提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效策略分析

黃育杏

摘要：辦公室是企業(yè)的處理中心，辦公室文秘需要處理企業(yè)內(nèi)部多種繁重的工作，因此提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平對(duì)于企業(yè)經(jīng)營(yíng)和管理是極為重要的。本文通過簡(jiǎn)單介紹辦公室文秘的重要作用以及工作原則，提出了幾點(diǎn)提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效策略，希望對(duì)改善企業(yè)管理和提高企業(yè)辦事效率有所幫助。

關(guān)鍵詞：辦公室；文秘工作；工作質(zhì)量；策略分析

辦公室在機(jī)關(guān)或企業(yè)單位中居于中心地位，辦公室擔(dān)負(fù)著多種繁重工作，既要向下級(jí)傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)階層的命令與要求，又要將基層工作的情況反應(yīng)給領(lǐng)導(dǎo)；既要協(xié)調(diào)機(jī)關(guān)內(nèi)部的各項(xiàng)事宜，又負(fù)擔(dān)著對(duì)外交往。而辦公室文秘是辦公室中的重要工作人員，文秘的工作質(zhì)量和水平直接影響著辦公的效率和質(zhì)量，從而影響整個(gè)機(jī)關(guān)的運(yùn)營(yíng)和收益情況。因此，必須逐步提高辦公室文秘的工作質(zhì)量和水平。要提高水平，應(yīng)該由文秘人員自身和機(jī)關(guān)單位兩方面發(fā)力。

一、提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的重要性及原則

辦公室是企業(yè)的行政和管理中心，它擔(dān)負(fù)著整個(gè)企業(yè)的行政管理的繁重工作量，上至傳達(dá)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的任務(wù)和要求，下至匯報(bào)企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)工作的具體情況，工作量大而且注重細(xì)節(jié)。同時(shí)辦公室既要負(fù)責(zé)對(duì)企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)工作和人員進(jìn)行協(xié)調(diào)，也要做好對(duì)外的信息交流和經(jīng)濟(jì)往來(lái)交往工作。因此，辦公室文秘的工作質(zhì)量和水平是直接制約企業(yè)內(nèi)部管理的重要因素，必須重視提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平。

辦公室文秘作為重要的工作人員，要遵循必要的工作原則，主要包括：1.遵循職業(yè)道德規(guī)范，嚴(yán)格要求自身以嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真、耐心謹(jǐn)慎的工作態(tài)度對(duì)待辦公室的繁重工作，自覺遵守公司的辦事制度；2.努力提高自身的職業(yè)素養(yǎng)和辦事水平，有針對(duì)性地安排辦公室工作，提高辦事效率和質(zhì)量；3.服從上級(jí)安排，做好上下級(jí)之間的溝通協(xié)調(diào)工作，保證企業(yè)內(nèi)部的有序運(yùn)轉(zhuǎn)。假如每位辦公室文秘都能自覺遵守這些辦公室的原則性要求，那么辦公室文秘的工作質(zhì)量就會(huì)得到有效的提升。

二、提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效策略

文秘工作不單純是純文字的工作，即便是文字工作，其水平高低、造詣深淺也并不僅僅體現(xiàn)在語(yǔ)體、修辭、章句等方面。有一種說(shuō)法是，“才、學(xué)、識(shí)三長(zhǎng)，識(shí)為尤重”，這是很有道理的。從一定意義上說(shuō)，文秘工作者如果沒有正確的見解，不會(huì)觀察問題、分析問題，不主動(dòng)想辦法出主意拿出有益的策見，不過是一個(gè)記錄員而已?！拔囊赞q詰為能，事以明核為美”。要想“明核”事物，洞察其內(nèi)部規(guī)律，并提出獨(dú)到的意見和辦法，這就需要文外的功夫，需要扎實(shí)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，需要?jiǎng)?chuàng)造性的工作，需要膽識(shí)的錘煉，需要素養(yǎng)的不斷提高。辦公室文秘要提高專業(yè)素質(zhì)，應(yīng)當(dāng)從以下幾方面注意：

1、提高辦事效率。文秘工作的范圍，大到機(jī)關(guān)的決策，小到日?，嵤?，都需要一一處理，在處理過程中注意科學(xué)合理的方法，會(huì)達(dá)到“事倍功半”的效果。

2、辦事要有計(jì)劃性。計(jì)劃性要求具有超前意識(shí)，結(jié)合所在機(jī)關(guān)的工作情況與以往經(jīng)驗(yàn)，提前思考需要完成什么工作，并且想辦法解決。辦公室文秘每天都要接到新的任務(wù)，這些任務(wù)不但繁雜而且時(shí)效性強(qiáng)，還會(huì)面臨突發(fā)任務(wù)，這些都不允許有遺漏和重復(fù)的現(xiàn)象。辦公室文秘一般都有速記能力，因此要將需要處理的事宜在分門別類的基礎(chǔ)上記錄好，避免遺漏，同時(shí)應(yīng)該留出空白以便插進(jìn)臨時(shí)突發(fā)的任務(wù)；需要解決的事情都有輕重緩急之分，辦公室文秘當(dāng)以大局為重，先著手處理重大急需處理的事項(xiàng)，萬(wàn)不可因?yàn)樽约旱呐d趣所在或者貪圖輕松，撿芝麻丟西瓜。這樣進(jìn)行計(jì)劃，并且條理化的開展工作，也有助于辦事效率的提高。

3、跟領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)溝通。作為辦公室文秘人員，要及時(shí)落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)的指示，不能討價(jià)還價(jià)；同時(shí)也要活躍思維，凡事要有主見，職責(zé)之內(nèi)的事務(wù)要全盤接受，認(rèn)為不妥的要及時(shí)和領(lǐng)導(dǎo)溝通，提出疑問，畢竟領(lǐng)導(dǎo)的決策也未必是十全十美的，這樣一旦出現(xiàn)決策失誤的問題就能最快地解決。

4、提高辦事效能。效率僅是第一步，是速度上的要求。而評(píng)估辦事的最終標(biāo)準(zhǔn)的是效能。如果辦公室文秘一天的工作量很大，但事情都沒有辦好，這就是沒有效能。效能追求的是質(zhì)量。

5、不斷更新知識(shí)，拓寬解決問題的思路。無(wú)論是在事業(yè)單位還是企業(yè)單位，隨時(shí)都有新思想的注入。作為辦公文秘，要緊跟時(shí)代步伐，關(guān)注所在行業(yè)發(fā)展的新動(dòng)向，新政策，同時(shí)要接受文秘技能培訓(xùn)，了解并實(shí)踐對(duì)新時(shí)代文秘的新要求。還要學(xué)習(xí)目前流行的辦公自動(dòng)化方面的更新。掌控的信息越多，解決問題的思路就越寬。通過各種途徑解決某一問題，才會(huì)合理有效。

6、保持工作熱情與積極性，凡事求質(zhì)量。文秘人員的工作情緒高漲，會(huì)積極開展工作，但是做事不盡力，質(zhì)量就不上乘；比如，辦公室文秘在接到領(lǐng)導(dǎo)要求寫發(fā)言稿，對(duì)于具有扎實(shí)文字功底的文秘人員來(lái)說(shuō)可以很快完結(jié)，但是不注意積累經(jīng)驗(yàn)，稿件的內(nèi)容很可能不符合講話的情境和要求，因此，必須重視質(zhì)量問題，不能急于下筆，在接到任務(wù)時(shí)要事先做好準(zhǔn)備，及時(shí)詢問領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于發(fā)言稿的要求。盲目熱情是要戒絕的。

7、嚴(yán)格遵守公司規(guī)章制度。這是最基本的職業(yè)道德。文秘工作工作量大，要做到不遲到，不早退；上班可以早到，對(duì)當(dāng)天的工作有幾分把握，如果匆忙趕到領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)開始布置任務(wù)，很可能由于一時(shí)慌亂而導(dǎo)致工作的偏差，給機(jī)關(guān)帶來(lái)困擾；同時(shí)，學(xué)會(huì)充分利用邊角余料時(shí)間，將手頭資料整理的井井有條。其他的大方面的制度，遵守更是不在話下，比如保密制度等。

8、凡事以大局為重，不能貪圖小便宜。辦公室文秘應(yīng)該以機(jī)關(guān)的利益為工作的基本點(diǎn)，一切工作都要圍繞此鋪開。為了大局利益，不僅要承受住工作壓力，還要忍受得了挫折和委屈；切忌假公濟(jì)私。

三、結(jié)語(yǔ)

辦公室是做好企業(yè)管理和行政工作的重要處理中心，提高辦公室文秘的工作質(zhì)量和水平是辦公室工作的重點(diǎn)。本文建議辦公室管理中可以實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)組織辦公室文秘職員培訓(xùn)、開展文秘技能培訓(xùn)和升職考核、設(shè)置獎(jiǎng)懲制度等策略，有效提高辦公室文秘的工作質(zhì)量和水平。

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