MIS系統(tǒng)按需出版成功的秘訣

馬倩云+楊萍

近幾年，數(shù)字化印刷服務(wù)的新領(lǐng)域已逐步形成，印刷業(yè)已發(fā)展成以電子技術(shù)為基礎(chǔ)的服務(wù)性行業(yè)，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程加速，按需出版從概念變成了現(xiàn)實(shí)，并以迅猛之勢(shì)加入印刷出版的競(jìng)爭(zhēng)當(dāng)中。不受數(shù)量限制、市場(chǎng)反應(yīng)快捷、沒有資金風(fēng)險(xiǎn)、能夠滿足個(gè)性化需求等優(yōu)點(diǎn)無疑讓按需出版成為印刷出版界的后起之秀。

按需出版面臨的挑戰(zhàn)

在國(guó)內(nèi)，10年間，按需出版頗受市場(chǎng)和客戶的青睞，然而，生產(chǎn)成本評(píng)估不準(zhǔn)確、生產(chǎn)流程信息化不完善、管理滯后等現(xiàn)象所導(dǎo)致的按需出版價(jià)格居高不下使得消費(fèi)者望而卻步，按需出版印刷企業(yè)沒有足夠的活源，昂貴的生產(chǎn)設(shè)備無法滿負(fù)荷運(yùn)轉(zhuǎn)，企業(yè)陷入盈利困境，嚴(yán)重阻礙了按需出版的健康發(fā)展。

在此，筆者從企業(yè)信息管理的角度，總結(jié)了按需出版印刷企業(yè)將會(huì)面臨的幾點(diǎn)挑戰(zhàn)。

（1）傳統(tǒng)的信息管理方式無法適應(yīng)企業(yè)的快速成長(zhǎng)以及變化的商業(yè)模式所帶來的市場(chǎng)重新評(píng)估、訂單處理數(shù)量增多以及新客戶數(shù)量驟增等。

（2）過去，企業(yè)收集數(shù)據(jù)的方法更多的是基于可觀察收集到的實(shí)際數(shù)據(jù)。若沒有一個(gè)可以收集企業(yè)現(xiàn)有數(shù)據(jù)的體系，則提出任何一個(gè)具有適當(dāng)審查精度的管理報(bào)告題材都需要耗費(fèi)大量時(shí)間。

（3）生產(chǎn)車間的生產(chǎn)崗位繁多，企業(yè)需要更加復(fù)雜的評(píng)估系統(tǒng)才能夠迅速為客戶提供準(zhǔn)確的報(bào)價(jià)。對(duì)于企業(yè)來說，確保耗材合理使用以及員工工作時(shí)間的合理評(píng)估才是最有利的。

MIS系統(tǒng)成為最優(yōu)解

如何才能掌握企業(yè)作業(yè)成本和耗材用量的第一手資料，在精細(xì)化管理中做到合理報(bào)價(jià)、降低成本，在價(jià)格戰(zhàn)中脫穎而出，獲得成功呢？筆者認(rèn)為，隨著企業(yè)的快速成長(zhǎng)，只有獲取及時(shí)準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)才能迅速自信地應(yīng)對(duì)市場(chǎng)變化，抓住機(jī)遇。而在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，攜手IT技術(shù)，結(jié)合數(shù)字化按需出版的硬件設(shè)備，定制一套獨(dú)特的MIS系統(tǒng)才是解決這一問題的最佳方法。

MIS系統(tǒng)（管理信息系統(tǒng)——Management Information System），是一個(gè)由人、計(jì)算機(jī)及其他外圍設(shè)備等組成的能進(jìn)行信息收集、傳遞、存儲(chǔ)、加工、維護(hù)和使用的系統(tǒng)，涵蓋了印刷工作流程的各個(gè)環(huán)節(jié)，使得印前、印刷、印后整個(gè)數(shù)字化工作流程成為一個(gè)有機(jī)體聯(lián)系起來，實(shí)現(xiàn)了對(duì)印刷活件和設(shè)備、印前與印后數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)跟蹤，提供了一種對(duì)從客戶下單到最終成品送到客戶手中整個(gè)過程的描述方法。隨著我國(guó)與世界信息高速公路的接軌，企業(yè)通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)獲得信息必將為企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，企業(yè)的辦公及管理都將朝著高效、快速、無紙化的方向發(fā)展。MIS系統(tǒng)的工作流程如圖1所示。具體來說，MIS系統(tǒng)可帶來以下優(yōu)勢(shì)。

1.及時(shí)、正確的數(shù)據(jù)分析

采用傳統(tǒng)信息管理模式時(shí)，企業(yè)做出的許多決策大都基于自我評(píng)估。然而，評(píng)估建議的審查又往往是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)，因?yàn)槲覀儾坏貌蝗バｒ?yàn)所有的數(shù)據(jù)。那么，一個(gè)合適的MIS系統(tǒng)能為企業(yè)帶來什么呢？首先，通過對(duì)企業(yè)擁有的人力、物力、財(cái)力、設(shè)備、技術(shù)等資源的調(diào)查了解，其要先建立正確的數(shù)據(jù)，然后通過加工處理并編制成各種信息資料，及時(shí)提供給管理層人員；其次，管理層人員因掌握了正確數(shù)據(jù)從而做出合理建議和正確決策。

2.有效的測(cè)評(píng)

完整的MIS系統(tǒng)都會(huì)附有一個(gè)自定義的成本預(yù)估方式測(cè)評(píng)模塊（例如，Avanti公司研發(fā)的MIS系統(tǒng)），可廣泛應(yīng)用于不同規(guī)模的企業(yè)。在該模塊中，可以依照企業(yè)的運(yùn)行管理模式定制一套合理的體系來評(píng)價(jià)該企業(yè)成本預(yù)估的方式。這種個(gè)性化的測(cè)評(píng)模塊能夠準(zhǔn)確評(píng)估依據(jù)企業(yè)作業(yè)成本和實(shí)際成本所做決策的合理性。通過這一模塊，企業(yè)管理層人員在提供市場(chǎng)報(bào)價(jià)時(shí)就會(huì)顯得格外自信，因?yàn)樗跏且罁?jù)工作的實(shí)際成本而定的。

3.MIS系統(tǒng)的附加值

當(dāng)MIS系統(tǒng)所推進(jìn)的規(guī)范化操作流程被員工接受與適應(yīng)后，它將有助于一線操作方與生產(chǎn)方相配合，盡管這并不在MIS系統(tǒng)的購(gòu)買要求和期望之列。正如加拿大西部最大的數(shù)字印刷公司Blitzprint公司的總裁Kevin Lanuke所說：“令我感到震驚的是，我的員工理解和適應(yīng)這套系統(tǒng)所耗費(fèi)的時(shí)間如此之短，每一個(gè)使用它的人都感到振奮人心，人們已經(jīng)開始挖掘它的潛能，駕馭著它朝著生產(chǎn)效率最大化的方向前行。這真是意外附加值所帶來的驚喜呀！”

MIS系統(tǒng)成功案例分析

在此，筆者將以Blitzprint公司作為成功案例進(jìn)行具體分析。Blitzprint公司將自己定位成一個(gè)幫助客戶取得成功的跳板。這是一家具有專業(yè)、高附加值的企業(yè)，他熱衷于通過“印刷的能力”使客戶獲得最大回報(bào)。早在2000年，該公司便將可變數(shù)據(jù)印刷解決方案提供給了客戶，通過印刷帶動(dòng)可變內(nèi)容書刊的方式凸顯數(shù)字印刷的魅力，這也使其成為加拿大第一家將短版數(shù)字出版提供給出版商和圖書作者的公司。

在經(jīng)歷了短期的快速增長(zhǎng)后，Blitzprint公司的總裁Kevin lanuke總結(jié)道：“我們需要一個(gè)MIS系統(tǒng)來適應(yīng)公司變化的商業(yè)模式，推動(dòng)公司發(fā)展，提高生產(chǎn)效率。”利用MIS系統(tǒng)，Blitzprint公司主要完成了3件事：①數(shù)據(jù)文件的流程處理（自客戶文件開始，包括傳統(tǒng)印刷和數(shù)字印刷方式的選擇，內(nèi)文和封面，黑白和彩色的確定等各種因素）；②自動(dòng)化的報(bào)價(jià)系統(tǒng)（包括自動(dòng)化的成本分析，充分考慮了傳統(tǒng)印刷和數(shù)字印刷不同的綜合成本以及報(bào)價(jià)） ；③規(guī)范化操作流程（通過自定義系統(tǒng)將各個(gè)工序連接起來并電子化）。

Blitzprint公司的發(fā)展歷程，給出了一個(gè)按需出版的樣例，首先擁有印刷數(shù)字化的硬件設(shè)備，擴(kuò)充印刷能力；整體引入IT技術(shù)，打造屬于自己的MIS系統(tǒng)，建立數(shù)據(jù)庫(kù)，從全流程考慮成本，形成自動(dòng)報(bào)價(jià)系統(tǒng)；建立數(shù)字化工作流程，從而有效擴(kuò)大銷售，并在印刷之外擴(kuò)充服務(wù)內(nèi)容，提供完整服務(wù)并獲得相關(guān)利潤(rùn)，積蓄力量，再回到印刷本身，提高生產(chǎn)能力和質(zhì)量，不斷擴(kuò)大競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。