淺析加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案管理的重要性

[摘要]目前大中型醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備占醫(yī)院總資產(chǎn)的50%以上，100萬元以上的醫(yī)療設(shè)備越來越多，一些疑難病癥依靠先進(jìn)的設(shè)備儀器的檢查得到了確診，高、精、尖的設(shè)備在醫(yī)療市場中發(fā)揮著極其重要的作用。如何管好用好機(jī)器設(shè)備，使其發(fā)揮出最大的經(jīng)濟(jì)和社會效益，管理是關(guān)鍵，因此，醫(yī)療設(shè)備檔案管理的作用越來越重要。建立和完善醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理對提高醫(yī)院醫(yī)療水平，獲得最大經(jīng)濟(jì)效益和社會效益具有舉足輕重的作用。

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院；醫(yī)療設(shè)備；檔案管理

醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備是保證醫(yī)院醫(yī)療事業(yè)發(fā)展，開展以診療、檢驗、預(yù)防、教育等各項工作的重要工具。醫(yī)院為了提高醫(yī)療質(zhì)量和推進(jìn)醫(yī)學(xué)的進(jìn)步，投入大量資金購置國內(nèi)外先進(jìn)的高效率、高精度、高水平的儀器設(shè)備，管好、用好這些設(shè)備，減少設(shè)備突發(fā)故障和提高設(shè)備使用率，就必須科學(xué)的管理醫(yī)療設(shè)備儀器檔案。

一、醫(yī)院設(shè)備檔案的形成

設(shè)備檔案是醫(yī)院在購置設(shè)備過程中形成的以紙質(zhì)為載體的文字材料，它主要包含了以下幾個方面的內(nèi)容：（1）各種文件：如設(shè)備申請材料、可行性論證報告、有關(guān)調(diào)查材料、批復(fù)文件；（2）各種記錄：如談判記錄、招標(biāo)記錄、定貨合同、協(xié)議等；（3）各種原始憑證：如到貨通知、提貨單、發(fā)票影印件；裝箱清單、操作使用說明書、廠家提供的安裝圖紙；（4）開箱報告、安裝調(diào)試記錄、驗收記錄、驗收報告；（5）設(shè)備使用操作章程、維修管理辦法、制度；（6）人員培訓(xùn)記錄、設(shè)備布置平面圖、線路圖紙、故障維修記錄；（7）設(shè)備報廢申請及處置結(jié)果。從設(shè)備檔案的形成過程涉及到設(shè)備從立項申請到最終報廢，其時間周期長，中間環(huán)節(jié)多，參與人員雜，因此，設(shè)備檔案的管理是一項既耗時又耗力且工作量相當(dāng)大的工作。

二、高度重視制度建設(shè)科學(xué)制定購置計劃

設(shè)備管理制度包括計劃預(yù)算、采購制度、倉庫保管出入庫制度、技術(shù)檔案管理制度、使用維修損壞賠償制度等。在實際工作中要盡量采用科學(xué)管理方法，完善各種制度，嚴(yán)格規(guī)范管理。同時，為了努力提高器械設(shè)備的經(jīng)濟(jì)效益，還應(yīng)加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備的財務(wù)管理、固定資產(chǎn)管理、流動資金管理、成本核算、成本效益和成本效果的分析和評價。設(shè)備采購是設(shè)備管理的第一個主要環(huán)節(jié)。設(shè)備管理部門必須根據(jù)醫(yī)院的規(guī)模、條件、承受能力，進(jìn)行充分的調(diào)查研究。所謂調(diào)研，就是廣泛的收集有關(guān)準(zhǔn)備購置的某類設(shè)備相關(guān)資料，然后進(jìn)行分析研究。作為設(shè)備管理部門，能否拋開自我，樹立為臨床服務(wù)的思想，是堅持“公開、公平、公正”的原則，進(jìn)行正確調(diào)研的關(guān)鍵。應(yīng)以技術(shù)先進(jìn)、質(zhì)量可靠、經(jīng)濟(jì)合理、適合使用、維修方便等為原則，向決策部門和使用部門及器械管理委員會提供有關(guān)資料和依據(jù)，協(xié)助制定醫(yī)院器械設(shè)備發(fā)展規(guī)劃、購置計劃、領(lǐng)物制度、管理措施和維修計劃，為診療工作提供合格的技術(shù)裝備，以滿足醫(yī)療、教學(xué)、科研和預(yù)防保健工作的需要。

三、醫(yī)療設(shè)備檔案的科學(xué)管理的原則

醫(yī)療設(shè)備檔案的特點及其在醫(yī)院管理中的重要地位，要求我們高度重視醫(yī)療設(shè)備的科學(xué)管理，使之實現(xiàn)制度化、規(guī)范化。

醫(yī)療設(shè)備檔案管理必須堅持“集中統(tǒng)一管理”的原則，這樣才能保證其完整性和利用效率。因為醫(yī)療設(shè)備檔案有其特殊性：一是檔案材料多，歸檔時間長，如一臺大型醫(yī)療設(shè)備，從論證、購置到安裝將會形成大量材料，并且還有以后的使用和維修直至報廢，有一個很長的周期。二是多種多樣，設(shè)備有國產(chǎn)的、進(jìn)口的，檔案材料勢必牽涉到多種文字，如中文、英文、日文等；其載體有紙張、照片、錄音帶、錄像帶等。三是檔案使用牽涉多個科室，特別是設(shè)備的構(gòu)造圖表、操作和維修說明書等一類材料，使用很頻繁。因此，如不集中統(tǒng)一管理，很容易造成文件的破損和丟失，破壞檔案的完整性，影響檔案的利用價值。

四、如何加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備的檔案管理

1、強(qiáng)化設(shè)備信息管理提高設(shè)備管理效益

通過建立醫(yī)療設(shè)備信息化管理系統(tǒng)強(qiáng)化設(shè)備的信息管理，能夠及時糾正管理中的偏差和失誤，從而以較小的代價獲得較大的經(jīng)濟(jì)成果，增強(qiáng)管理的主動權(quán)，提高醫(yī)療設(shè)備的管理效益。該系統(tǒng)主要包括醫(yī)療設(shè)備管理制度子系統(tǒng)：主要包括國家、軍隊、醫(yī)院及設(shè)備管理部門為加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備管理所制定的相關(guān)規(guī)章制度，便于管理者和使用者查詢，并作為制訂相關(guān)計劃和政策的依據(jù)；醫(yī)療設(shè)備管理人員子系統(tǒng)：主要包括設(shè)備管理、維修及使用科室和人員的相關(guān)資料；醫(yī)療設(shè)備檔案管理子系統(tǒng)：根據(jù)衛(wèi)生部門或醫(yī)院的統(tǒng)一編碼，將設(shè)備的所有資料（包括名稱、型號、生產(chǎn)廠商、經(jīng)銷商、售后服務(wù)等）建卡、建冊、錄入計算機(jī)；醫(yī)療設(shè)備經(jīng)濟(jì)管理子系統(tǒng)：將收支報表，成本核算，折舊核算的數(shù)據(jù)以定期或流水賬形式通過網(wǎng)絡(luò)傳遞給有關(guān)部門，為選擇最佳的設(shè)備運行方案提供科學(xué)依據(jù)；醫(yī)療設(shè)備全壽命質(zhì)量管理子系統(tǒng)：主要記錄設(shè)備從運行開始至報廢的全過程。在此過程中，通過系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)研究設(shè)備的運行質(zhì)量，包括完好率、使用率、故障率、故障狀態(tài)期、可靠期和磨損等信息，通過網(wǎng)絡(luò)反饋，實行全程優(yōu)化的科學(xué)管理。

2、建立健全完善的規(guī)章制度

加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備管理措施，建立完善的管理制度是醫(yī)療設(shè)備管理科學(xué)化、現(xiàn)代化、規(guī)范化、制度化的基本要求。為了確保一線科室工作順利有序的開展，首先要建立完善的規(guī)章制度，使各科室醫(yī)護(hù)人員重視醫(yī)療設(shè)備管理的重要性，對貴重、精密的設(shè)備在使用前應(yīng)先經(jīng)廠家工程師培訓(xùn)后，并在其指導(dǎo)下進(jìn)行實際操作，經(jīng)多次示范使用熟練后，操作人員確實能夠自行操作，才能進(jìn)行實際操作。對設(shè)備制定出相應(yīng)管理措施及操作規(guī)程，建立設(shè)備的使用登記本，并把每臺設(shè)備的使用說明及操作規(guī)程張貼在醒目位置，使工作有章可循，始終使醫(yī)療設(shè)備處于良好的運行狀態(tài)，提高設(shè)備的使用率。其次，貴重、精密的設(shè)備使用時要責(zé)任到人，并使操作者樹立主人翁意識。

醫(yī)療設(shè)備檔案的有效利用，是檔案管理工作得以持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。檔案管理人員要不斷提高專業(yè)知識水平和工作責(zé)任心，以細(xì)致、周到的工作，保證檔案資料的有效性和完整性。在現(xiàn)今信息時代要加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案動態(tài)管理，及時收集和分析信息資源，充分發(fā)揮檔案信息的作用，為有計劃引進(jìn)設(shè)備及合理選型提供科學(xué)依據(jù)，促進(jìn)醫(yī)院管理工作的發(fā)展，推動醫(yī)療服務(wù)水平的提升，更好地為廣大群眾服務(wù)。

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