基于JC6的檔案信息化管理系統(tǒng)的構(gòu)建與應(yīng)用

文/曹紅翠

（責(zé)任編輯：邵冰鋒）

隨著煤礦企業(yè)日益發(fā)展，其檔案內(nèi)容日趨豐富，種類繁多，檔案管理工作量大大增加，傳統(tǒng)檔案管理已不能適應(yīng)時代需要及服務(wù)需求，開展檔案工作信息化建設(shè)成為煤礦檔案部門的迫切需求。河南正龍煤業(yè)有限公司城郊煤礦開發(fā)應(yīng)用基于JC6辦公平臺的檔案信息化管理系統(tǒng)，優(yōu)化設(shè)計檔案管理系統(tǒng)構(gòu)架，改變了檔案的管理模式，使檔案管理由封閉管理向開放型管理邁進，促進了檔案信息資源的開發(fā)利用，提高了檔案現(xiàn)代化管理水平。

一、基于JC6的檔案信息化管理系統(tǒng)的建立

1.設(shè)施與技術(shù)的支撐

從技術(shù)層面看，檔案信息化最基本的內(nèi)容就是建立網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施，運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)改變傳統(tǒng)的檔案管理模式。城郊煤礦網(wǎng)絡(luò)辦公擁有正龍煤業(yè)協(xié)同管理平臺，它是金和軟件（JAVA Collaboration6，以下簡稱JC6）公司開發(fā)的一個聯(lián)合辦公軟件，基于J2EE框架，采用無侵入式IOC/AOP模式編程，移動端使用H5完美移動辦公業(yè)務(wù)。城郊煤礦檔案信息化建設(shè)就是構(gòu)架于正龍煤業(yè)協(xié)同管理平臺，利用JC6軟件的一個檔案管理模塊，通過開發(fā)相關(guān)功能，使檔案管理資料內(nèi)容相互銜接，達(dá)到互聯(lián)互通。

2.檔案系統(tǒng)的建設(shè)

城郊煤礦的JC6檔案管理模塊下設(shè)檔案信息查詢、個人借閱檔案、個人檔案查詢、檔案利用記錄、檔案信息維護五個功能。檔案員通過掃描儀把文書檔案、科技檔案、照片檔案、音像檔案、科研檔案和會計檔案等各類介質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案信息，然后對檔案信息進行分類編目，在網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境下將檔案的總目錄、案卷目錄、卷內(nèi)目錄進行整理嵌入JC6檔案管理模塊，將數(shù)據(jù)存儲于服務(wù)器，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的相互對接。

3.檔案管理在網(wǎng)絡(luò)平臺中的應(yīng)用

城郊煤礦檔案信息化建設(shè)不僅是整個業(yè)務(wù)流程的數(shù)字化，也是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源的整體處理模式，它涵蓋了檔案信息資源的形成、整理、存儲、保管、利用、鑒定、統(tǒng)計等業(yè)務(wù)。利用者可借助局域網(wǎng)或移動通訊設(shè)備登錄JC6系統(tǒng)進行查詢借閱。檔案借閱功能根據(jù)檔案資源類別進行專業(yè)對口閱覽，借閱呈報信息采用科長審核、分管礦領(lǐng)導(dǎo)審批的原則設(shè)置，檔案信息資源共享、快速的檢索和穩(wěn)定的檔案信息查詢節(jié)約利用者時間，避免紙張浪費，大大提高了檔案信息數(shù)據(jù)的利用效率。此外，設(shè)立專門的檔案管理員來操作管理檔案模塊，檔案系統(tǒng)只開放一人管理應(yīng)用權(quán)限，檔案專職人員對建立的檔案信息數(shù)據(jù)庫，包括案卷目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫等，進行日常檔案信息維護。

4.檔案安全的實現(xiàn)

（1）檔案保存除了紙質(zhì)文本檔案外，又增加了一個介質(zhì)保存方式，即電子檔案，檔案實現(xiàn)雙重館藏，消除檔案丟失、損毀的風(fēng)險。

（2）調(diào)度室發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控、管理和維護作用，對網(wǎng)絡(luò)及服務(wù)器實時監(jiān)控，及時阻止惡意入侵者的破壞和竊密。

（3）檔案管理模塊設(shè)置了使用訪問權(quán)限訪問內(nèi)容和借閱權(quán)限，選用質(zhì)量可靠、運行穩(wěn)定的計算機、輸入輸出設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施等硬件，有效阻斷檔案泄密。

二、基于JC6的檔案信息化管理系統(tǒng)的技術(shù)方法

城郊煤礦檔案信息化系統(tǒng)采用客戶端、服務(wù)器、瀏覽器綜合的模式，應(yīng)用于檔案管理工作中，如圖1所示。

1.信息資源的整合

圖1 城郊煤礦檔案信息化系統(tǒng)

首先要將文件、圖紙、報表、音像等實體檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，依據(jù)檔案資源特性對各種檔案進行掃描和上傳，錄目入庫，將檔案內(nèi)容精確存儲于相應(yīng)的詳細(xì)位置，建立與系統(tǒng)平臺檔案管理模塊設(shè)置相吻合的索引數(shù)據(jù)庫。這樣可使原始檔案與電子檔案雙介質(zhì)保存，保證檔案的完全性。同時采用階梯式目錄管理，可提供模糊查詢與精確查詢兩種查詢方式，便于查找，提高工作效率。

2.系統(tǒng)數(shù)據(jù)的融合

城郊煤礦檔案管理信息化以JC6數(shù)據(jù)庫為檔案信息存儲平臺，利用礦生產(chǎn)服務(wù)器，把計算機內(nèi)檔案數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)通過系統(tǒng)平臺傳輸?shù)綑n案管理模塊中的數(shù)據(jù)維護板塊，達(dá)到互聯(lián)互通。檔案利用者只要登錄局域網(wǎng)進入JC6平臺，就可查詢檔案內(nèi)容，在權(quán)限范圍內(nèi)借閱瀏覽檔案。也可以移動信息服務(wù)客戶端為依托，將檔案數(shù)據(jù)庫與檔案信息移動客戶端進行連接，從而實現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)共享，滿足利用者的需求。

3.檔案管理模塊

（1）模塊設(shè)置。城郊煤礦在JC6下開發(fā)的檔案管理功能有檔案信息查詢、檔案借閱申請、個人借閱查詢、檔案利用記錄、檔案信息維護五個模塊。各模塊設(shè)計完善、功能齊全，涵蓋檔案管理的接收、整理、保管、借閱、利用、統(tǒng)計所有內(nèi)容，解決電子文件安全存儲、數(shù)據(jù)管理等問題。檔案管理員通過這幾個模塊進行信息化管理檔案，可減少工作強度，提高工作效率。

（2）信息查詢。用戶可以在檔案信息查詢系統(tǒng)中通過輸入關(guān)鍵詞對檔案數(shù)據(jù)庫中的內(nèi)容進行檢索，在檢索過程中可以設(shè)置檢索范圍，并且可以在檢索結(jié)果中再進行分層檢索，大大提高了文件檢索的查全率、查準(zhǔn)率。

（3）檔案借閱。檔案信息化服務(wù)體系主要是在用戶檔案查詢及信息共享基礎(chǔ)上形成的服務(wù)模式，其特點是突出用戶數(shù)據(jù)的集成及共享。檔案借閱設(shè)置審批權(quán)限，由分管領(lǐng)導(dǎo)進行審批后方可提交借閱審批單，檔案管理員接到審批單后，從數(shù)據(jù)庫中調(diào)取所需借閱的檔案內(nèi)容并提供給借閱者，檔案管理員有可閱讀、可保存、可打印權(quán)限。

（4）檔案利用。檔案模塊設(shè)置了檔案借閱歸還日期的提醒與瀏覽統(tǒng)計功能。如期未還者，系統(tǒng)自動向檔案管理員與借閱者發(fā)出提醒歸還信息，方便檔案管理員對檔案安全進行管理；借閱者所借檔案內(nèi)容在系統(tǒng)上保存全部閱覽信息，方便檔案管理員統(tǒng)計檔案利用效率與成果。

（5）檔案數(shù)據(jù)的維護。檔案管理模塊設(shè)置檔案管理權(quán)限，設(shè)置用戶名與登錄密碼，只有專職檔案管理人員才可進入檔案管理賬戶進行檔案數(shù)據(jù)庫編輯。檔案管理員對檔案管理數(shù)據(jù)進行日常維護，根據(jù)館藏檔案內(nèi)容對檔案數(shù)據(jù)庫進行添加、刪除或修改。

三、基于JC6的檔案信息化管理的價值

1.提高工作效率

檔案管理模塊在JC6軟件上設(shè)置實施后，可直接登錄正龍煤業(yè)協(xié)同管理平臺進行檔案的查詢、瀏覽、下載、網(wǎng)上借閱等，方便用戶使用。信息化管理的實施可以省時省力，大大提高了城郊煤礦的檔案管理工作效率和利用者的查詢效率。

2.具有一定的經(jīng)濟效益

檔案信息化管理運用正龍煤業(yè)管理系統(tǒng)平臺，結(jié)合JC6技術(shù)指標(biāo)，制作檔案管理信息模塊，把館藏檔案進行分類分目系統(tǒng)錄入，形成數(shù)字化管理，可有效保護原始紙質(zhì)檔案，節(jié)約成本。此外，還節(jié)省了購買檔案管理專用軟件費用，具有一定的經(jīng)濟效益。

3.方便用戶使用

通過JC6平臺，利用者不僅可在自己計算機上進行WEB方式的查詢、瀏覽，還可以下載手機客戶端瀏覽檔案管理模塊內(nèi)容，且只要在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，不需安裝任何程序，便可隨時隨地利用檔案，為用戶提供了方便。