科技化背景下檔案管理體系的優(yōu)化

姜雪

摘 要：為了順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，進(jìn)行檔案管理方案的優(yōu)化是必要的。時(shí)代在發(fā)展，我國(guó)的工業(yè)社會(huì)體系也在不斷的進(jìn)步，這伴隨著社會(huì)信息化不斷發(fā)展。信息社會(huì)中的檔案管理扮演著非常重要的角色，并不斷被人們所重視，發(fā)展?jié)摿薮?，是?dāng)下國(guó)民經(jīng)濟(jì)及其社會(huì)發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源。一個(gè)國(guó)家現(xiàn)代化的體現(xiàn)與其信息化水平是相關(guān)的，信息在社會(huì)整體發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮著重要的作用，檔案管理也是信息社會(huì)的重要表現(xiàn)形式。

關(guān)鍵詞：科技化；檔案管理；數(shù)字化；轉(zhuǎn)化模式；信息需求

1 關(guān)于檔案管理模式的應(yīng)用分析

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案性形式已經(jīng)難以適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，這就推動(dòng)了數(shù)字化檔案管理工作的開(kāi)展，促進(jìn)了電子檔案在管理環(huán)節(jié)的有效應(yīng)用，不斷推動(dòng)了檔案管理工作的開(kāi)展。在信息時(shí)代發(fā)展過(guò)程中，進(jìn)行檔案管理是必要的，從而順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，保證文件、圖紙、照片等紀(jì)錄的有效轉(zhuǎn)換，保證現(xiàn)代化檔案管理工作的開(kāi)展，提升其整體應(yīng)用效益。

通過(guò)對(duì)傳統(tǒng)檔案形式的分析，可以發(fā)現(xiàn)，其更多的進(jìn)行了紙質(zhì)資料、錄像等形式的應(yīng)用，從而滿足當(dāng)下檔案管理的需要。進(jìn)行手工操作應(yīng)用，從而滿足檔案收集工作、整理工作、編研工作等的需要，滿足檔案管理工作要求，其工作量是非常大的，整體的步驟比較繁瑣。這里就可以看出傳統(tǒng)檔案管理形式的缺點(diǎn)，因?yàn)槠漭^大的存儲(chǔ)量，不能進(jìn)行有效的檔案管理，難以針對(duì)那些已經(jīng)歸檔的檔案材料進(jìn)行有效的提煉及其加工處理，從而導(dǎo)致檔案信息資源不合理的應(yīng)用，導(dǎo)致其利用上的麻煩或者是浪費(fèi)，這就需要引起重視。

鑒于上述這種傳統(tǒng)應(yīng)用模式的弊端，進(jìn)行新型檔案管理形式的應(yīng)用是必要的，因此興起了新型的檔案管理模式，也就是進(jìn)行電子檔案管理形式的應(yīng)用，進(jìn)行計(jì)算機(jī)、光盤(pán)、多媒體等的協(xié)調(diào)，從而有利于檔案管理工作的開(kāi)展，為其創(chuàng)造有效化的環(huán)境，使電子檔案管理工作順利進(jìn)行。

現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，推動(dòng)了電子技術(shù)的不斷進(jìn)步，這是現(xiàn)代技術(shù)發(fā)展的重要標(biāo)志，也顯示了檔案管理過(guò)程對(duì)象的改變，檔案管理的信息資源管理形式的改變，在這個(gè)環(huán)節(jié)中，其主要進(jìn)行信息管理，針對(duì)其不同形式的檔案進(jìn)行數(shù)字化的加工，進(jìn)行現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用，保證檔案信息資源的合理管理及其應(yīng)用，從而滿足工作的需要。這里需要進(jìn)行檔案管理客觀環(huán)境的良好應(yīng)用，比如進(jìn)行計(jì)算機(jī)、光盤(pán)、多媒體等技術(shù)的合理應(yīng)用。

在電子檔案管理過(guò)程中，我們需要看到信息化的檔案信息利用優(yōu)勢(shì)是非常大的，首先其具備非常高的利用效率，也就是利用上的重復(fù)性，能夠進(jìn)行多平臺(tái)的信息資源的利用。通過(guò)對(duì)檔案資源的信息化工作的優(yōu)化，保證檔案資源的最大優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)其整體價(jià)值及其使用價(jià)值的提升，從而有利于社會(huì)的有效發(fā)展，保證經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步、社會(huì)繁榮。通過(guò)對(duì)電子檔案的良好使用，能夠更加全面及其有效的進(jìn)行服務(wù)的提供，保證良好的社會(huì)效益的提供，保證其經(jīng)濟(jì)效益的最大化，保證信息化時(shí)代的不斷發(fā)展，從而有利于國(guó)民經(jīng)濟(jì)及其社會(huì)的良好發(fā)展，為其提供良好的發(fā)展條件。

2 檔案管理整體體系的優(yōu)化

在檔案管理過(guò)程中，進(jìn)行檔案信息化體系的健全是必要的，這需要進(jìn)行文件檔案計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)其內(nèi)部各個(gè)環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)，這需要我們進(jìn)行多種工作方式的協(xié)調(diào)。進(jìn)行計(jì)算機(jī)應(yīng)用條件下的檔案管理工作流程的協(xié)調(diào)，使其適應(yīng)檔案管理工作的需要。這就需要保證文件處理流程的優(yōu)化，積極做好檔案信息化系統(tǒng)軟件的設(shè)計(jì)工作，保證信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制體系的健全，實(shí)現(xiàn)其內(nèi)部各個(gè)環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)，保證檔案的整體安全性。

在現(xiàn)階段電子檔案應(yīng)用過(guò)程中，為了提升電子檔案的效益，需要保證電子檔案的整體安全性。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的不斷發(fā)展，電子檔案的普及范圍不斷的提升，其應(yīng)用數(shù)量也在不斷的擴(kuò)大，這種趨勢(shì)伴隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)不斷發(fā)展，其也帶來(lái)了各種各樣的問(wèn)題。這就需要我們做好相關(guān)的防范工作。比如進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的計(jì)算機(jī)病毒及其黑客攻擊的預(yù)防，保證電子檔案的整體安全性。

除了要做好上述的工作，進(jìn)行電子檔案真實(shí)性的判斷也是必要的，這里面涉及到非常復(fù)雜的問(wèn)題，這就需要進(jìn)行電子文件的整體應(yīng)用環(huán)節(jié)的分析，進(jìn)行生成環(huán)節(jié)及其歸檔環(huán)節(jié)的分析，進(jìn)行規(guī)范化及其程序化的管理控制，從而滿足工作的要求。

在電子檔案管理過(guò)程中，有許多的草稿性質(zhì)的電子文件都是處于自生自滅的狀況，也就是沒(méi)有進(jìn)行電子檔案及其紙質(zhì)檔案的統(tǒng)一性管理方法的應(yīng)用。這里也涉及到不耐久的電子檔案儲(chǔ)存形式，從而不利于電子檔案的整體完整性及其可靠性的保持，不利于電子檔案的真實(shí)性的控制。除了做好這個(gè)問(wèn)題，也要進(jìn)行電子檔案的法律效力的分析，這就需要進(jìn)行檔案的法律效力載體的分析，進(jìn)行電子檔案的法律認(rèn)定條件的分析，積極做好相關(guān)的法律認(rèn)定工作，進(jìn)行光盤(pán)、磁盤(pán)、磁帶等載體的電子檔案法律認(rèn)定問(wèn)題。

在現(xiàn)代化信息管理過(guò)程中，很多設(shè)備都需要人員進(jìn)行操作，這里又涉及到人員的應(yīng)用問(wèn)題，這也就是說(shuō)明檔案工作信息化需要靠人來(lái)實(shí)現(xiàn)，這對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求，要求其具備更加多元化的知識(shí)背景，才能滿足當(dāng)下檔案管理工作的要求。這就需要進(jìn)行檔案工作者現(xiàn)代化知識(shí)的應(yīng)用，保證檔案工作隊(duì)伍體系的健全，保證檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，從而進(jìn)行現(xiàn)代化技術(shù)知識(shí)體系的健全，保證具備良好業(yè)務(wù)知識(shí)的專業(yè)隊(duì)伍的建設(shè)。這就需要檔案工作人員具備相當(dāng)廣泛的知識(shí)結(jié)構(gòu)，積極做好相關(guān)的檔案管理工作，進(jìn)行理論的學(xué)習(xí)及其掌握，保證其文化知識(shí)、管理知識(shí)等的掌握，從而滿足現(xiàn)代化工作的要求。

為了實(shí)現(xiàn)這個(gè)目的，有必要進(jìn)行檔案管理的現(xiàn)代化、信息化工作的開(kāi)展。這就需要相關(guān)的工作人員進(jìn)行檔案專業(yè)知識(shí)的掌握，保證其具備良好的檔案學(xué)、文書(shū)學(xué)、檔案自動(dòng)化管理等知識(shí)，積極做好相關(guān)的檔案著錄工作，保證其具備檔案專業(yè)知識(shí)及其能力，對(duì)于基本技能的掌握，從而順應(yīng)當(dāng)下檔案管理的模式，滿足檔案管理現(xiàn)代化的工作趨勢(shì)。

上述工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，向檔案工作人員提出了很高的工作需要，其必須具備良好的檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)，能夠認(rèn)真的進(jìn)行檔案信息的分析及其研究，進(jìn)行檔案信息服務(wù)層次的提升，保證其檔案信息服務(wù)及其咨詢環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)。這就需要檔案管理人員做好相關(guān)的工作，保證其不斷的學(xué)習(xí)，上級(jí)檔案管理人員要進(jìn)行相關(guān)條件的提供。采取以老帶新、以強(qiáng)帶弱的辦法，互幫互學(xué)等建立復(fù)合型人才群和梯隊(duì)型人才結(jié)構(gòu)。作為檔案管理工作者，應(yīng)看到自身素質(zhì)與新形勢(shì)對(duì)檔案工作需要的差距，以時(shí)不我待的精神狀態(tài)抓緊自身的學(xué)習(xí)提高，盡快使自己成為合格的檔案工作者。

隨著現(xiàn)代化設(shè)備的不斷應(yīng)用，檔案管理部門(mén)要進(jìn)行各種優(yōu)秀人才的引進(jìn)，進(jìn)行相關(guān)學(xué)科專業(yè)人員的引進(jìn)，從而進(jìn)行檔案工作者的專業(yè)結(jié)構(gòu)的調(diào)整，保證知識(shí)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)等的協(xié)調(diào)，保證原有工作人員的培訓(xùn)及其知識(shí)更新工作，保證更多的人員掌握現(xiàn)代化管理技術(shù)，在信息化條件下電子檔案已在檔案管理工作中占有非常重要的地位。檔案部門(mén)轉(zhuǎn)變觀念，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，就能夠建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，使檔案管理工作更好地適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展的要求，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

3 結(jié)束語(yǔ)

為了順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，進(jìn)行電子檔案管理體系的健全是必要的，這需要引起相關(guān)人員的重視，保證日常工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。