科研實驗室設(shè)備規(guī)范化申報系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)

黃 松，張 偉，吳 兵，董君楓，趙志強，王 旭，康健明，王 磊

（首都醫(yī)科大學 設(shè)備與實驗室管理處，北京 100069）

規(guī)范化管理是實現(xiàn)高效、優(yōu)質(zhì)、高產(chǎn)、低耗的重要途徑。隨著近年來國家對科研實驗室硬件條件的投入不斷增長［1－5］，為了更好地應(yīng)對持續(xù)增長的設(shè)備購置計劃管理工作，我校對科研實驗室的設(shè)備申報進行規(guī)范化梳理［4］，設(shè)計并開發(fā)了科研實驗室設(shè)備規(guī)范化申報系統(tǒng)。系統(tǒng)設(shè)計的目標是對科研設(shè)備預(yù)算申報管理模式規(guī)范化建設(shè)的進一步完善和探索，形成規(guī)范化申報管理工作機制，提出具體的有效措施并在實踐中落實，解決科研設(shè)備申報管理過程中碰到的效率不高、重復(fù)申報、材料不規(guī)范、無法及時掌握進展等主要問題［2，4］。通過探索新的工作途徑和工作模式，從而不斷改善管理服務(wù)工作的效果［1－5］。

1 傳統(tǒng)科研設(shè)備申報管理中存在的問題

隨著國家對教育事業(yè)經(jīng)費的投入逐年增加，學校對教學科研儀器設(shè)備購置和改善教學科研條件等均投入大量的資金［3］，近年來我校每年申報的相關(guān)科研設(shè)備均在5千萬元以上，甚至上億元。由于時間緊、任務(wù)量大，在申報新設(shè)備時，某些經(jīng)費來源的不確定性、科研團隊負責人沒有及時掌握項目的進展等多種因素，導(dǎo)致同樣的設(shè)備有多個名稱、某些購置計劃重復(fù)申報、預(yù)算價格懸殊、申報材料多樣化標準不統(tǒng)一等問題時有發(fā)生［4］。

傳統(tǒng)的科研設(shè)備申報一般是通過用戶手工填寫紙質(zhì)的項目申報文本來完成［6］，主要流程是：收集匯總各個科研實驗室的設(shè)備需求材料；組織專家進行論證；學校審核結(jié)果反饋給科研團隊負責人；上報教委；項目評審；項目批復(fù)；財政批復(fù)結(jié)果反饋給科研團隊負責人。在上述過程中存在的主要問題有：

（1）在申報過程中如有修改，需要多次往返多個部門，效率較低；

（2）科研團隊負責人無法及時掌握設(shè)備申報的進展情況；

（3）評審支撐材料不統(tǒng)一、不規(guī)范；

（4）申報數(shù)據(jù)無法追根溯源，沒有準確的信息源；

（5）從立項到批復(fù)的周期較長，負責申報的教師經(jīng)?；煜陥髢?nèi)容，導(dǎo)致出現(xiàn)重復(fù)申報等問題。

通過信息化的手段實現(xiàn)該申報過程是解決上述問題的有效途徑［3，6－9］。一方面極大地節(jié)省了申報的工作量，將申報過程痕跡化，將手工模式向數(shù)字化模式轉(zhuǎn)變，使得相應(yīng)的信息在短時間內(nèi)能夠動態(tài)地反映出來；另一方面通過對申報過程中的要素進行系統(tǒng)的規(guī)范化、程序化、標準化設(shè)計，形成有效的過程管理運行機制，從而實現(xiàn)申報工作的協(xié)調(diào)高效。

2 科研設(shè)備規(guī)范化申報系統(tǒng)的設(shè)計方案

科研設(shè)備規(guī)范化申報系統(tǒng)設(shè)計的目的在于輔助科研設(shè)備規(guī)范化申報管理，幫助科研團隊提交設(shè)備申報信息，同時提供查詢、修改和導(dǎo)出功能，幫助學校專業(yè)技術(shù)平臺預(yù)算工作組進行項目匯總申報、審核設(shè)備、收集支撐材料等。用戶在申報系統(tǒng)中可以隨時查詢申報進展和審核批復(fù)情況。系統(tǒng)依托于數(shù)字校園網(wǎng)，用戶可以隨時進行相關(guān)操作，具有簡潔的人機交互界面、強大的報表統(tǒng)計功能、完善的后臺數(shù)據(jù)維護模塊等特點，主要應(yīng)用于本單位科研設(shè)備規(guī)范化申報的管理?？蒲性O(shè)備規(guī)范化申報系統(tǒng)的工作流程如圖1所示。

圖1 工作流程圖

3 科研設(shè)備規(guī)范化申報系統(tǒng)的實現(xiàn)

基于安全性、穩(wěn)定性、高效性和可擴展性的考慮［10－12］，科研設(shè)備規(guī)范化申報系統(tǒng)采用 B/S架構(gòu)，用戶在校園網(wǎng)內(nèi)可以根據(jù)需要申購設(shè)備。本系統(tǒng)開發(fā)了10個功能模塊，包括用戶基礎(chǔ)信息、填寫申報材料、審核結(jié)果查詢、導(dǎo)出上交表格、注冊審核、錄入結(jié)果、導(dǎo)出數(shù)據(jù)、統(tǒng)計報表、消息提醒和功能授權(quán)。

3.1 科研設(shè)備規(guī)范化申報系統(tǒng)的技術(shù)實現(xiàn)

根據(jù)系統(tǒng)的功能需求，盡量使管理工作扁平化，操作簡潔，動態(tài)更新［13］。與 C/S架構(gòu)相比，B/S具有分布性特點，可以隨時隨地進行申報查詢等業(yè)務(wù)處理，擴展簡單方便，通過增加頁面即可增加服務(wù)功能，維護簡單方便，只需要改變網(wǎng)頁，即可實現(xiàn)所有用戶的同步更新，并且共享性強［14－17］。科研設(shè)備規(guī)范化申報系統(tǒng)采用頁面層、業(yè)務(wù)邏輯層和數(shù)據(jù)管理層3層B/S架構(gòu)進行開發(fā)實現(xiàn)，如圖2所示。

3.2 科研設(shè)備規(guī)范化申報系統(tǒng)的功能實現(xiàn)

根據(jù)使用對象的特點，功能模塊分別針對用戶和管理員2大類型進行開發(fā)。用戶是指上報設(shè)備申請的科研團隊的負責人和其所指定的設(shè)備申請聯(lián)系人；管理員是指收集申報材料、進行審核和進行結(jié)果反饋的預(yù)算組工作人員。系統(tǒng)的功能模塊圖如圖3所示。

圖2 三層B/S結(jié)構(gòu)

圖3 系統(tǒng)的功能模塊

用戶功能模塊包括用戶基礎(chǔ)信息、填寫申報材料、審核結(jié)果查詢和導(dǎo)出上交表格4項功能。用戶基礎(chǔ)信息模塊主要用于顯示用戶的基礎(chǔ)信息，包含信息查看、信息修改、密碼修改和科研團隊負責人對設(shè)備申報聯(lián)系人的授權(quán)功能等。填寫申報材料模塊用于實現(xiàn)填寫設(shè)備詳細信息，根據(jù)設(shè)備需求的輕重緩急進行排序，上傳設(shè)備放置布局圖、3家報價單、設(shè)備配置單、大型儀器設(shè)備購置論證表等用于購置論證的支撐材料。審核結(jié)果查詢模塊極大地方便了用戶，可以隨時掌握設(shè)備申報的批復(fù)進展情況。導(dǎo)出上交表格模塊自動生成用戶在設(shè)備批復(fù)后需要上交的材料。

管理員功能模塊包括注冊審核、錄入結(jié)果、導(dǎo)出數(shù)據(jù)、統(tǒng)計匯總、消息提醒和功能授權(quán)6項功能。注冊審核模塊實現(xiàn)了核對基礎(chǔ)信息并批準注冊的功能，保證基礎(chǔ)信息的準確性。通過錄入結(jié)果模塊管理員及時將專家論證和上級批復(fù)的結(jié)果反饋給用戶，提高了該項工作的時效性。導(dǎo)出數(shù)據(jù)和統(tǒng)計匯總功能用于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理，極大提高了管理工作效率。消息提醒模塊通過向注冊手機發(fā)短信提醒用戶及時關(guān)注數(shù)據(jù)庫的動態(tài)變化。功能授權(quán)模塊用于管理員的日常維護工作。

4 科研設(shè)備預(yù)算規(guī)范化申報的效果

規(guī)范化管理是實現(xiàn)高效、優(yōu)質(zhì)、高產(chǎn)、低耗的重要途徑。管理的規(guī)范化是指運用科學的方法、手段和原理，按照一定的工作流程框架，對各項管理要素進行系統(tǒng)的規(guī)范化、程序化、標準化設(shè)計，形成有效的管理運行機制，從而實現(xiàn)工作的井然有序和協(xié)調(diào)高效。

通過科研設(shè)備申報系統(tǒng)平臺的應(yīng)用，實現(xiàn)了科研設(shè)備的預(yù)算申報管理工作的準確、高效執(zhí)行［18］，主要表現(xiàn)在：

（1）申報過程規(guī)范化、痕跡化，為數(shù)據(jù)溯源提供準確依據(jù)，避免同樣設(shè)備多次重復(fù)申報；

（2）用戶及管理者隨時掌握申報工作進展；

（3）提交的評審支撐材料，規(guī)范統(tǒng)一；

（4）對申報過程中涉及的文件資料實現(xiàn)電子化管理。

5 結(jié)束語

科研設(shè)備規(guī)范化申報通過對科研設(shè)備申報流程進行合理化規(guī)范化梳理，形成規(guī)范化申報方案，搭建信息化申報平臺，探索新的工作途徑和工作模式，從而不斷改善管理服務(wù)工作的效果。對科研設(shè)備申報進行規(guī)范化梳理，建立信息化申報平臺有利于科研設(shè)備購置預(yù)算的制定，同時也是預(yù)算管理和資產(chǎn)管理相結(jié)合的需要，有利于統(tǒng)一購置，降低成本，提高采購效率和采購綜合效益；有利于主管領(lǐng)導(dǎo)和負責人及時了解進展情況，避免重復(fù)購置，提高資產(chǎn)使用效益；有利于保障科研的合理需求，提高資源配置的準確性、規(guī)范性和有效性［4］。通過對科研設(shè)備申報規(guī)范化管理，提高學校資產(chǎn)配置預(yù)算的科學性、時效性和準確性，有力促進學校資源配置從資源使用型向資源效益型的轉(zhuǎn)變，保障學校資源有效配置，健康快速發(fā)展。

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