淺談檔案管理制度創(chuàng)新

胡玉榮

摘 要：筆者在分析了當(dāng)前檔案管理工作面對(duì)的總體形勢(shì)之后，分析了開(kāi)展檔案制度創(chuàng)新工作的原因，指出了創(chuàng)新的相關(guān)措施等。

關(guān)鍵詞：檔案管理；制度創(chuàng)新；重要性

在當(dāng)前時(shí)期，檔案管理工作必須順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的腳步，適時(shí)地進(jìn)行創(chuàng)新工作。要不斷的創(chuàng)建新制度，確保管理工作可以順暢開(kāi)展。該項(xiàng)創(chuàng)新工作涵蓋的內(nèi)容非常多，比如管理專業(yè)人員與檔案關(guān)系、管理運(yùn)行機(jī)制、檔案管理模式等方面的創(chuàng)新范疇。只有做好了上述的這些創(chuàng)新工作，才可以真正的實(shí)現(xiàn)管理制度的優(yōu)化。

1 檔案管理制度創(chuàng)新對(duì)于當(dāng)前檔案管理的重要意義

1.1 制度創(chuàng)新是社會(huì)發(fā)展到一定時(shí)期的必然選擇

由于社會(huì)在不斷的發(fā)展進(jìn)步，此時(shí)人力資源機(jī)構(gòu)體現(xiàn)出的作用更加明顯。由于人事管理工作在不斷的變化，此時(shí)不論是機(jī)關(guān)亦或是各種單位在開(kāi)展檔案管理工作的時(shí)候都面對(duì)非常多的難題。比如收集的材料不全面，而且很多都是過(guò)去很長(zhǎng)時(shí)間的信息，沒(méi)有及時(shí)的收集新材料，這就無(wú)法體現(xiàn)出一個(gè)人的真實(shí)狀態(tài)。在評(píng)價(jià)的時(shí)候過(guò)于機(jī)械和形式化，這就無(wú)法真實(shí)的體現(xiàn)出個(gè)體的面貌。除此之外還存在著隨意修改檔案的現(xiàn)象，虛假工齡以及虛假的學(xué)歷等。除了材料的收集之外，其傳遞和使用等步驟也面對(duì)很多的問(wèn)題，會(huì)導(dǎo)致材料丟失或是變形，最終使得信息不真實(shí)。上述問(wèn)題的存在表示著之前的檔案管理模式已經(jīng)不能和當(dāng)前的時(shí)代發(fā)展步調(diào)保持一致了，必須加以完善創(chuàng)新。

1.2 制度創(chuàng)新可以為工作的開(kāi)展提供體制保障

我們常說(shuō)無(wú)規(guī)矩不方圓。此處講到的規(guī)矩其實(shí)就是我們常說(shuō)的規(guī)章體制，它是我們?cè)陂_(kāi)展工作的時(shí)候必須要遵守的內(nèi)容，它的存在是為了約束我們的活動(dòng)的。只有建立科學(xué)的制度，才可以降低問(wèn)題的發(fā)生幾率，才能夠帶動(dòng)工作的有序發(fā)展。檔案能夠體現(xiàn)一個(gè)人的綜合素養(yǎng)和學(xué)歷情況，所以檔案必須真實(shí)全面，只有這樣才可以更好的服務(wù)于人事管理活動(dòng)，才可以給人才使用提供更為精準(zhǔn)的信息。個(gè)人的材料應(yīng)該和其真實(shí)狀態(tài)保持一致，特別是可以證明其狀態(tài)和履歷的資料，必須要全面。儲(chǔ)存的信息必須精準(zhǔn)，對(duì)于那些不能核查的材料禁止存檔，對(duì)于那些存在不清晰字跡的也不應(yīng)該存檔。上述內(nèi)容要想落實(shí)到位，就必須得有完善的制度作為保障，假如標(biāo)準(zhǔn)制定的不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑?，就?huì)帶來(lái)很多問(wèn)題。所以當(dāng)前必須認(rèn)真的進(jìn)行檔案創(chuàng)新工作，確保其更加全面綜合。

1.3 制度創(chuàng)新能夠激發(fā)出從業(yè)人員的工作熱情

通過(guò)分析最近的檔案工作我們發(fā)現(xiàn)，要想開(kāi)展好該項(xiàng)工作，除了要有領(lǐng)導(dǎo)支持之外，還必須得依靠從業(yè)人員的不斷努力。通過(guò)分析當(dāng)前情況，我們得知目前的管理制度不完善，很多關(guān)鍵檔案過(guò)于分散，導(dǎo)致使用率受影響，因此必須進(jìn)行制度創(chuàng)新工作。要認(rèn)真論述工作的目標(biāo)和從業(yè)者在工作中的任務(wù)，評(píng)價(jià)檔案活動(dòng)效果的方式、方法，按月考核，年終進(jìn)行總結(jié)評(píng)比，職責(zé)明確，獎(jiǎng)罰分明，只有這樣才能夠激發(fā)出廣大從業(yè)者的活動(dòng)熱情和主觀能動(dòng)性。

2 檔案管理制度創(chuàng)新的具體內(nèi)容

各個(gè)機(jī)構(gòu)必須認(rèn)真對(duì)待檔案工作，要認(rèn)真聽(tīng)取匯報(bào)，嚴(yán)肅對(duì)待工作中面對(duì)的難點(diǎn)。而且接受上級(jí)監(jiān)管。

第一，創(chuàng)建檔案培訓(xùn)制度。各機(jī)構(gòu)應(yīng)該認(rèn)真對(duì)待該項(xiàng)管理工作，要定時(shí)的開(kāi)展培訓(xùn)工作，可以請(qǐng)專門(mén)人員講授課程，通常一年不得低于一次。上級(jí)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)下級(jí)檔案管理人員的上崗培訓(xùn)，制訂教育培訓(xùn)計(jì)劃，舉辦多種形式、不同層次人員參加的培訓(xùn)班，普及檔案基礎(chǔ)知識(shí)，提高檔案業(yè)務(wù)水平。

第二，創(chuàng)建檔案檢查制度。從業(yè)人員應(yīng)該積極的向資源所屬者索取資料，要了解檔案整理技術(shù)，結(jié)合檔案制度為廣大工作者創(chuàng)造優(yōu)秀的服務(wù)工作，而且要不定時(shí)的檢查歸檔檔案的品質(zhì)以及數(shù)量。

第三，創(chuàng)建檔案責(zé)任追查制度。檔案的管理機(jī)構(gòu)要切實(shí)的依照相關(guān)的管理?xiàng)l例，在要求的時(shí)間范圍內(nèi)對(duì)有關(guān)的材料歸檔處理。如果發(fā)生了人事變化，此時(shí)要及時(shí)進(jìn)行材料移交，對(duì)于那些沒(méi)有按時(shí)移交，將材料帶走或是損毀的，要按照相關(guān)法律追其責(zé)任。對(duì)文件材料應(yīng)歸檔而未歸檔造成遺失，導(dǎo)致職工利益受損、政務(wù)工作難開(kāi)展、引起群眾上訪的，應(yīng)追究相關(guān)人員責(zé)任。

最后，創(chuàng)建檔案聯(lián)系制度。落實(shí)各級(jí)檔案工作的包干負(fù)責(zé)制，由上級(jí)抽調(diào)業(yè)務(wù)骨干分別負(fù)責(zé)所屬單位的檔案工作，便于及時(shí)了解檔案工作情況，監(jiān)督和指導(dǎo)檔案業(yè)務(wù)。

3 開(kāi)展創(chuàng)新活動(dòng)時(shí)要注意的內(nèi)容

第一，加強(qiáng)檔案資源管理體系建設(shè)完善。檔案管理制度和檔案資源管理監(jiān)督機(jī)制。在平時(shí)的管控過(guò)程中，要結(jié)合實(shí)際情況，不斷的完善規(guī)章體系。我們都知道，檔案能夠體現(xiàn)一個(gè)單位在各個(gè)階段的工作開(kāi)展?fàn)顟B(tài)，假如相關(guān)的制度未得以合理的更新發(fā)展的話，就會(huì)使得資源得不到合理的利用，最終使得基層工作者對(duì)檔案歸檔工作不熱情。有一句古語(yǔ)講的非常好，沒(méi)有規(guī)矩就無(wú)方圓，這句話對(duì)于當(dāng)前時(shí)代的任意一個(gè)單位來(lái)說(shuō)都是這樣的，而且完善的檔案管理制度能夠最大程度的保障檔案資源歸檔的完整性，以免檔案資源的泄露及丟失現(xiàn)象的發(fā)生。因此，要明確檔案的收集范圍、流程、要求和部門(mén)第一責(zé)任人，建立檔案收集工作目標(biāo)責(zé)任制，把檔案資源管理歸檔機(jī)制落到實(shí)處。

第二，拓寬渠道，保障檔案資源歸檔的齊全和完整。首先要從根源加以開(kāi)工至，將材料的收集工作開(kāi)展到位。工作者應(yīng)該認(rèn)真的開(kāi)展檔案收集活動(dòng)，要注重部門(mén)責(zé)任人的資料收集，嚴(yán)格按照檔案歸檔范圍進(jìn)行部門(mén)資料的接收，把好檔案資源歸檔管理的第一關(guān)，它是檔案資源管理的重中之重，也是豐富館藏的主要渠道；要抓文件資料歸檔質(zhì)量。

企業(yè)文件資料來(lái)源于各個(gè)部門(mén)，如何把控文件質(zhì)量及歸檔，需要各部門(mén)落實(shí)到每人每天的工作中去，檔案管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，企業(yè)檔案的質(zhì)量與各部門(mén)的工作質(zhì)量息息相關(guān)，各部門(mén)既是檔案室服務(wù)的客戶，同時(shí)也是供應(yīng)商，供應(yīng)商提供什么質(zhì)量的產(chǎn)品，所能享受到的就是該質(zhì)量的產(chǎn)品服務(wù)，部門(mén)工作成果的質(zhì)量直接影響歸檔文件材料的質(zhì)量和保存價(jià)值，做好部門(mén)資料管理是企業(yè)檔案資源管理的基礎(chǔ)；適時(shí)開(kāi)展檔案資源征集等相關(guān)活動(dòng)，把對(duì)企業(yè)有利用價(jià)值的檔案資源接收進(jìn)來(lái)，以發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值作用。

第三，強(qiáng)化對(duì)檔案工作的評(píng)價(jià)與考核。首先要完善工作獎(jiǎng)懲體系，對(duì)于那些工作開(kāi)展好的，要對(duì)其適當(dāng)?shù)谋頁(yè)P(yáng)，相反的對(duì)于工作不認(rèn)真導(dǎo)致檔案丟失的，要對(duì)其進(jìn)行批評(píng)教育。其次，結(jié)合單位舉辦的特色活動(dòng)，參加各種評(píng)比。最后，積極的協(xié)調(diào)二級(jí)單位進(jìn)行檔案工作評(píng)價(jià)，認(rèn)真分析管理工作中面對(duì)的難點(diǎn)，積極的開(kāi)展資源整理活動(dòng)。

第四，加快檔案資源的信息化建設(shè)。一是借助檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，整合各板塊業(yè)務(wù)系統(tǒng)的檔案信息資源；二是大力推廣應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)，把檔案應(yīng)用與歸檔機(jī)制延伸至企業(yè)的每個(gè)部門(mén)及每個(gè)崗位，做到人人應(yīng)知應(yīng)會(huì)；三是加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化管理，在保障安全保密的前提下做到在線查、調(diào)閱檔案信息資源；四是需加大宣傳力度和檔案管理系統(tǒng)的提升力度，以最大限度實(shí)現(xiàn)其利用價(jià)值。

第五，切實(shí)提升工作者的綜合素養(yǎng)。當(dāng)前時(shí)期必須切實(shí)提升工作者的綜合素養(yǎng)，確保他們的專業(yè)能力強(qiáng)，對(duì)業(yè)務(wù)熟稔，還應(yīng)該了解相關(guān)法規(guī)常識(shí)，確保管理工作者能夠切實(shí)的意識(shí)到該項(xiàng)管理工作的意義，并且鐘愛(ài)此工作，只有這樣才能夠提升工作的熱情和主觀能動(dòng)性。除此之外，還要不斷的完善用人體系，選取那些專業(yè)水平高的人員開(kāi)展該項(xiàng)工作，使組織更加優(yōu)秀，只有高素養(yǎng)的隊(duì)伍才能夠更快的發(fā)現(xiàn)并且處理存在的不良現(xiàn)象，并且加以總結(jié)，進(jìn)而發(fā)現(xiàn)存在的規(guī)律。

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