淺議事業(yè)單位檔案的管理

[摘要]事業(yè)單位檔案管理工作不僅是事業(yè)單位發(fā)展的基礎(chǔ)，也是事業(yè)單位檔案服務(wù)和利用的重要途徑。因此，要科學(xué)合理的進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理工作，就需要對(duì)其中的難點(diǎn)作進(jìn)一步的研究。筆者在本研究中通過介紹事業(yè)單位檔案管理的內(nèi)涵，進(jìn)一步闡述剖析了事業(yè)單位檔案管理工作中存在的難題，并結(jié)合實(shí)際情況有針對(duì)性的提出了若干解決問題的建議和對(duì)策。

[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位；檔案；管理

前言

隨著人類社會(huì)由工業(yè)經(jīng)濟(jì)時(shí)代過渡到了知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，事業(yè)單位檔案作為一種資源共享方式已經(jīng)成了人們的共識(shí)。事業(yè)單位檔案管理是信息時(shí)代的必然趨勢(shì)，也是事業(yè)單位不斷發(fā)展的關(guān)鍵所在。事業(yè)單位檔案管理工作的重要性己引起了政府的普遍關(guān)注和廣泛認(rèn)同。但是由于種種原因，我國(guó)現(xiàn)在的事業(yè)單位檔案管理工作仍然存在很多難題，解決這些難題成為事業(yè)單位檔案管理工作中的一個(gè)重點(diǎn)。

1.事業(yè)單位檔案管理的內(nèi)涵

事業(yè)單位信息資源屬于信息的一個(gè)部分，它與城市和各級(jí)政府的信息需求緊密聯(lián)系，它不僅僅是可以直接為城市和各級(jí)政府提供有用的信息，同時(shí)也是反映事業(yè)單位發(fā)展和生產(chǎn)力現(xiàn)有水平的標(biāo)志。通過人們的參與，獲取信息并使其成為信息資源，從這一點(diǎn)可以看出人力管理介入對(duì)于事業(yè)單位信息資源的形成和發(fā)展是必不可少的條件，尤其是人類進(jìn)入信息時(shí)代以后，科技進(jìn)步和社會(huì)繁榮已經(jīng)與信息豐富度成為不可分割的一個(gè)整體。事業(yè)單位檔案管理過程中通常運(yùn)用現(xiàn)代科技管理并使之實(shí)現(xiàn)最大的存在價(jià)值，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案的最佳效用。事業(yè)單位檔案管理的主要形式從以圖件文本為主向以電子檔案信息為主發(fā)展，這是一個(gè)需要長(zhǎng)時(shí)間發(fā)展的過程，需要跟隨時(shí)代腳步采用最先進(jìn)的信息管理技術(shù)，從而最大限度地提高事業(yè)單位檔案管理效率和利用效率。

2.事業(yè)單位檔案管理工作中存在的難題探究

2.1對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作重點(diǎn)的認(rèn)識(shí)不足

事業(yè)單位檔案管理水平低，最大的原因還是工作人員對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足。尤其是“重管輕用”的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)比較嚴(yán)重，還存在重視管理，忽視利用的問題。這種對(duì)重點(diǎn)把握的不到位會(huì)導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展不平衡。針對(duì)事業(yè)單位的檔案管理制度，國(guó)家制定了一系列的規(guī)章制度，事業(yè)單位的檔案管理必須要嚴(yán)格遵守國(guó)家的相關(guān)法律法規(guī)，但是我國(guó)的一些事業(yè)單位學(xué)習(xí)國(guó)家法律的力度不夠，認(rèn)識(shí)不足，對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠，并沒有意識(shí)到事業(yè)單位的檔案資源是一筆十分寶貴的財(cái)富。領(lǐng)導(dǎo)班子對(duì)檔案管理工作的不重視，就會(huì)使得整個(gè)事業(yè)單位的檔案管理工作十分混亂，管理落實(shí)不到位。

2.2事業(yè)單位檔案管理體系尚未全面建立

事業(yè)單位檔案管理工作的開展必需在一個(gè)完善的管理體制和標(biāo)準(zhǔn)下完成，這是事業(yè)單位檔案管理工作能夠順利進(jìn)行的關(guān)鍵所在。因?yàn)槭聵I(yè)單位檔案管理目前還沒有一個(gè)比較完善的標(biāo)準(zhǔn)體系，再加上管理方法欠缺科學(xué)性，事業(yè)單位檔案管理工作中普遍存在著不規(guī)范的問題，不能很好地按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行事業(yè)單位信息資源的建設(shè)。此外，事業(yè)單位的檔案資料是一筆十分寶貴的財(cái)富，但是因?yàn)殚L(zhǎng)期對(duì)檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致很多單位檔案管理的資金不足，很多檔案室的管理設(shè)施十分落后。有些事業(yè)單位的檔案室十分簡(jiǎn)陋，工作人員的辦公環(huán)境比較差，檔案室、辦公室、接待室沒有分開，一些檔案室內(nèi)甚至還堆放著易燃易爆物品，威脅著檔案資源的安全。

2.3信息安全防護(hù)不到位

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化程度也在不斷提高，而信息安全對(duì)國(guó)家安全的影響非常巨大，因此，信息安全也成為事業(yè)單位檔案管理工作中的首要問題。從我國(guó)目前信息資源的安全狀況來看，事業(yè)單位信息資源管理的重要硬件、軟件和關(guān)鍵技術(shù)主要還是靠從國(guó)外進(jìn)口，這對(duì)事業(yè)單位檔案的安全產(chǎn)生了很大的負(fù)面作用，使得事業(yè)單位檔案管理工作存在很大的顧忌。此外，我國(guó)很多事業(yè)單位并沒有意識(shí)到檔案資源的重要價(jià)值，沒有對(duì)檔案資源進(jìn)行充分保護(hù)，把檔案管理的重點(diǎn)放在了檔案的收集、整理、保管工作，認(rèn)為只要檔案不丟失、不磨損便已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了有效管理，忽視了對(duì)檔案資源的安全防護(hù)。

3.針對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作難題的幾點(diǎn)建議和對(duì)策

3.1更新觀念，增強(qiáng)認(rèn)識(shí)

在對(duì)事業(yè)單位檔案管理的過程中，必須明確以下幾個(gè)觀念。準(zhǔn)確的信息才是取得成功的關(guān)鍵，要切實(shí)把握信息就是戰(zhàn)斗力的重點(diǎn)，時(shí)刻遵循信息資源就是最重要的戰(zhàn)爭(zhēng)資源的原則，把事業(yè)單位檔案管理工作擺在增強(qiáng)打贏能力的重要地位，全面穩(wěn)定落實(shí)每一個(gè)事業(yè)單位檔案管理工作中的細(xì)節(jié)。事業(yè)單位檔案的最大好處在于便于事業(yè)單位信息傳播利用，只有在充分的傳播利用中才能發(fā)揮其最佳的效用。此外，事業(yè)單位檔案管理工作的重點(diǎn)還在于明確事業(yè)單位對(duì)信息的需求和建設(shè)的方向，事業(yè)單位信息資源的管理和利用都需要需求來指引。此外，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，信息化的快速發(fā)展對(duì)于促進(jìn)檔案信息化有了全面的探究，引出了信息素養(yǎng)的概念，事業(yè)單位檔案管理的工作人員的信息素養(yǎng)對(duì)于檔案信息的意義也變得越發(fā)重要起來。怎樣在信息化的環(huán)境當(dāng)中提高事業(yè)單位檔案管理工作人員的信息素養(yǎng)也成為需要重視的方面之一。對(duì)工作人員信息素養(yǎng)的理解主要包括：對(duì)事業(yè)單位信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性具備精確的判別能力；能夠做到對(duì)事業(yè)單位信息的高效管理和利用。概括起來就是能夠識(shí)別需要什么信息，并且知道怎么獲取信息，怎么利用獲取的信息。事業(yè)單位檔案管理人員需要以自己的專業(yè)信息素養(yǎng)為基礎(chǔ)，熟悉事業(yè)單位信息的內(nèi)容及使用方式，掌握事業(yè)單位檔案管理工作的關(guān)鍵是信息獲取、傳播、處理，包含信息利用在內(nèi)，這樣才能夠高效的進(jìn)行管理工作。

3.2加強(qiáng)力度，完善體系

事業(yè)單位檔案管理工作在信息化建設(shè)中的主體地位，要求我們必須對(duì)事業(yè)單位信息管理和使用加強(qiáng)力度，使得事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展跟上時(shí)代前進(jìn)的步伐。在這種情況下，必須對(duì)事業(yè)單位檔案的價(jià)值和工作量有所預(yù)期，投入相應(yīng)的財(cái)力物力，保證事業(yè)單位檔案管理工作與要求相適應(yīng)。在專項(xiàng)資金和工作人員落實(shí)之后，還應(yīng)該建立完善的事業(yè)單位檔案管理體系，確保其運(yùn)行能夠有一個(gè)切實(shí)可行的標(biāo)準(zhǔn)的依據(jù)和規(guī)則。

3.3確保信息安全

信息安全是事業(yè)單位檔案管理工作的第一要素。如果信息安全存在隱患，那么事業(yè)單位檔案管就很難發(fā)揮效用。所以，事業(yè)單位檔案必須要進(jìn)行一體化建設(shè)，在信息共享的同時(shí)強(qiáng)化信息安全保護(hù)意識(shí)，保證事業(yè)單位檔案在安全的條件下發(fā)揮效用。強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理工作的安全性，實(shí)施嚴(yán)格的安全保密措施和管理制度，能夠把信息安全隱患消滅在襁褓中，避免由此造成的嚴(yán)重后果。

結(jié)語(yǔ)

在這個(gè)科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的信息時(shí)代，事業(yè)單位的檔案管理工作要求隨之變得越來越嚴(yán)格。由于事業(yè)單位的檔案管理工作直接影響到事業(yè)單位的發(fā)展，如何讓這些事業(yè)單位檔案信息能夠更好的被管理和服務(wù)于事業(yè)單位成為值得各級(jí)政府和事業(yè)單位深思的問題，這也絕對(duì)是一個(gè)不容忽視的問題。因此，對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作中難題的研究意義非常重大。

參考文獻(xiàn)

[1]胡瑞.淺論事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)開發(fā)與利用中存在的問題與解決問題的對(duì)策[M].北京：中國(guó)科學(xué)教育出版社，2014：125-126.