淺析醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的意義和措施

[摘要]醫(yī)院設(shè)備的現(xiàn)代化程度的重要標(biāo)志，是醫(yī)療、科研、教研、教學(xué)工作最基本要素，是不斷提高醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)水平的基本條件。某些學(xué)科的發(fā)展相當(dāng)程度上依賴于設(shè)備的發(fā)展，起著決定性的作用。因此，做好設(shè)備管理已成為醫(yī)院管理的重要標(biāo)志，而設(shè)備檔案管理是設(shè)備管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。

[關(guān)鍵詞]設(shè)備管理；重要性；檔案管理

醫(yī)療設(shè)備檔案，是指醫(yī)療設(shè)備在從申請(qǐng)、論證、購(gòu)買(mǎi)到失效報(bào)廢的全過(guò)程中所產(chǎn)生的各種載體資料，包括文字、圖紙、照片、光喋、軟件包等。為了確保這些資料的真實(shí)性和完整性、建立醫(yī)療設(shè)備檔案信息是非常必要的。

一、建立醫(yī)療設(shè)備檔案的意義

醫(yī)療設(shè)備檔案主要形成于申購(gòu)過(guò)程與運(yùn)行過(guò)程，主要包括申購(gòu)單、論證報(bào)告表、政府采購(gòu)計(jì)劃報(bào)批表、醫(yī)療儀器生產(chǎn)許可證、購(gòu)銷(xiāo)合同、協(xié)議書(shū)、發(fā)票復(fù)印件（原件保存在財(cái)務(wù)檔案中）、裝箱單、運(yùn)輸單據(jù)、安裝調(diào)試及驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、設(shè)備安裝使用說(shuō)明、維修手冊(cè)及其他隨機(jī)技術(shù)資料等。

首先認(rèn)識(shí)建立設(shè)備檔案的重要性。醫(yī)療設(shè)備檔案包括：設(shè)備出廠隨機(jī)相關(guān)資料、證件、設(shè)備運(yùn)行過(guò)程中產(chǎn)生的相關(guān)文字資料（如：運(yùn)行記錄、維修保養(yǎng)記錄、計(jì)量設(shè)備的相關(guān)合格證）等。讓其貫穿整個(gè)設(shè)備管理工作，在設(shè)備采購(gòu)、使用、保養(yǎng)維修及管理等工作中充分利用。如通過(guò)查看設(shè)備檔案資料，根據(jù)其維修記錄，對(duì)經(jīng)常出現(xiàn)故障的設(shè)備進(jìn)行預(yù)防性維修，利用維修記錄中老的故障現(xiàn)象及維修經(jīng)過(guò)可縮短設(shè)備維修的時(shí)間及有效安排維修過(guò)程，從而，減少了維修費(fèi)用，縮短維修工時(shí)，有效提高設(shè)備的利用率。

其次，建立醫(yī)療設(shè)備檔案是設(shè)備維修、檢修和管理的必備條件。機(jī)器設(shè)備在運(yùn)轉(zhuǎn)和使用過(guò)程中，由于一些零部件的磨損、腐蝕和松動(dòng)，將會(huì)影響設(shè)備的精度、性能和工作效率，這就必須維護(hù)和檢修，要維護(hù)和檢修，設(shè)備檔案是必備的條件，它能為設(shè)備的使用和維修、保養(yǎng)提供依據(jù)。從而縮短停機(jī)時(shí)間，減少維修費(fèi)用，降低醫(yī)療設(shè)備對(duì)人體的傷害，減少設(shè)備事故隱患的發(fā)生率。

再次，設(shè)備檔案收集工作貫穿于設(shè)備申購(gòu)到設(shè)備報(bào)廢如參與設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)，可為采購(gòu)部提供相關(guān)參數(shù)，參與設(shè)備的安裝與驗(yàn)收工作，索取相關(guān)證件及收集設(shè)備資料及時(shí)建立檔案（如：說(shuō)明書(shū)、隨機(jī)光盤(pán)、圖紙等）相關(guān)手續(xù)齊全后方可驗(yàn)收，科室如需要資料可提供相關(guān)復(fù)印件，并履行借閱手續(xù)。監(jiān)督制定新裝設(shè)備使用流程及制度，大型設(shè)備分管到人，并將信息錄入電腦。

二、基層醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的現(xiàn)狀

醫(yī)療設(shè)備檔案工作是醫(yī)療設(shè)備管理的一項(xiàng)經(jīng)常性工作，它是醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要保證和技術(shù)支持。在現(xiàn)實(shí)工作中，一些醫(yī)院的管理部門(mén)片面強(qiáng)調(diào)對(duì)設(shè)備的論證和采購(gòu)環(huán)節(jié)，只重視設(shè)備的考察和引進(jìn)，設(shè)備管理的職能部門(mén)對(duì)新設(shè)備僅僅重視安裝和驗(yàn)收和調(diào)試環(huán)節(jié)，忽視對(duì)醫(yī)療設(shè)備的相關(guān)資料的保存和檔案管理。而醫(yī)院的現(xiàn)實(shí)情況是，醫(yī)療設(shè)備的檔案管理工作涉及到設(shè)備管理部門(mén)、檔案保管部門(mén)、設(shè)備檔案使用部門(mén)等較多的部門(mén)。在醫(yī)院的具體管理中，三者的責(zé)任和分工常常不是十分明確。工作不協(xié)調(diào)，未能深入挖掘部門(mén)的最大潛力和充分發(fā)揮各部門(mén)職能。加之醫(yī)院管理部門(mén)如何協(xié)調(diào)三者的關(guān)系，缺乏行之有效的管理和監(jiān)督手段。特別是醫(yī)療設(shè)備檔案管理存在的問(wèn)題不容忽視，醫(yī)療設(shè)備的檔案管理系統(tǒng)更是薄弱環(huán)節(jié)。

由于對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的意義和重要性認(rèn)識(shí)不足，使得檔案資料管理缺乏科學(xué)性，具體表現(xiàn)為檔案管理混亂，借閱查詢制度不健全，檔案管理人員更換或調(diào)動(dòng)時(shí)移交手續(xù)不清楚。檔案資料保管分散，沒(méi)有專(zhuān)人保管，導(dǎo)致檔案資料收集不全，甚至相當(dāng)一部分資料分散于各科室或個(gè)別人員手中，收集困難，甚至發(fā)生資料丟失。借閱和歸還手續(xù)不嚴(yán)格，久借未歸檔的資料沒(méi)有及時(shí)催還；更深層次的問(wèn)題是，相當(dāng)一部分醫(yī)院缺乏經(jīng)過(guò)職業(yè)培訓(xùn)的檔案管理專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員。

三、醫(yī)院加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案管理的具體措施

醫(yī)療設(shè)備檔案的特點(diǎn)及其在醫(yī)院管理中的重要地位，要求我們高度重視醫(yī)療設(shè)備的科學(xué)管理，使之實(shí)現(xiàn)制度化、規(guī)范化。

首先，確定醫(yī)療設(shè)備的歸檔范圍。首先要明確管理范圍。對(duì)于“三級(jí)乙等”醫(yī)院，我院規(guī)定凡在萬(wàn)元以上各種進(jìn)口和國(guó)產(chǎn)的精密、貴重、稀缺儀器設(shè)備，都必須建立設(shè)備檔案。我們根據(jù)醫(yī)療設(shè)備檔案管理要求，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際，明確了醫(yī)療設(shè)備檔案的歸檔內(nèi)容由兩個(gè)部分組成：設(shè)備申購(gòu)過(guò)程中形成的管理性文件和設(shè)備運(yùn)行過(guò)程中積累的文件。這些資料一般按年度歸入設(shè)備檔案。隨著設(shè)備從申購(gòu)到安裝使用，其相應(yīng)的材料由設(shè)備管理人員做好檔案的收集整理工作，再移交醫(yī)院檔案室。同時(shí)將有關(guān)資料復(fù)印下發(fā)有關(guān)使用科室，讓各科的設(shè)備操作者了解認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)保密法》和《病案管理規(guī)定》等相關(guān)法律，增進(jìn)依法治檔的意識(shí)。

其次，明確劃定醫(yī)療設(shè)備檔案的歸檔范圍。歸檔內(nèi)容由兩部分組成：設(shè)備采購(gòu)過(guò)程產(chǎn)生的文件和設(shè)備使用過(guò)程形成的資料。①申請(qǐng)及采購(gòu)過(guò)程所產(chǎn)生的文件：采購(gòu)申請(qǐng)和論證、公開(kāi)招投標(biāo)書(shū)或采購(gòu)合同、商務(wù)談判記錄、評(píng)標(biāo)和開(kāi)標(biāo)文件、中標(biāo)通知書(shū)、正式采購(gòu)合同、售后服務(wù)協(xié)議、發(fā)票復(fù)印件（原件保存在財(cái)務(wù)檔案中）、標(biāo)準(zhǔn)配置的裝箱單、貨物運(yùn)輸單據(jù)、安裝調(diào)試結(jié)果、驗(yàn)收檢測(cè)證明、設(shè)備操作說(shuō)明、維修技術(shù)資料，生產(chǎn)制造許可證、注冊(cè)登記證、銷(xiāo)售許可證。屬于嚴(yán)格監(jiān)管的特種設(shè)備，還需要有政府部門(mén)出具的技術(shù)鑒定和使用許可。屬于衛(wèi)生部、省衛(wèi)生廳嚴(yán)格配置的大型設(shè)備，必須要有醫(yī)療設(shè)備配置的許可證。屬于進(jìn)口的設(shè)備，特別是享受?chē)?guó)家免稅政策的進(jìn)出口設(shè)備，還需要有機(jī)電設(shè)備的進(jìn)口證明、海關(guān)免稅證明、報(bào)關(guān)單憑證、外貿(mào)合同、質(zhì)量保證書(shū)、發(fā)票憑證、商品檢驗(yàn)報(bào)告、注冊(cè)許可證等。②設(shè)備使用過(guò)程形成的資料有：設(shè)備的使用登記、開(kāi)機(jī)負(fù)荷累積量、消耗品類(lèi)型及數(shù)量統(tǒng)計(jì)、操作規(guī)程、故障維修記錄、固定資產(chǎn)的經(jīng)濟(jì)效益分析、使用率與完好率統(tǒng)計(jì)、醫(yī)療診斷的陽(yáng)性檢出率、報(bào)廢申請(qǐng)與審批記錄等等。解設(shè)備檔案的歸檔內(nèi)容和要求，使之配合檔案部門(mén)，做好資料的歸檔工作。

參考資料

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