檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的作用

[摘要]企業(yè)檔案就是企業(yè)在生產(chǎn)和管理的過程中對國家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的各種文件材料。范圍涉及較廣，比如會(huì)議材料、企業(yè)合同、協(xié)議書、對企業(yè)重要活動(dòng)的憑證都是企業(yè)的檔案。計(jì)算機(jī)通訊技術(shù)的發(fā)展，讓檔案管理從原來的實(shí)體管理、信息管理轉(zhuǎn)變成了知識(shí)管理。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)檔案；檔案管理

企業(yè)的壯大和企業(yè)的發(fā)展都離不開企業(yè)檔案管理，企業(yè)檔案管理對一個(gè)企業(yè)的前景起著決定性的作用。如果企業(yè)的檔案管理工作沒做好，那么企業(yè)的專利權(quán)、專利技術(shù)、商標(biāo)等無形資產(chǎn)都得不到保障。也不能準(zhǔn)確的記錄下企業(yè)廠房、生產(chǎn)車間、生產(chǎn)設(shè)備等有形資產(chǎn)。當(dāng)企業(yè)出現(xiàn)各種糾紛時(shí)，也不能及時(shí)有效的解決糾紛。企業(yè)檔案有良好的管理模式和專業(yè)的管理人才，更有利于企業(yè)的健康的、持續(xù)性發(fā)展。

一、企業(yè)檔案對企業(yè)發(fā)展的重要性

（一）企業(yè)檔案對企業(yè)融資方面的重要性

銀行如果考慮對企業(yè)放款的話，肯定是要對企業(yè)的實(shí)力、資質(zhì)、管理狀況、社會(huì)口碑、項(xiàng)目發(fā)展的前景等進(jìn)行了解。銀行進(jìn)行發(fā)貸的過程時(shí)，也會(huì)建立相應(yīng)檔案，保存客戶的資料，便利于下次的合作和交流。這樣，雙方能很快的建立信任、實(shí)力和責(zé)任的檔案結(jié)構(gòu)。在銷售或者后續(xù)服務(wù)的時(shí)候，能提供很大的支持。

（二）企業(yè)檔案對企業(yè)發(fā)展方面的重要性

企業(yè)的發(fā)展離不開企業(yè)的品牌和信譽(yù)、良好的銷售渠道。企業(yè)與合作的其它企業(yè)相應(yīng)建立的客戶檔案，對企業(yè)的創(chuàng)新、銷售、后續(xù)服務(wù)、擴(kuò)大市場充當(dāng)著不可以或缺的角色。品牌的打造沒有企業(yè)檔案的管理的權(quán)益保護(hù)，品牌可以被別人竊取或者其他問題的出現(xiàn)。它不僅能維護(hù)品牌的權(quán)益，它還是企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)、專利權(quán)、著作權(quán)、商業(yè)機(jī)密權(quán)這些無形資產(chǎn)的憑證。這些權(quán)益要是失去保障，那企業(yè)還談什么發(fā)展。企業(yè)檔案記錄的企業(yè)的創(chuàng)新、獨(dú)特是企業(yè)發(fā)展的突破口，而突破的發(fā)展過程和結(jié)果、創(chuàng)新點(diǎn)等的記錄就作為企業(yè)的保障。當(dāng)這些出現(xiàn)了外泄、防治、產(chǎn)品權(quán)益的時(shí)候，企業(yè)就要利用這些保障來保護(hù)自身的合法權(quán)益。

（三）企業(yè)檔案管理對企業(yè)管理方面的重要性

規(guī)范的企業(yè)檔案管理制度，有利于企業(yè)檔案的工作發(fā)展，也能讓企業(yè)內(nèi)部形成良好的規(guī)范體系，讓管理活動(dòng)更加貼切與信息化。良好的檔案管理，讓企業(yè)檔案收集、整理、鑒定、保管、利用、編研等順利進(jìn)行。從而讓公司的各個(gè)部門更快、更好的協(xié)作完成公司項(xiàng)目。

檔案管理不僅能大方向上規(guī)章企業(yè)的管理，也可以從細(xì)節(jié)上讓企業(yè)的管理更加的完善。企業(yè)的檔案會(huì)把企業(yè)員工的資料進(jìn)行整合，然后經(jīng)過分析過后再分組管理，可以把每個(gè)員工的特點(diǎn)和特長全部的應(yīng)用到企業(yè)上去，特別是在一些活動(dòng)或者新添項(xiàng)目的時(shí)候，更顯得重要。

（四）企業(yè)管理對企業(yè)專業(yè)人才培養(yǎng)方面的重要性

每一個(gè)企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步，都離不開專業(yè)人才的努力。對于專業(yè)人才企業(yè)都很重視，所以專業(yè)人才的培養(yǎng)也是與企業(yè)發(fā)展密不可分的。企業(yè)先從檔案中員工的興趣著手，再制定出合適的培養(yǎng)方案。這必須要有專業(yè)的檔案管理人才，首先就要對管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓他們有足夠多的管理方面的知識(shí)。然后給與他們足夠?qū)嵺`的機(jī)會(huì)，讓他們學(xué)會(huì)應(yīng)用管理知識(shí)去真正的管理。當(dāng)然也要有良好的培養(yǎng)環(huán)境和導(dǎo)師，這些就需要企業(yè)管理部門的支持，也需要檔案工作人員自身興趣問題。這能形成一個(gè)良好的循環(huán)，能讓企業(yè)穩(wěn)步的向前發(fā)展。

二、如何管理企業(yè)檔案

（一）管理意識(shí)上的培養(yǎng)

企業(yè)和檔案管理部門的管理理念應(yīng)該隨著社會(huì)發(fā)展，不斷進(jìn)步、不斷創(chuàng)新。第一，要加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的觀念，把個(gè)人價(jià)值和社會(huì)價(jià)值在檔案管理中明確區(qū)分和意識(shí)到。部門與部門、部門與領(lǐng)導(dǎo)、領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)、領(lǐng)導(dǎo)與工作人員、工作人員之間的交流要加強(qiáng)，明白工作中檔案管理的不足。重新制定一些大眾化、信息化、形式多樣化的檔案管理方案。

（二）檔案管理信息化

采用現(xiàn)代化的信息技術(shù)來管理檔案管理部門，對檔案的收集、整理、開發(fā)和利用信息的加強(qiáng)。把分散的信息進(jìn)行整合，在以信息化的形式存儲(chǔ)起來。把檔案信息安全性積極的加強(qiáng)，建立個(gè)人身份密碼驗(yàn)證和防火墻。把檔案管理人員的綜合能力進(jìn)行加強(qiáng)和提高，檔案管理人員也應(yīng)該主動(dòng)參與到計(jì)算機(jī)知識(shí)、檔案管理平臺(tái)操作等培訓(xùn)中，學(xué)習(xí)到各類的操作能力。讓管理人員在檔案管理信息化建設(shè)中，不是走形式化的道路。

（三）檔案管理個(gè)性化服務(wù)

參考企業(yè)的發(fā)展歷史，對現(xiàn)狀和以后企業(yè)的發(fā)展和走勢作出指導(dǎo)和目標(biāo)，在這一工作上說明了檔案管理工作有服務(wù)功能這一大特質(zhì)。檔案管理工作的宗旨和目標(biāo)不清楚，導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理混亂的現(xiàn)狀。所以把檔案工作的服務(wù)對象和內(nèi)容進(jìn)行梳理，會(huì)把檔案管理變得規(guī)范，也保證了檔案服務(wù)功能。今后檔案工作的重要方向就是個(gè)性化檔案服務(wù)。

（四）檔案管理的安全保障

檔案的安全問題是檔案管理很重要的一個(gè)方面，企業(yè)對檔案安全問題也應(yīng)當(dāng)十分重視，一個(gè)比較完善的安全保障體系的建立顯得格外的重要。檔案信息的復(fù)雜性、開放性以及多面性的特色，所以要一個(gè)安全防護(hù)體系應(yīng)當(dāng)具有綜合性、整體性。檔案安全防護(hù)體系的高度，決定于體系當(dāng)中最為薄弱的部分，一個(gè)容器中間如果破裂，不管你的容器多高它也只有容納到破碎的地方。所以安全防護(hù)系統(tǒng)的每一個(gè)環(huán)節(jié)都不能出現(xiàn)問題，安全系統(tǒng)的崩潰可能就是某一個(gè)環(huán)節(jié)所導(dǎo)致的。所以要構(gòu)建一個(gè)全面的、具有立體化的、全面的檔案安全防護(hù)體系，不能讓檔案的任何一個(gè)因素受到威脅。在采用最先進(jìn)的防護(hù)措施的同時(shí)，設(shè)計(jì)系統(tǒng)、管理人員、規(guī)范制度等方案的實(shí)施對檔案信息也進(jìn)行安全防護(hù)。企業(yè)要對未來有一定規(guī)劃，把目光放遠(yuǎn)一些，長期的規(guī)劃和持續(xù)的運(yùn)轉(zhuǎn)，才能實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理對企業(yè)最大用途化。

三、總結(jié)

全面的安全防護(hù)措施，能讓企業(yè)檔案得到安全性、長期性、規(guī)范性的發(fā)展。一個(gè)良好的檔案管理體系，能讓企業(yè)檔案最大化的幫助企業(yè)發(fā)展，讓企業(yè)穩(wěn)健快速的發(fā)展。檔案對企業(yè)來說必不可少，作為推動(dòng)企業(yè)發(fā)展的一份子，作為企業(yè)最核心的材料。企業(yè)檔案對企業(yè)的發(fā)展是非常重要的，不管從企業(yè)資金、長期發(fā)展、企業(yè)管理、專業(yè)人才管理以及對企業(yè)權(quán)益方面的保護(hù)來說，它都是企業(yè)的中心?？傊?，企業(yè)的發(fā)展與檔案密不可分。

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