新能院檔案電子化建設(shè)的探索與思考

【摘要】隨著檔案管理水平和信息技術(shù)的不斷發(fā)展與提高，檔案管理日益朝著數(shù)字化、電子化的方向發(fā)展。在電力設(shè)計行業(yè)，有一部分企業(yè)在檔案電子化建設(shè)方面已經(jīng)走在了前列，經(jīng)過幾年甚至十幾年的檔案電子化建設(shè)，這部分企業(yè)已經(jīng)建立起了相對完善的檔案電子化體制。深圳新能電力開發(fā)設(shè)計院有限公司（以下簡稱“新能院”）在檔案電子化建設(shè)方面處初期探索階段，與同行業(yè)比較還有很大的差距，還有很多需要學習和借鑒的方面。本文旨在分析新能院當前在檔案電子化建設(shè)存在的問題，并結(jié)合行業(yè)實際，對如何解決這些問題做一個初步的探索與思考。

【關(guān)鍵詞】新能院；檔案管理；電子化建設(shè)

1、電子文件的認識

電子文件中的“文件”是傳統(tǒng)的文件概念，即文件是具有符號的一組相關(guān)聯(lián)元素的有序序列，可以包含范圍非常廣泛的內(nèi)容，是信息及其承載介質(zhì)的集合體。其重要特征是記錄人們社會活動提供憑證的記錄信息。從文件的價值看，電子文件與紙質(zhì)文件沒有本質(zhì)的區(qū)別，但其信息的記錄方式與紙質(zhì)文件發(fā)生了根本的變化，電子文件的生成與保存技術(shù)使其管理方式也發(fā)生了根本性的變化。

電子文件是“數(shù)字信息”和“文件”兩個概念的交集，它是具有文件特征的數(shù)字信息，又是以數(shù)字信息為特征的文件，稱為“數(shù)字文件”更為貼切。

2002年我國頒布的國家標準《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中這樣描述電子文件的：電子文件指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。

目前在人們的日常生產(chǎn)活動中，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子文件多以文本、圖像、聲音、影像、光柵圖或矢量圖等形式存在。而電子文件本身又具有非直讀性形式的多樣性，內(nèi)容的易改性，對外圍設(shè)備和操作的依賴性以及它的共享性和復雜性等等特點，因此我們在這方面需要探討和解決的問題還很多，并且迫在眉睫。

2、新能院檔案管理現(xiàn)狀

目前在新能院的檔案管理還處在以紙質(zhì)文件歸檔為主的現(xiàn)象中，所有的科技文件（工程文件）均是以手簽圖紙方式保存，雖然電子原始文件和掃描文件早在幾年前已經(jīng)進行了收集，但因缺乏對電子檔案的認識和管理，以至于在實際應用中沒有發(fā)揮太多的優(yōu)勢。隨著科技的發(fā)展、OA辦公系統(tǒng)的逐步應用，現(xiàn)在的新能院，上至院領(lǐng)導管理層下至檔案從業(yè)人員都已經(jīng)初步意識到了檔案電子化建設(shè)的重要性，在與同行業(yè)單位的考察交流中，已經(jīng)看到了檔案電子化建設(shè)在檔案管理和利用方面發(fā)揮的巨大作用。新能院在檔案電子化建設(shè)方面還任重道遠，總結(jié)起來，急需解決以下幾個問題：

2.1對檔案電子化缺乏深入的了解

隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在電子文件歸檔管理中的廣泛應用，檔案電子化在整個電力設(shè)計行業(yè)內(nèi)已有一定的發(fā)展和普及度，但是我們對檔案信息化的運行機制還是缺乏深入的了解，對相應的管理規(guī)范、軟硬件設(shè)施、專業(yè)知識及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全等等也缺乏相應的認識。

2.2對檔案電子化建設(shè)迫切程度的認識需要加強

在新能院內(nèi)部還存在著一些對檔案電子化建設(shè)認識不到位的現(xiàn)象，認為只要做好電力設(shè)計就行了，沒有真正認識到檔案電子化建設(shè)對電力設(shè)計企業(yè)向現(xiàn)代化企業(yè)邁進的重要作用，也沒有看到檔案電子化給整個行業(yè)帶來的巨大效益，因此，對于檔案電子化建設(shè)緊迫程度的認識不足已經(jīng)成為我們檔案建設(shè)的重要障礙之一。

2.3檔案電子化管理標準規(guī)范空缺

現(xiàn)代技術(shù)應用標準化問題十分重要，相應的管理規(guī)章制度、標準是電子文件管理的基礎(chǔ)。2002國家發(fā)布了《電子文件歸檔與管理規(guī)范（中華人民共和國國家標準GB/T18894-2002）》，2003年國家檔案局公布《電文公文歸檔管理暫行辦法》但對其如何實施各單位的做法不盡相同。2008年國家檔案局著手修訂《電子文件歸檔管理規(guī)范》以適應電子文件管理發(fā)展的需要，同時《電子文件管理條例》、《電子文件元數(shù)據(jù)標準》在征求意見中。標準的滯后已經(jīng)在影響電子文件的管理，而新能院目前還沒有制訂實施檔案電子化管理的相關(guān)標準及文件。標準規(guī)范是檔案電子化建設(shè)的基礎(chǔ)工作，沒有標準規(guī)范就無法形成統(tǒng)一的電子化數(shù)據(jù)文件，電子化數(shù)據(jù)文件不標準就無法進行交換和再利用，無法實現(xiàn)資源的共享，電子化數(shù)據(jù)文件的質(zhì)量無法得到保證，滿足不了現(xiàn)實情況對電子化數(shù)據(jù)文件利用的需求。因此，制訂適合本院標準的電子化數(shù)據(jù)文件規(guī)范是檔案數(shù)據(jù)電子化管理和利用不可或缺的必備條件。

2.4缺乏檔案電子化建設(shè)的專業(yè)團隊

與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，檔案的電子化管理雖然帶來了很多便捷，但同時對管理人員要求也更加的專業(yè)，特別是電力行業(yè)來說涉及到檔案管理、電力設(shè)計、計算機技術(shù)以及三標管理等多方面的知識。目前新能院的檔案電子化建設(shè)還缺乏相應的專業(yè)團隊，缺乏復合型檔案專業(yè)人員，而與之相對應的人才培養(yǎng)和培訓機制也還沒有納入議程。

3、新能院檔案電子化建設(shè)的設(shè)想

深圳新能電力開發(fā)設(shè)計院有限公司，從2007年成立到現(xiàn)在的發(fā)展壯大，雖然只是短短的8年時間，但這8年，在工程設(shè)計和工程咨詢方面都取得乙級資質(zhì)。隨著公司規(guī)模與業(yè)務范圍的不斷壯大，檔案（特別是工程檔案）的管理與利用問題越來越突出，在電力設(shè)計行業(yè)中，新能院的檔案信息化工作顯得相對滯后，如何跟緊行業(yè)步伐，將新能院的檔案電子化工作更好、更快的開展起來，成為目前我們急需解決的問題。針對電力設(shè)計行業(yè)的檔案電子化現(xiàn)狀，結(jié)合新能院檔案管理的實際情況，我們提出了以下幾點設(shè)想：

3.1引入檔案電子化標準規(guī)范體系

國家檔案行政管理部門和各行業(yè)都根據(jù)需要不斷出臺了檔案電子化建設(shè)方面的管理制度、規(guī)范和標準，但相對零散，沒有形成系統(tǒng)完整的標準體系。新能院應根據(jù)自身管理的特點，參照2008年國家檔案局修訂的《電子文件歸檔管理規(guī)范》標準和中國南方電網(wǎng)公司的《廣東電網(wǎng)公司建設(shè)項目檔案管理制度匯編》地方標準，制定適合本單位開展檔案電子化的規(guī)范、制度和標準，為檔案管理從注重實體管理邁入信息管理的時代提供有力支撐，保證檔案電子化的各方面有章可循，有法可依。

3.2加強檔案管理電子化安全體系的建設(shè)

由于檔案電子化后，所有檔案資料都是以電子文件的形式存在，電子文件存在較強的易破壞性和易泄露性等缺陷，因此，相應的安全措施應加強。要構(gòu)建安全、可靠的保密體系，做好檔案的保密性與開放性，以及保管與利用之間的關(guān)系，防止檔案資料的泄露。針對特殊檔案資料，要根據(jù)使用人員的工作性質(zhì)來設(shè)定查閱權(quán)限，多級管理，通過層層關(guān)卡，確保檔案信息的安全性。

3.3加強檔案電子化人才隊伍建設(shè)

開展檔案電子化建設(shè)需要復合型人才，既有扎實的檔案專業(yè)知識，又掌握計算機技術(shù)及信息技術(shù)，還有較強的管理能力。檔案部門在電子化隊伍建設(shè)中首先在現(xiàn)有檔案隊伍中，重點培養(yǎng)業(yè)務能力強、創(chuàng)新思維活躍的人員，通過檔案電子化方面的培訓與交流，不斷增強利用電子化手段提高檔案管理水平的意識和能力，能對檔案電子化現(xiàn)狀提出改進和完善要求，從而帶動整個隊伍為適應電子化建設(shè)的要求而提高計算機應用能力。另外，還要對檔案人員進行思想教育，不斷提高檔案人員的事業(yè)心、養(yǎng)成忠于職守的品質(zhì)，認真負責的工作精神，一絲不茍的工作作風，精益求精的技術(shù)水平，這才是保證電子文件真實性、安全性的根本保證措施。其次也可通過外部引進人才的方式，來壯大新能院檔案電子化建設(shè)隊伍。

3.4加快檔案電子化資源建設(shè)

檔案電子化的核心是其資源建設(shè)，資源供應是檔案電子化服務的前提。因電子文件信息記錄方式、存儲方式、利用方式都與紙質(zhì)文件不同，電子文件歸檔管理的方法、要求必然變化，必須根據(jù)數(shù)字信息與文件信息的特性，以新的思路、新的技術(shù)、新方法進行管理，逐步建立起一整套科學可行、規(guī)范可靠的管理措施。新能院經(jīng)過近幾年的不斷積累，己經(jīng)形成紙質(zhì)檔案資料與電子檔案資料并存的局面，如何選擇優(yōu)秀的檔案管理軟件，將這些資源進行有效的利用是擺在我們面前的一大課題，同時也是新能院檔案電子化建設(shè)的重中之重。

最近幾年，部分設(shè)計院開始加大對檔案電子化建設(shè)系統(tǒng)軟件的引進與研發(fā)力度，在收集同期生成的電子原始文件和圖紙掃描文件同時，通過將歷史檔案掃描存檔，使歷史資料也快速的滿足工程設(shè)計人員的需要。

我們的設(shè)想是：設(shè)計一套檔案信息資源服務平臺，之后就是要有效、快速、安全的開展電子化資源管理工作，不斷加大檔案的信息量，并使其實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享，這樣可有效提高檔案電子化資源的收集效率，有利于檔案資源的全面有效管理。

結(jié)束語

綜上所述，新能院的檔案電子化建設(shè)還處在起步階段，除以上提出的問題以外，在實施過程中肯定還會遇見其他困難。因此我們必須做好攻堅戰(zhàn)的準備。新能院的檔案電子化建設(shè)雖然是一項長期的工作，但是勢在必行。只有實現(xiàn)檔案電子化，才能提高企業(yè)管理水平和工作效率，提供可靠的檔案信息資源，還能夠更好的為決策服務，為客戶服務。

參考文獻

[1]孟世恩，王穎，何芳.對我國檔案信息化建設(shè)實施的理論思考[J].檔案學通訊，2004

[2]王嘉辰，盧漢明.《電子文件管理》