高職院校管理流程的優(yōu)化

【摘 要】目前，高職院校嚴(yán)格的管理制度與學(xué)生希望的生活實(shí)際是不相符合的，高職院校管理過(guò)程中需要找到符合學(xué)生實(shí)際生活的人性化管理模式。我國(guó)高職院校只有在管理流程上進(jìn)行不斷的優(yōu)化，才能讓學(xué)校得到長(zhǎng)足的發(fā)展，同時(shí)才能為廣大師生帶來(lái)更好的服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】高職院校 人性化管理 管理流程

【中圖分類號(hào)】G647 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1674-4810（2015）09-0033-02

近年來(lái)，隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化以及信息技術(shù)的快速發(fā)展，我國(guó)高職院校也得到了非常迅速的發(fā)展，但是高職院校在管理過(guò)程中跟不上社會(huì)以及學(xué)校的發(fā)展。所以，高職院校要對(duì)當(dāng)前的管理流程進(jìn)行深層次分析，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，優(yōu)化管理流程。

一 高職院校管理流程的現(xiàn)狀

當(dāng)前，高職院校管理流程滯后主要表現(xiàn)在信息化方面。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的管理模式顯得跟不上時(shí)代發(fā)展的腳步，而以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為背景的新型教育管理呈現(xiàn)出獨(dú)特的管理優(yōu)勢(shì)，從而大大提高了高職院校的管理水平。因此，在教學(xué)和管理上運(yùn)用新技術(shù)，其實(shí)是要?jiǎng)?chuàng)新學(xué)校管理模式和管理方法。高職院校建設(shè)信息化管理模式通常要經(jīng)過(guò)以下幾個(gè)階段。第一階段是網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)建設(shè)；第二階段是建設(shè)信息管理系統(tǒng)；第三階段是建設(shè)網(wǎng)絡(luò)教學(xué)資源。當(dāng)前，高職院校在這方面的發(fā)展主要是停留在第二階段，應(yīng)該逐步向應(yīng)用層面進(jìn)行發(fā)展，借助于信息技術(shù)可以讓高職院校高速發(fā)展過(guò)程中形成的管理滯后問(wèn)題得到有效的解決。但是，在發(fā)展過(guò)程中也出現(xiàn)了不少的問(wèn)題，主要是分工過(guò)于細(xì)致讓流程管理之間的關(guān)系以及管理流程內(nèi)部的聯(lián)系被忽視，從而出現(xiàn)了孤立的信息化管理。

高職院校在建設(shè)信息化管理模式中，大多是通過(guò)自身情況以及相應(yīng)的發(fā)展要求，將一種能夠?yàn)閷W(xué)校發(fā)展服務(wù)的應(yīng)用系統(tǒng)建立起來(lái)，但是因?yàn)闊o(wú)法獲得一致的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，讓信息孤立不能為部門共用，這樣就讓各部門在應(yīng)用信息化的過(guò)程中總是針對(duì)局部而不是全局進(jìn)行。而另一個(gè)問(wèn)題表現(xiàn)在業(yè)務(wù)部門方面，因?yàn)闃I(yè)務(wù)部門人員在信息化建設(shè)方案中無(wú)法進(jìn)行有效的業(yè)務(wù)處理，因此無(wú)法把信息化的業(yè)務(wù)流程制作出來(lái)，依舊按照自己傳統(tǒng)的手工操作流程進(jìn)行相應(yīng)的工作處理，沒(méi)有從管理層面上再造和設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)流程，這樣的做法無(wú)法讓業(yè)務(wù)流程獲得長(zhǎng)足的發(fā)展。具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：（1）對(duì)軟件提供商產(chǎn)品的現(xiàn)有功能進(jìn)行被動(dòng)性、全盤性接收，沒(méi)有創(chuàng)新；（2）有一定的改變，但是只是進(jìn)行簡(jiǎn)單的刪減；（3）沒(méi)有超前意識(shí)，沒(méi)有考慮到今后的發(fā)展和變化，如果管理流程發(fā)生改變之后無(wú)法跟上發(fā)展的腳步。

高職院校在快速發(fā)展的過(guò)程中，要借助于信息化的應(yīng)用對(duì)當(dāng)前滯后的管理效能進(jìn)行有效的提升，借助于規(guī)范和優(yōu)化的管理流程以及信息系統(tǒng)對(duì)接，真正實(shí)現(xiàn)管理流程的優(yōu)化。因此，當(dāng)前管理的一個(gè)創(chuàng)新點(diǎn)就是對(duì)信息技術(shù)的充分應(yīng)用，這樣才能提高管理效益，在有效的信息中獲得最大的發(fā)展。

二 優(yōu)化高職院校管理流程目標(biāo)

高職院校在優(yōu)化管理流程過(guò)程中，主要是對(duì)傳統(tǒng)的高職院校管理現(xiàn)狀進(jìn)行有效的改革，從高職院校的性質(zhì)、職能以及高職院校的管理需求出發(fā)，制定高職院校的管理目標(biāo)。

1.從以往的“管理導(dǎo)向”逐步轉(zhuǎn)移到“服務(wù)導(dǎo)向”

我國(guó)高職院校在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制背景下進(jìn)行的管理，與其他管理一樣是借助強(qiáng)有力的控制來(lái)貫徹實(shí)施計(jì)劃，從而有效完成目標(biāo)。因此在這樣的管理過(guò)程中形成的指導(dǎo)思想主要是以控制為主，通過(guò)強(qiáng)有力的行政手段進(jìn)行充分的管理。我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制在進(jìn)入21世紀(jì)之后產(chǎn)生了根本性變革，由于外部環(huán)境的變化需要新型人才，從而使人才培養(yǎng)模式也隨之改變。高職院校為了獲得有效性管理就要充分提高高職院校的服務(wù)能力、服務(wù)效果和效率。在管理過(guò)程中要為教師和學(xué)生提供相應(yīng)的服務(wù)或者創(chuàng)造必要的發(fā)展條件。因此，以往的管理不再是最終的目的，而是提高學(xué)校、教師和學(xué)生發(fā)展的能力，也就是說(shuō)管理不再是一種強(qiáng)制性手段，而是通過(guò)有效的管理為教師和學(xué)生構(gòu)建出一種和諧的、有利師生發(fā)展的環(huán)境。

2.施行透明化管理

在信息化快速發(fā)展的過(guò)程中，高職院校的管理應(yīng)該逐步走向透明化，從而讓眾多師生對(duì)管理過(guò)程進(jìn)行參與和監(jiān)督，最終對(duì)行政部門形成管理上的壓力，再逐步提高自己的管理能力。

管理改革的重點(diǎn)體現(xiàn)在高職院校職能實(shí)施全過(guò)程上，也就是要科學(xué)合理地優(yōu)化高職院校管理流程。最終目標(biāo)是將一種符合時(shí)代發(fā)展，適合學(xué)校發(fā)展的現(xiàn)代化管理流程構(gòu)建起來(lái)，從而實(shí)現(xiàn)有效性管理。這里所指的有效管理，指的是高職院校通過(guò)權(quán)力結(jié)構(gòu)、管理流程、行政觀念的改變，有效提高管理效果和效率。

3.從“集權(quán)管理”逐步轉(zhuǎn)變到“分權(quán)管理”

施行有效管理的手段主要是進(jìn)行分權(quán)管理。在管理過(guò)程中把管理結(jié)構(gòu)進(jìn)行適當(dāng)?shù)姆謾?quán)，可以讓高職院校師生的需要得到相應(yīng)的滿足，這樣的管理方式可以讓資源配置形成最優(yōu)化。高職院校有著較多的院系部門，當(dāng)進(jìn)行分權(quán)管理之后，各個(gè)院系部門可以根據(jù)自己院系的實(shí)際情況制定短期以及長(zhǎng)期的發(fā)展規(guī)劃，這樣就可以讓各個(gè)院系對(duì)自己職責(zé)范圍內(nèi)的工作進(jìn)行有效的處理，不會(huì)將所有的問(wèn)題都交給學(xué)校主管部門，從而讓學(xué)校高層管理部門以及管理工作者可以為學(xué)校長(zhǎng)期規(guī)劃和發(fā)展戰(zhàn)略騰出更多的時(shí)間和精力。

三 優(yōu)化高職院校管理流程的有效策略

1.管理中施行“一站式”服務(wù)模式

長(zhǎng)久以來(lái)，高職院校因?yàn)閷I(yè)化部門分工的問(wèn)題，導(dǎo)致不少部門實(shí)行交叉管理。一名普通的師生要獲得一項(xiàng)急需的服務(wù)，不但要對(duì)整個(gè)服務(wù)事項(xiàng)流程進(jìn)行完全熟悉，并且要對(duì)學(xué)校管理整個(gè)事項(xiàng)的過(guò)程進(jìn)行充分的了解，因此一個(gè)簡(jiǎn)單的服務(wù)也要在各個(gè)部門之間進(jìn)行協(xié)調(diào)溝通。當(dāng)前高職院校服務(wù)流程的主要特征就表現(xiàn)在路線模糊、環(huán)節(jié)眾多以及流程冗余等方面。所以，從高職院校當(dāng)前的管理需要來(lái)看，施行“一站式”服務(wù)理念勢(shì)在必行，這樣的管理模式可以讓師生與管理部門之間形成良好的溝通，從而讓整個(gè)處理流程不斷縮短。同時(shí)，“一站式”服務(wù)理念可以做到管理的有效集成，當(dāng)師生需要服務(wù)的時(shí)候，通過(guò)“一站式”服務(wù)形式就可以獲得最為迅速和便捷的服務(wù)，從而體現(xiàn)高職院校行政管理部門的管理工作為廣大師生服務(wù)的特點(diǎn)。

2.針對(duì)實(shí)際情況，對(duì)高職院校的組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行有效改進(jìn)

在對(duì)高職院校管理流程的優(yōu)化過(guò)程中，最為關(guān)鍵的是對(duì)組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行有效改進(jìn)。為了讓高職院校管理流程得到最大限度的優(yōu)化，就要對(duì)原有的工作模式進(jìn)行充分的改進(jìn)，尤其是改進(jìn)高職院校的組織結(jié)構(gòu)和邊界，從而為廣大師生提供高效的服務(wù)。因此，就要從以往的“職能型”組織結(jié)構(gòu)逐步向“流程型”組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行轉(zhuǎn)變。但是在轉(zhuǎn)變過(guò)程中要考慮眾多的因素，比如要充分考慮管理寬度、管理層次、各崗位人員的職責(zé)等等。并且在優(yōu)化管理工作流程的過(guò)程中要各個(gè)部門完成對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)流程，這樣就可以做到部門的事情部門解決，不會(huì)將這些問(wèn)題留給高職院校的主管部門。對(duì)管理流程進(jìn)行有效優(yōu)化之后，不但可以減少工作負(fù)擔(dān)，同時(shí)可以有效提高管理工作的效率。

3.在優(yōu)化管理流程中對(duì)新技術(shù)進(jìn)行充分的應(yīng)用

在改進(jìn)組織結(jié)構(gòu)的同時(shí)，要讓師生對(duì)新的工作環(huán)境進(jìn)行迅速的適應(yīng)，就要在新流程中對(duì)新的技術(shù)進(jìn)行充分的應(yīng)用。例如，在采集信息的時(shí)候，以往會(huì)造成不同的部門對(duì)信息進(jìn)行多次反復(fù)采集，而在優(yōu)化管理流程之后，只需進(jìn)行一次采集，就可以讓信息資源進(jìn)行共享。當(dāng)前，信息管理平臺(tái)沒(méi)有建立起來(lái)，導(dǎo)致重復(fù)性采集不但讓工作量增加了，并且多次采集讓師生的信息有可能失真，這樣就會(huì)對(duì)管理質(zhì)量造成直接影響。通過(guò)一次性信息采集，同時(shí)實(shí)行有效的共享和信息傳遞，不但可以使工作占用時(shí)間較少，同時(shí)讓流程總時(shí)間縮短，這樣就可以有效減低工作成本，讓管理效益得到最大限度提高。

綜上所述，高職院校要從學(xué)校自身實(shí)際情況出發(fā)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，對(duì)組織結(jié)構(gòu)和技術(shù)結(jié)構(gòu)進(jìn)行相應(yīng)的改進(jìn)，有效優(yōu)化管理流程，施行“一站式”管理模式，從而有效降低管理成本，提高管理效率。

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〔責(zé)任編輯：林勁〕