農業(yè)科研檔案管理的現狀與對策

王雙

檔案，既是文件的集中有效管理，也是一種信息的集成。檔案管理也是一種信息工作的再創(chuàng)造。檔案是對某一階段工作及事件的詳細記載與總結，對于今后各項事業(yè)的發(fā)展及查找有關情況，追索事物發(fā)展具有重要價值。農業(yè)科研檔案對于某一單位科研發(fā)展及沿革等予以記載，意義更為重要。

科研單位的庫存檔案反應了一個單位的歷史發(fā)展過程，檔案材料具有資料的原始性、準確性和較大的可開發(fā)利用性，承載著多代科研人員的智慧和心血，是科研單位全部活動的真實記錄，是寶貴的知識財富和重要的信息資源。檔案管理是科研單位管理工作的一項重要組成部門。隨著農業(yè)科研單位的體制的改革，對許多農業(yè)科研院所的管理人員的編制進行了壓縮，使多數管理人員身兼數職，檔案管理人員也不例外，因此使得檔案管理工作難以做到精細化和高度信息化?？蒲袡n案管理的人員隊伍狀況堪憂，急需進一步強化農業(yè)科研檔案管理隊伍的建設，使農業(yè)科研單位的檔案管理工作更加規(guī)范和健全，逐步提高檔案管理的現代化水平和信息化程度，為更好的利用科研檔案農業(yè)科研提供服務。

1 農業(yè)科研檔案管理的現狀

1.1 缺乏專職的檔案管理人員

農業(yè)科研單位改制以來，對省級農業(yè)科研院所的管理人員進行了精簡，很少有單位能夠設置專職的檔案管理人員。就各個研究所的檔案室管理人員多數是兼職人員，且身兼數職，這部分管理者往往被繁雜的行政事務纏身；檔案整理需要有必要的時間保證，而兼職人員能夠用在檔案管理的時間是非常有限的，僅在工作時間上就難以保證檔案管理過程的連續(xù)性，在管理質量上能夠保證交上來的檔案不丟失，完成基本的查閱利用都需要工作之余完成，使檔案管理工作上檔升級和檔案開發(fā)利用就相當困難了。

1.2 對檔案管理工作不夠重視

農業(yè)科研單位以科研為主，領導把主要精力大都放在了科研工作和事業(yè)發(fā)展上，沒有太多的精力顧及檔案管理，有的人認為檔案管理工作做到存放不丟失即可，對檔案管理工作的搜集、整理、編研、開發(fā)和利用等一整套工作方法缺乏了解，導致對檔案室基本設施建設一般投入不足，或者說重視程度不夠，這就導致了檔案管理人員對搞好檔案管理工作缺乏信心。單位領導應加強對檔案室基本設施條件的建設，做到防火、防盜、防蟲、防濕和降溫，改善檔案的存放條件，使檔案資料存放條件達到最佳，避免檔案資料的損壞。有條件的要積極購置高科技電子管理設備，如照相機、復印機、傳真機、掃描柿餅、電腦等設備，使檔案室硬件條件達到檔案管理上檔升級的必備條件。

1.3 專業(yè)知識更新緩慢

農業(yè)科研單位的檔案管理人員進行專業(yè)培訓的機會較少，專業(yè)知識更新速度慢，特別是缺少最新的科技檔案管理知識。這些人員平時與專業(yè)人員交流的機會較少，工作環(huán)境相對比較閉塞，思想比較滯后。長期以來從事單一枯燥的工作，難免產生不良的情緒，加上收入少，顯示才華的機會少，職稱晉升難，不堪重負的社會生活壓力，壓抑的心情長久得不到釋放，勢必會影響到工作質量。

2 加強農業(yè)科研檔案管理的建議

2.1 增強重視程度

要想搞好檔案管理工作，首先要從思想上重視檔案工作。思想認識在很大程度上會影響到一個單位檔案管理工作質量的好壞。檔案管理人員應認真學習《檔案法》，建立比較完善的檔案管理制度，促進單位檔案管理工作的上檔升級。單位領導要積極支持檔案工作，調動專兼職檔案管理人員的工作積極性，對提高檔案管理水平具有巨大的促進作用。

2.2 建立激勵機制

要建立一套人性化管理與恰當激勵相結合的體制。從制度上保證檔案管理人員在物質與精神各方面的相對平衡，通過建立獎勵機制，充分調動檔案管理人員的積極性。比如在獎勵績效方面要考慮檔案專兼職人員的勞動強度的不同，適當向兼職檔案管理人員傾斜，提高兼職檔案管理人員的工作積極性。要建立開放式的工作制度，檔案管理人員之間應當加強協作與溝通，各農業(yè)科研單位之間應當加強信息交流，檔案管理與其它管理部門之間也要加強合作，給檔案管理人員提供一個寬松、和諧的工作氛圍，使檔案管理人員身心愉快地、高效率地工作。

2.3 提高檔案管理工作積極性

通過調查發(fā)展，多數檔案管理人員的職業(yè)幸福感不強，其中一個主要因素就是思想問題。

對檔案管理人員進行愛崗敬業(yè)方面的思想教育，使他們樹立畢生奉獻給檔案管理事業(yè)的精神。讓檔案管理人員充分認識到檔案管理工作的重要性，是提高檔案管理人員的工作積極性的前提。檔案管理工作畢竟是為其他部門提供服務的，是在幕后默默無聞的貢獻者，要具有甘為人梯的犧牲精神。

加強創(chuàng)新意識教育，檔案管理工作人員要充分利用資源的優(yōu)勢，走出一條檔案管理工作的創(chuàng)新之路，要在鉆研業(yè)務的過程中找到檔案管理工作的新辦法、新思路，讓一成不變的檔案管理工作變成具有無盡的求知探索之地，單位要制定傾斜政策和有利措施提高檔案管理工作人員的鉆研興趣，使之能夠始終處于樂于創(chuàng)造、敢于求新的氛圍中，為檔案建設做出更大地貢獻。

2.4 加強培訓工作，提高業(yè)務水平

只有不斷提高專兼職檔案管理人員的業(yè)務素質，檔案管理能力才會有相應的提高。檔案管理部門要在提高崗位工作要求的同時，兼顧檔案管理人員的現實狀況，把提高專兼職檔案管理人員的個人素質與業(yè)務水平做為首要事務來抓。

要給所有的檔案管理人員創(chuàng)造機會，要廣泛開辟包括業(yè)務進修、知識更新和擴展視野等方面的平臺，為檔案管理人員自身價值的體現創(chuàng)造全面發(fā)展的機會，充分發(fā)揮每一個檔案管理人員的智慧和創(chuàng)造力。特別是在科學技術飛速發(fā)展的今天，要緩解科技進步給檔案管理人員帶來的種種壓力，只有讓他們不斷學習新技術，掌握新知識，才能使他們更好地做好檔案管理工作。

2.5 引入信息化管理手段，提高檔案利用率

檔案管理人員要充分利用計算機數據存儲量大、檢索速度快等優(yōu)勢，大力開發(fā)適用于計算機完成的檔案檢索方法和存儲模式。要建立嚴格的管理制度，從技術與管理兩方面，確保檔案實體與載體的安全，確保網絡傳輸及檔案數據的安全。通過信息化管理，向管理和科研工作提供大規(guī)模、大信息量的數字信息服務，實現檔案信息資源的有效共享。信息化管理不僅可以降低管理人員的工作強度，還可大大提高檔案管理的工作效率，使農業(yè)科技檔案更好的為農業(yè)技術進步服務。