談電子信息化時代下會計檔案管理的發(fā)展與舉措

摘要當(dāng)今是科技與信息化的時代，隨著電子信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，會計檔案管理正快速地向會計信息化方向靠攏，而傳統(tǒng)的會計檔案管理已不能滿足現(xiàn)代企業(yè)管理的要求。本文就新形勢下會計檔案管理發(fā)展過程中存在的新特點、新問題及其新舉措進行探討。

關(guān)鍵詞電子信息化會計檔案發(fā)展舉措

隨著現(xiàn)代科學(xué)信息技術(shù)的快速發(fā)展，信息化建設(shè)的不斷推進，各行各業(yè)已逐步進入一個辦公自動化的網(wǎng)絡(luò)時代。就會計行業(yè)而，由原來的手工紙質(zhì)記賬，轉(zhuǎn)變?yōu)橐杂嬎銠C為依托的電子格式文檔記賬。如何通過現(xiàn)代電子信息技術(shù)這個平臺將會計各項信息進行流轉(zhuǎn)、歸檔、存儲等進行有效管理與有機結(jié)合，是會計檔案工作當(dāng)前最迫切需要解決的問題。

一、電子信息時代下會計檔案管理的定義與特點

會計檔案是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要歷史數(shù)據(jù)，日常工作中的會計檔案主要是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料。會計憑證是用來記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟責(zé)任、作為記賬依據(jù)的書面證明。會計賬簿是以會計憑證為依據(jù)，連續(xù)、系統(tǒng)、全面地記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)的簿籍。財務(wù)報告則是根據(jù)日常會計核算材料定期編的，綜合反映一定時期資產(chǎn)、負債和所有者權(quán)益狀況，以及某一特定時期的經(jīng)營成果和現(xiàn)金流動情況的書面文件。

根據(jù)現(xiàn)有的財政部國家檔案局【發(fā)布文號】（98）財會字第32號關(guān)于《會計檔案管理辦法》中，其中第十二條規(guī)定“采用電子計算機進行會計核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案?！憋@然此規(guī)定已遠遠不能滿足電子信息化時代下會計檔案管理的要求。因此，以現(xiàn)代信息化為載體的會計檔案管理具有如下新特點：

1.檔案儲存內(nèi)容加大。較非信息化條件下的會計檔案管理，信息化的檔案管理，可以通過計算機硬盤或其他磁性介質(zhì)及刻錄光盤等將會計數(shù)據(jù)儲存在其中，其儲存的容量是非信息化條件下會計檔案管理的好幾倍。

2.可大大加快查閱檔案的速度。以往查閱檔案，先要翻查紙質(zhì)登記的檔案編號，然后再根據(jù)對應(yīng)的編號查找相關(guān)的資料，這給查閱工作帶來極大的不便。而現(xiàn)代化的會計檔案管理就克服了以上問題，在查閱檔案時，通計現(xiàn)代的會計檔案管理信息系統(tǒng)，對需要查閱的資料，只要在檔案信息管理系統(tǒng)中輸入相關(guān)資料的名稱或編碼，即可顯示該資料的全部相關(guān)信息及相關(guān)掃描附件，這就大大節(jié)約了去檔案室調(diào)取資料的時間，同時也提高了工作效率。

3.通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使得會計檔案管理更加的便捷。對于單位重要的會計檔案資料，根據(jù)各單位制定的檔案管理要求及相關(guān)規(guī)定，應(yīng)由各級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字后，才可查閱。對于急需查閱相關(guān)檔案資料的時候，恰好遇上領(lǐng)導(dǎo)出差在外，無法現(xiàn)場簽字，這就給工作帶來極大的不便，甚至造成重大的經(jīng)濟損失。而利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通過登錄系統(tǒng)、輸入電子簽名密碼、遠程授權(quán)批準(zhǔn)的方式進行確認(rèn)，使得會計檔案管理工作變得更加方便快捷。

二、信息化時代下會計檔案管理存在的新問題

1.電算化會計檔案管理制度不夠健全。隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴大，會計檔案的內(nèi)容也不斷地增多，對外部環(huán)境的要求也在提高。可很多企業(yè)卻沒有意識到這方面的重要性，認(rèn)為電算化的會計檔案管理系統(tǒng)只是數(shù)據(jù)處理的工具，對電算化會計檔案管理的編輯、收錄、查閱以及銷毀全過程仍采用手工系統(tǒng)制度。這樣一來，并沒有完全發(fā)揮電算化會計檔案管理應(yīng)有的信息化作用。

2.會計檔案管理人員在信息化檔案管理方面的專業(yè)素質(zhì)不高。在推行信息化會計以后，會計檔案管理對會計人員的要求也隨之提高。但是，大多企業(yè)的會計人員，只熟悉自己本專業(yè)的知識，對計算機網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的信息化處理了解不多，甚至全然不知，這就產(chǎn)生了對信息化環(huán)境下的會計檔案管理勝任不佳或無法勝任的問題，也無形中使得財務(wù)會計工作與會計檔案工作相脫節(jié)，嚴(yán)重影響了會計檔案管理的工作效率。

3.企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層對會計檔案管理重視程度不高。許多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層對會計檔案管理工作的理解僅限于會計檔案的歸類、存放、查檔及到期銷毀，在企業(yè)財務(wù)部門沒有專門設(shè)有會計檔案歸檔崗位，認(rèn)為會計檔案歸檔是檔案部門的事，會計人員只要負責(zé)記好賬就好，并沒有意識到通過科學(xué)有效的會計檔案管理可以折射出企業(yè)有用的會計信息，可作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層作出經(jīng)濟決策的重要依據(jù)。同時，會計檔案有別于其他文書類檔案，具有法律憑證的性質(zhì)，是企業(yè)整個經(jīng)濟活動的全部真實記錄。[2]因此，會計檔案的完整性尤為重要，有些企業(yè)采用的會計資料是傳真紙或圓珠筆之類的紙質(zhì)和筆跡，它們會隨著時間的推移，逐漸地淡化，這樣所保存的數(shù)據(jù)信息就不完整了。

4.在信息化環(huán)境下的會計檔案資料易復(fù)制、易更改、易泄密。電子介質(zhì)之間復(fù)制更改簡單、快捷，并且不易被人發(fā)現(xiàn)，不留痕跡。[3]而紙質(zhì)的會計檔案數(shù)據(jù)，字跡容易鑒定，有直觀可視性，這就決定了信息化會計檔案管理這方面的要求遠比紙質(zhì)會計檔案要提升許多。同時，隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷更新與進步，計算機網(wǎng)絡(luò)病毒的攻擊力也越來越強，使得會計信息的重要數(shù)據(jù)容易被破壞，甚至被非法竊取，這就嚴(yán)重阻礙了企業(yè)的順利發(fā)展。

三、針對信息化會計檔案管理存在的問題所采取的有效措施

1.完善信息化會計檔案管理的各項制度。首先對會計檔案資料實行電子文件與紙質(zhì)文件“平行兩條線”制度，將兩者進行同步歸檔，既對紙質(zhì)文件照常整理歸檔，又對電子文件中的相應(yīng)的會計信息數(shù)據(jù)錄入存檔，使其起到資源共享，共同互補的作用。其次，建立信息化會計檔案網(wǎng)絡(luò)安全管理制度。網(wǎng)絡(luò)安全是會計檔案的生命線，也是對其提出的最基本的要求。建立一套安全有效的會計檔案管理制度，可以通過多層權(quán)限管理、加設(shè)多層密碼、加強密碼設(shè)置的安全性、安裝正版防毒工具等有效措施，使企業(yè)系統(tǒng)內(nèi)部的機密重要數(shù)據(jù)得到安全保護，不被非法訪問、竊取、冒用。最后，建立嚴(yán)格的會計檔案使用權(quán)限管理制度，既要防止內(nèi)部人員對外泄密，也要防止外部人員向內(nèi)竊取。如可規(guī)定任何人不得將拷貝工具帶進或帶出財務(wù)（檔案）室，單位內(nèi)部人員查閱相關(guān)資料，應(yīng)經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，才可進入檔案室查閱；單位外部人員因公需要查閱會計資料時，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱等等。

2.從源頭抓起，做好做細日常會計檔案管理工作。首先，對電子設(shè)備程序應(yīng)時時進行更新與維護，由于計算機的更新?lián)Q代的速度快，從而導(dǎo)致了會計檔案所依賴的電子信息技術(shù)都變成了過時的技術(shù)，因此，只有不斷對電子檔案信息進行更新與升級，才不會被新技術(shù)所淘汰；其次，定期對會計電子檔案進行備份。建議采用AB備份法對數(shù)據(jù)進行雙重備份，并存放在不同的地點，以防止意外災(zāi)害給整個信息化系統(tǒng)造成無法挽回的后果。再有，注意電子檔案的存放方式。由于會計電子檔案對周圍環(huán)境要求苛刻，采用磁性介質(zhì)保存的會計檔案不僅要防水、防火、防塵、防磁，這就體現(xiàn)的電子檔案管理的脆弱性。[4]如果存放不當(dāng)，就有可能造成會計檔案信息的銷磁或者數(shù)據(jù)的丟失，所以應(yīng)將這些電子檔案資料遠離磁場、遠離不利之處。

3.注重綜合型人才的培養(yǎng)。作為一名優(yōu)秀的復(fù)合型人才，應(yīng)將相關(guān)技能集于一身，既要精通會計的專業(yè)知識，也要熟練掌握一定的檔案管理技能，同時還要具備計算機方面的信息處理技術(shù)。因此，企業(yè)應(yīng)加大力度加大成本地對這類型人才進行培訓(xùn)，不僅如此，還應(yīng)隨著相關(guān)技能的不斷更新改革，做好相應(yīng)的繼續(xù)教育培訓(xùn)，為企業(yè)建立高效良好的會計檔案信息系統(tǒng)創(chuàng)造條件。

參考文獻

[1]郝嫩月.目前電算化會計檔案管理中存在的問題及對策[J].商場現(xiàn)代化，2007（08z）：358-359.

[2]侯寶萍.淺談會計檔案管理中存在的問題及采取的措施[J].黑龍江史志，2011（18）.

[3]王顥.信息化環(huán)境下會計檔案管理初議[J].會計之友，2012（9）：81-82.

[4]王顥.信息化環(huán)境下會計檔案管理初議[J].會計之友，2012（9）：81-82.