辦公自動化系統(tǒng)在實際操作中的利弊之我見

摘 要：辦公室自動化英文原稱Office Automation，縮寫為OA。以前的辦公模式，簡單、呆板、缺少相互之間的信息傳遞和相應(yīng)的工作流程環(huán)節(jié)，各部門及人員之間難以實現(xiàn)信息的共享，從而根本無法體現(xiàn)部門及人員之間的高效率協(xié)作，而信息網(wǎng)絡(luò)平臺則有效的改進了以上的絕大部分缺憾。辦公自動化OA系統(tǒng)是近年來隨著計算機科學(xué)發(fā)展以及辦公實際狀況而提出的新概念。辦公室自動化系統(tǒng)一般指實現(xiàn)辦公室內(nèi)事務(wù)性業(yè)務(wù)的自動化，即采用網(wǎng)絡(luò)化的、大規(guī)模的信息處理系統(tǒng)來實現(xiàn)各類文件及信息的上傳下達，從而在真正意義上實現(xiàn)辦公“自動化”，信息“共享化”。

關(guān)鍵詞：傳統(tǒng)辦公模式；OA自動化系統(tǒng)；網(wǎng)絡(luò)

十九世紀(jì)初，計算機的誕生開創(chuàng)了人類社會的信息化道路。經(jīng)過三、四個階段的發(fā)展與完善，極大的促進了人類社會的進步和繁榮。我們這里講的計算機辦公系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用，是在各部委辦局、企事業(yè)單位的信息、文件交換及傳遞過程中，采用Internet/Intranet技術(shù)，合理運用工作流的概念，以電腦為中心，充分利用網(wǎng)絡(luò)在線等各項先進的通信技術(shù)，將原本單一、低效、沉冗的辦公模式轉(zhuǎn)型至全面、高效、迅速的模式中，從而在為領(lǐng)導(dǎo)決策提供真實有效的信息中起到至關(guān)重要的作用，同時也一定程度上提高了各部門單位的行政效率。這種由人與技術(shù)設(shè)備構(gòu)成的服務(wù)于某種辦公的目的的人機信息處理系統(tǒng)，我們稱之為辦公自動化（OA：OFFICE AUTOMATION），通俗地也稱之為無紙化辦公。辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)該以系統(tǒng)實用、可靠、先進為原則，構(gòu)造單位通信平臺，建立業(yè)務(wù)流程自動化、圖文傳遞電子化和文檔一體化等以信息流轉(zhuǎn)為核心的辦公自動化系統(tǒng)。

1 OA系統(tǒng)在機關(guān)辦公中的重要性

辦公，就是對文件的制作、修改、傳遞、簽發(fā)、歸檔、銷毀等一系列過程的一個總稱。常年來，人們對紙質(zhì)文件為中心的傳統(tǒng)辦公方式習(xí)以為常。但是，進入信息時代以后，這種傳統(tǒng)的工作方式和管理方式的弊病日益凸顯，并不斷受到先進技能的沖擊。故以建立科學(xué)性、高效性工作方式不僅順應(yīng)信息時代的要求，也讓人們從繁鎖的手工勞動中解脫出來。辦公自動化系統(tǒng)也就應(yīng)運而生。

1.1 傳統(tǒng)辦公模式

多年來，一個文件的出臺必將經(jīng)過文件起草、部門領(lǐng)導(dǎo)審核、秘書審核、單位領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，從文件起草到文件出稿至少需要3-4個工作日。期間還包括擬稿人核稿、相關(guān)單位會簽（相關(guān)處室會簽）、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)（其他單位領(lǐng)導(dǎo)簽核）、編發(fā)文號、正式文成稿校對、正式成文發(fā)送。時間跨度長、內(nèi)容完整性差不說，紙質(zhì)稿件經(jīng)過多人之手，丟失遺漏也時有發(fā)生。辦公室文書將擬稿打印、清稿打印、文件成文打印集于一身，從文件起草到文件出稿至少需要3-4個工作日。發(fā)文這一流程對于辦公室文書來說擔(dān)負著比較重要的角色，從擬稿到成文的文字打印工作全都由一人完成，還包括文件排版及紅頭文件的套發(fā)，工作量之大可想而知。

1.2 自動化辦公模式

啟用辦公自動化（以下簡稱OA）后，從擬稿、審核、簽發(fā)、成文均實現(xiàn)了無紙化，不僅節(jié)省了時間，還提高了效率。流程圖如下：

此流程不僅縮短了文件在途流轉(zhuǎn)的時間，由原來的3-4個工作日縮短至1天可以全部完成所有的流程。而且，文件在OA系統(tǒng)的運行期間，可以同時發(fā)送給多個人同時在線辦理及審閱，也可在同一文件同一時間查詢到與此文件相關(guān)聯(lián)的一系列的政策文件，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供了可靠及時的信息。同時，文件的保存及歸檔統(tǒng)一電子化，簡單快捷安全。由此而見，利用先進的電子政務(wù)平臺與管理系統(tǒng)能充分實現(xiàn)單位各處室的各項資源信息化，采用OA辦公自動化系統(tǒng)，進而提高公文流轉(zhuǎn)速度和縮短行政審批、決策時間并實現(xiàn)了資源共享。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)、通訊技術(shù)和多媒體技術(shù)的迅速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，辦公自動化成為了辦公方式發(fā)展的必然趨勢，亦充分體現(xiàn)了住處網(wǎng)絡(luò)平臺在機關(guān)辦公中的重要性。

2 OA系統(tǒng)在實際操作中的利弊

在實際操作中，OA系統(tǒng)主要由幾個模塊組成：公文管理、政務(wù)信息、信息資產(chǎn)管理、個人辦公、電子郵件。公文管理模塊下分收文與發(fā)文，現(xiàn)以發(fā)文流轉(zhuǎn)為例。

2.1 實際操作中的利

傳統(tǒng)辦公模式，在公文發(fā)文流轉(zhuǎn)過程中缺少重要的信息傳遞和工作流程環(huán)節(jié)，各部門之間難以實現(xiàn)信息共享和集成（比如在文件中要引用其他部門或處室的信息數(shù)據(jù)），從而無法提高工作效率和工作協(xié)作。這就勢必出現(xiàn)以下幾個問題：一是文件仍以紙質(zhì)形式進行流轉(zhuǎn)，人多手雜，容易出現(xiàn)遺漏及丟失；二是在政策及信息的上傳下達及橫向傳遞中，無法實現(xiàn)協(xié)同工作，難以及時溝通；三是信息和工作流程各管一攤，互相分離。

自動化OA系統(tǒng)，在公文流轉(zhuǎn)過程中，則充分地實現(xiàn)了自動化，解決了傳統(tǒng)辦公模式中存在的問題，各部門之間通過辦文平臺，直接將各類文稿提交到辦理人的用戶名下，避免了在以往傳遞過程中出現(xiàn)的遺漏及丟失現(xiàn)象。同時，在各類公文辦理的過程中，能將自己需要及有用的信息和文件及時調(diào)閱、查詢，甚至能夠?qū)⑽募L期保存。這就充分體現(xiàn)了信息量豐富、更新便捷及資源共享的特點。

2.2 實際操作中的弊

OA系統(tǒng)在發(fā)文的管理模塊下，還存在以下幾個缺陷。

（1）文圖表合一。為了給領(lǐng)導(dǎo)決策提供更扎實、有效的信息，我們往往會在文章中使用圖表、數(shù)字等方式，用來結(jié)合文字給予更有力的說明。但在OA系統(tǒng)的實際操作中，文件套紅及使用模板，系統(tǒng)往往是使用的第三方平臺來進行，這就會間接導(dǎo)致圖表和文件內(nèi)容的不兼容，出現(xiàn)漏套，甚至文字丟失的情況。

（2）Word、Excel互不兼容。表格與文字的轉(zhuǎn)換在平時應(yīng)用中非常重要，在Microsoft Office的系統(tǒng)中能輕易實現(xiàn)，甚至可將文字轉(zhuǎn)化為圖表及各式表格形式，然而在OA系統(tǒng)的實際操作中，卻很難將此統(tǒng)一及轉(zhuǎn)換，由此就無法在正式文件中體現(xiàn)出更直接有效的內(nèi)容。

3 結(jié)束語

辦公自動化OA系統(tǒng)是現(xiàn)代化的管理手段與先進的計算機技術(shù)結(jié)合，構(gòu)筑團體同辦公的網(wǎng)絡(luò)工作環(huán)境，在其支持下完成日常辦公管理、用戶管理、文檔管理等等，實現(xiàn)辦公自動化。同時達到最大程序的信息共享，從而全面提高行政部門的運行和辦公效率，達到規(guī)范化、高效化的管理要求。但如何將辦公自動化尚未開發(fā)及目前無法實現(xiàn)的功能進一步的開發(fā)利用，則有待于我們共同努力研究探討。