關(guān)于做好檔案管理和服務(wù)利用工作的幾點(diǎn)思考

張曉慧

摘要：本文重點(diǎn)談兩個(gè)問題，一是要把好檔案鑒定的“入館關(guān)”；二是檔案管理現(xiàn)代化對社會經(jīng)濟(jì)所起的作用。

關(guān)鍵詞：檔案鑒定；入館關(guān)；管理利用；信息服務(wù)

一、精細(xì)做好檔案“入館關(guān)”的鑒定審查工作

加強(qiáng)對進(jìn)館檔案的鑒定和管理，其意義有四個(gè)：

（一）有利于貫徹依法治檔原則

《檔案法》第八條規(guī)定：“中央和縣以上地方各級各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內(nèi)的檔案?！痹凇稒n案法實(shí)施辦法》的第十條中把“收集和接收本范圍內(nèi)對國家和社會有保存價(jià)值的檔案”規(guī)定為檔案館重要職責(zé)之一。按照法律、法規(guī)及《檔案館通則》等規(guī)章、條例的規(guī)定要求，做好檔案接收進(jìn)館的鑒定工作，是檔案館履行法定職責(zé)，落實(shí)依法治檔、管檔、用檔的法治精神的體現(xiàn)。加強(qiáng)檔案的進(jìn)館鑒定和管理是深入貫徹檔案相關(guān)法律、法規(guī)，在檔案工作實(shí)踐中實(shí)現(xiàn)依法治檔的需要。只有堅(jiān)持依法治檔原則，使進(jìn)館檔案符合法定檔案的范圍與標(biāo)準(zhǔn)，才能確保檔案工作依法開展，促進(jìn)檔案事業(yè)健康發(fā)展。

（二）有利于控制進(jìn)館檔案的質(zhì)量，進(jìn)一步優(yōu)化館藏

長期以來，豐富館藏一直是檔案館工作的第一要?jiǎng)?wù)與管理目標(biāo)。但隨著大量檔案被接收進(jìn)館保管，館藏量大增，館藏結(jié)構(gòu)單一、不合理，館藏質(zhì)量參差不齊的問題，也逐漸顯現(xiàn)。要解決這一矛盾，就必須加強(qiáng)檔案進(jìn)館鑒定工作的力度。尤其在社會主義市場經(jīng)濟(jì)逐步建立，政府體制改革不斷深入的新形勢下，檔案效益原則日益受到重視，優(yōu)化館藏迫在眉睫。而加強(qiáng)檔案的進(jìn)館鑒定，嚴(yán)格把好檔案的“人館關(guān)”，實(shí)現(xiàn)進(jìn)館檔案質(zhì)量的有效控制，將有助于建立結(jié)構(gòu)合理、富有特色、高質(zhì)量的檔案館館藏。在豐富館藏的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)國家檔案資源的合理配置，取得良好的管理效益，更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會服務(wù)。

（三）有利于促進(jìn)檔案工作服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新。不斷提高檔案館的科學(xué)管理水平

當(dāng)前，與時(shí)懼進(jìn)，開拓創(chuàng)新，在檔案工作的各個(gè)方面實(shí)現(xiàn)全面創(chuàng)新，已成為檔案館工作的重點(diǎn)與努力方向。加強(qiáng)檔案的進(jìn)館鑒定，正是檔案服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新的需要。檔案工作是一個(gè)環(huán)環(huán)相扣、系統(tǒng)性極強(qiáng)的工作，而檔案的接收工作是檔案業(yè)務(wù)工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，其工作開展得有效與否，直接影響著館藏檔案的結(jié)構(gòu)和質(zhì)量，關(guān)系到檔案館管理水平的高低，有利于實(shí)現(xiàn)檔案接收方式、方法的創(chuàng)新，進(jìn)而影響和促進(jìn)檔案館業(yè)務(wù)工作其它環(huán)節(jié)的創(chuàng)新，以更高的標(biāo)準(zhǔn)全面推進(jìn)檔案業(yè)務(wù)工作的發(fā)展，形成檔案管理工作的良性循環(huán)、互動(dòng)，不斷提高檔案館的科學(xué)管理水平。

（四）有利于維護(hù)黨和國家的根本利益，為社會發(fā)展服務(wù)

檔案館工作的根本目的，是要把反映黨和國家根本利益，真實(shí)記錄社會發(fā)展各方面的重要內(nèi)容，對社會主義建設(shè)具有長期利用價(jià)值的檔案，科學(xué)規(guī)范地加以管理，使之得以長期保存，以供利用。加強(qiáng)檔案進(jìn)館的鑒定，有利于在接收工作中本著為黨和國家的利益負(fù)責(zé)，為歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度，及時(shí)、有針對性地把體現(xiàn)黨和國家根本利益的檔案接收進(jìn)館集中保管。并且圍繞黨和國家工作的大局，適應(yīng)社會主義事業(yè)發(fā)展的需要，面向社會，服務(wù)社會，使檔案發(fā)揮出更大的作用。只有加強(qiáng)對進(jìn)館檔案的鑒定和管理，才能更好地維護(hù)黨和國家的根本利益，更好地為人民為社會服務(wù)。

二、檔案管理現(xiàn)代化在社會經(jīng)濟(jì)中的作用

（一）服務(wù)科研。檔案管理現(xiàn)代化的一項(xiàng)重要任務(wù)是將檔案館和圖書館實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，形成統(tǒng)一的信息共享平臺，構(gòu)建信息服務(wù)中心。并通過這個(gè)共享平臺推動(dòng)產(chǎn)學(xué)研的迅速發(fā)展，提高勞動(dòng)效率。從而形成現(xiàn)代化的產(chǎn)學(xué)研產(chǎn)業(yè)鏈，一方面提高單位收入，另一方面為就業(yè)人群提供了更多生產(chǎn)實(shí)習(xí)機(jī)會，再者也可為檔案管理信息平臺注入更多的投入，進(jìn)入良性循環(huán)。

（二）圖書情報(bào)檔案信息共享。集成圖書情報(bào)檔案信息，首先要優(yōu)化館藏，理順關(guān)系，合理配置館藏資源。為了解決檔案館與圖書館的館藏信息重復(fù)、交叉現(xiàn)象，根據(jù)具體情況及讀者利用習(xí)慣，對館藏中的交叉重復(fù)部分，只在一個(gè)單位收藏，比如圖書樣本問題，檔案館應(yīng)該取消保存樣本書，改由圖書館樣本庫專設(shè)樣本專柜；圖書館應(yīng)該取消收藏研究生論文，只由檔案館建立研究生論文閱覽室，因?yàn)橐恍┱撐挠斜Ｃ芷谙?，在檔案館建立論文閱覽室便于及時(shí)把解密的論文公開。另外，信息服務(wù)中心要編制圖書檔案情報(bào)資料聯(lián)合目錄，在 網(wǎng)上發(fā)布共建的“信息列車”，建立檔案館、圖書館、資料室文獻(xiàn)資源協(xié)作

網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)館系資料室文獻(xiàn)資源共享。

（三）網(wǎng)絡(luò)資源共享。信息服務(wù)中心在網(wǎng)上建立自己的信息服務(wù)器，提供網(wǎng)上信息服務(wù)。信息服務(wù)器是檔案館與圖書館服務(wù)器的二合一，是圖書、檔案、資料信息大聯(lián)網(wǎng)，它從信息的角度，集中了檔案館、圖書館的所有信息，并能避免檔案館與圖書館之間不必要的重復(fù)數(shù)據(jù)（如研究生論文數(shù)據(jù)庫等），同時(shí)避開圖書、情報(bào)、檔案外在形式上的區(qū)別，直接進(jìn)行實(shí)質(zhì)上的信息內(nèi)容檢索，用戶只需鍵入關(guān)鍵詞，相關(guān)內(nèi)容的圖書、檔案、情報(bào)資料信息就可同時(shí)檢出，滿足用戶全方位的信息檢索需求。

與此同時(shí)，信息服務(wù)中心開展網(wǎng)上信息導(dǎo)航。通過對網(wǎng)上信息研究，比較各種搜索引擎的特點(diǎn)、功能及查詢的經(jīng)濟(jì)性、有效性，將以外的更廣范圍內(nèi)的圖書檔案信息查詢指南（包括世界著名的書目數(shù)據(jù)庫、專利數(shù)據(jù)庫、檔案數(shù)據(jù)庫等介紹）上網(wǎng)，為用戶在網(wǎng)上瀏覽所需專業(yè)信息導(dǎo)航，同時(shí)利用各種渠道，為用戶提供全文傳遞服務(wù)。

（四）人才資源共享。信息服務(wù)中，為了彌補(bǔ)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才的不足，檔案館與圖書館可以集中雙方的業(yè)務(wù)骨干，形成新的工作合力，共同進(jìn)行信息服務(wù)中的技術(shù)問題研究。如確定電子文件與其他信息資源一體化管理的模式和最佳途徑，研究出既能滿足電子文件功能要求，又能納入電子信息資源系統(tǒng)的電子文件管理系統(tǒng)；聯(lián)合進(jìn)行對圖書、情報(bào)、檔案信息的導(dǎo)向性、安全性防護(hù)研究，共同研制、開發(fā)利用防火墻技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)、容錯(cuò)技術(shù)、端口保護(hù)技術(shù)與主體身份驗(yàn)證等網(wǎng)絡(luò)信息安全技術(shù)。

（五）建立科研檔案保存成果。信息服務(wù)中心，主要是為產(chǎn)學(xué)研服務(wù)，因此，信息服務(wù)中，科研項(xiàng)目的建檔工作也十分重要。因?yàn)榭蒲腥藛T既是檔案的利用者，也是檔案的形成者。通過參考前人的研究成果，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、不斷改進(jìn)，在前人的基礎(chǔ)上再創(chuàng)新高，與此同時(shí)，前人的科研成果被完整地保存下來，對后人來說，同樣是一筆寶貴的財(cái)富。

（六）提供實(shí)時(shí)市場信息?？茖W(xué)研究要為市場服務(wù)，靠市場發(fā)展，就必須時(shí)時(shí)關(guān)注市場需求動(dòng)態(tài)。信息服務(wù)中心要充分利用綜合信息資源及網(wǎng)絡(luò)工具，為科研人員提供有關(guān)行業(yè)產(chǎn)品、技術(shù)、市場變化的趨勢及未來狀況，使科研人員的研究課題與社會需求一致，研究成果能迅速產(chǎn)生社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。