新時期如何做好社會養(yǎng)老保險業(yè)務檔案管理工作探討

[摘要]隨著國家惠民政策的不斷出臺，社會保險的覆蓋面越來越廣，大部分成年國民都積極參加了社會保險。社會保險經(jīng)辦機構在工作中形成的相關材料，構成了社會保險業(yè)務檔案。這些材料關系到參保對象的權益記錄和待遇享受。本文從社會養(yǎng)老保險最基本的業(yè)務檔案工作入手，即收集、整理、管理三個方面分析了如何做好管理工作。

[關鍵詞]新時期；社會養(yǎng)老；保險業(yè)務；檔案管理

隨著我國社會保險事業(yè)的飛速發(fā)展，社會保險各項制度改革的不斷深入，勞動者的參保意識日益加強，社會保險覆蓋面越來越廣，社會保險業(yè)務檔案作為這些變動的真實記錄和業(yè)務辦理不可或缺的原始依據(jù)，其重要性越來越顯現(xiàn)出來，也越來越受到經(jīng)辦機構的重視和關注。社會保險業(yè)務檔案的規(guī)范化管理，不僅確定了社會保險事業(yè)發(fā)展的基礎，還有力地維護了參保人員的權益。在信息化、網(wǎng)絡化發(fā)達的今天，原有的社會養(yǎng)老保險檔案管理工作已經(jīng)不適應社會保險事業(yè)發(fā)展的客觀要求。新時期對社會養(yǎng)老保險檔案管理工作提出了更高標準和要求。

一、社會養(yǎng)老保險檔案的收集

1.對于在辦理社會養(yǎng)老保險過程中所形成的檔案的收集

工作人員在辦理養(yǎng)老保險時通常也會形成一些檔案內容，這些內容一般包括：由社會保險的經(jīng)辦機構核準后可以整理的最根本的養(yǎng)老保險參保登記表和參保人員身份證明材料（身份證復印件、戶口本復印件等以及其它的必要文字說明材料）、經(jīng)補繳人員簽字（蓋章）和繳費后所形成的養(yǎng)老保險費用補繳申請單、由縣（市）社保險經(jīng)辦機構核準后辦理的基本養(yǎng)老保險費的退保申請、參保人員本人（或申請人）退保申請以及相應的身份證明材料、死亡（出國出境的定居）證明、經(jīng)轄區(qū)派出所辦理的戶口注銷證明、銀行卡（折）的復印件、經(jīng)縣（市）的經(jīng)辦機構核準后辦理的基本養(yǎng)老保險賬戶轉移單、參保人員的轉移申請、參保人員和用人單位簽訂的勞動合同（或用人單位的證明）復印件、城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險待遇結算單、城鄉(xiāng)居民領取的基本養(yǎng)老金、人口死亡待遇結算單、死亡證明（火化證明、注銷戶口證明、公安部門證明等）的復印件、申領申請等等。

2.社會養(yǎng)老保險檔案的整理

在對養(yǎng)老保險文件材料進行歸檔時一定要確保簽字的檔案是手續(xù)齊備的，檔案的字跡要清晰，最好使用耐久的字跡材料進行書寫，如果需要歸檔的材料是由金屬物裝訂的，一定要先把該金屬物拆卸掉以后再進行歸檔，另外對于破損或者是小于、大于A4紙張的材料，要重新進行修補、裱貼、折疊及復制之后再進行歸檔。養(yǎng)老保險檔案在整理過程中要求是非常嚴格的，根據(jù)社會保險管理類、社會保險費征繳類、養(yǎng)老保險待遇類、社會保險業(yè)務統(tǒng)計報表類、社會保險稽核監(jiān)管類進行整理，以“件”為整理單位，實行文件級管理。按照“年度-類別-保管期限-業(yè)務環(huán)節(jié)”進行分類。根據(jù)養(yǎng)老保險業(yè)務經(jīng)辦規(guī)程，經(jīng)辦機構的表單材料作為主件在前，參保單位提供的材料作為附件在后，一般主附件材料為一件。同一單位或個人在辦理同一業(yè)務中形成的多份材料可以作為一件。“一件”是指文件實體裝訂在一起。按件使用不銹鋼釘裝訂，較厚的材料采用三孔一線裝訂。采用左側裝訂，要將左側、下側對齊；采用左上角裝訂，要將左側、上側對齊。按照“同一年度、同一類別、同一保管期限中相同業(yè)務環(huán)節(jié)”順序編制流水號，將整理后的材料按件號順序裝入檔案盒。

二、社會養(yǎng)老保險檔案的管理

社會養(yǎng)老保險檔案管理就是要維護它的嚴肅性、完整性和唯一性。要想建立起完善的檔案管理體系，就要對他們進行集中統(tǒng)一的管理，制定相關的檔案管理制度，優(yōu)化借閱方式，可以利用信息技術建立起養(yǎng)老保險電子檔案，這樣就會方便用戶查閱檔案，也在一定程度上避免了檔案材料的損毀和丟失。

1.制定合理高效的社會養(yǎng)老保險檔案管理制度

維護檔案的完整與安全，是整個檔案管理工作中必須始終遵循的基本要求，也是檔案管理各環(huán)節(jié)的共同職責。因此，社會保險經(jīng)辦機構和檔案管理人員在社會保險業(yè)務檔案管理工作過程中要嚴格遵守檔案管理的各項制度。

2.加大對建立社會保險檔案管理人才的培養(yǎng)力度

社會保險檔案工作是一項政策性、業(yè)務性很強的工作，檔案管理人員必須掌握一定的法律法規(guī)和業(yè)務知識，具備計算機實際操作能力。按照“政府領導、部門配合、基層落實”的要求，根據(jù)經(jīng)辦機構實際情況，條件具備情況下，可考慮成立專門業(yè)務檔案管理部門，配備檔案管理專職人員，吸納計算機、法律等方面人才，并積極與檔案行政管理部門加強聯(lián)系，通過開展業(yè)務培訓、上崗培訓、檔案法制教育等方式，使檔案工作人員能深刻理解社會保險政策，準確把握社保工作程序和檔案操作辦法。同時要加強檔案管理人員的思想、作風建設，穩(wěn)定隊伍，保證檔案工作的連續(xù)性，努力造就一支業(yè)務精湛的社會保險檔案管理隊伍，以滿足社保業(yè)務檔案管理專業(yè)化、電子化、科學化發(fā)展的要求。

3.轉變存檔方式，實現(xiàn)社會保險檔案的信息化管理

社會保險經(jīng)辦機構出于業(yè)務辦理需要，會在辦理過程中出現(xiàn)大量的紙質材料或證明，各類保單合同、證件復印件以及各種需要存檔備查的檔案資料，數(shù)量巨大。紙質材料保存受環(huán)境限制，留存久了會有流失的可能。采用圖像掃描方式將紙質檔案轉變成數(shù)字檔案，制作電子檢索目錄，備份數(shù)據(jù)還可制成光盤，形成“電子檔案”。同時實行社會保障號碼發(fā)放制度，讓公民個人檔案號碼與本人身份證號碼、社會保險號碼統(tǒng)一起來，通過社保檔案管理人員對個人社保檔案內容的定期增加和更新，參保人可以隨時查閱自己的檔案信息，實現(xiàn)現(xiàn)代化的社會保險檔案服務方式。

三、結語

綜上所述，社會保險業(yè)務檔案管理工作，是一項長期工作。社會保險業(yè)務檔案不僅是參保人員維護權益的依據(jù)，而且還是社會活動的歷史記錄，可直接參與到社會管理機制中去，促進社會的公平正義與和諧穩(wěn)定。因此，我們要逐步建立比較完善的社保業(yè)務檔案管理制度與流程，提高管理者的業(yè)務素質，確保檔案管理的完整性和安全性，實現(xiàn)檔案管理的目標。

參考文獻

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