芻議如何做好檔案管理創(chuàng)新工作

巫秋霞

摘 要：當今社會是經(jīng)濟和科技高速發(fā)展的社會，要想處理好檔案工作中面對的難題，就必須要敢于突破，敢于超越，只有不斷的創(chuàng)新才可以切實的提升檔案工作的活力，才可以提升服務(wù)能力，開展好本職工作。

關(guān)鍵詞：檔案管理；創(chuàng)新；工作

1 當前檔案管控工作面對的不利現(xiàn)象分析

1.1 從業(yè)者的專業(yè)水平較低，綜合素養(yǎng)不高

如今從事該項工作的人員的綜合素養(yǎng)以及專業(yè)水平都有著非常大的差異，許多從業(yè)者僅僅的懂得檔案記錄之類的基礎(chǔ)知識，談起管理對他們來講是一個難題。許多機構(gòu)在配備檔案工作者的時候非常隨性，此時就使得檔案人才模式混亂，那些能力高的工作者的活動熱情就會受到影響，緊接著就會面對人才流動現(xiàn)象，導致工作無法有效銜接，此時檔案管理工作開展起來困難更多。除此之外沒有積極的做好培訓活動，使得檔案工作者的思想不先進，無法和時代的發(fā)展步調(diào)保持一致，不知道如何創(chuàng)新，因此無法有效的整合資源。

1.2 管理無序

管理無序最為明顯的體現(xiàn)就是檔案沒有隨著人的發(fā)展而得以更新，或是人檔不統(tǒng)一。比如常見的人事檔案，一些人已經(jīng)參加工作很多年了，但是他的檔案還在學校存放，或是已經(jīng)更換好幾份工作了其檔案還保留在最初的單位，這就表明檔案管理機構(gòu)的工作開展的不是很到位。除此之外圖書的檔案管理工作開展的也不是很好，圖書館經(jīng)常的引入一些書籍，不過資料卻未做到盡快的更換，很多已經(jīng)淘汰的書籍還存在于系統(tǒng)里面，而那些新引入的卻未收錄其中，此時就導致借閱人分不清狀況。上述內(nèi)容都表示我們國家目前的檔案管理工作非常無序。

1.3 檔案里面存在許多的虛假信息

最為明顯的是檔案中的年紀存在虛假，以及是不是黨員這個問題也有很多虛假。我們國家舉辦的很多運動會對于年齡有嚴格的規(guī)定，像是體操等一般只有年滿十六歲的人可參賽，一些未滿年齡的人為了獲取參賽的資格常常虛報自己的年紀。除了這個之外最常見的就是大學生工作方面的問題，很多單位在招聘的時候明確論述必須具有黨員資質(zhì)，很多不是黨員的人為了獲取資格常謊稱自己是黨員，當獲取了資格之后再到單位中申請。上述這些現(xiàn)象的存在都是因為檔案管理工作者的工作不仔細導致問題頻出。

2 做好檔案管理工作的重要意義

開展好檔案管理工作對于單位的長遠發(fā)展來講是非常有必要的，該項管理活動是單位管理活動中非常關(guān)鍵的一個構(gòu)成要素，它是提升單位工作品質(zhì)和效率的重要條件，是展示歷史狀態(tài)的一個關(guān)鍵工作。單位檔案記錄著該單位歷史上的重大成就，對于分析該單位的運作成就以及其他方面的研究來講非常關(guān)鍵，它能夠提供最真實的資料。只有將該項工作開展好，才能夠幫助單位高層更好的了解單位的運作情況，進而調(diào)整工作措施。同時還能夠使得大眾更好的了解單位的發(fā)展情況。在當今社會，我們必須積極的開展好檔案管理工作，積極的進行觀念更新，大膽創(chuàng)新管理措施，以全面、真實地反映企業(yè)整體發(fā)展狀況和經(jīng)營成果。檔案管理成果同企業(yè)經(jīng)營管理的有機結(jié)合決定了該企業(yè)資源配置的取向和模式，決定著企業(yè)的商業(yè)版圖和未來發(fā)展，對于實現(xiàn)該企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略，不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此，做好檔案管理工作對于促進經(jīng)濟社會的全面發(fā)展、不斷提升企業(yè)在市場經(jīng)濟中競爭力具有重要意義。

3 創(chuàng)新內(nèi)容和方式

要想創(chuàng)新，就應該有創(chuàng)新理念和思想。在過去的很長時間里，我們國家的檔案工作非常的繁瑣，管理模式不先進，導致工作人員沒有激情開展創(chuàng)新，工作固守成規(guī)，無法和時代的發(fā)展步調(diào)保持一致，在信息化社會，工作人員必須從幕后走向臺前，要將檔案工作從之前的后續(xù)規(guī)整變?yōu)樘崆敖槿搿Ｎ覀儜摃r刻秉承創(chuàng)新理念，以超前的思想獲取市場，只有這樣才能夠獲得使用人的贊賞。

3.1 開展網(wǎng)上利用服務(wù)，建立檔案網(wǎng)站

在企業(yè)的檔案室內(nèi)成立局域網(wǎng)，而且要在這個前提下成立檔案網(wǎng)站，以供人們搜尋所需的信息，開展檢索工作。在當前的工作中，絕大部分的檢索工作都是手工模式的，許多的檢索工具的編制都不合理，運用的時候非常麻煩，此時服務(wù)的品質(zhì)就收到影響，對于這種現(xiàn)象，應編制一些必要的方便利用的手工檢索工具，并作為向機檢過度的基礎(chǔ)工具，要在計算機檢索上多做工作，繼續(xù)研究探索計算機檢索的有效途徑，開發(fā)編制標準統(tǒng)一、高質(zhì)量的計算機檢索途徑，替代手工檢索，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提供檔案信息，努力為用戶提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

3.2 在網(wǎng)上自動上傳收集電子文件

現(xiàn)在，在單機上組成的電子文件的收集工作，是檔案管理機構(gòu)必須要高度關(guān)注的內(nèi)容，它和過去的紙質(zhì)檔案的搜集工作有著非常明顯的區(qū)別，許多電子格式的資料通過簡單的上傳下載就能夠獲取了，所以，檔案機構(gòu)要積極的進行工作方式變革，在電子網(wǎng)頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間內(nèi)將其收集和整理，并在檔案室的專用服務(wù)器上歸檔。

3.3 開展在線咨詢服務(wù)

當今社會是一個信息化的社會，人們非常重視信息，希望經(jīng)由信息體系以及互聯(lián)網(wǎng)等獲知所需的信息，此舉不但能夠節(jié)省時間，而且非常便捷，十分受管理者的青睞。所以，不管是檔案的管理亦或是業(yè)務(wù)活動，都可通過電腦開展信息化管理。

3.4 實現(xiàn)信息資源共享，加強橫向聯(lián)合

在信息時代里，人們的知識量增加了，面對繁瑣的資料，任何機構(gòu)都無法把全部的信息搜集規(guī)整好，所以，要想將問題處理好，就要變革過去的那種檔案以及情報等機構(gòu)獨立工作的狀態(tài)，形成一個非常綜合的信息體系，發(fā)揮出它們的總體優(yōu)勢，并注重反饋，合理開發(fā)檔案信息，其反饋的方法在檔案信息資源開發(fā)利用中起著至關(guān)重要的作用，還可以通過反饋信息來進行分析學習，能夠提高檔案信息資源開發(fā)利用的科學性，合理性和系統(tǒng)性。

4 創(chuàng)新檔案管理模式，提高信息化水平

信息技術(shù)的飛越發(fā)展帶來了傳統(tǒng)生產(chǎn)方式、生產(chǎn)模式的巨大變革，傳統(tǒng)的檔案管理模式與檔案管理平臺已不能滿足社會的發(fā)展和時代的需要。積極運用現(xiàn)代科技文明的成果，創(chuàng)新檔案管理數(shù)字化平臺，提高檔案管理信息化水平，是實現(xiàn)檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展的必由之路，也是提高其服務(wù)質(zhì)量和效率的重要途徑。

檔案管理信息化的目的是利用現(xiàn)代信息技術(shù)，更加科學、合理、高效地輔助檔案管理工作，減少重復性勞動，提高檔案管理質(zhì)量和效率。檔案管理工作是一項工作量大、勞動強度高、枯燥重復性工作，而通過信息化技術(shù)能很好地解決這些重復、大批量且有規(guī)律的數(shù)據(jù)與信息管理工作，并能保證過程的正確性和信息的時效性。同時，積極運用信息化技術(shù)構(gòu)建數(shù)字檔案館，實現(xiàn)檔案資料數(shù)字化、信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化和信息資源共享化，進一步提升檔案管理水平。

5 結(jié)束語

由此可見，在當前我國社會經(jīng)濟發(fā)展的過程中，對檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展，不僅可以使得檔案管理工作的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)能力得到有效的提高，還使得檔案管理工作的效率得到了相應的增強，因此在當前我國檔案管理行業(yè)發(fā)展中，我們就要根據(jù)檔案管理工作的實際情況，來對其進行不斷改進和完善，從而有效的解決我國傳統(tǒng)檔案管理中存在的問題，促進我國國民經(jīng)濟的增長。

參考文獻

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