工程項(xiàng)目綜合辦公室業(yè)務(wù)效率提升路徑淺析

呂娜

中鐵二十局集團(tuán)三公司 重慶 400000

摘要：本文就工程項(xiàng)目綜合辦公室面臨的諸多問題、矛盾及其原因進(jìn)行分析，并針對這些問題提出了一些對策和建議。

關(guān)鍵詞：工程項(xiàng)目管理；問題；矛盾；對策

隨著企業(yè)管控能力的增強(qiáng)，工程項(xiàng)目綜合辦公室在保障后勤供給、加強(qiáng)黨建思想政治工作和推進(jìn)施工生產(chǎn)等方面的積極作用越來越大，同時(shí)給業(yè)務(wù)人員帶來了新挑戰(zhàn)，必須認(rèn)真思考如何制定更高的工作標(biāo)準(zhǔn)和要求，靈活機(jī)動處理好繁重復(fù)雜的各項(xiàng)事務(wù)，快速提升業(yè)務(wù)效率，更好發(fā)揮工程項(xiàng)目綜合辦公室應(yīng)有的監(jiān)督、協(xié)調(diào)和服務(wù)職能。

一、工程項(xiàng)目綜合辦公室面臨的突出矛盾和問題

當(dāng)前，工程項(xiàng)目管理面臨著許多新情況和新命題，綜合辦公室也面臨著諸多新矛盾和新問題。主要表現(xiàn)在：

一是日常業(yè)務(wù)多工作人員少。項(xiàng)目綜合辦公室業(yè)務(wù)對接著機(jī)關(guān)黨群行政多個(gè)業(yè)務(wù)部門，工作量比較大。從調(diào)查結(jié)果看，目前許多工程項(xiàng)目綜合辦公室工作人員基本配備在2至3名之間，在完成公司部署的各項(xiàng)工作任務(wù)之外，還要承擔(dān)項(xiàng)目本級日常黨群行政事務(wù)，還要完成業(yè)主和監(jiān)理等單位安排的具體業(yè)務(wù)工作，日常業(yè)務(wù)多而工作人員少是不爭事實(shí)。

二是后勤服務(wù)多宏觀管理少。項(xiàng)目部后勤服務(wù)范圍涵蓋日常事務(wù)、對外接待、宣傳、文秘、檔案、信訪、綜合管理等多個(gè)方面。大多數(shù)項(xiàng)目綜合辦公室人員往往將重心放在一些零散雜碎的工作中，而忽略了綜合辦公室的主要管理職能，影響到了綜合辦公室應(yīng)有職能的正常發(fā)揮。

三是關(guān)注行政事務(wù)多關(guān)注黨群業(yè)務(wù)少。國企工程項(xiàng)目部綜合辦公室負(fù)責(zé)著幾大塊日常管理職能，只有把這些業(yè)務(wù)都落實(shí)好才能最大限度發(fā)揮部門作用。由于急功近利和認(rèn)識偏差，一些項(xiàng)目綜合辦公室在日常履職過程中，把主要精力放在能看得見、摸得著的行政管理事務(wù)中，而對打基礎(chǔ)、練硬功的黨群業(yè)務(wù)關(guān)注少。

四是兼職人員多專業(yè)人才少。由于工程項(xiàng)目主要負(fù)責(zé)完成一定的施工生產(chǎn)任務(wù)，對綜合辦公室業(yè)務(wù)的考核和監(jiān)督杠桿失效，導(dǎo)致一些工程項(xiàng)目綜合辦公室出現(xiàn)業(yè)務(wù)干多干少一個(gè)樣、干好干壞一個(gè)樣，甚至出現(xiàn)干與不干一個(gè)樣，長此以往形成惡性循環(huán)。有的項(xiàng)目還把其他崗位暫時(shí)閑置的員工安排負(fù)責(zé)辦公室工作，這些沒有經(jīng)驗(yàn)的“新人”在工作過程中沒有受過專業(yè)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，無人指點(diǎn)，也使綜合辦公室工作效率大大降低。

二、工程項(xiàng)目綜合辦公室面臨矛盾和問題的原因分析

一是以生產(chǎn)經(jīng)營為主造成的“假象”。工程項(xiàng)目承擔(dān)著一定的施工生產(chǎn)任務(wù)，一切管理都要圍繞如何又好又快的完成施工生產(chǎn)任務(wù)統(tǒng)籌安排，綜合辦公室也要把項(xiàng)目日常行政事務(wù)作為主要工作內(nèi)容。由于項(xiàng)目主要管理者認(rèn)識不到位不深刻，被項(xiàng)目只要完成生產(chǎn)經(jīng)營的“假象”迷惑，從而產(chǎn)生重事務(wù)輕管理、重生產(chǎn)輕黨建等矛盾和問題。

二是主要領(lǐng)導(dǎo)重視不夠的“誤區(qū)”。項(xiàng)目主要領(lǐng)導(dǎo)將工作重心放在施工生產(chǎn)上是正確的，但對綜合辦公室業(yè)務(wù)重視和落實(shí)不夠。主要表現(xiàn)在工作主題不明顯，業(yè)績考核指標(biāo)不明確，平時(shí)忙于打雜、做零碎的事務(wù)，專業(yè)缺失職責(zé)失位，導(dǎo)致項(xiàng)目行政與黨群工作流于形式，往往做些應(yīng)付檢查的表面文章，也直接影響了業(yè)務(wù)人員的工作積極性不能充分發(fā)揮。

三是黨群工作基礎(chǔ)薄弱的“短板”。項(xiàng)目黨群工作涉及發(fā)展黨員、廉潔教育、勞動競賽、團(tuán)青工作等各個(gè)方面，對綜合辦公室和工作人員的綜合協(xié)調(diào)能力提出了很高的要求，也無形中增加了黨群工作的難度。業(yè)務(wù)人員在推進(jìn)黨群工作過程中，不能結(jié)合項(xiàng)目施工生產(chǎn)實(shí)際做出科學(xué)的計(jì)劃安排，甚至于被動應(yīng)付，導(dǎo)致黨群工作與施工生產(chǎn)工作兩張皮，不能有效發(fā)揮為施工生產(chǎn)加油鼓勁、凝力聚氣的良好推動作用，甚至造成與施工生產(chǎn)沖突矛盾的尷尬局面。

四是考核力度不夠的“軟肋”。項(xiàng)目綜合辦公室業(yè)務(wù)人員工作態(tài)度散漫，積極性不高，效率低下，與自身業(yè)務(wù)素質(zhì)差有直接關(guān)系，但主要是因?yàn)轫?xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)不重視，項(xiàng)目管理、監(jiān)督機(jī)制和考核力度不夠造成的。由于有的項(xiàng)目考核制度特別是黨群工作考核制度為空白或成為擺設(shè)，沒有充分發(fā)揮約束效力，自然而然對綜合辦公室工作效率提升帶來消極影響。

三、解決工程項(xiàng)目綜合辦公室矛盾和問題的對策及建議

要妥善有效解決當(dāng)前工程項(xiàng)目綜合辦公室存在的突出矛盾和問題，筆者以為應(yīng)該從以下幾個(gè)方面著手。

一是加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。首先企業(yè)在每年接受大中專畢業(yè)生時(shí)，要有針對性地接受與行政或企業(yè)管理專業(yè)相關(guān)的大學(xué)生，在強(qiáng)化培訓(xùn)后安排上崗，為企業(yè)持續(xù)發(fā)展奠定科學(xué)的人才基礎(chǔ)。其次要對目前已在崗的項(xiàng)目綜合辦公室業(yè)務(wù)人員加大“教、幫、帶”培養(yǎng)力度，把“自學(xué)”和“培訓(xùn)”結(jié)合起來，提高他們的綜合素質(zhì)。再次是綜合辦公室業(yè)務(wù)人員應(yīng)積極主動參加一些重要的專業(yè)會議，加大高層次、強(qiáng)專業(yè)的資料閱讀量，關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)所關(guān)注的重點(diǎn)問題，努力使綜合辦公室的參謀視野與領(lǐng)導(dǎo)的決策范疇相適應(yīng)。

二是加強(qiáng)規(guī)章制度建設(shè)。要進(jìn)一步完善相應(yīng)的管理制度和監(jiān)督機(jī)制，首先要確保制度規(guī)范可行。制定的規(guī)章制度既要符合上級單位的規(guī)定要求，又要切合項(xiàng)目實(shí)際，確保各項(xiàng)制度行得通、靠得住，務(wù)實(shí)管用。其次要加大制度學(xué)習(xí)力度。定期召開員工大會，對上級單位或是業(yè)主的規(guī)章制度進(jìn)行宣貫學(xué)習(xí)，力求各項(xiàng)規(guī)章制度宣貫到位、覆蓋到位。再次要貫徹落實(shí)制度到位。規(guī)章制度建設(shè)重在貫徹落實(shí)，加大監(jiān)督檢查力度，通過自查、抽查、督查督辦等方式，及時(shí)發(fā)現(xiàn)執(zhí)行過程中存在的問題，督促落實(shí)整改，使管理制度真正成為規(guī)范員工行為的準(zhǔn)則。

三是加強(qiáng)信息化建設(shè)。要充分利用現(xiàn)代化設(shè)備及資源，強(qiáng)化工程項(xiàng)目綜合辦公室信息化建設(shè)。首先要利用信息網(wǎng)絡(luò)作為信息交流的載體，如通過視頻會議系統(tǒng)加快信息交流和反饋速度。其次要利用信息化設(shè)備輔助辦公管理，大力推行藍(lán)信、OA系統(tǒng)、PM系統(tǒng)、久其系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。再次要利用信息化實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目科學(xué)統(tǒng)一管理，通過項(xiàng)目進(jìn)場策劃，對硬件設(shè)施進(jìn)行檢查核驗(yàn)，辦公室設(shè)置PM系統(tǒng)兼職管理員，集中負(fù)責(zé)上傳下達(dá)，充分利用有限的資源，節(jié)省人力成本，改善并提高工作效率。

四是加強(qiáng)責(zé)任考核制度。首先要將綜合辦公室人員涉及到的工作內(nèi)容進(jìn)行明確劃分，將每項(xiàng)工作內(nèi)容都具體落實(shí)到個(gè)人，均衡分配，建立統(tǒng)一的責(zé)任制，如果哪個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，就由哪個(gè)人員負(fù)責(zé)，促進(jìn)提升綜合辦公室的工作效率。其次要重視并完善績效考核制度，加強(qiáng)對綜合辦公室人員的整體管理，比如簽訂目標(biāo)責(zé)任合同、建立獎罰機(jī)制等，激發(fā)工作熱情，提高積極性和主動性，讓想做事，能做事，做好事的員工充分發(fā)揮自己的才能，確保工作人員的整體素質(zhì)及能力勝任業(yè)務(wù)工作需要。

五是加強(qiáng)作風(fēng)紀(jì)律建設(shè)。項(xiàng)目綜合辦公室要以落實(shí)“八項(xiàng)規(guī)定”精神為重點(diǎn)，認(rèn)真踐行“兩個(gè)責(zé)任”、“三嚴(yán)三實(shí)”要求，真正使項(xiàng)目黨風(fēng)廉政建設(shè)各項(xiàng)要求在綜合辦公室落地生根。一方面必須倡導(dǎo)良好的生活作風(fēng)，著力培養(yǎng)健康高尚的道德情操。項(xiàng)目主管領(lǐng)導(dǎo)以身作則，嚴(yán)格控制招待費(fèi)開支，帶頭反對鋪張浪費(fèi)和大手大腳，帶頭抵制吃喝送禮、享樂主義和奢靡之風(fēng)。另一方面必須以完善的制度作保證，形成長效規(guī)范的制約機(jī)制。項(xiàng)目綜合辦公室必須建立健全責(zé)任落實(shí)、民主決策、黨風(fēng)廉政建設(shè)等相關(guān)制度，堅(jiān)決制止工作效率低、辦事拖拉和門難進(jìn)、臉難看、話難聽、事難辦等現(xiàn)象，努力形成依制度履職、照制度行事、靠制度管人的長效機(jī)制，打造一支風(fēng)清氣正、政令暢通、遵守紀(jì)律、執(zhí)行有力、效能卓越的優(yōu)質(zhì)團(tuán)隊(duì)，感染和影響全員共同為項(xiàng)目生產(chǎn)任務(wù)圓滿完成努力奮斗。

綜合辦公室是工程項(xiàng)目非常重要的一個(gè)職能部門，只有全面提升工作效率，才能充分發(fā)揮溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系四方、的“中樞神經(jīng)”作用，為項(xiàng)目創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益、社會效益和人才效益做出應(yīng)有貢獻(xiàn)。