論如何做好水電站工程項目檔案管理

字繼仙

摘 要：隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展，水電工程的建設也經(jīng)歷不斷發(fā)展和完善的過程。水利發(fā)電作為國家支持發(fā)現(xiàn)的環(huán)保綠色能源，各省市每年都有大量水電建設項目開工，工程項目投資也從幾百萬至上億等項目部等，各參建單位水平岑差不齊，在水電站的建設過程中，涉及很多管理的工作，在參建單位多的情況下，各參建單位的管理模式有差異，對檔案管理工作的開展也就相應的出現(xiàn)了很大的困難。如何做好水電站工程項目檔案的管理工作是一門值得研究的學問，下面就這一問題提出簡單的建議和看法。

關鍵詞：建設項目 電子檔案 檔案培訓 檔案管理

中圖分類號：TU71 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2015）03（b）-0195-01

國民經(jīng)濟水平整體上升，各類工程也在將自己的技術不斷深入更新。在水電站建設方面，也在不斷更新先進的技術。隨著我國經(jīng)濟體制的變化，水電站的建設從原來單一計劃指定施工單位到了招投標承包制、建設監(jiān)理制、合同管理制，工程項目成立了水電開發(fā)公司或是水電建設局等多種形式的業(yè)主管理機構。通過推行新的管理體制，水電建設出現(xiàn)了一個嶄新的局面，新的運行機制也在企業(yè)檔案管理中落實。工程建設中新的制度保證了工程建設各參建方直接對業(yè)主和地方負責，對整個工程項目檔案工作全面實行就有了統(tǒng)一系統(tǒng)的管理和把握，為確保水電站工程項目竣工檔案的完整、準確、系統(tǒng)，打下了堅實的基礎。

1 明確水電站工程項目檔案管理的重要性以及其特點

在水電站工程項目的建設過程中，會產(chǎn)生大量的文書檔案，而這些項目檔案的驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，缺少項目檔案驗收或者項目檔案驗收不合格對整個工程項目竣工驗收有重要的影響，會阻礙工程竣工驗收甚至不能通過。由此可見，項目檔案驗收的在水電站建設中竣工中的重要性。就目前而言，有部分工程建設參建單位領導對檔案管理的工作不夠重視，因而忽略了檔案管理，導致檔案日常工作的材料收集、整理得不到有效的控制，累積后導致歸檔文件材料的不齊全、不完整，最終對工程的竣工驗收造成惡性的影響。為了避免因不夠重視而產(chǎn)生的檔案工作的紕漏，就應該對領導以及相應的工作人員進行檔案管理工作重要性的教育，提高其對項目檔案管理工作的重視。要對領導進行說服，在領導重視后，才能對下級的工作人員進行嚴格的要求。在上級領導的嚴格要求下，下級人員對工作的重視程度才能得到根本的提高。上級領導的重視和要求、下級人員的積極落實配合，全程檔案管理的配合才能讓這一工作高效率的完成。

隨著科技的不斷發(fā)展，項目檔案的形式也越來越復雜，這對于了解項目來說是可喜的方面，因為項目的建設在后期的了解中可以有更多更具體的資料能夠參看。隨著網(wǎng)絡以及電子科技技術的不斷發(fā)展，各類圖像、聲像、文字在各類媒介上保存，例如：紙質、膠片、磁介、光介載體。而這些資料的存在，在豐富檔案資料的同時，也加大了檔案管理的難度，為水電站建設項目檔案管理帶來了新的挑戰(zhàn)。例如：在檔案建立的過程中，電子技術的應用，在對數(shù)據(jù)進行記錄的時候應用打印稿件導致其真實性受到質疑。在這種問題出現(xiàn)后，監(jiān)理就應該充分發(fā)揮其重要作用，嚴格執(zhí)行建設項目全面的監(jiān)理制度保證工程的質量，為檔案管理提供完整、準確、規(guī)范的檔案資料。

2 對工程項目檔案管理工作的有效規(guī)劃

對于一項工程的開展，科學的計劃是有效的進行高效率工作的前提。項目檔案管理在水電站的建設中是一個復雜的工作，涉及到多個單位。在進行管理的過程中，各單位的檔案建立整理的差異會讓最后的管理工作勞動量加大。因此，最高管理層應該將檔案管理系統(tǒng)樣板化、標準化，盡量精簡管理流程減輕工作人員的負擔，提高檔案工作的效率?？梢栽谙嚓P的地方設立指導督查小組，以對檔案工作進行指導、監(jiān)督。定期對檔案管理工作進行檢查，對完成工作的質量進行評估，實行獎懲制度，提高各單位對檔案規(guī)范化管理的積極性。

3 加強對檔案管理人員的培訓

檔案管理工作看似簡單，實際工作內容卻牽涉到多個部門，對于相關工作人員的能力要求高。因此，對工作人員能力的提高的培訓是必不可少的。在培訓的過程中，不僅僅要對檔案資料人員進行培訓，還要對相應資料的形成者進行培訓，以保證最終建立的檔案合格、規(guī)范。對資料人員的培訓，要從檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計以及后續(xù)工作中的利用、編研都要進行系統(tǒng)的教育，提供一整套科學的理論和工作方法。另外，因涉及多個單位，還對相關人員的溝通、管理能力有一定要求，方便與各部門的協(xié)調。相關工作人員還應該與時俱進，學習新時代的知識和先進的技術，將其應用于檔案管理的工作中，為水電站的建設提供高質量的痕跡資料，為項目建設的竣工做出力所能及的貢獻。

4 借鑒相關管理的經(jīng)驗

檔案的管理工作，不論在重大工程建設項目中，還是在小項目的工程建設中都具有重要意義。在進行工程建設項目檔案的管理過程中，應該對相關的法律法規(guī)熟知并認真貫徹落實。而作為項目檔案管理者，不僅僅要對該專業(yè)的知識精通熟練，還應該學習其他的管理知識，例如：對檔案的管理、對人員的管理。只有在掌握人員管理的基礎上，才能與各單位的人員溝通接洽，完成檔案管理工作。以檔案管理知識的熟練為前提，才能對建設中檔案工作的布局、規(guī)劃做好正確的把關。完善相應的制度體系，對檔案管理工作提出一整套科學的實施方案。沒有相應的制度，工作人員在執(zhí)行相關工作時也沒有規(guī)范的準則，容易產(chǎn)生偏差。例如：應當規(guī)定相應資料填寫的要求，日常工作中使用符合檔案保管規(guī)定的書寫材料和載體，不能用熱敏紙，不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水、復寫紙等書寫的字跡。硬性規(guī)定后，方便資料收集的整理。再者，資料填寫和上交整理的時間應該做出相應的規(guī)定，避免時間拖延后資料的丟失缺損以及污染等。

及時對收集的資料進行整理、歸檔，定期檢查檔案的保存及收集情況，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，保證在竣工驗收時呈遞出質量合格的材料。

5 討論

水電站工程項目檔案管理工作的重要性已在上文明確闡述，因此按照相應的法律法規(guī)、行業(yè)標準，高質量的完成檔案管理是工程項目必須完成的工作。而在社會不斷進步的今天，檔案管理工作的性質雖然沒有變化，但是新興的科技技術在方便檔案管理和豐富檔案資料的同時，也為檔案管理工作帶來的更多的問題和挑戰(zhàn)，要想在新時期做好檔案管理工作，就必須在扎實檔案管理基礎理論技術的同時與時俱進，學習新的技術知識。另外，要完成檔案的管理工作，還需要各個參建單位領導以及各級人員對項目檔案的重視，認真完成原始資料的生成，配合檔案管理。只有各部門都重視配合，項目檔案管理工作才能在合格的基礎上追求更高的質量。

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