淺析醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)和科學(xué)管理

[摘要]醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院工作中的一項(xiàng)重要任務(wù)，“是研究和借鑒醫(yī)院發(fā)展歷史經(jīng)驗(yàn)的重要參考資料，對(duì)研究醫(yī)院的學(xué)術(shù)、技術(shù)進(jìn)步經(jīng)驗(yàn)，推動(dòng)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展都有重要的參考價(jià)值”。隨著醫(yī)學(xué)技術(shù)的提高，醫(yī)院管理力度不斷加大，對(duì)醫(yī)院檔案管理工作也提出了新的要求。

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院；檔案；管理

醫(yī)院檔案，是記載醫(yī)院歷史發(fā)展過(guò)程中最可靠的原始記錄，是最具有權(quán)威性的憑證。尤其是珍貴的歷史性檔案資料，一旦損毀、消失其原始原貌無(wú)法復(fù)原再生，其損失無(wú)法估量。因此，不斷強(qiáng)化檔案管理，對(duì)于保護(hù)檔案資料，提高檔案服務(wù)質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案無(wú)可替代的憑證作用，至關(guān)重要。

醫(yī)院檔案類別很多，包括病歷、圖書、基建、設(shè)備、財(cái)務(wù)、文書文件、人事、科研等方面。它是醫(yī)院歷史發(fā)展進(jìn)程最好的記錄和見(jiàn)證，也是醫(yī)院管理工作中的一個(gè)重要組織部分。面對(duì)日益深化的醫(yī)療改革和競(jìng)爭(zhēng)，如何加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，如何更好地為醫(yī)療、教學(xué)、科研服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是目前醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)該思考的問(wèn)題。

一、醫(yī)院檔案管理工作的特點(diǎn)

醫(yī)院檔案管理活動(dòng)與其它文獻(xiàn)管理活動(dòng)一樣，包含了信息的輸入、存貯、加工、輸出這樣一個(gè)信息傳輸過(guò)程，是一種信息控制系統(tǒng)，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1、醫(yī)院檔案管理工作對(duì)社會(huì)的相對(duì)封閉性醫(yī)院檔案直接關(guān)系到其形成者的切身利益，所以，檔案一般自形成之日起，對(duì)外有相當(dāng)一段時(shí)間的封閉期，然而醫(yī)院檔案管理的封閉性造成了檔案保管和利用的矛盾，這種矛盾貫穿于檔案管理的整個(gè)過(guò)程，并由此推動(dòng)檔案管理工作不斷向前發(fā)展。

2、醫(yī)院檔案管理過(guò)程的階段性就醫(yī)院檔案的流轉(zhuǎn)程序而言醫(yī)院，檔案管理過(guò)程可分為檔案室管理和檔案館管理兩個(gè)階段。處于不同階段的檔案所起作用不同，具有不同的價(jià)值，服務(wù)對(duì)象不同，醫(yī)院檔案管理方式也有不少差異。在檔案室階段，檔案具有憑證價(jià)值，主要為其形成單位控制和使用，為本單位日常工作經(jīng)常查考，具有過(guò)渡性；在檔案館階段，檔案對(duì)其形成單位的作用降低，具有歷史價(jià)值和科學(xué)文化價(jià)值，進(jìn)入永久保存時(shí)期。這個(gè)階段的檔案管理工作不僅僅是為某個(gè)單位服務(wù)，而是要有意識(shí)地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，主動(dòng)地提供檔案為整個(gè)醫(yī)院的各項(xiàng)工作服務(wù)。

二、醫(yī)院檔案的形成及醫(yī)院檔案管理的價(jià)值

（一）醫(yī)院檔案的形成：醫(yī)院檔案是醫(yī)院在辦院宗旨的指導(dǎo)下，按照醫(yī)院職能要求和業(yè)務(wù)范圍，從事活動(dòng)所形成的黨政管理、醫(yī)療業(yè)務(wù)、教學(xué)科研、人員結(jié)構(gòu)、設(shè)備設(shè)施、財(cái)會(huì)統(tǒng)計(jì)等全部檔案的總和，是醫(yī)院各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄和有效憑據(jù)，是國(guó)家檔案的重要組成部分。

我國(guó)醫(yī)學(xué)事業(yè)的發(fā)展具有幾千年的悠久歷史，蘊(yùn)藏著豐富的思想、哲學(xué)、文化、道德等內(nèi)容。古代醫(yī)學(xué)發(fā)展史與現(xiàn)代醫(yī)學(xué)發(fā)展史的積累，古代醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)與現(xiàn)代醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)的積累，為醫(yī)院檔案的形成創(chuàng)造了基礎(chǔ)條件。而當(dāng)患者踏進(jìn)醫(yī)院接觸醫(yī)生，并在其后的接診、檢查、診斷、確診以及治療、心理、康復(fù)的全過(guò)程中，已經(jīng)孕育著醫(yī)療檔案的基本內(nèi)容。隨著醫(yī)療工作的深入和醫(yī)院管理的不斷完善，圍繞醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量這一軸線，突出“以病人為中心”的醫(yī)學(xué)資料、管理資料、教學(xué)科研資料、人員結(jié)構(gòu)資料、設(shè)備設(shè)施資料、財(cái)會(huì)統(tǒng)計(jì)資料等對(duì)醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展具有寶貴價(jià)值的原始資料，便形成了醫(yī)院檔案。

（二）醫(yī)院檔案管理的價(jià)值：醫(yī)院檔案是眾多醫(yī)院管理者與醫(yī)務(wù)工作者智慧的結(jié)晶，是醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展的寶貴的精神與物質(zhì)財(cái)富。

醫(yī)院檔案是醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)有機(jī)整體的一部分，它不僅記錄著醫(yī)院興衰發(fā)展的歷史，從中可以看到醫(yī)院演變的歷史過(guò)程，還是醫(yī)院精神文明建設(shè)與醫(yī)院文化建設(shè)的重要內(nèi)容。

醫(yī)院檔案為醫(yī)院現(xiàn)代化管理提供了可靠依據(jù)，使醫(yī)院管理在現(xiàn)代醫(yī)學(xué)模式轉(zhuǎn)變中，由單純經(jīng)驗(yàn)型、粗放型向科學(xué)型、集約型轉(zhuǎn)變，促進(jìn)了醫(yī)療技術(shù)水平和醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的不斷提高，增加了社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益，提高了醫(yī)院的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。

三、檔案管理需科學(xué)化

（一）科學(xué)配備現(xiàn)代化管理設(shè)備，提高管理效率

科學(xué)化檔案管理，是與現(xiàn)代化科學(xué)與技術(shù)接軌的管理方式。隨著現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)的發(fā)展，檔案管理使用現(xiàn)代化設(shè)備必不可少。需改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代的電子檔案模式，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)資源的優(yōu)勢(shì)，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行醫(yī)院檔案的收集、整理、保管、鑒定和統(tǒng)計(jì)等工作。實(shí)行文檔一體化管理，順應(yīng)現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)多媒體發(fā)展的趨勢(shì)。

利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，把檔案管理工作做到細(xì)致化、精確化、現(xiàn)代化和高效化。通過(guò)構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)電子檔案服務(wù)平臺(tái)，把收集整理好的眾多檔案構(gòu)建成檔案查詢系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資源共享，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)據(jù)化和網(wǎng)絡(luò)化，為更多的醫(yī)學(xué)研究者提供可靠有用的資料來(lái)源，共同促進(jìn)現(xiàn)代化醫(yī)學(xué)的進(jìn)步。

（二）樹(shù)立檔案開(kāi)發(fā)利用觀念

在醫(yī)院經(jīng)營(yíng)管理的各項(xiàng)工作中，特別是重大決策的制定與實(shí)施，都需要信息反饋，需要各部門密切配合，做好文件材料的整理。因此，醫(yī)院應(yīng)重視開(kāi)發(fā)利用檔案資源，使之及時(shí)轉(zhuǎn)化為醫(yī)院的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益，通過(guò)檔案管理科學(xué)化來(lái)促進(jìn)醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)。

（三）科學(xué)檔案管理，促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展

在現(xiàn)代的科學(xué)發(fā)展下，醫(yī)院檔案科學(xué)化已經(jīng)成為了醫(yī)院檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)?？茖W(xué)化檔案管理是解決當(dāng)下日益繁重的檔案管理任務(wù)與有限人力、物力和資源矛盾的最佳方法。不管是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)，還是醫(yī)院檔案管理人員，都要認(rèn)真研究科學(xué)檔案管理的有效措施，結(jié)合創(chuàng)新理念，運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備，適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的要求，把檔案管理科學(xué)化，真正為現(xiàn)代醫(yī)學(xué)提供豐富有效的數(shù)據(jù)，真正為廣大、醫(yī)院工作者患者服務(wù)。

總之，在醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和支持下，將綜合素質(zhì)較高的檔案專業(yè)管理人員放在這個(gè)重要崗位，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、信息化，同時(shí)認(rèn)真貫徹執(zhí)行《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》等法律法規(guī)，醫(yī)院檔案管理工作一定會(huì)更好地服務(wù)于衛(wèi)生事業(yè)，并大力推動(dòng)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。

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