知識管理背景下企業(yè)檔案管理模式探究

[摘要]企業(yè)檔案作為一種基礎(chǔ)性信息資源，是企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研、經(jīng)營等活動的如實反映和真實記錄，對于優(yōu)化企業(yè)管理，推動企業(yè)發(fā)展有著重要作用。在知識管理背景下，傳統(tǒng)老舊的檔案管理模式日臻被打破，標準化、規(guī)范化、信息化的新興檔案管理模式備受關(guān)注。當前，我國現(xiàn)有的企業(yè)檔案管理模式仍存在一些不足，影響和制約了新興檔案管理模式的構(gòu)建。本文從知識管理背景下企業(yè)檔案管理的概述入手，對當前企業(yè)在檔案管理中存在的問題進行剖析，并就如何創(chuàng)新企業(yè)檔案管理模式，促進企業(yè)健康發(fā)展提供可行借鑒。

[關(guān)鍵詞]知識管理；企業(yè)；檔案管理

隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展進步，人類日益邁入信息高速發(fā)展的時代。對于企業(yè)而言，信息不僅是其搶占市場的有力武器，也是實現(xiàn)長遠發(fā)展的無形資產(chǎn)?？茖W有效的檔案管理工作能夠為企業(yè)提供詳實的信息數(shù)據(jù)，全面反映企業(yè)發(fā)展歷程，是企業(yè)不可獲取的一項基礎(chǔ)性工作。在知識管理背景下，標準化、科學化、信息化的檔案管理模式是企業(yè)健康發(fā)展的引領(lǐng)，企業(yè)必須針對現(xiàn)行檔案管理工作的不足進行改進，構(gòu)建契合知識管理背景的高效檔案管理模式。

一、知識管理背景下企業(yè)檔案管理模式概述

所謂知識管理，其是指應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)對知識進行積累、組織、評價、傳遞和應(yīng)用、創(chuàng)新，以實現(xiàn)知識的價值，提升企業(yè)的核心競爭力。以網(wǎng)絡(luò)化和智能化為依托，用戶為中心，主動提供個性化和專業(yè)化服務(wù)，成為知識管理的主要特點，全過程對知識進行跟蹤，為用戶提供高效的服務(wù)。而知識管理背景下的檔案管理模式則是指引進知識管理的觀點和方法，利用現(xiàn)代信息技術(shù)，以檔案信息資源為核心，逐步實現(xiàn)為用戶提供個性化知識服務(wù)企業(yè)檔案管理模式。知識管理背景下的檔案管理模式雖然仍舊以文件和檔案為管理對象，但卻從被動服務(wù)轉(zhuǎn)向了主動服務(wù)，改變了以往注重實體管理為注重信息加工，可以看做是企業(yè)檔案信息資源為基礎(chǔ)的知識管理的雛形。知識管理背景下的檔案管理模式將知識管理與現(xiàn)代企業(yè)檔案管理有機結(jié)合，不僅能夠擺脫傳統(tǒng)檔案管理的弊端和不足，也能為知識管理實踐提供充足的途徑，在迎合信息化發(fā)展大背景的同時，優(yōu)化企業(yè)管理，促進企業(yè)發(fā)展壯大。

二、知識管理背景下企業(yè)檔案管理模式存在的問題

（一）思想重視不足

知識管理背景下，構(gòu)建科學高效的檔案管理模式除了需要足夠的物質(zhì)保障和技術(shù)支持外，更離不開企業(yè)領(lǐng)導對此的關(guān)注和重視。隨著企業(yè)檔案工作的日益繁雜，企業(yè)的檔案管理和使用者大多能夠準確認識到檔案管理信息化的重要性，但在一些企業(yè)中，部分領(lǐng)導對于創(chuàng)新檔案管理模式的認知不足，往往關(guān)注企業(yè)的中心工作，而忽略了在知識管理背景下加快檔案管理信息化建設(shè)的重要性，常以經(jīng)費不足、時間不允許等借口推脫或擱置企業(yè)檔案管理模式的重構(gòu)工作。由于缺乏領(lǐng)導的重視和支持，一些企業(yè)的檔案管理工作仍局限于傳統(tǒng)的人工模式，總體效率低下。

（二）資金投入短缺

檔案管理標準化、信息化建設(shè)的推進需要良好的軟硬件環(huán)境支撐，而這就需要一定的資金投入。縱觀當前企業(yè)現(xiàn)狀，其資金僅限于維持正常運轉(zhuǎn)，很難再抽調(diào)人力、物力去投入檔案管理建設(shè)。受制于經(jīng)費緊張，企業(yè)無法承擔檔案管理信息化建設(shè)過程中的人員開支和技術(shù)投入，從而使得檔案管理信息化建設(shè)流于形式。

（三）相關(guān)軟件缺失

在知識管理背景下，智能化、信息化成為檔案管理工作不可逆轉(zhuǎn)的趨勢，也是企業(yè)構(gòu)建新興檔案管理模式的風向標。企業(yè)在改進和完善檔案管理模式進程中，只有及時引用和合理應(yīng)用相關(guān)管理軟件，才能切實提升檔案管理工作效率，避免人工操作造成的錯誤，優(yōu)化管理成果。但實踐中，盡管一些企業(yè)認識到檔案管理信息化的重要性并適時引進了相關(guān)軟件，但軟件的整體運用效率不高。同時，受制于資金因素，一些企業(yè)尚未引入配套設(shè)施，缺乏功能完善、操作簡易便捷的應(yīng)用軟件，無法通過高科技帶動企業(yè)檔案管理工作的前行，從而滯緩了企業(yè)整體的信息化進程。

三、知識管理背景下企業(yè)檔案管理模式的構(gòu)建

（一）提高思想認識

較之于傳統(tǒng)的檔案管理模式，知識管理背景下的大難管理工作引進了知識管理的理念和方法，要求檔案工作人員能夠轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的手工操作思維，自覺站到企業(yè)發(fā)展的價值鏈條上，實現(xiàn)檔案管理工作的突破與創(chuàng)新。一方面，要改變對傳統(tǒng)檔案的認知，明確檔案的憑證和參考價值，切實扭轉(zhuǎn)檔案管理工作邊緣化的局面，重塑檔案管理工作的地位。另一方面，企業(yè)領(lǐng)導要強化對檔案管理信息化建設(shè)的重視程度，走出傳統(tǒng)的重管理、輕利用的局面，認識到推進檔案管理改革的重要性，規(guī)劃出檔案管理信息化建設(shè)的目標，構(gòu)建科學的管理機制和管理模式，建立全流程的制度體系，確保檔案管理各環(huán)節(jié)的順利銜接，真正實現(xiàn)知識管理的高效服務(wù)。

（二）加大資金投入

推進檔案管理工作信息化建設(shè)，需要加強對人才的培訓，并及時引進相關(guān)軟件，通過科學的管理舉措打開企業(yè)檔案管理的新局面。針對當前企業(yè)在檔案管理信息化建設(shè)資金方面匱乏的問題，相關(guān)部門和領(lǐng)導應(yīng)引起高度重視，在保證企業(yè)正常運轉(zhuǎn)的同時盡可能地傾向部分支持資金，幫助企業(yè)構(gòu)建信息化管理模式。同時，企業(yè)自身也應(yīng)自覺縮減開支，為檔案管理信息化建設(shè)工作預(yù)留一定的資金，不斷完善檔案管理信息化建設(shè)所需的軟硬件環(huán)境，為基于知識管理的檔案管理模式的建立提供保障。

（三）加大人才培養(yǎng)

知識管理背景下，檔案管理信息化建設(shè)需要專業(yè)的人才來操作，通過對管理軟件和管理系統(tǒng)的利用來實現(xiàn)高效管理的目的。企業(yè)要強化對信息化檔案管理人員的培訓，設(shè)立專門的管理部門，適當調(diào)整人員結(jié)構(gòu)，定期開展培訓工作，提升人員的計算機操作知識和管理能力，保證檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)、操作技能、道德素質(zhì)能夠適應(yīng)和匹配日臻嚴格的崗位需求，通過人才隊伍的壯大推動企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展向前。

（四）合理引入軟件

當前，軟件的缺乏和使用不善是制約企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的一大桎梏。為此，企業(yè)要在立足自身工作和人員實際的基礎(chǔ)上，全面分析檔案管理工作的需求，合理引入相關(guān)管理軟件，并切實應(yīng)用到管理工作中去。與此同時，要強化對檔案管理信息系統(tǒng)操作人員的培訓與考核，使之能夠快速熟悉并梳理操作管理系統(tǒng)，盡快投入到新的工作模式中來，全面實現(xiàn)和不斷完善位企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)水平。

結(jié)語

知識管理背景下的檔案管理模式是立足當前信息化發(fā)展現(xiàn)實，結(jié)合企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀提出的新興管理模式。這一模式的建立不僅為知識管理提供了實踐的土壤和契機，也拓展和完善了現(xiàn)有的檔案管理工作，實現(xiàn)了二者的雙贏。同時，二者的結(jié)合也將打開檔案管理和知識管理的新局面，促使企業(yè)檔案管理工作實現(xiàn)突破。

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