“歸檔范圍”與“檔案收集范圍”在豐富和優(yōu)化館（室）藏檔案資源中的作用辨析

摘 要：從制定主體、基本性質(zhì)、指向內(nèi)容三個(gè)方面分析，可以看出“歸檔范圍”與“檔案收集范圍”在豐富和優(yōu)化館（室）藏檔案資源中各自具有不同的作用；從兩者的關(guān)系看豐富和優(yōu)化館（室）藏檔案資源的主要途徑并不是對(duì)“檔案收集范圍”的擴(kuò)大，而是對(duì)“歸檔范圍”的完善；“歸檔范圍”與“檔案收集范圍”是兩個(gè)既緊密聯(lián)系又相互作用的組合體。

關(guān)鍵詞：歸檔范圍；收集范圍；資源建設(shè)；作用

黃世喆、歸吉官在《檔案管理》2014年第2期上發(fā)表的《論我國(guó)檔案收集工作的范圍》一文（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“收集范圍一文”），看后很有好感。然近日再次讀，偶覺(jué)該文也是白玉有瑕，如在對(duì)“歸檔范圍”與“檔案收集范圍”及其各自在豐富和優(yōu)化館（室）藏檔案資源中的作用的論述，確實(shí)又具有值得商討之處，特撰寫(xiě)此文，與之共同探討。

為了使討論更有針對(duì)性，有必要先來(lái)回顧一下“收集范圍一文”的主要觀點(diǎn)：一是拓展“歸檔范圍”并不能給館（室）藏檔案結(jié)構(gòu)及其整體質(zhì)量帶來(lái)根本性的變化。如“無(wú)論‘歸檔范圍如何拓展，都無(wú)法給檔案室室藏檔案結(jié)構(gòu)及其整體質(zhì)量帶來(lái)根本性的變化。歸檔文件待挖掘的空間十分狹小，僅限于保存價(jià)值較小、保管期限較短的那小部分文件。而且，這部分文件最多只在檔案室定期保存10年，更談不上以后會(huì)進(jìn)入檔案館豐富館藏資源”。二是檔案室的收集范圍比“歸檔范圍”更廣。如“檔案室的收集范圍比‘歸檔范圍更廣，突破了時(shí)間和空間的雙重限制。時(shí)間上不再拘泥于歸檔時(shí)間的限制，除了定期接收，還有不定期的接收、征集或征購(gòu)等靈活方式。空間上可以不限于本單位的歸檔文件，也可以是外單位形成對(duì)本單位有查考利用價(jià)值的文件，還可以突破檔案概念收集歷史資料、圖書(shū)期刊、文物、實(shí)物等作為室藏檔案資源的重要補(bǔ)充”。三是豐富和優(yōu)化館（室）藏檔案資源的主要途徑是擴(kuò)大檔案收集范圍。如“目前存在的主要問(wèn)題：一是相當(dāng)一部分涉及民生、關(guān)乎百姓利益的檔案分散在各類(lèi)專(zhuān)門(mén)、專(zhuān)業(yè)檔案館保存，檔案聚集程度不高。二是具體到各類(lèi)檔案館，尤其是國(guó)家綜合檔案館還存在檔案收集范圍上的欠缺，檔案館之間檔案資源分配不太合理，在一定程度上削弱了國(guó)家綜合檔案館在國(guó)家檔案資源體系建設(shè)中的主導(dǎo)地位。其實(shí)，很多時(shí)候倡導(dǎo)的‘?dāng)U大檔案館檔案收集范圍主要是針對(duì)國(guó)家檔案館來(lái)說(shuō)的，要求國(guó)家綜合檔案館的收集范圍應(yīng)該更廣一些，突出其館藏綜合性”。

如果以上歸納并沒(méi)有出現(xiàn)大的誤差的話，那么我們就可以從以下幾個(gè)方面來(lái)展開(kāi)討論：

1 對(duì)豐富和優(yōu)化館（室）藏檔案資源之我見(jiàn)

正像“收集范圍一文”在論述自己觀點(diǎn)時(shí)先要論述“大檔案”這個(gè)概念提出及其存在著兩個(gè)方面問(wèn)題一樣，本文在論述“歸檔范圍”與“檔案收集范圍”在豐富和優(yōu)化館（室）藏檔案資源中作用時(shí)，也必須對(duì)“豐富和優(yōu)化館（室）藏檔案資源”這個(gè)問(wèn)題談些基本認(rèn)識(shí)，因?yàn)檫@個(gè)問(wèn)題也是本文展開(kāi)討論的前提。

目前，檔案界大致認(rèn)為“豐富和優(yōu)化館（室）藏檔案資源”可以通過(guò)以下幾個(gè)途徑來(lái)實(shí)現(xiàn)：

一是擴(kuò)大接收范圍。如“為進(jìn)一步豐富和優(yōu)化館藏檔案信息資源，更好地為自治區(qū)的改革開(kāi)放和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，近日，內(nèi)蒙古黨委辦公廳、政府辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)了《自治區(qū)檔案局關(guān)于擴(kuò)大自治區(qū)檔案館接收范圍的意見(jiàn)》。要求凡目前進(jìn)館序列沒(méi)有列入的自治區(qū)直屬副廳級(jí)以上（含副廳級(jí)）單位一律納入進(jìn)館序列。區(qū)直機(jī)關(guān)所屬二級(jí)單位選擇各行業(yè)、各領(lǐng)域有代表性的單位納入進(jìn)館序列。自治區(qū)所屬科研院所、名牌企業(yè)、重點(diǎn)建設(shè)工程項(xiàng)目單位納入進(jìn)館序列……首次擴(kuò)大接收范圍的單位共78個(gè)”。[1]

二是提早接收時(shí)間。如有同志早在1994年就針對(duì)“《檔案館工作通則》明文規(guī)定‘省轄市（盟）縣級(jí)檔案館接收立檔單位保管十年左右的檔案”指出：“但在目前我國(guó)改革開(kāi)放日益深入，社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)逐步建立的新形勢(shì)下，已不適應(yīng)檔案工作飛速發(fā)展的要求，在一定程度上延滯了檔案工作的發(fā)展，故有必要對(duì)此進(jìn)行改革?！薄翱s短接收期限是社會(huì)各界對(duì)檔案館利用工作的迫切要求，也是檔案館內(nèi)部自身改革的需要，是大勢(shì)所需。”[2]

三是整合檔案信息資源。如“要突破檔案資源建設(shè)傳統(tǒng)模式，從實(shí)際出發(fā)，采用現(xiàn)代化手段，對(duì)檔案實(shí)體或檔案信息進(jìn)行科學(xué)整合，包括整合同一地區(qū)內(nèi)不同檔案機(jī)構(gòu)的檔案資源，整合同一系統(tǒng)、不同地區(qū)檔案機(jī)構(gòu)檔案資源，整合不同系統(tǒng)、不同地區(qū)檔案機(jī)構(gòu)檔案資源，促進(jìn)檔案資源配置更加科學(xué)合理，為全面實(shí)現(xiàn)檔案資源社會(huì)共享奠定基礎(chǔ)，創(chuàng)造條件”。[3]

以上這三種觀點(diǎn)中的第一點(diǎn)正好是本文論述所圍繞的主要內(nèi)容，故在后文中再具體論述。對(duì)于“提早接收時(shí)間”的問(wèn)題，本人早在2005年就已經(jīng)提出過(guò)自己的觀點(diǎn)，認(rèn)為提前進(jìn)館并不可取，因?yàn)樗媾R著諸多問(wèn)題，當(dāng)時(shí)我在《論檔案提前進(jìn)館》一文的第三點(diǎn)“檔案提前進(jìn)館面臨的幾個(gè)問(wèn)題”中，將其歸納為“法律問(wèn)題”“檔案館的管理問(wèn)題”“館藏檔案的質(zhì)量問(wèn)題”“機(jī)關(guān)檔案室的建設(shè)問(wèn)題”和“實(shí)際利用問(wèn)題”等五個(gè)方面的問(wèn)題。[4]

對(duì)于通過(guò)“整合檔案信息資源”來(lái)豐富館（室）藏檔案資源的問(wèn)題，在此也有必要稍作探討。筆者并不贊成通過(guò)“整合檔案信息資源”的做法來(lái)達(dá)到豐富和優(yōu)化館（室）藏檔案資源的認(rèn)識(shí)。因?yàn)檫@事實(shí)上已經(jīng)成了檔案館在接收檔案過(guò)程中與被接收單位協(xié)調(diào)未果時(shí)采用的一種妥協(xié)手段，即凡碰到一些本應(yīng)列入接收進(jìn)館范圍的檔案，因?yàn)樾纬蓡挝唬ㄍ且恍┫鄬?duì)比較強(qiáng)勢(shì)的部門(mén)）以不便于日常利用為由而不愿意將檔案實(shí)體移交進(jìn)館時(shí)采取的一種變通辦法。筆者提出這一基本觀點(diǎn)包括了三層含義：一是并不反對(duì)以國(guó)家綜合檔案館為主利用現(xiàn)代化手段，將檔案形成單位的電子檔案信息一并接收進(jìn)館，形成地區(qū)檔案信息資源中心；二是檔案信息資源的整合并不是真正意義上的豐富和優(yōu)化館（室）藏檔案資源，而只是檔案在利用手段上的變革；三是在科技發(fā)達(dá)的今天，以國(guó)家綜合檔案館為主所保存的檔案實(shí)體的主要功能是保存原始記錄的原始樣式，其根本目的是以備憑證之需。

2 對(duì)“歸檔范圍”和“檔案收集范圍”的認(rèn)識(shí)

2.1制定主體?！皻w檔范圍”是由檔案形成單位的檔案部門(mén)制定，并報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)施行，而有向綜合檔案館移交任務(wù)的單位則還需要經(jīng)上級(jí)檔案行政管理部門(mén)批準(zhǔn)后施行。作為制定主體其實(shí)是非常明確的，問(wèn)題是如何制定才能科學(xué)、可行，才能完整地保存本單位形成的各種檔案？對(duì)于這一點(diǎn)在現(xiàn)有的檔案學(xué)或文書(shū)學(xué)教材中基本上都沒(méi)有講到。教材側(cè)重講述的是什么樣的文件才能進(jìn)入歸檔范圍，而并沒(méi)有講如何制定“歸檔范圍”。所以，在制定“歸檔范圍”中需要本著什么樣的指導(dǎo)思想？需要注意些什么問(wèn)題？這些問(wèn)題往往阻撓著不少單位的檔案部門(mén)。國(guó)家檔案局第8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《歸檔規(guī)定》）第十二條提到了“各機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)本規(guī)定，結(jié)合本機(jī)關(guān)職能和各部門(mén)工作實(shí)際；編制本機(jī)關(guān)的文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表，經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門(mén)審查同意后執(zhí)行”。這里的關(guān)鍵是做到怎樣才算達(dá)到“結(jié)合本機(jī)關(guān)職能和各部門(mén)工作實(shí)際”的要求。

“檔案收集范圍”從其本義出發(fā)是由各級(jí)檔案館制定的，如何制定？《各級(jí)各類(lèi)檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《收集規(guī)定》）第一條就指出：“各級(jí)各類(lèi)檔案館要……按照統(tǒng)一規(guī)劃、分級(jí)管理的原則，依法開(kāi)展檔案收集工作，將屬于本館收集范圍的具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的檔案收集進(jìn)館。”原先各綜合檔案館都有一個(gè)“接收進(jìn)館檔案名冊(cè)”，隨著2011年11月11日《收集規(guī)定》的施行，各地都陸續(xù)對(duì)原有的“接收進(jìn)館檔案名冊(cè)”進(jìn)行了補(bǔ)充。

2.2 基本性質(zhì)?！皻w檔范圍”是檔案形成單位的內(nèi)部管理制度，它是屬于“歸檔制度”中的一個(gè)主要組成部分。就大多數(shù)單位而言，對(duì)“歸檔范圍”執(zhí)行具有執(zhí)行本單位規(guī)章制度的意義，只具有單位內(nèi)部屬性。對(duì)于凡有進(jìn)館任務(wù)的單位來(lái)講，則由于其制定的“歸檔范圍”需要報(bào)經(jīng)上級(jí)檔案行政管理部門(mén)批準(zhǔn)，所以又具有貫徹上級(jí)業(yè)務(wù)規(guī)范意義，具有社會(huì)的屬性?！皺n案收集范圍”則是一種調(diào)整本行政區(qū)域檔案事務(wù)的規(guī)范性文件，具有社會(huì)的屬性，所以它的制定和實(shí)施會(huì)受到現(xiàn)行法律、法規(guī)的規(guī)范和保障。如《檔案法》第十一條：“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織必須按照國(guó)家規(guī)定，定期向檔案館移交檔案”；《檔案法實(shí)施辦法》第二十七條規(guī)定的檔案違法行為中第二款就是“拒不按照國(guó)家規(guī)定向國(guó)家檔案館移交檔案的”。

2.3 指向內(nèi)容?！皻w檔范圍”指向的是本單位年度工作實(shí)踐過(guò)程中可能產(chǎn)生的各種文件材料，所以，往往是在每年初都需要依照當(dāng)年度的工作、活動(dòng)計(jì)劃做出相應(yīng)的補(bǔ)充和修改，而基本要求就是《歸檔規(guī)定》第一條指出的：“所保存的檔案既能反映機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)情況，維護(hù)其歷史面貌，又便于保管和利用”；第二條“本規(guī)定中的機(jī)關(guān)文件材料是指機(jī)關(guān)在其工作活動(dòng)過(guò)程中形成的各種門(mén)類(lèi)和載體的歷史記錄”。列入“歸檔范圍”是告知本單位各部門(mén)，說(shuō)明這些文件、材料需要?dú)w檔保存，要求各相關(guān)人員注意形成和積累。而按照目前檔案學(xué)理論的認(rèn)識(shí)，此時(shí)這些文件、材料還不是檔案。

“檔案收集范圍”指向的是本檔案館應(yīng)當(dāng)接收的各單位檔案，它的內(nèi)容相對(duì)比較籠統(tǒng)，一般只明確接收單位，及各單位進(jìn)館檔案的時(shí)間跨度和保管期限。時(shí)間跨度是根據(jù)檔案館的接收頻率而變化的，每次都會(huì)有具體的一個(gè)時(shí)間段；至于保管期限則有所不同，按照《檔案法實(shí)施辦法》第十三條規(guī)定：“屬于中央級(jí)和省級(jí)、設(shè)區(qū)的市級(jí)國(guó)家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿 20 年即向有關(guān)的國(guó)家檔案館移交；屬于縣級(jí)國(guó)家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿 10 年即向有關(guān)的縣級(jí)國(guó)家檔案館移交?！?/p>

2.4 “歸檔范圍”和“檔案收集范圍”的關(guān)系。從豐富和優(yōu)化館（室）藏檔案資源的角度來(lái)認(rèn)識(shí)的話，“歸檔范圍”是基礎(chǔ)，即只有立檔單位依據(jù)“歸檔范圍”有效地積累和保存檔案，形成豐富的室藏檔案資源，才能在日后移交進(jìn)館時(shí)成為豐富館藏的有效成分。“檔案收集范圍”是組織館藏的手段，即只有通過(guò)各級(jí)檔案館依據(jù)接收范圍，有效地開(kāi)展檔案接收工作，才能為國(guó)家積累檔案財(cái)富，使得檔案館真正成為永久保存檔案史料的基地。

3 豐富和優(yōu)化館（室）藏檔案資源的主要途徑是完善“歸檔范圍”

“收集范圍一文”認(rèn)為：“通過(guò)上述分析發(fā)現(xiàn)，無(wú)論‘歸檔范圍如何拓展，都無(wú)法給檔案室室藏檔案結(jié)構(gòu)及其整體質(zhì)量帶來(lái)根本性的變化?！薄翱傊?，試圖通過(guò)拓展‘歸檔范圍來(lái)豐富和優(yōu)化室藏檔案資源的做法，其作用非常有限，也很難有成效?！逼鋵?shí)通過(guò)本文第二點(diǎn)的分析不難看出，豐富和優(yōu)化館（室）藏檔案資源的真正途徑只能是完善“歸檔范圍”，而并不是“檔案收集范圍”的擴(kuò)大。

3.1 “歸檔范圍”只能完善而無(wú)法擴(kuò)大?！笆占秶晃摹闭J(rèn)為：“從實(shí)踐層面上看，就一個(gè)單位而言，拓展‘歸檔范圍可以有兩種途徑：一是將處于歸檔范圍邊界之間徘徊的文件列入歸檔范圍?！保ㄟ@里的“處于歸檔范圍邊界之間徘徊的文件”是什么？作者沒(méi)有舉例詳述，讓人難猜。）又如：“對(duì)處在模糊地帶的文件，可以這么處置，只要具有一定保存價(jià)值的文件，不管其保存價(jià)值大小，保管期限長(zhǎng)短，均應(yīng)當(dāng)列入歸檔范圍。這是拓展‘歸檔范圍最有效、最直觀的方法，因?yàn)椤畾w檔范圍的外圍得到了適當(dāng)擴(kuò)大?！?/p>

其實(shí)“歸檔范圍”是不能隨意擴(kuò)大的，我們要求各立檔單位每年年初要對(duì)文件材料歸檔范圍進(jìn)行必要補(bǔ)充、修改和完善，要求依照當(dāng)年的主要工作和重要活動(dòng)，在原有基礎(chǔ)上做出相應(yīng)補(bǔ)充和調(diào)整。隨著年度工作計(jì)劃在實(shí)施過(guò)程中出現(xiàn)的變化，形成的歸檔材料會(huì)相應(yīng)發(fā)生變化，此時(shí)需要在主要依據(jù)“歸檔范圍”的前提下適當(dāng)增加歸檔內(nèi)容，而這種做法一般也不會(huì)視作是擴(kuò)大歸檔范圍。“擴(kuò)大”一詞的基本含義是“使范圍、規(guī)模等增大”“放大范圍”。所以“歸檔范圍”并不存在擴(kuò)大的問(wèn)題，而只能是如何根據(jù)變化了的實(shí)際情況對(duì)其進(jìn)行必要的補(bǔ)充和完善，因?yàn)槟阍贁U(kuò)大也不能擴(kuò)大到本機(jī)關(guān)“工作活動(dòng)過(guò)程”之外。

3.2 對(duì)“歸檔范圍”中擴(kuò)大內(nèi)容的論述是對(duì)原有做法的復(fù)述而并非真正的擴(kuò)大?！笆占秶晃摹敝赋觯骸疤热粝朐诂F(xiàn)有的‘歸檔范圍內(nèi)尋求歸檔文件數(shù)量的增長(zhǎng)、規(guī)模的擴(kuò)大，只能多歸檔一些以往我們通常所忽視的具有一定保存價(jià)值，但又達(dá)不到3年、5年或10年等定期保存的文件，確保此類(lèi)文件全部歸檔?！边@個(gè)其實(shí)并不是擴(kuò)大，而是本應(yīng)為之。如“外單位形成對(duì)本單位有查考利用價(jià)值的文件”在《歸檔規(guī)定》第三條第三項(xiàng)就有規(guī)定：“本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料。”至于該規(guī)定第六條關(guān)于“定期一般分為30年、10年”的規(guī)定，也并不是說(shuō)只需要保存10年以下的文件材料就不是檔案，就不用歸檔保存。恰恰相反，如果這些文件不列入歸檔范圍的話，那正說(shuō)明他們的歸檔范圍制定得還不夠完整。

3.3 對(duì)“檔案收集范圍”的擴(kuò)大難度較大。一方面，各級(jí)檔案館的“檔案收集范圍”是協(xié)調(diào)社會(huì)事務(wù)的規(guī)范性文件，其制定時(shí)必須依據(jù)《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》，本行政區(qū)域所在的省、自治區(qū)、直轄市的檔案管理法規(guī)，以及《檔案館工作通則》和《收集規(guī)定》，自由度較小，即并不是檔案館想要接收什么檔案就可以自由確定收集范圍的。另一方面，由于從歸檔到接收進(jìn)館存在10年的時(shí)間差，所以在實(shí)際操作上，對(duì)于接收范圍擴(kuò)大之日前的檔案資源難以形成有效的控制。容我們細(xì)想一下，這些擴(kuò)大了的收集范圍如何才能得以落到實(shí)處？還不得依靠這些單位在日常的歸檔工作中依據(jù)制定合理并經(jīng)批準(zhǔn)的“歸檔范圍”認(rèn)真做好歸檔工作嗎？沒(méi)有了這個(gè)前提，到進(jìn)館時(shí)再臨渴掘井，那恐怕就會(huì)悔之晚矣。

3.4 從“歸檔范圍”與“檔案收集范圍”的關(guān)系來(lái)看，豐富和優(yōu)化館（室）藏檔案資源的主要途徑是對(duì)“歸檔范圍”的完善。首先，從豐富檔案信息資源的整個(gè)過(guò)程來(lái)看，“歸檔范圍”在前，它是整個(gè)豐富檔案信息資源過(guò)程的基礎(chǔ)，不能很好地把好進(jìn)口關(guān)，各檔案形成單位就難以積累齊全完整的檔案，自然到若干年后向檔案館移交的檔案也就無(wú)法全面反映本單位歷史面貌。其次，從實(shí)踐來(lái)看，我們各級(jí)國(guó)家綜合檔案館（以區(qū)、縣檔案館為例）之所以一直在叫要依照“建立覆蓋人民群眾的檔案信息資源”的總體要求來(lái)加強(qiáng)檔案資源體系建設(shè)，而館藏檔案資源卻一直沒(méi)有能夠得到很好的改善，根本原因就在于列入收集范圍的檔案室沒(méi)有很好地把好進(jìn)口關(guān)。如民政部門(mén)婚姻登記管理所、文廣系統(tǒng)文化執(zhí)法大隊(duì)、勞動(dòng)人事部門(mén)勞動(dòng)仲裁和人才交流中心，以及各鄉(xiāng)鎮(zhèn)下屬的土地所、社會(huì)事務(wù)受理中心等大量黨政機(jī)關(guān)下屬機(jī)構(gòu)形成關(guān)乎民生的檔案并沒(méi)有列入機(jī)關(guān)檔案室歸檔范圍，于是這些機(jī)構(gòu)形成的檔案中對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的部分，由于未及時(shí)進(jìn)入本機(jī)關(guān)檔案室而使得在區(qū)、縣檔案館到期接收檔案時(shí)根本就不可能接收進(jìn)館。

由此可以看出，沒(méi)有“歸檔范圍”的完善和有效執(zhí)行這個(gè)基礎(chǔ)，檔案的收集工作就會(huì)成為無(wú)源之水。當(dāng)然，即使有了相對(duì)完整的“歸檔范圍”，形成了豐富的檔案資源，但沒(méi)有有效的檔案收集工作，同樣也還是難以形成豐富的館藏檔案資源。所以，“歸檔范圍”與“檔案收集范圍”在豐富和優(yōu)化館（室）藏檔案資源中是兩個(gè)既緊密聯(lián)系又相互作用的組合體。

參考文獻(xiàn)：

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（作者單位：上海市奉賢區(qū)檔案館 來(lái)稿日期：2014-12-18）