提高電力企業(yè)檔案工作水平的有效措施

[摘要]隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)管理體制的改革，傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)不能適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，所以電力企業(yè)需要建立新的檔案管理體制，來(lái)適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要。電力檔案工作是電力工程建設(shè)和工程驗(yàn)收的基礎(chǔ)性工作，也是投產(chǎn)建成之后運(yùn)行、維修、改建和擴(kuò)建的依據(jù)。本文由檔案管理的形成出發(fā)，探討存在的問(wèn)題和解決措施，完善整個(gè)檔案管理系統(tǒng)。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)管理；檔案管理；基礎(chǔ)；措施

引言

隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，全世界全球一體化的進(jìn)程逐漸加快，為了迎合社會(huì)的變革，電力企業(yè)也緊隨其后，向著更加具有市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)性的方向發(fā)展。而其中起到?jīng)Q定性因素的便是電力信息數(shù)據(jù)電子化水平、全球業(yè)務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化和系統(tǒng)本身的自動(dòng)化高度。電力企業(yè)的檔案管理作為其中基礎(chǔ)性的一環(huán)，發(fā)揮著十分重要的作用，影響著電力企業(yè)在市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)能力。

1、檔案的由來(lái)

“檔案”一詞在現(xiàn)代漢語(yǔ)詞典中的解釋是分類(lèi)保存以備查考的文件和材料，顧名思義，檔案是由文件或者材料轉(zhuǎn)化而來(lái)的，是過(guò)去完成的已經(jīng)可以封存的文件，是保存起來(lái)具有后來(lái)參考意義或者指導(dǎo)價(jià)值的文件。所以，檔案是會(huì)產(chǎn)生參考或者指導(dǎo)意義的文件和資料，是企業(yè)相關(guān)檔案管理人員篩選之后的文件和資料，是按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及要求立卷歸檔后形成的文件和資料，是對(duì)今后產(chǎn)生類(lèi)似問(wèn)題有據(jù)可查的文件和資料，不是雜亂單一、無(wú)所用處的文件和資料，基于以上這些，電力企業(yè)中檔案管理的重要性不言而喻。

2、檔案管理工作的現(xiàn)狀

電最早是從歐洲發(fā)明的，科學(xué)家發(fā)現(xiàn)了磁生電，所以才有了后來(lái)的發(fā)電機(jī)。電確切出現(xiàn)的時(shí)間是工業(yè)革命，生產(chǎn)力的大力發(fā)展也促進(jìn)了“電”的到來(lái)。電真正走進(jìn)我們的社會(huì)是在上個(gè)世紀(jì)以來(lái)，快速發(fā)展也就是近幾十年的時(shí)間。電力企業(yè)也由原來(lái)的國(guó)家經(jīng)營(yíng)變成了現(xiàn)在的多種體制經(jīng)營(yíng)模式來(lái)適應(yīng)整個(gè)市場(chǎng)的改變，在這個(gè)一步步走過(guò)來(lái)的過(guò)程中仍存在著許多問(wèn)題。

2.1 對(duì)工作重視程度不夠

廣東經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的近三十多年，電力企業(yè)發(fā)展十分迅速，2000年以前，企業(yè)對(duì)檔案管理工作建設(shè)的重視不夠。由于電力企業(yè)的特殊性，如何管理電力企業(yè)檔案的指導(dǎo)資料較少，檔案工作人員由于各種原因?qū)υ摴ぷ鞑粔蛑匾?，整理檔案不規(guī)范分門(mén)別類(lèi)，儲(chǔ)存檔案不嚴(yán)格按規(guī)章制度執(zhí)行，庫(kù)藏檔案資源不夠豐富，影響了檔案對(duì)今后企業(yè)發(fā)展提供指導(dǎo)的途徑，違背了當(dāng)初設(shè)立檔案管理工作時(shí)服務(wù)企業(yè)的初衷。另外還有一種現(xiàn)象，有的企業(yè)對(duì)檔案管理工作投入了相當(dāng)?shù)娜肆ω?cái)力，但是有些地方對(duì)檔案資產(chǎn)的管理流于形式，管理不善，沒(méi)有意識(shí)到檔案作為企業(yè)有形資產(chǎn)和無(wú)形資產(chǎn)的憑證和記錄，本來(lái)就是寶貴的企業(yè)資產(chǎn)。

2.2 管理人員素質(zhì)有待提高

由于電力企業(yè)從事檔案工作的人員較少，一個(gè)檔案室也就2至3個(gè)人專(zhuān)業(yè)檔案員，檔案工作人員是在企業(yè)內(nèi)部員工挑選，導(dǎo)致人事部門(mén)在選擇招聘員工時(shí)并沒(méi)有考慮該招聘檔案管理專(zhuān)業(yè)畢業(yè)生，員工在上崗前經(jīng)過(guò)地方或省級(jí)檔案局組織的上崗培訓(xùn)班后，就直接上任；基本上是在崗位上邊學(xué)邊做或在遇到問(wèn)題向上級(jí)部門(mén)請(qǐng)教的模式，因?yàn)闆](méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)過(guò)程，導(dǎo)致選拔上來(lái)的檔案管理工作人員對(duì)于檔案管理的工作相當(dāng)陌生，對(duì)于其中發(fā)生的問(wèn)題手足無(wú)措，也沒(méi)有意識(shí)到檔案管理在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮的基礎(chǔ)性和重要性作用。除了選拔人員的問(wèn)題意外，企業(yè)也存在對(duì)檔案管理人員缺少系統(tǒng)的培訓(xùn)和定期的檔案管理檢查、指導(dǎo)相關(guān)工作，使得檔案管理工作成為電力企業(yè)快速發(fā)展中脫節(jié)的一個(gè)環(huán)節(jié)。

2.3 管理手段相對(duì)落后

電力企業(yè)由于在地方上市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)不強(qiáng)，缺乏危機(jī)意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)。一直以來(lái)，由于受到檔案管理工作思維定勢(shì)的影響，造成了檔案管理只是與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)同一系統(tǒng)管理，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的軟件系統(tǒng)，對(duì)檔案的錄入、查詢等造成不便。對(duì)科技檔案的收集也存在不足，由于工程管理部門(mén)人員對(duì)檔案收集的不夠重視，施工單位對(duì)提供工程檔案不夠配合，造成檔案的收集嚴(yán)重拖欠和延遲。企業(yè)的檔案管理者安于現(xiàn)狀，嚴(yán)重缺乏現(xiàn)代企業(yè)的創(chuàng)新意識(shí)，企業(yè)未將企業(yè)整體信息化進(jìn)程與檔案管理工作相結(jié)合，從而導(dǎo)致電力企業(yè)對(duì)檔案管理工作投入不足，即使加大了人力財(cái)力的投入，也難以找到合適的途徑方法完成信息化改革。管理手段的落后，阻礙了檔案管理工作的發(fā)展。

3、提高工作水平的措施

3.1 提高重視程度

檔案是人類(lèi)對(duì)已經(jīng)發(fā)生的事情的總結(jié)，是人類(lèi)社會(huì)的精華，會(huì)對(duì)今后再產(chǎn)生類(lèi)似問(wèn)題的時(shí)候有著重要的借鑒意義，所以加強(qiáng)對(duì)電力企業(yè)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)力度。為了提高重視程度，就要不斷加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作建設(shè)的宣傳力度。必須把檔案管理工作作為一項(xiàng)十分重要的工作，特別是檔案的管理者，建立科學(xué)的管理體制，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理制度的完善，選拔專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，并設(shè)立嚴(yán)格的計(jì)劃去一步步提升企業(yè)的檔案管理水平。監(jiān)督工程管理部門(mén)對(duì)不完善提供施工資料的施工單位進(jìn)行考核，如未在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交資料，檔案室拒絕在檔案移交書(shū)上簽字蓋章。為了使檔案管理工作得到員工的認(rèn)識(shí)，可以定期舉辦檔案工作相關(guān)的知識(shí)競(jìng)賽和知識(shí)講座，通過(guò)不同形式的宣傳，讓所有的企業(yè)員工從上到下認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案管理工作的重要性。

3.2 提高人員選拔

檔案管理工作要的是高素質(zhì)的人才，所以在公司招聘人才時(shí)需要認(rèn)真考慮，對(duì)其嚴(yán)格的進(jìn)行篩選，選拔專(zhuān)業(yè)人才。而且還要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)職員工的培養(yǎng)，在現(xiàn)代社會(huì)中，一個(gè)好的企業(yè)只有能培養(yǎng)自己所需的人才才能在市場(chǎng)中屹立不倒，所以不能忽視對(duì)內(nèi)部人員的培養(yǎng)，尋找人才的同時(shí)也要考慮到對(duì)自身員工的專(zhuān)業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，實(shí)施一系列的培養(yǎng)手段提高員工的素質(zhì)。為了提高員工的工作積極性，還要適當(dāng)?shù)牟扇」膭?lì)措施鼓勵(lì)員工自學(xué)，加快專(zhuān)業(yè)化隊(duì)伍和兼職隊(duì)伍的建設(shè)。一方面可以為檔案管理人員提供參與專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，將實(shí)際與理論相結(jié)合，同時(shí)在培訓(xùn)中除了課堂講授專(zhuān)業(yè)知識(shí)以外，還要加入實(shí)際的操作部分；另一方面還可以為檔案管理工作人員提供交流的機(jī)會(huì)和發(fā)展的空間，良好的選拔機(jī)制才能吸納更多優(yōu)秀人才，為專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍的建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。

3.3 采用信息化管理模式

隨著信息化趨勢(shì)的加強(qiáng)，傳統(tǒng)企業(yè)的檔案管理工作模式已經(jīng)不能使用。根據(jù)現(xiàn)代企業(yè)管理理念，企業(yè)的檔案信息化建設(shè)包括：檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、檔案信息技術(shù)的應(yīng)用，檔案信息人才隊(duì)伍的培養(yǎng)等。檔案工作的信息化是促進(jìn)企業(yè)信息資源全面收集、整合、開(kāi)發(fā)的重要基礎(chǔ)，通過(guò)檔案信息化建設(shè)不僅能夠提高工作效率，更能實(shí)現(xiàn)對(duì)信息資源的集中處理。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案信息化的重要意義，根據(jù)需要將其納入整個(gè)企業(yè)的信息化建設(shè)進(jìn)程中去，做到統(tǒng)籌規(guī)劃，合理安排。

3.4 健全管理機(jī)制

管理機(jī)制是做好檔案管理的保證，只有完整的管理機(jī)制，才能為管理工作提供指導(dǎo)的文件，才能少犯錯(cuò)誤。要按照國(guó)家檔案局新頒發(fā)執(zhí)行的 《企業(yè)檔案工作規(guī)范》，結(jié)合電力企業(yè)檔案工作的特點(diǎn)，制定并完善檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，建立并貫徹落實(shí)部門(mén)立卷責(zé)任制，切實(shí)將檔案工作的“三納入”、“四參加”、“四同步”納入到企業(yè)各項(xiàng)工作流程，嚴(yán)格責(zé)任分工、規(guī)范過(guò)程管控、形成閉環(huán)管理。同時(shí)要建立檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，企業(yè)所有部門(mén)參與的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，形成專(zhuān)兼職檔案員相互配合、上下聯(lián)系，部門(mén)和檔案室相互貫通、左右協(xié)調(diào)、縱橫結(jié)合的檔案工作網(wǎng)絡(luò)。

結(jié)語(yǔ)

總之，當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的方向就是信息化程度越來(lái)越高，它對(duì)電力企業(yè)檔案管理工作提出了更高的要求，首先要從企業(yè)管理者們做起，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性和基礎(chǔ)性的作用，其次要從選拔人員抓起，選擇檔案管理專(zhuān)業(yè)出身的人才，這樣對(duì)于檔案管理工作才能不陌生，出現(xiàn)問(wèn)題有辦法解決，并且也要注重內(nèi)部人才的培養(yǎng)，結(jié)合多種方式，最后要健全管理體制，完善工作制度。

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