如何推進檔案工作規(guī)范化、標準化、信息化建設

劉杰

摘要：檔案管理作為當前社會發(fā)展中的重點，其規(guī)范化、標準化、信息化建設是不容忽視的管理過程和管理手段。為了使檔案工作規(guī)范化、標準化，必須建立健全切合實際的檔案管理制度，實施“以我為主”的立卷歸檔原則，嚴格公文的制發(fā)，提高紙質檔案立卷的質量，做好文書以及電子文件的處理工作。隨著當前人們對檔案管理工作認識的不斷加深，其在管理和控制的過程中實現(xiàn)其標準化管理手段是保證檔案管理經(jīng)濟社會效益的關鍵。

關鍵詞：如何推進；檔案工作；規(guī)范化；標準化；信息化；建設

一、建立健全切合實際的檔案管理制度

檔案種類繁多，形式各異，有日常文書檔案、業(yè)務檔案、紙質檔案、電子檔案，要實行規(guī)范的管理，就必須建立切合實際的檔案管理制度。檔案管理制度要以《中華人發(fā)共和國檔案法》為指導原則，首先要加強硬件的建設，存放檔案必須有專門庫房，并設有專柜便于查找，做到科學管理，排列整齊并健全檢索工具。庫房要經(jīng)常通風，做到整潔衛(wèi)生，庫房內不準吸煙，做到防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防光，以確保安全和延長檔案壽命。其次，建立檔案工作網(wǎng)絡領導組，規(guī)劃、提出業(yè)務檔案工作的總體要求，具體制定業(yè)務檔案的各項管理制度，對檔案管理進行督促指導。指定專人管理文書檔案和業(yè)務檔案，檔案室人員應深入各科室，以便對各科的業(yè)務檔案提出統(tǒng)一的立卷要求，促使業(yè)務科室能夠及時立卷和定期向檔案室歸檔。歸檔的文件材料，區(qū)分保存價值，分類整理，立卷、案卷標題簡明確切，便于保管和利用。最后要嚴格有關的檔案借閱手續(xù)，杜絕檔案亂借亂發(fā)，防止分散流失。

二、公文制發(fā)是推進檔案工作規(guī)范化、標準化的基礎性前提

公文是檔案的前身，可以說公文制發(fā)的如何，不僅決定公文本身的質量，也決定了檔案工作規(guī)范化、標準化、信息化的質量。因此，在公文制發(fā)中必須注意解決好規(guī)范化、標準化、信息化問題，為檔案工作實施規(guī)范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。首先公文用紙質量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標準，符合國家的有關規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂。要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等。公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，利于日后標準化、現(xiàn)代化檢索手段的實施。

三、實施“以我為主”的立卷歸檔

原則是推進檔案工作規(guī)范化、標準化的關鍵環(huán)節(jié)相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現(xiàn)規(guī)范化、標準化的最大問題。實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的根本目標就是要實現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現(xiàn)目標的關鍵性工作?！耙晕覟橹鳌钡牧⒕須w檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規(guī)范化、標準化，乃至現(xiàn)代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，在嚴格執(zhí)行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好以下問題。一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要注意區(qū)分在形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件減少檔案管理中的重復度和信息冗余度。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。

四、提高案卷質量是推進檔案工作規(guī)范化、標準化的可靠保證

不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標準化質量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規(guī)范化、標準化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質量問題，以利于檔案規(guī)范化管理。

五、加強對聲像檔案的管理和保護

聲像檔案是指國家機構、組織以及個人在從事各種活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的記錄。聲像檔案是一個單位檔案的重要組成部分。隨著社會的及辦公條件的改善，在機關工作和各類業(yè)務活動中形成了大量的聲像檔案。聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求，如果不及時歸檔，日后難以追憶齊全和準確。所以這就要強化規(guī)范管理，對產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。要結合實際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管，從長久保護和利用考慮。

六、推進檔案信息化的法制建設

在檔案信息化建設過程中，越來越表現(xiàn)出對法制化的依賴。加強檔案法制化建設，是適應新時期檔案工作發(fā)展的新形勢，推動檔案事業(yè)協(xié)調、可持續(xù)發(fā)展的重要保證。《實施綱要》提出，要加快推進檔案信息化法制建設，適時提出比較成熟的行政立法建議，推動相關配套行政規(guī)章的制訂和完善。檔案信息化管理的法制建設主要包括以下幾個方面的內容：一是對現(xiàn)有檔案法規(guī)、國家和行業(yè)標準加以貫徹執(zhí)行。據(jù)有關資料顯示，在制定的技術規(guī)范中（如上文所述），貫徹標準的只在少數(shù)。采標率很低，大部分單位對已經(jīng)頒布實施的國家和行業(yè)標準毫不了解。根據(jù)這種狀況，應以法律法規(guī)的形式加以確定，變行政管理為法制管理，增加其約束力。二是社會的發(fā)展日新月異，檔案信息化進程不斷加快，需要對新的領域、新的載體、新的檔案關系和新的檔案管理主體進行立法，同時修改、廢止不適應發(fā)展要求的檔案法規(guī)。三是大量電子檔案能否發(fā)揮其應有使用價值缺乏法律依據(jù)。在電子文檔的形成過程中，打亂了或者是破壞了原始文件的本來順序。原本清晰的法律責任界限變得模糊，就需要制定相關法律加以界定，從而更好地發(fā)揮電子檔案的作用。四是檔案信息化法制建設還應包括檔案安全法規(guī)建設?，F(xiàn)代信息社會中，檔案管理的網(wǎng)絡化使檔案存在一定的安全隱患，在推進檔案信息化進程中必須采取一系列措施保證檔案信息的保密和安全。這一系列措施就包括法規(guī)的制定，從而保證檔案信息的安全。

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