完善電子文件歸檔管理 推進(jìn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)

程張君

摘要：本文針對(duì)電子文件歸檔管理中心的問題，具體提出推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：電子文件；歸檔；檔案信息化建設(shè)

電子文件的出現(xiàn)加快了檔案信息化建設(shè)的步伐，但電子文件歸檔管理問題又必須給予重視，及時(shí)加以解決。這是信息時(shí)代的呼喚。對(duì)此，本文加以探究。

一、影響電子文件歸檔管理的原因和表現(xiàn)

1.思維方式和觀念陳舊。電子文件歸檔管理是檔案工作的重要組成部分，然而有些人卻將其拒之門外。我市使用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行辦公和事務(wù)性管理的單位，大部分是處于辦公自動(dòng)化的起步階段，多數(shù)只用計(jì)算機(jī)起草文件，一般打印出紙質(zhì)文件，作為計(jì)算機(jī)當(dāng)中的電子文件就會(huì)被忽視。據(jù)了解，市直機(jī)關(guān)部分單位，已實(shí)現(xiàn)人手一臺(tái)或職工家庭自購(gòu)計(jì)算機(jī)現(xiàn)象。為提高工作效率，職工在各自的計(jì)算機(jī)上起草打印一些不涉密的文件材料，不統(tǒng)一由單位指定部門負(fù)責(zé)打印，一旦紙質(zhì)文件到手，電子文件就常常處于無人管理的狀態(tài)，導(dǎo)致每年產(chǎn)生的很多草稿性電子文件未被保留。而其中的另一部分文件材料雖由單位統(tǒng)一打印管理，存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)當(dāng)中，但由于對(duì)電子文件歸檔管理重要性認(rèn)識(shí)不足，未及時(shí)對(duì)其進(jìn)行整理、歸檔，長(zhǎng)久以來，設(shè)備陳舊、破損，導(dǎo)致電子文件遺失。這樣，我們將沒有像樣的檔案可以接收，與現(xiàn)代化進(jìn)程相背離，人類的歷史將面臨斷代。

2.檔案管理人員素質(zhì)亟待提高。對(duì)電子文件的歸檔管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案的管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員就能勝任。也不是僅僅懂得計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的人員所能勝任的。前者不懂得電子文件制作、存儲(chǔ)、傳輸、利用等技術(shù)，就無法對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔管理，無法達(dá)到長(zhǎng)期保存和開發(fā)利用電子檔案的目的。后者不懂得檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)、管理原則和管理環(huán)節(jié)，無法理解電子檔案長(zhǎng)期保存的功用和意義，無法進(jìn)行電子文件的收集、整理、鑒定、歸檔，也不可能采取一切必要的技術(shù)和措施，長(zhǎng)期保存電子檔案，使人類活動(dòng)的真實(shí)記錄不受損失。據(jù)了解，市直機(jī)關(guān)的檔案工作人員絕大多數(shù)也只是前者。我們不能盲目地認(rèn)為凡是從事紙質(zhì)檔案管理的人員，都能進(jìn)行電子文件歸檔管理。也不能機(jī)械地認(rèn)為凡是懂得計(jì)算和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的人員，都可以進(jìn)行電子文件歸檔管理。

3.對(duì)電子文件歸檔管理設(shè)備的資金投入問題仍較為突出。盡管市委、市政府：以文件形式轉(zhuǎn)發(fā)了市檔案局《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)電子公文歸檔和管理工作的意見》，意見中提出各單位要配備掃描儀、刻錄機(jī)、統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)管理軟件等必要的設(shè)備，完成電子文件管理工作。但檔案設(shè)備資金投入難問題并沒有得到根本解決，這仍是電子檔案管理難以逾越的瓶頸。一方面，很多單位不能自主創(chuàng)收，地方財(cái)政撥款是其資金構(gòu)成的一個(gè)重要來源，這部分資金又對(duì)地方財(cái)政構(gòu)成不小的壓力。另一方面，各單位所需設(shè)備不相一致。有的一直未能給檔案管理工作配備計(jì)算機(jī)及相關(guān)設(shè)備，有的配備了計(jì)算機(jī)、刻錄機(jī)，但又缺少軟件等。

這樣就需更新原有掃描儀，適應(yīng)新軟件，造成了設(shè)備上的重復(fù)投入，浪費(fèi)財(cái)力?？偠灾?，這部分資金不能足額到位，勢(shì)必影響我市檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

二、完善電子文件歸檔管理的若干建議

1.高度重視，把電子文件歸檔管理工作放在檔案工作的突出重要位置。要從全市經(jīng)濟(jì)發(fā)展的高度認(rèn)識(shí)促進(jìn)電子文件歸檔管理的重大意義。在國(guó)家實(shí)施東北老工業(yè)基地振興戰(zhàn)略的新形勢(shì)下，充分發(fā)揮我市電子檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，縮短與先進(jìn)地區(qū)的差距，促進(jìn)各行各業(yè)的振興。廣泛宣傳，在全社會(huì)營(yíng)造有利于促進(jìn)電子文件歸檔管理的輿論氛圍。市政府應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門建立面向全社會(huì)的電子文件管理信息平臺(tái)，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，把各行各業(yè)聯(lián)系在一起，宣傳國(guó)家電子文件歸檔管理規(guī)定，通報(bào)工作動(dòng)態(tài)，交流工作情況，征求社會(huì)各社的意見，促進(jìn)電子文件歸檔管理快速健康發(fā)展。要盡快建立健全管理體制，形成相對(duì)集中的電子文件歸檔管理服務(wù)體系。加強(qiáng)電子文件歸檔情況的統(tǒng)計(jì)工作，努力做到及時(shí)準(zhǔn)確地反饋全市電子文件歸檔管理總體發(fā)展變化情況。

2.培養(yǎng)電子文件歸檔管理專業(yè)人才，降低資金供給成本。人才是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的基本要素，電子文件歸檔管理的主導(dǎo)要素?zé)o疑是高層次的人力資本，因此我們應(yīng)有針對(duì)性地加大對(duì)檔案人員的培養(yǎng)力度?？梢酝ㄟ^繼續(xù)教育培訓(xùn)的方式，對(duì)檔案人員進(jìn)行各種知識(shí)的全面武裝。即要讓他們掌握檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)，如檔案學(xué)概論、檔案管理學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、文書學(xué)等。又要讓他們學(xué)習(xí)電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、軟件技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、設(shè)備維護(hù)知識(shí)等等。針對(duì)他們應(yīng)掌握的這些技能，以考促學(xué)，實(shí)機(jī)操作，做到人人持證上崗。

3.加強(qiáng)對(duì)“外腦”的引進(jìn)和利用。在充分發(fā)揮現(xiàn)有檔案工作者管理經(jīng)驗(yàn)的同時(shí)，積極適應(yīng)研究與開發(fā)國(guó)際化的發(fā)展趨勢(shì)，充分利用現(xiàn)代通訊和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，探索建立虛擬研發(fā)機(jī)構(gòu)。高薪聘請(qǐng)域外有關(guān)專家和顧問，邀請(qǐng)海外本專業(yè)的留學(xué)博士、碩士和其他專業(yè)人員共同參加相關(guān)領(lǐng)域的課題研究，加快“外腦”引進(jìn)和利用。為我市電子文件歸檔管理以及檔案事業(yè)的發(fā)展拓展思路，破解難題。

4.增強(qiáng)電子文件歸檔管理的開放意識(shí)。采取“引進(jìn)來”和“走出去”相結(jié)合的戰(zhàn)略。著眼于世界電子文件歸檔管理發(fā)展的前沿，大膽吸收和借鑒一切有益的成果、一切先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)手段，為我所用，不斷壯大我市電子檔案管理的整體實(shí)力。同時(shí)，積極探索具有我市特色的電子文件歸檔管理機(jī)制，向全國(guó)乃至全世界傳播交流。

5.運(yùn)用電子檔案自身優(yōu)勢(shì)，努力吸引更多的財(cái)力支持。經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，檔案工作的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益日益突顯。電子檔案的利用與紙質(zhì)檔案相比，顯著不同的是更快捷、更方便、更準(zhǔn)確。其查準(zhǔn)率和查全率是紙質(zhì)檔案無法比擬的。建議市檔案局成立一個(gè)對(duì)外電子檔案（不涉密的）利用查閱機(jī)構(gòu)，并建立相關(guān)網(wǎng)站，設(shè)電子檔案利用鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，針對(duì)不同查閱對(duì)象，對(duì)其所利用的電子檔案的形式、范圍、用途、效益等進(jìn)行鑒定認(rèn)證，并根據(jù)鑒定情況收取不等價(jià)值的有償回報(bào)。電子檔案利用自身不等價(jià)值取向有三種：一是向利用者提供拷貝；二是網(wǎng)絡(luò)傳輸，可以通過互聯(lián)網(wǎng)以電子郵件的形式來直接滿足利用對(duì)象的需求；三是網(wǎng)上直接利用，就是在市電子檔案利用網(wǎng)站上直接查詢，它可為利用者提供技術(shù)支援，同通信傳輸相比減少了大量的管理工作，可以使更多的利用者同時(shí)利用一份電子檔案。通過以上的這些渠道來吸引更多的財(cái)力支持，減輕了地方財(cái)政壓力，同時(shí)也為做好電子文件歸檔管理工作提供了強(qiáng)有力的物質(zhì)保障。