檔案管理工作數(shù)字化轉型的策略研究

隨著社會經濟的發(fā)展與互聯(lián)網技術的普及，檔案管理工作也進入了數(shù)字化轉型時期。檔案管理工作數(shù)字化轉型不僅為檔案管理與利用工作提供了新的發(fā)展機遇，也為實現(xiàn)檔案管理事業(yè)高質量發(fā)展奠定了基礎。基于此，本文旨在深入探討檔案管理工作數(shù)字化轉型的必要性、面臨的挑戰(zhàn)以及改進的策略，以期為相關工作的開展提供參考和借鑒。

一、檔案管理工作數(shù)字化轉型的必要性

（一）有利于提高檔案利用率

首先，檔案管理工作數(shù)字化轉型可以縮短信息檢索時間。與傳統(tǒng)的檔案檢索方法相比，需要逐個文件查找的耗時過程在數(shù)字化檔案系統(tǒng)中得以簡化。通過關鍵詞搜索和時間篩選等功能，用戶可以迅速定位所需信息，極大地提高了人們的工作效率。其次，數(shù)字化轉型有助于檔案的多重利用。在傳統(tǒng)檔案管理模式中，一份文檔通常只能在一個地方使用，頻繁地借閱和查詢可能導致其損壞或遺失。相比之下，數(shù)字化檔案能夠同時服務于多個用戶，且不會因為重復使用而損壞，極大提升了檔案的使用頻率和價值。最后，數(shù)字化轉型能夠提高檔案管理工作的安全性。[1]數(shù)字化檔案可以通過多重備份和加密存儲等方式確保數(shù)據(jù)安全。此外，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)還可以實施權限控制，確保只有授權人員才能訪問相關數(shù)據(jù)，從而進一步加強檔案的安全管理。

（二）有利于豐富服務手段

檔案管理工作數(shù)字化轉型在服務手段上具有顯著優(yōu)勢。首先，數(shù)字化檔案可以實現(xiàn)遠程查詢與使用。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，研究者和利用者必須在檔案館內進行查閱，一定程度上限制了檔案的利用范圍和人群。而數(shù)字化檔案可以通過網絡進行查詢和下載，打破時間和空間的限制，使檔案可以為更廣泛的人群服務。其次，數(shù)字化轉型引入了自動分類和保管系統(tǒng)（如圖1所示）?；谙冗M的算法，系統(tǒng)能夠識別檔案內容，實現(xiàn)智能歸檔和索引，不僅提高了檔案的整理和保存效率，還加強了檔案查詢的便捷性和準確性，滿足不同使用者的多樣化需求。再次，數(shù)字化轉型有助于檔案管理的創(chuàng)新應用?？苫跀?shù)字化檔案開發(fā)各種應用程序和服務，如電子展覽、地圖、時間軸等，為公眾提供更加豐富多樣的知識獲取方式。最后，數(shù)字化轉型有助于檔案管理工作的共享與合作。在傳統(tǒng)服務模式下，各檔案館之間的資源互通與合作受到較大限制，而數(shù)字化檔案可以通過與其他公共文化服務機構、研究機構等進行數(shù)據(jù)共享與協(xié)作，實現(xiàn)資源的互補和整合，為使用者提供更加完整和系統(tǒng)的服務。

二、檔案管理工作數(shù)字化轉型存在的問題

（一）資金投入不足

在檔案管理工作的數(shù)字化轉型過程中，資金不足可能引起技術、人力、管理和長期維護等方面的一系列問題。例如，在硬件設施方面，資金不足可能導致相關部門無法購置或更新必要的數(shù)字化設備，如高清晰度掃描儀和專業(yè)存儲設備，一定程度上妨礙了數(shù)字檔案管理和使用的流暢進行；在軟件和技術平臺方面，資金不足可能導致檔案管理部門無法及時升級檔案管理系統(tǒng)，不僅影響數(shù)字檔案的存儲和檢索效率，還可能存在數(shù)據(jù)安全風險。在人力資源方面，資金不足可能導致檔案管理人員缺乏必要的數(shù)字化培訓和教育，而這些專業(yè)知識和技能對于有效地進行數(shù)字化檔案管理工作至關重要。

（二）人員數(shù)字素養(yǎng)不足

在檔案管理工作的數(shù)字化轉型過程中，工作人員的數(shù)字素養(yǎng)對于確保轉型的成功與否至關重要。人員數(shù)字素養(yǎng)不足不僅會影響檔案管理工作的開展質量，還可能對檔案管理系統(tǒng)的高效運作產生一定阻礙。在技術應用方面，數(shù)字化轉型需要使用各種先進設備和軟件，如高清掃描儀、復雜的檔案管理和存儲系統(tǒng)，數(shù)字素養(yǎng)不足可能導致工作人員在操作掃描設備或使用管理軟件時面臨一些問題，如，掃描參數(shù)設置不正確可能導致檔案圖像模糊，無法滿足后續(xù)處理和分析的需要。在檔案數(shù)據(jù)管理方面，數(shù)字檔案系統(tǒng)依賴于數(shù)據(jù)的準確錄入、更新和維護，數(shù)字素養(yǎng)不足可能影響檔案的長期保存和有效利用。從溝通和協(xié)作的角度看，人員數(shù)字素養(yǎng)不足可能導致與其他部門或機構的合作出現(xiàn)阻礙，檔案管理數(shù)字化轉型工作通常需要與多個部門或其他機構協(xié)同合作，用以解決設備、技術、資金等方面的難題，人員數(shù)字素養(yǎng)不足可能導致溝通合作不暢、工作進度受阻、資源浪費等情況。此外，對于檔案數(shù)字化轉型工作的重要性和緊迫性缺乏認識，可能導致人員缺乏工作積極主動性，不僅會影響工作進度，還可能導致檔案數(shù)字化質量不佳，效果受影響。

（三）基礎設施不完備

基礎設施是數(shù)字化轉型工作開展的重要基礎，但當前部分地區(qū)對檔案數(shù)字化工作的重視程度不夠，導致基礎設施建設相對滯后，影響了檔案管理數(shù)字化轉型工作的開展。具體表現(xiàn)為：一是硬件設施不完善，如掃描設備、計算機硬件設備不完善，可能影響檔案管理數(shù)字化轉型工作的效率和質量。二是網絡環(huán)境不完備，可能會限制檔案數(shù)據(jù)的傳輸和共享。現(xiàn)代檔案管理工作往往需要快速的數(shù)據(jù)傳輸和遠程協(xié)作，而網絡環(huán)境的限制可能導致數(shù)據(jù)傳輸緩慢、協(xié)作效率低下，甚至影響檔案數(shù)據(jù)的實時更新和同步。此外，基礎設施不完備還可能導致檔案管理人員的工作效率和工作滿意度下降。例如，設備故障、軟件操作不便等，都可能影響檔案管理工作數(shù)字化轉型的整體效率和質量。

三、檔案管理工作數(shù)字化轉型的策略

（一）加大資金投入，強化技術培訓

加大資金投入是數(shù)字化轉型的基石。檔案管理數(shù)字化不僅僅是將紙質檔案掃描為數(shù)字文件的過程，還涉及設備采購、系統(tǒng)建設、數(shù)據(jù)存儲、網絡建設、安全保障等多個環(huán)節(jié)。在初始階段，資金的主要利用方向應針對數(shù)字化硬件設備的采購，包括高清掃描儀、存儲服務器、備份設備、專業(yè)數(shù)字化管理軟件等，以實現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、共享和分析。隨著數(shù)字化轉型工作的深入開展，資金投入還需要涵蓋系統(tǒng)的構建和維護、數(shù)據(jù)的長期存儲方案、網絡基礎設施建設以及安全措施的實施。例如，先進檔案管理軟件的采購，引進基于AI驅動的數(shù)據(jù)分析工具和自動化分類系統(tǒng)，用以提升檔案處理的效率和準確性；配置用于高速數(shù)據(jù)處理和大容量數(shù)據(jù)存儲的高性能計算機和服務器，以支撐龐大的數(shù)字檔案庫；投入云存儲服務訂閱以提供靈活、可擴展的數(shù)據(jù)備份和遠程訪問服務器；配套網絡安全解決方案，購買包括防火墻、安全監(jiān)測系統(tǒng)和加密技術在內的網絡安全解決方案，以保障數(shù)字檔案管理工作的安全性。

強化技術培訓是確保數(shù)字化轉型順利進行的關鍵。技術培訓不僅可以提高檔案管理工作人員的專業(yè)能力，還能提高他們對數(shù)字化轉型的認識和理解。[2]培訓應當圍繞檔案數(shù)字化的全過程進行，涵蓋硬件設備的操作、軟件系統(tǒng)的使用、數(shù)據(jù)管理方法、檔案服務技巧等多個方面。硬件設備的操作包括對不同類型文檔的掃描參數(shù)設置調整、設備的日常保養(yǎng)和故障排除等；軟件系統(tǒng)的使用包括高級功能如數(shù)據(jù)分析、報告生成等。在數(shù)據(jù)管理方法方面，需要掌握數(shù)據(jù)準確錄入、更新、備份和恢復的技巧，以及數(shù)據(jù)安全和隱私保護的知識。在檔案服務技巧方面，涵蓋如何高效地為用戶提供數(shù)字化檔案服務，包括檔案檢索、利用和咨詢等方面，強調提高服務效率和用戶滿意度。

（二）注重人才培養(yǎng)，提升業(yè)務水平

檔案管理工作數(shù)字化轉型不僅體現(xiàn)在技術的變革，也體現(xiàn)為人才的轉型。為確保檔案管理工作數(shù)字化轉型的順利進行，必須注重人才培養(yǎng)和業(yè)務能力的提升。人才培養(yǎng)應作為檔案管理工作數(shù)字化轉型過程中的核心任務。一方面，可采取人才聘用機制。鼓勵他們通過內部研討會、工作坊或團隊建設活動分享和交流工作經驗和知識，引入新技術，提升業(yè)務水平，推動檔案管理工作的數(shù)字化進程。同時，還可制定針對不同人員的培訓計劃，包括基礎培訓、進階培訓和高級培訓。基礎培訓面向所有員工，介紹檔案管理的基本概念和數(shù)字化基礎知識；進階培訓針對有一定基礎的員工，深入講解檔案數(shù)字化技術和方法；高級培訓則面向管理層和核心技術人員，重點在于創(chuàng)新技術的應用。還可以實施人才引進機制，主動引進具有檔案數(shù)字化相關背景的專業(yè)人才，如信息技術專家、數(shù)據(jù)分析師等。另一方面，建立數(shù)字化轉型標準和流程。在檔案管理工作數(shù)字化轉型過程中，明確的標準和流程是確保數(shù)字化轉型工作順利進行的關鍵。例如，確保數(shù)字化圖像質量，根據(jù)檔案內容、來源和日期等信息進行分類，并為每一份檔案編碼；使用軟件對掃描轉存的圖像進行裁剪、旋轉、顏色校正等操作，對文字資料進行OCR處理，將圖像轉化為可編輯、可搜索的文本格式，并為每份數(shù)字化檔案添加描述信息，如標題、日期、來源、關鍵詞等，便于日后檢索和管理等工作的開展。

（三）優(yōu)化轉型思路，完善相關設施

首先，應明確檔案管理工作數(shù)字化轉型的定位，確保其既滿足地區(qū)的實際發(fā)展需求，也符合數(shù)字化發(fā)展的長遠規(guī)劃。地方檔案數(shù)字化工作應以提高工作效率、方便用戶查詢和應用資料為目標，同時也要考慮到地方特有的文化、歷史價值的保存和傳承。數(shù)字化轉型不僅要解決檔案存取、管理的便利性問題，還應考慮如何通過檔案管理數(shù)字化轉型工作，促進地區(qū)文化的保護和傳播。其次，為完善相關設施，應建立健全的電子檔案管理系統(tǒng)，除了采購掃描設備和硬件存儲設施外，還應關注檔案管理系統(tǒng)的功能性和用戶體驗。例如，提供多樣化的檢索方式、優(yōu)化用戶界面設計、增加云存儲和遠程訪問功能等。同時，也要重視檔案的數(shù)字化保護，如定期進行數(shù)據(jù)備份、使用穩(wěn)定可靠的存儲介質等，以防檔案數(shù)據(jù)因意外情況發(fā)生丟失或損壞情況?？梢M或采購高效掃描設備和存儲硬件，確保檔案電子化的質量和數(shù)據(jù)的安全存儲。高效掃描設備需選擇具有高分辨率（至少600 DPI）和高掃描速度（至少每分鐘30頁）的掃描設備，確保掃描質量和效率。同時，設備也應支持多種文件格式（如PDF， TIFF， JPEG）的輸出；存儲硬件應采用具有高數(shù)據(jù)傳輸速率（如SATA 6.0 Gb/s）和大存儲容量（如多個TB級別）的硬盤存儲系統(tǒng)；使用具有冗余陣列獨立磁盤（RAID）技術的存儲解決方案，以提高數(shù)據(jù)的安全性和容錯能力。此外，還應加強檔案管理系統(tǒng)的安全性，包括設置合理的訪問權限：實施基于角色的訪問控制（RBAC），確保只有授權用戶才能訪問特定數(shù)據(jù)；數(shù)據(jù)加密：采用強加密標準（如AES 256位加密）對存儲的檔案數(shù)據(jù)進行加密，保證數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全；防止未授權訪問：實施多因素身份驗證（MFA），結合密碼、生物識別或安全令牌等多種驗證方式，增強系統(tǒng)的安全性等。同時，電子檔案系統(tǒng)設計應具備一定的靈活性和可擴展性，例如，系統(tǒng)應采用模塊化設計，使各個組件（如數(shù)據(jù)存儲、用戶界面、檢索功能）可以獨立更新和替換，以便適應新技術的發(fā)展；系統(tǒng)應遵循行業(yè)標準（如OAIS參考模型），確保檔案數(shù)據(jù)格式和接口的標準化，以便與其他系統(tǒng)兼容和數(shù)據(jù)的長期保存；還應采用可擴展的架構設計，如使用云計算技術，確保隨著數(shù)據(jù)量的增加，系統(tǒng)可以靈活擴展存儲和處理能力，以適應未來技術的發(fā)展。[3]

四、結語

綜上所述，檔案管理工作數(shù)字化轉型顯著提高了檔案利用率，豐富了服務手段，使檔案資源的價值得到更大程度的挖掘和利用。然而，這一過程也面臨著資金投入不足和人員數(shù)字素養(yǎng)不足的挑戰(zhàn)，一定程度上阻礙了數(shù)字化轉型的進程和效果。為應對這些問題，需加大資金投入并強化技術培訓，提供必要的硬件和軟件支持，注重人才的培養(yǎng)和業(yè)務水平的提升，優(yōu)化轉型思路、完善相關設施，才能確保檔案管理工作在數(shù)字化道路上穩(wěn)步前進。

參考文獻：

[1]葛長華.探索實踐全域檔案一體化新模式搶占新時代檔案智治新高地[J].中國檔案，2022（02）：22-23.

[2]蔣淑敏.鄉(xiāng)鎮(zhèn)數(shù)字化檔案管理存在的問題及對策研究[J].工程與建設，2022，36（02）：519-520+525.

[3]宮曉東，丁海悅.論鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案信息化建設的四個維度[J]. 檔案與建設，2022（04）：40-43.

（作者簡介：林雅娟，女，大專，柘榮縣雙城鎮(zhèn)人民政府，館員，研究方向：檔案管理）

（責任編輯 劉冬楊）