)具有舉足輕重的作用。文章從提高自身修養(yǎng)，牢固樹(shù)立責(zé)任意識(shí)，堅(jiān)持“服從而不盲從”，加強(qiáng)學(xué)習(xí)、增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力四個(gè)方面，對(duì)如何切實(shí)有效地做好辦公室秘書(shū)工作進(jìn)行了簡(jiǎn)要闡述。

關(guān)鍵詞：辦公室；秘書(shū)工作

辦公室秘書(shū)在一個(gè)企業(yè)的行政管理部門(mén)具有舉足輕重的作用。秘書(shū)工作對(duì)外即是窗口又是同上級(jí)主管部門(mén)進(jìn)行工作聯(lián)系的紐帶；對(duì)內(nèi)則承擔(dān)著協(xié)調(diào)各部門(mén)工作、報(bào)告起草、公文處理、接待服務(wù)、會(huì)議籌備等等多項(xiàng)日常工作職責(zé)。因此，辦公室秘書(shū)需要具備優(yōu)秀的、專(zhuān)業(yè)的職業(yè)素養(yǎng)，方能在工作崗位上做到揮灑

自如。

一、不斷提高自身修養(yǎng)

《論語(yǔ)》有“修己以敬”、“修己以安人”、“修己以安百姓”的記載。擁有良好的個(gè)人修養(yǎng)是很多人一生的追求。對(duì)于辦公室秘書(shū)工作而言，不斷提高自身修養(yǎng)尤為重要。提高自身修養(yǎng)應(yīng)當(dāng)牢記謙虛、尊重、寬容的原則。謙虛，要求做到“四不”，即不自恃、不自負(fù)、不自詡、不自以為是。辦公室秘書(shū)是一個(gè)特殊的職業(yè)，也常被人們稱(chēng)為“領(lǐng)導(dǎo)身邊的人”。因此，應(yīng)克服優(yōu)越感，時(shí)刻把自己擺在低調(diào)的位置。尊重，是對(duì)不同層次人的尊重。孟德斯鳩說(shuō)，人生而平等，根本沒(méi)有高低貴賤之分。在與人打交道時(shí)，尊重對(duì)方的人格，尊重對(duì)方的習(xí)俗，尊重對(duì)方的感受，尊重對(duì)方的需求，這是人對(duì)尊重的基本理解。要提高自身修養(yǎng)，必須學(xué)會(huì)尊重他人。寬容，是一種處變不驚的氣度，是一種坦蕩，是一種豁達(dá)，是要有海納百川之胸懷。寬容是衡量一個(gè)人思想是否成熟，心靈是否豐盈的一把標(biāo)尺。正所謂“大肚能容，容天下難容之事”。

二、樹(shù)立牢固的責(zé)任意識(shí)

責(zé)任成就事業(yè)，決定成敗，能夠積極提高工作效率。一個(gè)企業(yè)辦公室的工作通常是全方位、開(kāi)放型的，牽一發(fā)而動(dòng)全局。秘書(shū)既要處理好企業(yè)內(nèi)部和外部形形色色的人際關(guān)系、大大小小的日常事務(wù)，又要適應(yīng)不同領(lǐng)導(dǎo)的工作方式，做好各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的服務(wù)工作。這就要求辦公室秘書(shū)必須培養(yǎng)并堅(jiān)持極端負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，一絲不茍的工作作風(fēng)。在實(shí)際工作中，要牢固樹(shù)立并強(qiáng)化“秘書(shū)工作無(wú)小事”的觀念。秘書(shū)工作容不得一絲一毫的懈怠。辦公室秘書(shū)的責(zé)任心可以在諸多方面得以體現(xiàn)，但歸根結(jié)底就在一個(gè)“細(xì)”字上顯露無(wú)疑。人們常說(shuō)，做大事情的人不要事無(wú)巨細(xì)、事必躬親，要有大眼界，才能高瞻遠(yuǎn)矚。而身為秘書(shū)，若要工作不出紕漏、沒(méi)有半點(diǎn)差池，恰恰需要這種事無(wú)巨細(xì)、事必躬親的精神。著眼于大局，立足于小事，真抓實(shí)干，務(wù)求實(shí)效。辦公室日常事務(wù)繁多、瑣碎，領(lǐng)導(dǎo)交辦的各種事項(xiàng)也是千頭萬(wàn)緒。要將一堆大大小小的事情協(xié)調(diào)處理得當(dāng)，就要求秘書(shū)必須在“細(xì)”字上下狠功夫。哪些事情是刻不容緩，必須立即辦理的；哪些事情是需要調(diào)查研究，進(jìn)一步落實(shí)整改的；哪些事情又是違反程序和紀(jì)律，必須加以遏制的。秘書(shū)都應(yīng)準(zhǔn)確、快速地分門(mén)別類(lèi)，理清頭緒，盡量把可能出現(xiàn)的情況考慮周全，再展開(kāi)下一步的工作。常言道“好記性不如爛筆頭”。所以，辦公室秘書(shū)一定要養(yǎng)成基于高度責(zé)任心和強(qiáng)烈事業(yè)心的嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，深諳“責(zé)任重于泰山”的道理。

三、服從而不盲從

習(xí)近平總書(shū)記對(duì)秘書(shū)工作提出了“服從而不盲從”的要求。“服從”與“盲從”，一字之差，其內(nèi)涵卻有著天壤之別。服從，是經(jīng)過(guò)深思熟慮之后地堅(jiān)決貫徹執(zhí)行，是符合黨性，堅(jiān)持原則；盲從，則是不論是非曲直，屈從于領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威，想方設(shè)法迎合地領(lǐng)導(dǎo)，是失去自我的一種體現(xiàn)。只要領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作是正確無(wú)誤的，辦公室秘書(shū)就應(yīng)本著對(duì)事業(yè)高度負(fù)責(zé)的精神，不折不扣地堅(jiān)決貫徹落實(shí)；如果發(fā)現(xiàn)有違背原則不妥當(dāng)、或是考慮不周全的地方，也絕不能視而不見(jiàn)，盲從于領(lǐng)導(dǎo)的決策指示，而應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施，為領(lǐng)導(dǎo)各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展保駕護(hù)航。

堅(jiān)持“服從而不盲從”的原則，是秘書(shū)的權(quán)利和義務(wù)。在一個(gè)企業(yè)內(nèi)部，優(yōu)秀的辦公室秘書(shū)就是要具備在領(lǐng)導(dǎo)的決策指示出現(xiàn)疏漏的時(shí)候及時(shí)提醒和補(bǔ)救的能力和膽識(shí)。智者千慮，必有一失。人不是在任何情況下都能將問(wèn)題考慮得全面而不出紕漏和偏差，事件也是在不斷地發(fā)展變化之中運(yùn)行的。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)的錯(cuò)誤指示，秘書(shū)如果由于個(gè)人能力上的缺失不能預(yù)見(jiàn)，或是已經(jīng)預(yù)見(jiàn)而屈從于領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威，惟命是從，亦步亦趨，明哲保身，盲目服從，這是秘書(shū)工作的失職。

四、學(xué)無(wú)止境，增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力

如何切實(shí)有效地學(xué)習(xí)從而更好地完成辦公室工作，是做好秘書(shū)的當(dāng)務(wù)之急。辦公室秘書(shū)的基本職責(zé)之一就是辦理文書(shū)工作并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)更好地處理日常工作事務(wù)。對(duì)于文字工作而言，不僅要求秘書(shū)掌握政策、精通業(yè)務(wù)，具備過(guò)硬的文字功底，還要寫(xiě)出特色，寫(xiě)出風(fēng)格。業(yè)精于勤，荒于嬉。綜合提高文稿質(zhì)量就是要從抓學(xué)習(xí)苦練內(nèi)功上做文章。學(xué)習(xí)有知識(shí)學(xué)習(xí)和經(jīng)驗(yàn)學(xué)習(xí)之分。讀書(shū)愈多，知識(shí)愈豐，思路愈開(kāi)闊。從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，沒(méi)有相當(dāng)?shù)睦碚撔摒B(yǎng)，就干不成什么大事，許多問(wèn)題就難斷是非。及時(shí)選讀黨報(bào)黨刊和各類(lèi)專(zhuān)業(yè)書(shū)刊，帶著問(wèn)題去閱讀并從中找到答案。這種既讀又問(wèn)的閱讀方式堅(jiān)持地越長(zhǎng)久，獲益就越多，收效也就越明顯。在選擇學(xué)習(xí)內(nèi)容時(shí)，要廣泛涉獵政策理論、專(zhuān)業(yè)知識(shí)、金融稅務(wù)、法律法規(guī)、計(jì)算機(jī)等各方面知識(shí)，以拓寬自身知識(shí)面，豐富知識(shí)架構(gòu)。除了在書(shū)本上獲取知識(shí)，辦公室秘書(shū)還要加強(qiáng)與領(lǐng)導(dǎo)的溝通，盡可能多的深入調(diào)查研究，增強(qiáng)對(duì)基層情況的了解，全面把握領(lǐng)導(dǎo)謀劃全盤(pán)、駕馭全局、處理問(wèn)題的思路和方式方法，學(xué)會(huì)與領(lǐng)導(dǎo)同步思考、同頻共振，彌補(bǔ)歷練不足這塊短板。同時(shí)，秘書(shū)光會(huì)寫(xiě)官場(chǎng)文章也是不行的，還要擠時(shí)間寫(xiě)一些公文以外的文章，來(lái)提升自己的語(yǔ)言表達(dá)能力和邏輯思維能力，為公文寫(xiě)作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。習(xí)近平總書(shū)記長(zhǎng)年筆耕不輟，《擺脫貧困》、《干在實(shí)處 走在前列》、《之江新語(yǔ)》中的文字如行云流水，哀梨并剪，充滿(mǎn)詩(shī)書(shū)氣質(zhì)，讀來(lái)妙趣橫生，令人過(guò)目難忘。辦公室秘書(shū)只有在學(xué)習(xí)工作中不斷提高自己、完善自己，做到博采眾長(zhǎng)，視野開(kāi)闊，寫(xiě)文書(shū)時(shí)才能夠言之有物，訴之有理。

德者事業(yè)之基。辦公室秘書(shū)直接服務(wù)、服從于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，還要服務(wù)企業(yè)全體員工。因此秘書(shū)更要做到“德才兼?zhèn)洌缘聻橹亍?。人而無(wú)德，行之不遠(yuǎn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]欒伊瑩.《報(bào)社行政秘書(shū)的基本素養(yǎng)及現(xiàn)代意識(shí)培養(yǎng)探討》，企業(yè)導(dǎo)報(bào)2013年第19期

[2]張傳祿、趙繡雪、羅高利、錢(qián)世榮.《案例：服從不是盲從》，秘書(shū)工作2014年第04期