促使疾控機構(gòu)檔案利用最大化的思考

米東榮

摘 要：針對如何使疾控機構(gòu)檔案利用率最大化進行了思考，闡述了對檔案管理現(xiàn)代化的理解認識，并在分析了疾控檔案信息管理現(xiàn)代化作用的基礎上，提出了幾點現(xiàn)代化管理使疾控檔案利用最大化的建議，以期能為有關(guān)方面的需要提供參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：疾控檔案；利用率；現(xiàn)代化管理；資源分類

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2015.07.056

檔案收集、管理的目的是為了利用，只有利用才能充分顯示檔案的價值。而疾控機構(gòu)的檔案具有著很大的利用價值和保存意義，它對創(chuàng)造健康的生存環(huán)境、促進人們的健康有極大的幫助。因此，如何使疾控機構(gòu)檔案的利用率最大化是目前急需解決的問題?；诖?，本文就促使疾控機構(gòu)檔案利用率最大化展開了探討，以期為相關(guān)工作提供一定的幫助。

1 檔案管理現(xiàn)代化

1.1 概念

檔案管理現(xiàn)代化就是用科學的思想、現(xiàn)代化的方法和手段有效地管理檔案，并獲得最佳的工作效率、經(jīng)濟效益和社會效益的一種工作方法。隨著科學技術(shù)的發(fā)展，以計算機為核心的現(xiàn)代信息處理技術(shù)逐漸深入到檔案管理中，這是一個優(yōu)化檔案管理的過程。顯然，計算機技術(shù)在檔案管理中的應用是檔案現(xiàn)代化的主要內(nèi)容和核心。目前，傳統(tǒng)的手工檔案管理方法早已不能適應和滿足新時期的發(fā)展需求，它已被現(xiàn)代化的管理技術(shù)所代替。檔案管理現(xiàn)代化不僅涉及新的技術(shù)裝備、新的技術(shù)手段的運用，還涉及到檔案事業(yè)管理思想、管理方法的現(xiàn)代化等很多問題。

1.2 主要內(nèi)容

檔案管理現(xiàn)代化關(guān)系著檔案工作的方方面面，其基本內(nèi)容主要包括檔案工作管理技術(shù)手段的現(xiàn)代化。檔案管理現(xiàn)代化涉及檔案的收集、整理、儲存和保管、現(xiàn)代化庫房、檔案保護技術(shù)、計算機管理檔案、檔案信息開發(fā)利用、電子文件歸檔和電子檔案管理等領域，主要是指計算機技術(shù)的運用。除此以外，它還包括音像技術(shù)、縮微技術(shù)、激光學盤技術(shù)、多媒技術(shù)和自動監(jiān)控技術(shù)等。隨著科學技術(shù)的發(fā)展，還將會增加和改進一些新的內(nèi)容，其目的就是構(gòu)建“快捷、便利、全面、直觀”的網(wǎng)絡平臺，保護好各類檔案的實體，最大限度地延長檔案的壽命，確保檔案的安全，統(tǒng)籌兼顧檔案信息資源的“橫向”與“縱向”、“廣度”與“深度”和開發(fā)和利用，使之更好地為新時期改革開放和社會發(fā)展服務。

2 疾控檔案信息管理現(xiàn)代化的作用

在疾控中心實現(xiàn)檔案管理信息化，不僅能夠提高檔案的查準率、查全率、快捷率和方便率，還能充分發(fā)揮疾控檔案的作用，主要包括以下幾點：①不僅能夠更好地避免檔案管理人員因為手工操作不當而引發(fā)的差錯，還能夠讓檔案管理人員在錄入信息和資料的過程中了解檔案的案卷屬性，為用戶提供更加滿意的服務；②檔案管理信息化能夠方便用戶查找，為用戶提供更健全的信息資料，而且管理員還能為用戶提供更加快速的服務，為管理員和用戶節(jié)省大量的時間；③實現(xiàn)檔案信息化管理能夠節(jié)省大量的可利用空間，儲存更多的信息資料；④在疾控中心內(nèi)部建立局域網(wǎng)的檔案信息化管理系統(tǒng)，為疾控中心內(nèi)部員工所用，以方便大家相互交流、溝通；⑤采取現(xiàn)代化管理技術(shù)和手段，用檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡化、智能化來滿足社會各界對檔案工作的需求，將檔案信息轉(zhuǎn)化為推動社會前進的動力，使其為信息時代服務。

3 建議

3.1 將檔案信息資源分類

疾控檔案的管理應該依照檔案資源的具體情況，將檔案信息資源分類整理，并規(guī)劃目錄。疾控中心的主要職責是：為傳染病、寄生蟲病、慢性非傳染性疾病、公害病、學生常見病及意外傷害、中毒等發(fā)生、分布和發(fā)展的規(guī)律進行流行病學監(jiān)測，制訂預防控制方案并進行質(zhì)量和效果評估；為傳染病發(fā)生、流行和中毒、污染等突發(fā)事件做調(diào)查、處理；為救災防病和解決重大公共問題提供技術(shù)支持；實施預防接種、負責預防用生物制品的使用和管理；負責人員培訓、指導技術(shù)規(guī)范和技術(shù)措施的實施；開展健康教育和健康促進，參與社區(qū)衛(wèi)生服務工作；承擔疾病預防控制和有關(guān)公共衛(wèi)生信息的報告、管理和預測；開展衛(wèi)生防病檢驗和實驗室質(zhì)量控制，承擔衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測檢驗，預防性健康檢查，相關(guān)產(chǎn)品的衛(wèi)生質(zhì)量檢驗、鑒定等。檔案工作者的首要任務就是收集、整理、鑒定、保管好本單位的各類檔案，按照現(xiàn)代化管理手段科學分型、分類地管理和整合資料檔案，這樣不僅能夠減少疾控中心資料信息易丟失的情況，還能夠為利用者快速查詢、有效利用提供方便。

3.2 開展疾控檔案管理部門的組織建設工作

對于疾控中心檔案信息化建設工作的開展，還需要加大對其整個部門組織建設工作的力度，在部門內(nèi)將人員定義為一個三角形，最上面是部門的最高領導，下面的需要按照上層領導的指示辦事，并且1個季度針對部門工作的開展情況開1次例會，及時發(fā)現(xiàn)問題，解決問題。

經(jīng)常組織工作人員到省（市）檔案局學習，邀請省（市）檔案局的工作人員到單位內(nèi)部視察，現(xiàn)場指導工作，同時，還要組織檔案人員開展計算機等現(xiàn)代化辦公軟件的學習和實際操作培訓。另外，要建立健全完整的推進檔案信息資料規(guī)范的規(guī)章制度，讓工作人員嚴格按照規(guī)章制度辦事，用規(guī)章制度來約束工作人員的行為，不斷提升員工的工作積極性和工作效率。要讓每一位員工都掌握相關(guān)的法律知識，知法、懂法、用法，做好檔案服務利用工作。疾控中心的檔案經(jīng)過整理后，其目的就是為了更好地利用，但是，管理人員還應該拿捏得當，處理好部分檔案信息資料的保密性、安全性，妥善處理二者之間的關(guān)系。

3.3 落實好資源利用反饋信息工作

在利用現(xiàn)代化信息技術(shù)管理疾控檔案時，還應該落實好疾控檔案中的資源利用反饋信息工作，及時統(tǒng)計和反饋相關(guān)信息，就能夠及時發(fā)現(xiàn)疾控檔案利用過程中出現(xiàn)的問題，進而找出解決問題的辦法，增強疾控檔案的利用率。全面落實疾控檔案中信息資源利用率的方法有以下3點：①當疾控中心的檔案信息資料被利用時，管理員應該將利用者的相關(guān)信息詳細記錄下來，統(tǒng)計和分析其被利用后取得的成果，并將這些成果反饋給相關(guān)部門和領導，為檔案信息資源的有效利用奠定基礎；②對于已經(jīng)利用過檔案信息資料的人員，還應該及時向他們了解檔案在錄入等工作方面存在的不足之處，并給出相關(guān)建議，以便吸取經(jīng)驗，提升檔案管理的質(zhì)量，增強檔案的利用率；③針對當前衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的方向和趨勢，發(fā)掘市場需求與其的偏差，并將這些偏差降到最小，使疾控檔案信息資源得到最大程度的利用。

3.4 做好檔案信息資料的編研、利用工作

檔案管理人員應做好檔案信息資料的歸納、總結(jié)等工作，并為每一篇信息檔案資料總結(jié)出一個題目，以方便檔案利用者查找和搜尋。同時，要多研究和開發(fā)多樣化的檢索工具，保證利用者能夠檢索到更多的資料和信息，進而提高疾控檔案信息的利用率。

在具體的工作中，一方面，要拓寬疾控中心檔案的利用渠道。疾控檔案不僅能夠記載一些傳染病和非傳染病等預防控制情況，還能夠?qū)⒅委熀皖A防疾病所取得的成果保存起來。目前，很多衛(wèi)生部門在研究疾病時都離不開疾病檔案資料；再加上很多醫(yī)學院在授課時也需要用到這些資料信息，所以，疾控檔案管理員需要利用多樣化的渠道宣傳檔案信息，例如，報刊、雜志、網(wǎng)絡等，并定期到社會、學校宣傳，讓更多的人和單位了解這一衛(wèi)生管理系統(tǒng)，以此推動疾控檔案信息資源利用最大化。另一方面，強化檔案編制系統(tǒng)的建設，提升檔案信息資料的利用率。在編制檔案信息時，還應該開發(fā)一個完善的、信息準確的、高質(zhì)量的計算機信息管理系統(tǒng)，將信息資料中的圖片、聲音等儲存起來，并利用現(xiàn)代化信息技術(shù)做好資料的目錄、摘要等，保證資料整齊有序。同時，要定期查詢檔案信息資源，確保其準確、無誤。

3.5 加大現(xiàn)代化信息設備的投資力度

要想增強疾控中心的檔案管理工作，就要消除其在計算機操作上的盲目性，加大在疾控中心的投資力度，同時，疾控中心也應該為檔案管理部門配備質(zhì)量較好的計算機硬件設施。只有將信息化軟硬件的配備工作做好，才能將檔案信息化工作落到實處，同時，做好疾控中心的軟硬件配備工作還應該做好各類存儲設備、網(wǎng)絡設備、操作設備、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)和信息安全系統(tǒng)等。在疾控中心內(nèi)部，挖掘出1個適合信息利用和流通的計算機網(wǎng)絡體系，并將其充分利用起來，這樣才能完全發(fā)揮出檔案信息化的功效和作用。

4 結(jié)束語

綜上所述，疾控機構(gòu)檔案利用最大化取決于很多方面的因素，也只有創(chuàng)造良好的條件才能夠滿足檔案管理的要求，才能更好地發(fā)揮檔案的利用價值，推動疾病預防控制事業(yè)的發(fā)展。

參考文獻

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[2]辛占舉.信息技術(shù)在疾控中心檔案管理中的應用[J].中外企業(yè)家，2013（22）.

〔編輯：白潔〕

Abstract： How to make the disease control agency for maximizing the utilization of archives were thinking， elaborated on the modern understandings records management and archival information CDC analyzed on the basis of modern management role， so that gives some modern management illness maximize the use of the control file proposals with a view to provide reference for the needs of the parties concerned.

Key words： disease control archives； utilization； modern management； resource classification