企業(yè)職工檔案管理調(diào)查思考

王玉紅

1 企業(yè)職工檔案管理現(xiàn)狀

通過(guò)對(duì)29家國(guó)企、民企和微小企業(yè)的調(diào)查，有14家不同程度建立了職工檔案，占調(diào)查總數(shù)的48%；其中：國(guó)有企業(yè)十家，建立率100%，占調(diào)查總數(shù)的34.4%；三家股份制（較大型）有兩家除了招收的大學(xué)生有較完整的檔案外，收集了部分和職工簽訂的勞動(dòng)合同等一些材料，但沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理，占總數(shù)的6.8%；六家建筑企業(yè)有兩家公司對(duì)長(zhǎng)期在公司工作的工作人員收集并保存了部分材料，占總數(shù)的6.8%；微小企業(yè)十家全部沒(méi)有建立職工檔案。

1.1 從調(diào)查情況看，國(guó)有或國(guó)有控股企業(yè)，從領(lǐng)導(dǎo)到職工，職工檔案的意識(shí)比較強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)及分管領(lǐng)導(dǎo)非常重視，每個(gè)企業(yè)不僅有機(jī)構(gòu)，配備有專兼職檔案人員，并有分管領(lǐng)導(dǎo)，各項(xiàng)制度健全、設(shè)施設(shè)備完善，檔案基本通過(guò)了系統(tǒng)整理，檔案完整率、歸檔率達(dá)到了該類企業(yè)的90%以上。也有部分檔案材料的客觀性、完整程度不夠，管理人員身兼數(shù)職，職工檔案管理無(wú)暇顧及的情況，出現(xiàn)了應(yīng)歸檔的文件材料，不能及時(shí)收集歸檔，甚至出現(xiàn)了不歸或漏歸的現(xiàn)象。

1.2 股份制企業(yè)一部分是由企業(yè)改制后重新組建起來(lái)的，像這類企業(yè)，領(lǐng)導(dǎo)及大部分職工有檔案的概念，比較重視，但有一部分在“改革開(kāi)放中”發(fā)展起來(lái)的企業(yè)，檔案意識(shí)就比較淡薄。通過(guò)對(duì)三家股份制企業(yè)調(diào)查，只有兩家企業(yè)保存有職工的極少數(shù)應(yīng)歸檔材料，而且分別保存在不同的人員手中，沒(méi)有收集，沒(méi)有機(jī)構(gòu)、人員等，更談不上整理，占該類企業(yè)的66%，僅對(duì)一些重要材料進(jìn)行保存。由于個(gè)別企業(yè)負(fù)責(zé)人對(duì)企業(yè)檔案沒(méi)有足夠重視，認(rèn)為檔案整理工作增加了企業(yè)的管理費(fèi)用，得不償失，大部分企業(yè)職工檔案意識(shí)淡薄，認(rèn)為只要和企業(yè)簽訂了勞動(dòng)合同，每月給開(kāi)工資，把勞動(dòng)保險(xiǎn)金交到個(gè)人賬戶，有沒(méi)有檔案無(wú)所謂。

1.3 六家建筑企業(yè)，企業(yè)內(nèi)部管理都比較松散，所有職工都是臨時(shí)招用的農(nóng)民工和社會(huì)閑散人員，沒(méi)有固定的勞動(dòng)場(chǎng)所，在這些企業(yè)中建立職工檔案非常困難，只有兩家保存了長(zhǎng)期在公司的人員比較重要的應(yīng)歸檔材料，占該類企業(yè)的33.3%。這六家建筑企業(yè)，只有兩家對(duì)長(zhǎng)期在本公司工作關(guān)系到職工個(gè)人利益的合同勞動(dòng)保險(xiǎn)交費(fèi)清單的材料進(jìn)行了保存，談不上歸檔，屬于粗放型收集；另外幾家企業(yè)一點(diǎn)材料都沒(méi)有，就連本企業(yè)開(kāi)發(fā)的商品房等基本建設(shè)檔案都沒(méi)有整理，成堆堆在一起。有些微小企業(yè)建檔率為0。

2 造成這種狀況的原因

2.1 企業(yè)的改革給職工帶來(lái)了一系列變化，民企或微小企業(yè)不存在領(lǐng)導(dǎo)調(diào)整問(wèn)題，職工流動(dòng)快，這是民企或微小企業(yè)的顯著特點(diǎn)，而國(guó)有或國(guó)有控股企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)調(diào)整頻繁，滿足現(xiàn)狀，不能積極應(yīng)對(duì)新形勢(shì)，喜歡躺在原有管理模式的基礎(chǔ)上，沾沾自喜。

2.2 從領(lǐng)導(dǎo)到員工檔案意識(shí)淡薄，一是企業(yè)用人制度的靈活性增強(qiáng)，企業(yè)可以自主從社會(huì)招收員工，不需要辦理任何招工手續(xù)；二是擇業(yè)的靈活性增強(qiáng)，有時(shí)老板選中員工，而員工還不一定能選中老板，在企業(yè)工作不只是看發(fā)不發(fā)工資、交不交保險(xiǎn)，還要看老板的人品等因素，要檔案何用。

2.3 職工檔案管理水平不高，直接影響職工檔案作用的發(fā)揮。從調(diào)查的情況來(lái)看，除民營(yíng)或微小企業(yè)外，國(guó)企或國(guó)有控股企業(yè)在管理上雖然有機(jī)構(gòu)、有人員、設(shè)施設(shè)備齊全，但是由于管理人員兼職太多，致使應(yīng)歸檔材料殘缺不全，零散雜亂，在企業(yè)用人選人方面，檔案不能為領(lǐng)導(dǎo)提供一個(gè)完整的職工形象，職工檔案的作用只能是潛在的。

3 提高檔案管理水平，立足長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展

3.1 及時(shí)增加人事檔案的內(nèi)容。在傳統(tǒng)人事檔案的基礎(chǔ)上應(yīng)增加一些著重反映個(gè)人科技水平、業(yè)務(wù)能力、素質(zhì)及個(gè)人性格特征、興趣愛(ài)好等個(gè)性化的材料。使人事檔案更全面反映一個(gè)人在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的成長(zhǎng)歷程，同時(shí)也為人力資源部門(mén)考核考察企業(yè)后備人才提供第一手的資料。

3.2 維護(hù)人事檔案的準(zhǔn)確、完整與安全。人事檔案在人力資源工作中的地位作用，決定了它的內(nèi)容必須準(zhǔn)確可靠。人事檔案管理工作應(yīng)在原有基礎(chǔ)上進(jìn)行清查、核對(duì)人員信息，擴(kuò)展存檔范圍，將個(gè)人可公開(kāi)信息分類儲(chǔ)備，建立企業(yè)人才數(shù)據(jù)庫(kù)。由專人動(dòng)態(tài)管理，及時(shí)更新個(gè)人信息。對(duì)于企業(yè)較為重要的人員（如，高管、專業(yè)技術(shù)人員）應(yīng)更為詳盡地收集其個(gè)人信息。

3.3 加強(qiáng)人事檔案的時(shí)效性。人事檔案應(yīng)根據(jù)時(shí)代的變化及現(xiàn)實(shí)情況的需要，加強(qiáng)人事檔案的動(dòng)態(tài)性管理，及時(shí)收集最新的變化資料，使人事檔案的信息得到及時(shí)更新。

3.4 合理開(kāi)發(fā)人事檔案信息資源為現(xiàn)代企業(yè)服務(wù)。人事檔案工作者從信息資源角度看待人事檔案，人事檔案工作就是人力資源信息管理工作，用信息管理的理論創(chuàng)新人事檔案工作，加強(qiáng)檔案信息的綜合分析研究和深度開(kāi)發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)人事檔案工作從簡(jiǎn)單管理服務(wù)向研究開(kāi)發(fā)服務(wù)的轉(zhuǎn)變，把人事檔案管理建設(shè)成為干部工作、人力資源工作、人才工作信息庫(kù)和參謀部。同時(shí)，不得濫用或擴(kuò)散人事檔案中的數(shù)據(jù)信息。

（作者單位：河南天海電器有限公司 來(lái)稿日期：214-12-19 ）