信息時(shí)代醫(yī)院檔案信息化管理

摘要：隨著信息化時(shí)代的來(lái)臨，改變了人們的生活方式，在瞬息萬(wàn)變的信息時(shí)代，醫(yī)院檔案管理工作如何得到改進(jìn)、突破、發(fā)展顯得尤為重要。本文就信息時(shí)代醫(yī)院檔案信息化管理工作展開探討。

關(guān)鍵詞：檔案 信息化 醫(yī)院 管理

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，檔案管理工作仍然沿用以前舊的工作方式，簡(jiǎn)單的信息錄入與讀取，并且在用到檔案查詢信息時(shí)非常麻煩。檔案是每個(gè)人重要信息的有證據(jù)的記載，如果能采用好的科學(xué)方法來(lái)信息化管理檔案，將使得檔案的作用得到充分的展現(xiàn)。

一、檔案信息化管理的必要性

隨著信息化水平的飛速發(fā)展，檔案管理由傳統(tǒng)方式向信息化轉(zhuǎn)變己成為檔案管理工作的一個(gè)必然選擇。檔案管理信息化標(biāo)志社會(huì)進(jìn)步，將信息化的檔案管理手段引入檔案管理工作更加高效安全。檔案管理繁瑣復(fù)雜，傳統(tǒng)的管理方式大多數(shù)都是檔案管理員純手工操作，一系列檔案中，只要有一點(diǎn)需要更改的地方，就會(huì)引發(fā)連鎖反應(yīng)，管理員的工作量非常大。只有將信息化手段引入到檔案管理中，單位職工能方便快捷的了解檔案知識(shí)、工作人員的工作量才能大大減少，檔案信息的利用效率得到大幅度提高、利用價(jià)值得才能得體現(xiàn)。

二、目前醫(yī)院檔案信息化管理存在的問題

1、職工對(duì)檔案重視程度不足

大多數(shù)職工對(duì)檔案是什么、有什么、干什么了解甚少。無(wú)論如何強(qiáng)調(diào)職工本人不宜保存檔案應(yīng)該到正規(guī)的檔案管理部門進(jìn)行檔案托管，取得的檔案材料要及時(shí)移交，要按標(biāo)準(zhǔn)填寫檔案材料，但仍有職工對(duì)此重視不夠，從而造成嚴(yán)重后果的事發(fā)生。

2、醫(yī)院對(duì)檔案管理重視程度不夠

檔案管理環(huán)境是管理工作的重要條件，要做好檔案管理工作首先要有良好的檔案管理環(huán)境，首先檔案管理人員要積極學(xué)習(xí)新型信息化科技手段增強(qiáng)檔案管理業(yè)務(wù)水平，其次醫(yī)院管理方式的提高，要加強(qiáng)硬件管理設(shè)備的建設(shè)，使管理方式現(xiàn)代化。最后檔案管理設(shè)備要及時(shí)更新，使管理設(shè)備現(xiàn)代化。然而檔案管理在醫(yī)院不屬于主要業(yè)務(wù)范疇，對(duì)檔案管理工作人員的崗前培訓(xùn)、繼續(xù)教育、業(yè)務(wù)水平提高、崗位穩(wěn)定性、檔案管理軟件更新、檔案管理設(shè)備、場(chǎng)地重視程度不夠。

3、工作效率低、資源未共享

醫(yī)院檔案管理由于各種條件制約，仍停留在紙質(zhì)的檔案素材上，在檔案的歸集、分類、匯總、檢索、檔案資源利用時(shí)，幾乎依靠手工操作，工作繁瑣，效率低下。目前檔案管理人員的計(jì)算機(jī)與互聯(lián)知識(shí)處在薄弱環(huán)節(jié)，檔案管理信息化程度不高，并且與醫(yī)院的信息管理系統(tǒng)不是統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致了各科室數(shù)據(jù)通用性能不高，重復(fù)勞動(dòng)的現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生，資源無(wú)法共享。

三、加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化管理的對(duì)策

1、提高檔案管理人員信息化水平

檔案管理工作已經(jīng)不是簡(jiǎn)單地信息錄入，在信息時(shí)代的背景之下，醫(yī)院需要一批優(yōu)秀的檔案信息化管理專業(yè)人員，需要對(duì)既能掌握傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案流程，又能熟練操作現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型人才的培養(yǎng)與吸收。首先，醫(yī)院可以在招聘時(shí)，需要檔案管理相關(guān)專業(yè)學(xué)生，使其利用自身所學(xué)更好地進(jìn)行檔案管理工作的開展。其次，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理工作人員能力的提升也可以很好地提高檔案管理的質(zhì)量和效率，并積極的根據(jù)考核結(jié)果進(jìn)行針對(duì)性的培訓(xùn)，建立規(guī)范的信息培訓(xùn)機(jī)制，進(jìn)而達(dá)到提高能力的效果。最后，為檔案工作人員提供更多的晉升可能，進(jìn)行激勵(lì)，使其愿意從自身出發(fā)進(jìn)行能力的提升，實(shí)現(xiàn)主動(dòng)學(xué)習(xí)主動(dòng)提升。

2、檔案信息存儲(chǔ)數(shù)字化

紙質(zhì)檔案利用的種種局限，使檔案管理從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行信息存貯、查找，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)變成為一個(gè)主要的特征，檔案信息化管理無(wú)論是進(jìn)行信息的錄入和調(diào)取信息化管理都實(shí)現(xiàn)了更加便利的轉(zhuǎn)變。

3、檔案信息普及化

檔案資料的來(lái)源是從各個(gè)方面歸集而來(lái)，其中主要的來(lái)源是本人的經(jīng)歷發(fā)展變化產(chǎn)生的材料，例如職稱晉升、學(xué)歷變更、干部聘任、年度考核、工資異動(dòng)等，如何讓大家更好的了解各檔案資料的產(chǎn)生、歸集、存檔。我們可以建立本人檔案查詢公共平臺(tái)，讓員工了解自己的檔案中已經(jīng)保存著什么類別的檔案，今后可能有哪些檔案材料需要存入檔案中，其標(biāo)準(zhǔn)格式如何書寫，歸入檔案中可以有何作用。員工在日常生活中需用到的相關(guān)信息可從此處查詢。檔案信息普及化給人們提供便利，提高檔案資料信息的利用，普及檔案材料收集的基礎(chǔ)知識(shí)、提高職工檔案材料歸集的積極性。

4、檔案信息資源共享化

相比于紙質(zhì)檔案難于儲(chǔ)存，容易破損的情況，電子檔案在實(shí)現(xiàn)信息共享，信息調(diào)取以及信息保存方面都有著更多的優(yōu)勢(shì)，已經(jīng)成為當(dāng)下醫(yī)院中普遍采用的信息管理方式。醫(yī)院檔案的來(lái)源具有復(fù)雜性，利用者類型、用途的多種多樣，使得對(duì)醫(yī)院檔案內(nèi)容、載體、歸集、傳遞方式等方面需求的多樣性，信息時(shí)代人們的信息化意識(shí)的普及，獲取的醫(yī)院檔案信息多、要求真實(shí)、可靠，還要求獲取信息的途徑迅速、便捷。采用現(xiàn)代化管理手段與方式管理醫(yī)院檔案，采用網(wǎng)絡(luò)化管理和服務(wù)方式，能夠?qū)崿F(xiàn)信息共享，提供多方位服務(wù)變成可能。

5、檔案信息化管理的安全保護(hù)

嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行安全操作，加強(qiáng)檔案管理人員安全保密意識(shí)培養(yǎng)，正確運(yùn)用好檔案信息系統(tǒng)的安全保護(hù)功能。醫(yī)院結(jié)合實(shí)際建立考評(píng)機(jī)制，制定檔案業(yè)務(wù)工作實(shí)施細(xì)則，使安全監(jiān)管監(jiān)察檔案管理有章可循、管理規(guī)范。加強(qiáng)檔案安全保密工作。注重檔案安全制度建設(shè)，強(qiáng)化落實(shí)檔案安全責(zé)任。在檔案信息系統(tǒng)平臺(tái)存儲(chǔ)利用數(shù)據(jù)，應(yīng)嚴(yán)格遵守等級(jí)保護(hù)的要求和相關(guān)規(guī)定。建立健全檔案安全應(yīng)急處置協(xié)調(diào)機(jī)制，制定完善應(yīng)急預(yù)案，開展培訓(xùn)和演練。定期組織開展檔案安全專項(xiàng)檢查，從本單位基礎(chǔ)設(shè)施、制度保障、技術(shù)支持、人員配備等方面入手，明確檔案安全防范重點(diǎn)，打造切實(shí)可行的檔案安全保障體系，杜絕檔案損毀和失泄密事件的發(fā)生。

（作者單位：株洲市婦幼保健院）