高校學(xué)院檔案管理工作的服務(wù)與創(chuàng)新研究

摘 要：高校學(xué)院檔案的管理工作是為大眾服務(wù)的，其目的是對檔案文件進行充分利用，最大程度的提高高校檔案運用的經(jīng)濟效益和社會效益。檔案管理工作的核心內(nèi)容是創(chuàng)新與服務(wù)，這是永恒不變的主題，創(chuàng)新應(yīng)該滿足于發(fā)展的要求，服務(wù)的宗旨應(yīng)該是服務(wù)于所有的工作?；诖耍疚闹饕獙Ω咝W(xué)院檔案管理工作的服務(wù)與創(chuàng)新路徑進行了探討。

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；服務(wù)；創(chuàng)新

高校學(xué)院檔案的管理工作是為大眾服務(wù)的，其目的是對檔案文件的充分利用，最大程度的提高高校檔案運用的經(jīng)濟效益和社會效益。為了這一目標的實現(xiàn)，高校學(xué)院檔案管理工作就需要緊緊圍繞著服務(wù)這一中心點來開展，在高校學(xué)院檔案管理的全過程中都要將服務(wù)的宗旨體現(xiàn)出來，積極做好檔案管理工作，針對服務(wù)的質(zhì)量和服務(wù)的形式以及服務(wù)的內(nèi)容等等進行積極創(chuàng)新。創(chuàng)新管理工作中的理念和模式等等，從而將經(jīng)濟效益和社會效益相結(jié)合。服務(wù)與創(chuàng)新永遠是高校學(xué)院檔案管理工作中的永恒主題，也是整個檔案管理工作需要經(jīng)歷的發(fā)展道路。

一、高校學(xué)院檔案管理工作的服務(wù)性及創(chuàng)新

1.高校學(xué)院檔案管理工作的服務(wù)性

針對高校學(xué)院的檔案管理工作，其服務(wù)性是高校學(xué)院檔案管理能夠得到生存和發(fā)展的基礎(chǔ)。如果高校學(xué)院檔案管理工作不能夠為學(xué)校的師生員工的教學(xué)和科研等等工作進行服務(wù)，檔案管理工作就沒有了存在的理由，檔案管理工作也不可能得到長足的發(fā)展。因此，對于高校學(xué)院檔案管理工作，正確認識其服務(wù)性的性質(zhì)，不僅僅能夠讓我們更好的履行自己的職責，對于進一步的服務(wù)創(chuàng)新研究也有非常重要的現(xiàn)實意義。

2.高校學(xué)院檔案管理工作服務(wù)創(chuàng)新的使命

高校學(xué)院檔案管理工作不僅僅需要在服務(wù)性質(zhì)的內(nèi)涵上面進行創(chuàng)新，而且需要對于整個新時期的高校學(xué)院檔案管理工作進行全方位的創(chuàng)新服務(wù)。這就要求我們在檔案管理工作的量上要有大的積累，還要求在檔案管理工作質(zhì)的方面有所突破，不要沿用老路子，要采取新時代的科技手段，不僅要快捷，而且要保證優(yōu)質(zhì)高效的完成各項檔案管理任務(wù)。

二、高校學(xué)院檔案管理工作在服務(wù)方面存在的問題

1.高校學(xué)院檔案管理工作者的服務(wù)意識不足

大部分的高校學(xué)院的檔案管理工作，仍然停在傳統(tǒng)的自查自找自己上門的階段。如果有師生想要調(diào)閱檔案信息就需要自己跑到檔案室去，在眾多的檔案文件中去尋找自己想要找的檔案文件，這完全沒有體現(xiàn)出來檔案管理工作的服務(wù)性，對于檔案管理工作的人員的工作價值則近乎于零。為什么會有這些問題的出現(xiàn)，我認為主要是三個方面的原因：第一，由于負責高校學(xué)院檔案管理的工作人員對于自身職責和服務(wù)意識明顯意識不夠；第二，高校學(xué)院的管理層對于高校檔案的管理工作的要求不是很明確，這就使得檔案室的相關(guān)管理人員不明白自己的職責所在；第三，高校學(xué)院的師生不能夠積極的參與到檔案管理工作的建設(shè)中來，沒有對檔案管理工作的服務(wù)提出具有實質(zhì)性的意見，這也從另一方面助長了其不好的一面。

2.高校學(xué)院檔案管理工作的服務(wù)管理不到位

服務(wù)管理工作就是需要管理服務(wù)的效率和服務(wù)的質(zhì)量。因?qū)n案管理工作的忽視，由此引起了高校學(xué)院管理服務(wù)工作的不到位，具體表現(xiàn)在如下幾個方面：第一，針對性不強。不能很好的針對服務(wù)的方式和服務(wù)的效率進行管理。第二，服務(wù)管理流于形式。高校學(xué)院檔案管理工作不能只是走過場，不能領(lǐng)導(dǎo)檢查一個樣，領(lǐng)導(dǎo)走了又是一個樣，突擊性的管理方式來應(yīng)對領(lǐng)導(dǎo)檢查。第三，在工作人員的專業(yè)培訓(xùn)上面不能落到實處。沒有專業(yè)的管理技術(shù)就不能夠很好的形成好的指導(dǎo)。綜上幾個因素，我們可以得知對于高校學(xué)院的檔案管理工作存在很大的服務(wù)不到位現(xiàn)象。

3.檔案管理的現(xiàn)代化和高校的信息化不同步

現(xiàn)如今，信息化技術(shù)的迅猛發(fā)展，各高校學(xué)院的信息化建設(shè)如火如荼，高校學(xué)院的檔案管理應(yīng)該要滿足這樣的發(fā)展需求。但是，在個別高校學(xué)院的檔案管理工作中，相對來說信息化的建設(shè)水平明顯低于高校信息化建設(shè)的平均水平。如指紋技術(shù)、電子簽名技術(shù)、光盤存儲技術(shù)等等，這些都沒有得到很好的發(fā)展。甚至有的時候，完全是為了應(yīng)對上級領(lǐng)導(dǎo)的檢查，采用的各種低效的技術(shù)手段，這對于檔案管理的信息化速度是一個很大的滯留。因此，我們要盡大力去發(fā)展檔案管理的信息化，讓每一個高校的檔案管理水平邁上一個新的臺階。

三、改進高校學(xué)院檔案管理工作服務(wù)的方法

1.增強高校學(xué)院檔案管理工作的服務(wù)創(chuàng)新意識

在高等教育快速發(fā)展的背景下，高校學(xué)院的檔案管理工作需要得到快速的發(fā)展。如何對高校學(xué)院的檔案管理工作進行創(chuàng)新，就要從服務(wù)創(chuàng)新開始著手，根據(jù)管理人員的服務(wù)范圍、服務(wù)對象、服務(wù)態(tài)度等方面進行全面的創(chuàng)新，增強管理人員的服務(wù)創(chuàng)新意識。服務(wù)創(chuàng)新意識的增強能夠?qū)τ谖覀兊臋n案管理工作的創(chuàng)新提供很好的幫助，去除陳舊的思維模式，接納新時代下的服務(wù)創(chuàng)新理念，為高校學(xué)院的發(fā)展提供強有力的支撐，就會有超前的意識去思考檔案管理的發(fā)展前景，使我們不至于陷入到被動的局面，展現(xiàn)一副高校學(xué)院檔案管理的新的藍圖。因此，高校學(xué)院檔案管理工作的服務(wù)創(chuàng)新意識非常重要，這是檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展的必然要求，使檔案管理工作能夠跟上時代步伐。

2.建立高校學(xué)院檔案管理工作的服務(wù)創(chuàng)新機制

建立高校學(xué)院檔案管理工作的服務(wù)創(chuàng)新機制，這是對于檔案管理工作的一個重要的環(huán)節(jié)。從此檔案管理工作的服務(wù)創(chuàng)新如雨后春筍般，這是對于檔案管理工作做出的重要貢獻。為了建立服務(wù)創(chuàng)新機制，我們就要搞好服務(wù)和管理這兩個方面的工作。從管理來講，我們要按照高校學(xué)院關(guān)于檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度來進行，結(jié)合各個高校的實際情況，對具體的細節(jié)進行細化，讓檔案的管理工作深入到高校學(xué)院檔案建設(shè)的方方面面中去。建立相應(yīng)的責任制度、獎勵和懲罰機制、不斷引入新的管理方式方法等等。從服務(wù)方面來講，我們就是要改掉以前的坐等上門的服務(wù)觀念，要將服務(wù)創(chuàng)新應(yīng)用到實處，擁抱各種開放式的思維，讓我們的檔案管理服務(wù)創(chuàng)新真正受到大家的喜愛。

3.加快高校學(xué)院檔案數(shù)字化建設(shè)

如今信息化程度越來越高了，高校學(xué)院的檔案建設(shè)也要趕上信息化建設(shè)這班列車，符合高校師生和社會對檔案管理的要求。學(xué)校網(wǎng)絡(luò)的建立、MIS系統(tǒng)的廣泛使用、電子檔案信息資源越來越多等等，這些都給高校學(xué)院的檔案建設(shè)帶來了發(fā)展的機遇。數(shù)字圖書館是建立在網(wǎng)絡(luò)上面的虛擬的平臺，能夠通過這個平臺進行訪問遠程的文件和資料，對于文件和資料的共享能夠起到一個很好的促進作用，形成一個有序的信息共享環(huán)境?，F(xiàn)在的檔案館大部分都是以實體的形式存在，其館藏檔案資料是建立數(shù)字檔案的一個重要原始文件，數(shù)字檔案館則提供創(chuàng)新性的管理和服務(wù)。因此建立數(shù)字檔案館顯得較為迫切，這也是對于高校學(xué)院的檔案管理工作的一個重要推進。結(jié)合信息化技術(shù)的全新發(fā)展，使得檔案管理工作能夠慢慢形成一種新的創(chuàng)新服務(wù)機制，為廣大師生提供更加便利的服務(wù)，這也是高校學(xué)院檔案管理工作的目的所在。

四、結(jié)束語

綜上所述，對于檔案管理工作服務(wù)創(chuàng)新的提出，這是新時代背景下高校發(fā)展的必然要求。高校學(xué)院檔案管理工作者要加強自身的服務(wù)意識，把自己真真正正融入到服務(wù)性的角色中去，積極提高自己的專業(yè)素質(zhì)水平，用于接受挑戰(zhàn)，探索出一條適合自己發(fā)展的服務(wù)創(chuàng)新道路，為檔案工作的現(xiàn)代化發(fā)展提供堅實的支持，使得高校學(xué)院檔案管理工作的創(chuàng)新服務(wù)對我國的現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻。

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作者簡介：鄭榮（1982.12—），女，漢族，山西陽泉人，本科，檔案員，從事學(xué)校檔案管理工作，研究方向：文書檔案。