公路行業(yè)人事檔案的管理與利用研究

【摘要】人事檔案管理及利用可以為人才的發(fā)現(xiàn)、使用及管理提供必要依據(jù)，在改革開放及市場經(jīng)濟的影響下，人事檔案管理工作正在不斷經(jīng)歷變革，為了能夠高效管理及利用檔案，則應注意與時俱進不斷創(chuàng)新檔案管理利用工作。本文探討了管理與利用人事檔案對于公路行業(yè)發(fā)展的作用，并在此基礎上分析了公路行業(yè)人事檔案的管理與利用措施，包括注重規(guī)范化管理，改善人事檔案的利用質(zhì)量；做好信息化管理工作，提高人事檔案利用效率；完善利用服務工作，充分發(fā)揮人事檔案的作用。

【關鍵詞】人事檔案；公路行業(yè)；管理；利用

人事檔案是記錄個人學歷及資質(zhì)等的重要證據(jù)，與組織關系、勞動保障及工資待遇等存在密切關系。為了有效利用人力資源及保障勞動者的權利，則應注意管理好人事檔案。由于人事檔案具有全面性、現(xiàn)實性、真實性、動態(tài)性、流動性及機密性的特點，所以管理及利用人事檔案時應綜合考慮多種因素，尤其是行業(yè)發(fā)展的基本特點[1]。本文分析了公路行業(yè)人事檔案的管理及利用問題，旨在提高公路行業(yè)的人事管理水平。

1.管理與利用人事檔案對于公路行業(yè)發(fā)展的作用

對于公路行業(yè)而言，做好人事檔案管理與利用工作具有非常重要的意義。（1）管理好人事檔案有利于整合公路行業(yè)中的人力資源，充分發(fā)揮人力資源的潛力，為公路行業(yè)的發(fā)展提供充足的動力。（2）充分利用人事檔案能夠為公路行業(yè)從業(yè)人員的人本化管理提供必要依據(jù)，讓從業(yè)人員產(chǎn)生認同感，提高工作的積極性。例如，利用檔案可以了解相關人員的家庭情況，為家庭經(jīng)濟困難的員工提供必要幫助；同時還可以了解員工的健康狀況，預防在工作過程中出現(xiàn)突發(fā)事件。再如，可以根據(jù)人事檔案中業(yè)績及資質(zhì)等內(nèi)容，合理安排工作崗位，讓員工能夠充分認同組織，并積極投身工作[2]。（3）管理與利用人事檔案有助于提高單位內(nèi)部的管理效率。為了有效管理單位中的員工，則應了解員工的個性、能力水平及個人發(fā)展需求等，而利用人事檔案就可以及時獲取上述信息，這對于內(nèi)部人員管理制度，尤其是激勵制度的制定有重要的作用。

2.公路行業(yè)人事檔案的管理與利用分析

2.1注重規(guī)范化管理，改善人事檔案的利用質(zhì)量

規(guī)范化管理人事檔案是保證檔案得到充分利用及提高人事檔案利用工作質(zhì)量的關鍵，為了確保公路行業(yè)的人事檔案得到規(guī)范化管理，則在實際工作中可以采用以下措施：（1）在收集好檔案材料后，應根據(jù)檔案的內(nèi)容及用途嚴格篩選及鑒別相關材料，及時對材料進行歸檔處理。在對檔案進行審核時要注意清理掉部分無用及重復的材料，及時補充缺少的檔案材料，發(fā)現(xiàn)檔案材料出現(xiàn)涂改或造假問題時應登記及上報。另一方面，要對各類檔案資料進行準確分類，保證人事檔案完整齊全。例如，黨團材料應包括入黨或入團志愿書、申請書及組織推薦信等；學歷材料應包括入學通知、學生信息登記表、成績表及畢業(yè)信息登記表等。（2）為了方便查找及利用人事檔案，則應做到嚴格排序及編目。在排序及編目時可以根據(jù)利用要求采用主次關系或時間順序等排序法，排序后及時編寫好目錄，保證檔案材料目錄與具體內(nèi)容相符。在整理人事檔案時，如發(fā)現(xiàn)材料存在載體變質(zhì)、文字不清及字跡模糊等問題，則應及時安排相關人員進行復制、抄寫或打??；如材料規(guī)格不符合統(tǒng)一裝裱標準，則采用加邊、裱糊、折疊或剪切等方法統(tǒng)一規(guī)格，以便使檔案材料變得整齊美觀，方便于裝訂、保管及利用。如檔案中有金屬制品，則拆除金屬制品后進行歸檔，以避免檔案材料使用壽命受到影響[3]。此外，在整理好檔案材料后應裝訂成卷，將裝訂孔打在材料左側，采用統(tǒng)一的卷盒及卷皮，在卷盒上填寫相關信息，包括檔案號、檔案人姓名、出生年月及籍貫等，裝訂后進行審核校對，無質(zhì)量問題后方可入庫。

2.2做好信息化管理工作，提高人事檔案利用效率

加快人事檔案管理的信息化建設可以為檔案資源的傳遞及共享提供有利條件，同時還能夠使人事檔案的利用效率得到有效提高。（1）應積極強化公路行業(yè)人事檔案專用數(shù)據(jù)庫的研究及開發(fā)工作。可以根據(jù)公路管理部門對于人事檔案的利用要求及國家對于人事檔案所提出的具體要求，積極研發(fā)公路行業(yè)人事檔案專用管理系統(tǒng)，并保證管理系統(tǒng)具有較強的可靠性、適用性、先進性及通用性，避免因各級單位單獨設計而導致檔案資源無法實現(xiàn)有效傳遞與共享。在建立專用管理系統(tǒng)時，要注意先將紙質(zhì)或其他載體的檔案材料輸入計算機中，以便形成電子檔案，電子檔案信息應包括人員基本信息、誠信記錄、學習與培訓的基本情況、任免獎勵、論文、專利及科研成果等，進而將檔案材料信息庫與人才資源信息庫結合在一起，以便通過信息化管理為人才交流、檔案材料的綜合利用提供合理途徑。此外，要注意對數(shù)據(jù)庫中的檔案數(shù)據(jù)進行更新與完善，保證管理系統(tǒng)具有良好的利用效能。（2）在對公路行業(yè)的人事檔案實行信息化管理的過程中要注意做好分級管理工作。在研發(fā)及建設好信息管理系統(tǒng)后要注意強化系統(tǒng)分級管理，以保障檔案信息安全[4]。應根據(jù)公路行業(yè)人事檔案中各類信息的保密性與安全性要求，嚴格界定檔案資料的保密等級，對于不同的檔案利用人員、利用部門及利用單位應在管理系統(tǒng)中設置不同的訪問權限，使人事檔案利用人員僅能夠在被授權范圍內(nèi)查看檔案資料，從而保證人事檔案可以在公路管理局中的各個部門、上下級管理部門、各個公路管理處之間實現(xiàn)共享。

2.3完善利用服務工作，充分發(fā)揮人事檔案的作用

利用人事檔案的目的在于對檔案中信息資源進行開發(fā)，為了有效開發(fā)檔案資源，則必須注重完善檔案利用服務工作。（1）應明確檔案利用范圍及方式。例如，對于公路行業(yè)中的干部檔案，應按照相關規(guī)定，除各級組織調(diào)動、任免或考察干部及干部個人入黨等特殊情況之外，一般不得擅自使用。在利用人事檔案時必須嚴格遵循查閱及借閱規(guī)定，保證利用過程的規(guī)范性。為了優(yōu)化人事檔案的利用方式，可以將被動服務與主動服務結合在一起，不但要做好檔案材料的查閱及使用工作，同時還應定期對人事檔案的變動情況進行登記，在登記造冊的基礎上將變動信息及時錄入系統(tǒng)，從而為檔案使用人員提供準確的信息。（2）要注重優(yōu)化人事檔案的利用環(huán)境。除了建立檔案利用信息系統(tǒng)之外，如條件允許，則可以建立人事檔案閱覽室，讓利用者可以在閱覽室中查閱相關的檔案資料。經(jīng)實踐證明，設置專門的人事檔案資料閱覽室不但能夠保證公路行業(yè)人事檔案處于安全狀態(tài)及保密狀態(tài)，避免出現(xiàn)損壞、丟失及泄密情況，同時還能夠提高檔案服務水平[5]。例如，方便于管理人員有效監(jiān)督與檢查檔案的使用情況，同時也可以直接指導檔案利用人員查閱相關信息及答復咨詢者的問題等。此外，要注意強化服務意識，主動為人力資源的開發(fā)及利用工作提供必要的信息。

3.結束語

綜上所述，管理好公路行業(yè)的人事檔案是提高公路部門內(nèi)部人員管理水平的重要途徑。為了有效管理及利用人事檔案，則應重視積極轉(zhuǎn)變舊有管理模式，根據(jù)新時期的檔案管理要求建立新型檔案管理模式，以便充分開發(fā)及利用檔案資料，加快檔案利用的規(guī)范化、科學化及法制化建設進程。

參考文獻

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