淺談醫(yī)院設(shè)備檔案的管理

[摘要]要根據(jù)醫(yī)療設(shè)備檔案的特點，加強制度化、規(guī)范化管理，多形式、多途徑開發(fā)利用醫(yī)療設(shè)備檔案資源。醫(yī)療設(shè)備檔案管理是醫(yī)院管理中的一項重要內(nèi)容，其管理水平的好壞直接影響到醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量、技術(shù)水平和社會、經(jīng)濟效益的高低，所以加強醫(yī)療設(shè)備檔案管理是極其重要的。

[關(guān)鍵詞]醫(yī)療部門；醫(yī)療設(shè)備檔案；管理

醫(yī)院行業(yè)是科技含量較高的行業(yè)，在醫(yī)療實踐活動中；擁有大批先進的醫(yī)療儀器設(shè)備，這些設(shè)備在疾病的診斷、治療、科研工作中起著無可替代的作用。如何加強設(shè)備和設(shè)備檔案的管理，最大限度地發(fā)揮設(shè)備在醫(yī)療、科研中的作用是醫(yī)院管理者面臨的重要課題。

一、建立醫(yī)療設(shè)備檔案的意義

首先，建立醫(yī)療設(shè)備檔案，能為領(lǐng)導(dǎo)和專家的論證及設(shè)備的引進提供有力的證據(jù)，為同類設(shè)備的更新?lián)Q代提供依據(jù)。由于一臺先進的醫(yī)療設(shè)備功能多樣、價格不菲，在引進時領(lǐng)導(dǎo)和專家將會進行詳細的論證，包括設(shè)備的臨床使用價值、資金的投入、創(chuàng)造的效益等。而建立醫(yī)療設(shè)備檔案，就能為此工作提供證據(jù)和參考。

其次，建立醫(yī)療設(shè)備檔案是設(shè)備維修、檢修和管理的必備條件。機器設(shè)備在運轉(zhuǎn)和使用過程中，由于熱力、化學(xué)原素的作用，一些零部件會磨損、腐蝕和松動，將會影響設(shè)備的精度、性能和工作效率，這就必須維護和檢修，要維護和檢修，設(shè)備檔案是必備的條件，它能為設(shè)備的使用和維修、保養(yǎng)提供依據(jù)。

第三，利用設(shè)備保修期和維修期的區(qū)別，避免不必要的支出。

二、醫(yī)療設(shè)備檔案管理存在的問題

1、管理意識淡薄縱觀醫(yī)院整體發(fā)展歷史，人們普遍存在這樣一種認識：對臨床科室比較重視，往往忽視非臨床科室、后勤部門在醫(yī)院所起的作用；對醫(yī)療儀器的購置工作非常重視，對其日常的使用情況（利用率）和維修保養(yǎng)等工作缺乏足夠的認識；對醫(yī)院病歷、病案資料庫的建立和完善比較重視，對醫(yī)療設(shè)備檔案資料庫的建立和完善方面缺乏足夠的認識，甚至在某些方面仍是一項空白。這樣往往導(dǎo)致醫(yī)院、國家資源的巨大浪費，不能為醫(yī)院的發(fā)展、壯大發(fā)揮最大的效能。

2、設(shè)備檔案管理制度不完善由于醫(yī)療設(shè)備檔案的形成周期長，一般與設(shè)備的壽命相同，短則5年，長則20年，環(huán)節(jié)多而且參與的部門和人員也多，其中某個環(huán)節(jié)某個部門或某個人稍有不注意或不重視都會影響醫(yī)療設(shè)備檔案的連貫性和完整性，甚至?xí)斐蔁o法彌補的損失。目前很大一部分醫(yī)療單位甚至大型三甲綜合醫(yī)院都存在這一現(xiàn)狀：一是有關(guān)人員不重視醫(yī)療設(shè)備檔案資料管理規(guī)定，在設(shè)備購置驗收時，沒有設(shè)備檔案管理人員在現(xiàn)場參與，設(shè)備開箱驗收時拿走資料不歸還，造成原始資料的流失。在設(shè)備安裝、檢收、試驗等工作結(jié)束后，使用科室不上報有關(guān)資料或上報內(nèi)容不全，從而造成設(shè)備檔案的殘缺。二是不注意抓平時設(shè)備安裝工作中的施工、檢修現(xiàn)場記錄，而是在全部工作結(jié)束后突擊填寫相關(guān)數(shù)據(jù)，造成醫(yī)療設(shè)備檔案數(shù)據(jù)缺漏或失實。

三、醫(yī)療儀器設(shè)備檔案的管理體制

1、認真貫徹執(zhí)行《檔案法》，強化各級管理人員依法治檔的意識，自覺接受法規(guī)的約束和監(jiān)督。我院醫(yī)療設(shè)備檔案管理實行分管院長負總責(zé)、設(shè)備檔案領(lǐng)導(dǎo)小組審查、設(shè)備科主任負責(zé)、設(shè)備檔案兼職管理人員具體實施、設(shè)備維修人員參與管理的辦法，實行醫(yī)院、科室、操作人員三級管理網(wǎng)絡(luò)，統(tǒng)一管理，結(jié)合我院實際制定出一整套設(shè)備檔案材料形成、積累、整理、歸檔程序，確保設(shè)備檔案文件的齊全、完整、準確、系統(tǒng)、安全和及時歸檔。

2、為了建檔的完整性，在設(shè)備購置前必須獲取全面的資料。從設(shè)備論證到開箱驗收的整個過程中，要注意技術(shù)資料收集齊全。當(dāng)醫(yī)療設(shè)備到院后，檔案管理人員和設(shè)備維修人員要共同開箱驗收并當(dāng)場填寫驗收報告，將隨機資料收集整理好一并裝入檔案盒，登記建檔。（1）明確管理范圍：凡是醫(yī)院醫(yī)療用儀器設(shè)備，均屬于管理范圍。（2）明確分類方法：以科室為一級分類，按ABCD價值劃分為四類，A類為整機單價≥8萬元以上的設(shè)備，B類為價值1萬～8萬元之間的設(shè)備，C類為1000～1萬元之間的設(shè)備，D類為≤1000的設(shè)備。AB類建立完整的設(shè)備卷宗，CD類視具體情況收集。（3）明確建檔流程：新購設(shè)備建檔流程為：填寫設(shè)備卡片→開箱驗收→收集隨機資料→收集相關(guān)資料→建立設(shè)備履歷表→貼設(shè)備標(biāo)簽→建立使用登記本→建立維修登記本→輸入微機檔案庫→整理歸檔。如設(shè)備調(diào)撥或淘汰報廢，則為：改動卡片→修改檔案庫→抽調(diào)卷宗。（4）定期帳物核查：由醫(yī)療設(shè)備檔案管理員、設(shè)備維修人員、財務(wù)人員定期核查歸檔與科室在帳設(shè)備，做到帳物相符。

四、建立健全歸檔制度

首先要明確管理范圍。對于中等以上醫(yī)院，凡是1000元以上的教學(xué)、醫(yī)療、科研儀器設(shè)備，不論其資金來源、購買渠道如何，均要建立設(shè)備檔案，納入管理范圍。其次要確定歸檔范圍。上述管理范圍的儀器設(shè)備，在其選購、安裝、調(diào)試、運行、管理、維修、報廢等全過程中直接形成的、具有保存利用價值的文字、圖表、聲像載體材料，以及隨機技術(shù)資料，均應(yīng)歸檔保存。設(shè)備檔案主要形成于申購過程與運行過程。申購過程中形成的檔案主要包括申購單、論證報告表、政府采購計劃報批表、醫(yī)療儀器生產(chǎn)許可證、購銷合同、協(xié)議書、發(fā)票復(fù)印件（原件保存在財務(wù)檔案中）、裝箱單、運輸單據(jù)、安裝調(diào)試及驗收報告、設(shè)備安裝使用說明、維修手冊及其他隨機技術(shù)資料等。特大型的設(shè)備還包括招標(biāo)的有關(guān)材料、衛(wèi)生資源配置許可的有關(guān)資料。享受國家免稅政策的進口設(shè)備，還有海關(guān)免稅證明、質(zhì)量保證書、報關(guān)單、外貿(mào)合同、發(fā)票、商檢報告等。運行過程中形成的檔案主要包括設(shè)備的使用情況記錄、操作規(guī)程、維修保養(yǎng)情況記錄、醫(yī)療儀器設(shè)備檔案卡、使用率和完好率記錄、每年的經(jīng)濟效益分析、最終的報廢表等。這些資料一般按年度歸入設(shè)備檔案。

總之，醫(yī)療設(shè)備檔案的建立和完善對資源的充分利用、降低醫(yī)療成本和醫(yī)院的發(fā)展具有重大意義，應(yīng)該引起足夠重視。在現(xiàn)今信息時代要加強醫(yī)療設(shè)備檔案動態(tài)管理，及時收集和分析信息資源，充分發(fā)揮檔案信息的作用，為有計劃引進設(shè)備及合理選型提供科學(xué)依據(jù)，促進醫(yī)院管理工作的發(fā)展，推動醫(yī)療服務(wù)水平的提升，更好地為廣大群眾服務(wù)。

參考文獻

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