企業(yè)合同的管理

【摘""要】企業(yè)的管理層及職能部門(mén)高度重視合同的管理工作，全面加強(qiáng)和提升合同管理水平，全面自查自糾合同管理情況，認(rèn)真查找存在的不足和差距，進(jìn)一步規(guī)范合同管理，健全和完善管理制度建設(shè)和運(yùn)行機(jī)制，加強(qiáng)合同管理職能線條人員培訓(xùn)，防控合同法律風(fēng)險(xiǎn)，確保合同管理得到有效提升，是企業(yè)立足市場(chǎng)的重要方面。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)""合同管理""風(fēng)險(xiǎn)""效益

【中圖分類號(hào)】F272"""""""""""【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A"""""""""""【文章編號(hào)】1674-4810（2015）14-0192-02

一"合同管理制度建設(shè)概述

1.公司合同管理模式和各部門(mén)職責(zé)分工

第一，合同管理模式。統(tǒng)一制度、統(tǒng)一流程、分級(jí)簽訂、分級(jí)管理。統(tǒng)一制度，企業(yè)的各分支機(jī)構(gòu)執(zhí)行公司統(tǒng)一制定的合同管理辦法，各子公司參照?qǐng)?zhí)行;統(tǒng)一流程，各單位統(tǒng)一上線合同管理系統(tǒng);分級(jí)簽訂，按單位分別授權(quán)簽訂本單位合同;分級(jí)管理，由各單位自行跟蹤管理本單位合同的執(zhí)行進(jìn)度和文檔資料。

第二，各部門(mén)職責(zé)。市場(chǎng)部職責(zé)：負(fù)責(zé)合同管理制度的制定、修改工作;負(fù)責(zé)起草合同范本，確保合同范本的規(guī)范和完整;負(fù)責(zé)檢查各中心合同執(zhí)行情況、合同管理情況;協(xié)助處理合同糾紛;對(duì)合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，協(xié)助合同承辦部門(mén)對(duì)合同履行中的問(wèn)題進(jìn)行分析、研究，并提出相關(guān)建議。財(cái)務(wù)部職責(zé)：參與重大合同商務(wù)談判;針對(duì)合同收付款條款進(jìn)行審核;督促合同承辦部門(mén)執(zhí)行合同收款事項(xiàng);協(xié)助解決合同履行中發(fā)生的相關(guān)財(cái)務(wù)問(wèn)題。風(fēng)險(xiǎn)部職責(zé)：風(fēng)險(xiǎn)管理部主要是針對(duì)合同中“三重一大”的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行把控。綜合部職責(zé)：綜合部法律事務(wù)審核主要是針對(duì)合同的整體條款進(jìn)行把控;負(fù)責(zé)合同授權(quán)和簽章管理;負(fù)責(zé)經(jīng)濟(jì)合同糾紛訴訟工作。合同承辦部門(mén)職責(zé)：負(fù)責(zé)對(duì)意向合作伙伴的主體資格、履約能力、資信情況進(jìn)行調(diào)查，收集相關(guān)的資質(zhì)材料并進(jìn)行相關(guān)評(píng)估;負(fù)責(zé)承辦項(xiàng)目的技術(shù)、商務(wù)談判，并適時(shí)將進(jìn)展情況向業(yè)務(wù)口合同管理部門(mén)和負(fù)責(zé)人或公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行通報(bào);各業(yè)務(wù)口合同管理部門(mén)負(fù)責(zé)本中心合同臺(tái)賬的統(tǒng)計(jì)、分析工作;負(fù)責(zé)日常合同建檔、歸檔工作;負(fù)責(zé)履行本業(yè)務(wù)口合同的審批、簽訂流程按月上報(bào)公司市場(chǎng)部本中心合同執(zhí)行情況統(tǒng)計(jì)表。

第三，企業(yè)合同審批流程圖。

2.合同管理相關(guān)制度建構(gòu)

依據(jù)《中華人民共和國(guó)民法通則》和《中華人民共和國(guó)合同法》，企業(yè)需要制訂下發(fā)了《公司合同管理辦法》，該辦法對(duì)合同管理部門(mén)的職責(zé)、合同的審查簽訂程序、合同的執(zhí)行變更和解除、合同的履行和歸檔管理等相關(guān)內(nèi)容做了詳細(xì)具體的規(guī)定，是企業(yè)合同管理的主要規(guī)范性文件。

3.公司對(duì)合同管理制度進(jìn)行動(dòng)態(tài)修正

隨著公司規(guī)模的擴(kuò)大和業(yè)務(wù)范圍的擴(kuò)張，企業(yè)應(yīng)該計(jì)劃對(duì)合同管理辦法進(jìn)行修訂完善。

公司管理提升要求，修訂完善合同管理制度，企業(yè)對(duì)其分支機(jī)構(gòu)進(jìn)行調(diào)研，合同管理及合同履行情況進(jìn)行調(diào)研，摸底調(diào)查，分析找到目前合同管理存在的問(wèn)題，針對(duì)相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行修正。

二"企業(yè)合同管理制度落地

1.合同管理人員配置情況

企業(yè)的各分支機(jī)構(gòu)均需配置合同專兼職管理人員，對(duì)合同進(jìn)行審核把關(guān)，負(fù)責(zé)本業(yè)務(wù)單元合同管理的一線工作。

2.保障合同管理制度落實(shí)方式

第一，通過(guò)合同管理系統(tǒng)上線進(jìn)行合同管理流程IT固化。企業(yè)應(yīng)該建立合同管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)管理合同全部電子化審批，提高合同審批流程的效率，縮減人工成本，提高企業(yè)對(duì)合同管理的監(jiān)控能力。第二，通過(guò)相關(guān)職能部門(mén)進(jìn)行日常檢查監(jiān)控。對(duì)合同履行情況監(jiān)控的主要智能部門(mén)是市場(chǎng)部，依據(jù)每月合同的相關(guān)報(bào)表和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的跟進(jìn)對(duì)合同的履行情況進(jìn)行把控;同時(shí)，財(cái)務(wù)部也對(duì)因合同而發(fā)生的相關(guān)應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款情況進(jìn)行監(jiān)控;綜合部對(duì)有糾紛的合同進(jìn)行跟蹤監(jiān)控;風(fēng)險(xiǎn)部通過(guò)專項(xiàng)審計(jì)和任期審計(jì)等對(duì)合同進(jìn)行抽查。

3.合同制度落實(shí)價(jià)值

第一，合同管理實(shí)現(xiàn)“三統(tǒng)一”。通過(guò)合同管理系統(tǒng)的上線，企業(yè)的合同管理系統(tǒng)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了“三統(tǒng)一”即“統(tǒng)一編號(hào)、統(tǒng)一認(rèn)證、統(tǒng)一模板”，且按工商行政管理部門(mén)的合同分類統(tǒng)一字典設(shè)置合同分類。這樣就提升了合同管理的水平，相當(dāng)程度控制了合同的相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)。第二，規(guī)范合同格式。通過(guò)合同管理系統(tǒng)對(duì)合同模板進(jìn)行IT固化，建立企業(yè)層面的合同模板庫(kù)，大大節(jié)省了合同時(shí)間，這樣不僅提高了工作效率，還提高合同質(zhì)量。第三，合同簽訂數(shù)量統(tǒng)計(jì)可控。通過(guò)合同管理系統(tǒng)，借用電子化審批的手段，使用信息化科技對(duì)公司簽訂的合同，在各個(gè)環(huán)節(jié)都可以進(jìn)行清洗的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。第四，合同統(tǒng)計(jì)報(bào)表上報(bào)及時(shí)快捷。通過(guò)系統(tǒng)，各業(yè)務(wù)單元可以及時(shí)按月上報(bào)合同匯總信息及時(shí)快捷，企業(yè)總公司層面也可以及時(shí)掌握相應(yīng)的合同管理動(dòng)態(tài)，把握公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，控制合同風(fēng)險(xiǎn)。

三"企合同管理提升點(diǎn)

1.各職能部門(mén)全程參與合同審批流程

合同的管理工作不是某一個(gè)部門(mén)的工作，是涉及公司整個(gè)層面的管理工作，各職能部門(mén)的參與和配合，是合同管理工作中的突出創(chuàng)新點(diǎn)，按照企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)防控的要求，綜合部門(mén)、法律部門(mén)、市場(chǎng)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)都應(yīng)該參與到公司的合同管理工作中，要依據(jù)各部門(mén)的職責(zé)，對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防控。

2.強(qiáng)化合同印鑒專人管理

防止合同風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)應(yīng)該對(duì)經(jīng)濟(jì)合同采取專人管理制度，凡需要簽訂的任何一份經(jīng)濟(jì)合同，均配有與之相對(duì)應(yīng)的合同用章使用申請(qǐng)方可鑒章，該合同用章使用申請(qǐng)書(shū)已經(jīng)載明相關(guān)的合同內(nèi)容、經(jīng)辦人信息、領(lǐng)導(dǎo)簽批意見(jiàn)等。

四"企業(yè)合同管理工作中普遍存在的問(wèn)題及整改措施

1.企業(yè)的合同管理辦法等制度中無(wú)考核獎(jiǎng)懲規(guī)定，造成部分合同管理人員責(zé)任心不強(qiáng)

現(xiàn)有合同管理辦法對(duì)合同管理人員職責(zé)合同人員的職責(zé)雖有明確，但無(wú)考核獎(jiǎng)懲規(guī)定，造成合同經(jīng)辦、合同執(zhí)行跟蹤、合同檔案管理等存在一定不到位的問(wèn)題。

盡快修訂公司合同管理辦法，補(bǔ)充合同管理考核獎(jiǎng)懲機(jī)制，提高合同執(zhí)行力度。

2.合同檔案歸檔工作不到位

很多企業(yè)，尤其是中小型企業(yè)，在合同歸檔工作中，并未把合同文本及合同履行過(guò)程中的信函文件作為合同檔案一起歸檔，不足夠重視合同歸檔工作，只有發(fā)生糾紛后，才會(huì)追找相關(guān)合同的檔案，給訴訟應(yīng)對(duì)帶來(lái)一定的困難。

企業(yè)應(yīng)該重視合同檔案的歸檔管理工作，合同的管理不僅僅是合同履行完畢就截止了，合同后續(xù)義務(wù)的履行以及涉及合同的相關(guān)材料的收集工作對(duì)企業(yè)在把控合同風(fēng)險(xiǎn)、提升企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理工作中具有重要的意義。

3.簽訂合同授權(quán)對(duì)象存在一定的隨意性

各中心不同程度地存在簽訂合同人員隨意的問(wèn)題，如由剛?cè)肼毜男聠T工簽訂合同，或由一般員工簽訂重大合同等。合同承辦部門(mén)不重視合同簽訂過(guò)程中存在的風(fēng)險(xiǎn)。

合理配置企業(yè)業(yè)務(wù)口合同簽訂人員的權(quán)限?？梢越Y(jié)合公司的法定代表人授權(quán)管理工作對(duì)合同簽訂人員的權(quán)限進(jìn)行明晰。

五"結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)的合同管理是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中一個(gè)重要的環(huán)節(jié)，企業(yè)作為市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的主體，作為法律上的主體，在簽訂合同的時(shí)候應(yīng)該嚴(yán)格按照企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理的要求，把控在合同簽訂及履行過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)通過(guò)加強(qiáng)合同管理工作，從根本上減少法律糾紛、防范法律風(fēng)險(xiǎn)、經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，從而提高公司的經(jīng)濟(jì)效益，以保障公司能夠持續(xù)、健康、穩(wěn)定地發(fā)展，使公司能夠在日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中立于不敗之地。

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〔責(zé)任編輯：龐遠(yuǎn)燕〕