高校行政管理信息化存在的問題及對策探究

摘要：現(xiàn)階段，高校行政管理信息化過程中存在諸多問題，主要體現(xiàn)在缺乏信息管理意識、信息化管理水平低下、對歷史數(shù)據(jù)的重視度不夠等等。為進一步推進高校行政管理信息化建設，建議從培養(yǎng)信息管理意識，提高信息化管理效率；強化行政管理的執(zhí)行力，全面提升服務質量；做好對歷史數(shù)據(jù)的收集整理工作；制定科學合理的可持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略規(guī)劃等方面入手。

關鍵詞：高校行政管理；信息化；管理意識

一、高校行政管理信息化的內涵

（一）高校行政管理

高?；A工作的開展包括三個方面：行政管理工作、教育工作以及科研工作。基于這三方面的工作，行政管理是基礎，教育以及科研工作是目的。行政管理工作是高校教育工作以及科研工作的輔助工作，高校三方工作緊密相連。行政管理工作是高校為落實完成教育目標，有計劃性的在高校機構及制度的方面采取措施，發(fā)揮行政管理職能，由所有的工作人員協(xié)同完成教育目標的活動。有關于行政管理的主要內容突出表現(xiàn)為三點：其一，學術及行政關系，也就是說高校老師、其他科研教育工作者和行政部門間的關系；其二，高校功能部門關系，簡言之行政管理機構下的高校各責任工作部門關系；其三，高校行政管理人員及創(chuàng)新管理方法間的關系。

（二）高校行政管理的信息化

當下的國內信息技術發(fā)展，計算機網(wǎng)絡技術、信息通信技術被認為是信息化發(fā)展的代表。民眾現(xiàn)已認識到了信息化是實施各方面工作高效進行的重要手段，但關于信息化管理的合理性還沒有做到深刻的理解。作者認為，當下的社會發(fā)展是信息技術發(fā)展的社會，聯(lián)系到高校的工作上來。也就是說，隨著信息技術的發(fā)展，高校要切實加強自己的信息化建設，使用先進的信息技術強化學校管理，深化提高高校教育教學質量及科研水平等，進而有效的完成高校行政管理各方面工作的信息化[1]。實現(xiàn)覆蓋高校各方面的信息化建設要求高校協(xié)調學術和行政部門間的組織關系，完善行政管理職能，不斷拓展高校信息資源互聯(lián)共享深度，調整行政管理人員組織結構，創(chuàng)新管理方法，最終實現(xiàn)高校信息化管理的合理性。

二、高校行政管理信息化存在的問題

（一）信息管理意識淡薄，信息化管理效率較低

高校行政管理工作效率低下。有關工作人員責任意識差，管理業(yè)務不熟練，不愿意甚至是更本就不懂得怎樣使用信息技術輔助行政管理工作，這都是導致高校行政管理工作效率低下的重要原因。首先，當下的高校中層管理人員由過去高校組織安排擔任，很多管理人員不了解信息技術，這讓他們無從使用信息技術來輔助行政管理工作；其次，有超過半數(shù)以上的行政管理工作人員不熟悉信息技術，真實的行政管理工作當中不能熟練的運用信息技術實施行政管理輔助工作，信息技術工作人員不屬于行政管理工作部門，也無法參與到行政管理工作當中；再次，現(xiàn)在的很多的高校都是公辦院校，高校工作人員由大鍋飯思想，不追求高效的學校管理工作，和自己沒有直接利益關系的學校工作，工作人員普遍抱著一種無視的態(tài)度；最后，以往的高效行政管理工作一直是用紙質文檔記載資料信息等，資料信息的保管、維護等都沒有得到很好的處理，同時紙質的資料信息也沒有及時的更新修改，資料信息的真實性、有效性大打折扣，管理人員普遍認為信息管理系統(tǒng)不安全，也由此降低了使用信息管理系統(tǒng)的主動性。

（二）部門間人浮于事與超負荷運行并存

一些部門工作人員工作流于形式，而還有一些部門工作人員則是加班加點超負荷的工作，這兩類部門間的工作人員工作相差很大。發(fā)生現(xiàn)象的原因主要有：第一，工作人員崗位安排不合理。目前的高校管理部門崗位安排主要為定職定崗，實行一人一崗制[2]。崗位安排主要是遵循部門設置，沒有更加細致的考慮各崗位的工作量大小，從而容易導致個別崗位工作量很大而有些崗位有基本沒有什么工作的現(xiàn)象。第二，高校本身就有很多的文件，很多的日常任務，由于管理部門間的聯(lián)系不緊密，每一項任務安排沒有組織好部門所屬關系，導致各部門工作人員重復工作現(xiàn)象，額外增加個別崗位工作人員的工作量。第三，行政管理部門間缺乏一定的信息管理與信息積累。在過去的很長一段時間，行政管理部門都沒有適當?shù)谋O(jiān)理信息數(shù)據(jù)庫，也由此沒能實現(xiàn)更好的信息管理。在需要各部門上報任務報表的時候，上報任務就分配給了基層員工，各部門之間本身的聯(lián)系就不緊密，報表信息等格式、內容不一致，加大了工作人員的工作難度。

（三）對歷史數(shù)據(jù)的重視度不夠

高校高層領導一直都很重視高校的領導和決策，當然這也是高校各方面工作的核心內容。實施高校行政管理工作的有序進行，充分的調查研究十分重要。過去決策的歷史數(shù)據(jù)必然會對新的工作決策產(chǎn)生影響。然而因為過去行政管理工作的信息化水平低，信息資料的管理意識較差，過去決策的資料信息沒能更好的得以保存。歷史資料不完整，決策信息丟失，這都很大程度上影響了當下的領導層決策[3]。

三、推進高校行政管理信息化建設的措施

（一）培養(yǎng)信息管理意識，提高信息化管理效率

有關于高校的行政管理部門其實也是眾多資料信息匯集的部門，當下的信息管理和傳播速度水平正不斷提高，與此相對應的對信息管理人員的管理水平也要求很高，這要求管理人員要擁有敏銳的觀察力，能夠有效的在眾多的資料信息中找到自己需要的內容?，F(xiàn)階段，高校行政管理工作人員組成很復雜，一方面管理人員年齡差距很大的，另一方面管理水平差距也很大，聯(lián)系到歷史各方面的原因，這些人員再次學習信息技術的有效性也不是很大。為使高校行政管理工作更加高效的進行，需要強化本方面工作人員的信息技術訓練，訓練方式可借助會議、文件等形式開展[4]。此外，還要不斷的擴充高效行政管理部門資料信息容量。有關于資料信息的內容包括互聯(lián)網(wǎng)技術、信息技術等內容，同時要求行政管理工作人員學習認識信息內容的本質，熟悉掌握信息網(wǎng)絡技術、計算機基礎技術等。以上內容都可以由管理部門組織員工進行不定期的培訓，同時工作人員也可在生活實踐中學習掌握。

（二）強化行政管理的執(zhí)行力，全面提升服務質量

我們知道，高校行政管理的根本宗旨是借助于組織、計劃、實施等活動來實現(xiàn)人力、物力及財力等資源的有效整合，從而促使其效益最大化。從這一角度上看，有關于高校行政管理工作的本質就是服務，唯有最真實做到以“師生為本”，建設服務性高校行政管理模式，才能更好的為師生利益出發(fā)，作出更好的行政管理工作，推動高校健康快速發(fā)展。信息化發(fā)展的社會大環(huán)境，有關于行政管理工作的執(zhí)行力愈加突出，高校行政管理工作的最終效益也取決于行政管理工作的執(zhí)行力，唯有將行政管理工作的執(zhí)行力落實都高校管理工作的實際，才能有效的完成行政管理工作，實現(xiàn)行政管理工作的任務目標。因此，高校管理層要不斷強化工作人員的執(zhí)行力；有效開展崗位責任制，強化所有行政管理工作人員的責任意識，權責分明、權責協(xié)調；引導和培養(yǎng)行政管理工作人員的使命感，要求行政管理工作人員和高校教學、科研工作相聯(lián)系，切實的做到服務師生工作，解決師生現(xiàn)實需要，落實“服務性”行政管理工作[5]。如此，在順應信息化發(fā)展的大勢下，實現(xiàn)高校管理工作的良好進行，為社會培養(yǎng)更多的優(yōu)秀人才。

（三）做好對歷史數(shù)據(jù)的收集整理工作

建設成立由數(shù)據(jù)庫技術支撐的高效決策系統(tǒng)，有效幫助領導層科學決策?，F(xiàn)代的數(shù)據(jù)庫技術，包括倉庫、挖掘及信息分析處理技術為更好的利用歷史信息數(shù)據(jù)提供方便，現(xiàn)代數(shù)據(jù)庫技術實現(xiàn)了良好的歷史信息數(shù)據(jù)分析、處理，得出正確合理的信息，方便決策的參考，讓高校領導層明確的指導該實施怎樣的決策，學校工作進行哪里不足，哪里需要改進等，確立科學的發(fā)展目標，做出科學決策措施?？茖W合理的信息數(shù)據(jù)是領導實施正確決策的核心依據(jù)，借助這些信息數(shù)據(jù)的參考，規(guī)劃高校發(fā)展策略，引導高校積極健康發(fā)展。信息化的行政管理工作是實現(xiàn)高效科學管理、深化提高工作效率的重要手段，同時信息化還實現(xiàn)了高校管理結構的扁平化調整，切實保障行政管理工作由強大的信息技術支撐，簡化管理人員結構，實現(xiàn)高效率行政管理工作進行。

（四）制定科學合理的可持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略規(guī)劃

聯(lián)系高校行政管理工作的實際，高校行政管理工作有自身的規(guī)律?？茖W制定高校行政管理工作方法要聯(lián)系高校工作的全局出發(fā)，保障信息化戰(zhàn)略發(fā)展。主要由以下三方面的工作考慮：第一，有關于高校行政管理系統(tǒng)包括高校人事系統(tǒng)、教務系統(tǒng)、學籍系統(tǒng)等，信息化發(fā)展的實際聯(lián)系到高效各個方面的工作，要更加深入的考慮信息系統(tǒng)建設的數(shù)據(jù)處理工作，要求各信息系統(tǒng)相互聯(lián)立，保持完整性，一方面接受系統(tǒng)有效資源，另一方面實現(xiàn)系統(tǒng)的高效工作管理；第二，強大的技術支持是高校信息化行政管理建設的必然要求，高校全部的行政管理工作都要和技術相吻合，各方面建設要和技術支持保持同步；第三，外部環(huán)境不斷變化，社會經(jīng)濟發(fā)展，文化建設，政策調整等讓高校的發(fā)展目標也在不斷的變化當中，因此高校行政管理信息化工作的進行也要和學校建設大環(huán)境保持一致，制定高校發(fā)展的可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略。

【參考文獻】

[1]林陽燦.高校行政管理信息化建設研究[J].長江大學學報，2014（12）：62

[2]陳淑芳.芻議高校行政管理信息化[J].南昌教育學院學報，2011（12）：51

[3]胡塞爾.歐洲科學危機與超驗現(xiàn)象學[M].上海：上海譯文出版社，1988.159

[4]王競菲.高校行政管理信息化探討[J].湖南工業(yè)職業(yè)技術學院學報，2013（4）：134

[5]吳琳.淺談信息化條件下高職院校行政管理人員素質培育[J].黑河學刊，2012（5）：66

作者簡介：鄭焱（1982—），女，河南南陽人，碩士研究生，鄭州師范學院教師，研究方向：行政管理理論與實踐。