論氣象系統(tǒng)檔案管理的重要性、存在問題及對策

王艷玲　劉建東

摘 要：檔案管理工作作為國家檔案工作的重要組成部分，在黨與國家干部的工作中占據(jù)了突出地位。檔案在解決歷史遺留問題、調(diào)整工資、干部培養(yǎng)和選人用人等多方面發(fā)揮著重要作用，是組織人才工作的關(guān)鍵信息。提升檔案管理水平、充分發(fā)揮檔案的作用，是目前相關(guān)部門較為關(guān)注的熱點問題。通過分析目前人事檔案對人才選拔的作用、檔案管理的現(xiàn)狀，提出了相應的改進措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理；人力資源；履歷表；服務方式

中圖分類號：G275 文獻標識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2015.05.062

1 檔案的意義

1.1 有利于最大限度地發(fā)掘、利用人才

選拔使用干部的關(guān)鍵是“知人善任”。檔案是個人歷史的真實記錄和個人本來面目的客觀反映，利用檔案能對相關(guān)單位工作人員的綜合狀況進行動態(tài)分析，進而預測其發(fā)展?jié)摿?。此外，還應敢于發(fā)現(xiàn)新人、使用新人，以防出現(xiàn)埋沒或壓制人才的現(xiàn)象，從而使各類人才的人才效力得到最大程度的發(fā)揮。

1.2 有利于人力資源的合理配置

在氣象系統(tǒng)內(nèi)對人力資源進行合理配置，將人才合理地分配到合適的工作崗位，爭取使人才效力得到最大程度的發(fā)揮。這樣能促進各系統(tǒng)、部門和組織之間人才有序、合理的流動，避免出現(xiàn)所學不能得到應用或人才積壓的現(xiàn)象，進而為氣象事業(yè)的快速、健康發(fā)展提供充足、合理的人力資源。

1.3 有利于資源預測的科學化和規(guī)范化

檔案管理具有的有效性在判斷局內(nèi)人力資源是否與氣象事業(yè)發(fā)展、變革的要求相適應，是否能制訂合理的人才資源計劃等方面起著重要的作用。與檔案管理相分離的人力資源預測和需求具有片面性，不夠規(guī)范和科學。

2 檔案中存在的主要問題

2.1 觀念陳舊

長期以來，在一些單位中存在不同程度的對檔案管理既重視又忽視的現(xiàn)象。在檔案管理的過程中，存在設(shè)備老化，且長時間無法得到改善，電子化、信息化速度緩慢，投入經(jīng)費不足等問題；缺乏必要的培訓機制，導致人員素質(zhì)地下，特別是專業(yè)素質(zhì)無法得到提高；相關(guān)單位的領(lǐng)導不夠重視，很少親自檢查工作；檔案管理的工作人員和相關(guān)檔案管理部門缺乏應有的動力和活力。

2.2 檔案材料內(nèi)容不完整，手續(xù)不完備

在干部檔案中，缺少中組部1988版和1999版的干部履歷表、“三齡一歷”表；1997年后的年度考核表不齊全；專業(yè)技術(shù)人員的職稱聘任材料、干部職務晉升材料和工資審批材料缺失；極少檔案中不具備黨員的入黨志愿書；干部任職手續(xù)不完備，缺少干部任前考察材料、干部任免審批表。

2.3 信息化程度低，管理水平有待提高

目前，檔案管理中存在計算機技術(shù)無法得到廣泛應用、軟件落后、硬件不足、缺少必要的檔案管理、人員培訓不足、無法熟練掌握電子化管理和應用等問題。

2.4 急需加強檔案管理隊伍建設(shè)

多數(shù)情況下，領(lǐng)導關(guān)注的重點是如何確保檔案資料的完整性和安全性，而沒有對信息資源進行充分的考慮和運用；存在較多的兼職工作人員，他們通常會被該部門的其他工作牽扯，導致從事檔案工作的時間大大縮短，無法高度集中地投入檔案管理工作中。因此，目前的檔案管理工作只注重檔案的安全性，忽略了統(tǒng)計、分析，而分類整理的工作量較大，在收集、整理方面消耗的時間也比較長。此外，檔案人員業(yè)務培訓機制不健全，且缺乏規(guī)范性、計劃性和針對性。

3 新時期氣象檔案工作的改進建議

3.1 檔案管理工作要做到“藏用并舉”

做好干部檔案開發(fā)利用工作的前提條件是改變工作理念。檔案管理相關(guān)人員必須認清形勢、端正態(tài)度，將自身的位置擺正，并進一步增強服務意識，徹底改變長時間“坐等上門”的被動服務方式。檔案管理人員可主動深入至各個科室中了解詳細情況，收集檔案資料，并要求工作人員如實對干部履歷表進行填寫，準確、客觀地鑒定個人業(yè)績材料和撰寫自傳等，積極、主動地為人力資源管理提供科學、合理的信息服務。

3.2 加強領(lǐng)導，認識檔案管理的重要性

做好檔案工作的基本保證是得到領(lǐng)導的重視。氣象系統(tǒng)的相關(guān)領(lǐng)導干部要高度重視檔案管理工作，具體可從以下4方面入手：①在人員的配置上，爭取實現(xiàn)專職專用，并落實管理人員的經(jīng)濟、政治待遇；②保證足夠的資金投入；③定期或不定期地審核檔案工作，從而及時解決檔案管理工作中存在的問題；④上級部門應采取“以會代訓”等形式，切實提高氣象系統(tǒng)干部檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)、政治素質(zhì)和實際操作能力，爭取組建業(yè)務能力強、作風硬的工作隊伍。

3.3 注重管理，完善各項制度

要想開展高效的檔案管理工作，不僅要依靠高素質(zhì)的管理人員，還要依靠合理的制度。在檔案管理的過程中，必須要對與新形勢、新任務和新情況不適應的規(guī)章制度進行改革，并及時建立合理、科學的檔案管理制度，從而使該項工作更加規(guī)范。

3.4 加快檔案工作的信息化建設(shè)

目前，隨著信息化建設(shè)的快速發(fā)展，人們對檔案管理工作提出了更為嚴格的要求。因此，應盡可能地使用先進的管理手段和科技成果，以大幅提高檔案管理的效率，從而實現(xiàn)信息化管理。具體可從以下2個方面做起：①開發(fā)電子檔案，建立相應的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，并實施動態(tài)管理，使檔案實現(xiàn)信息化、數(shù)據(jù)化；②開發(fā)檔案管理軟件，建立多媒體和數(shù)字檔案并聯(lián)網(wǎng)，建立高效的信息收集、跟蹤和反饋系統(tǒng)，從而大大提高工作效率。

3.5 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

人才是事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，因此，要抓好隊伍建設(shè)。具體可從以下3方面入手：①堅持不懈地對檔案人員進行職業(yè)道德教育、規(guī)章制度和現(xiàn)代科技知識的培訓，從而不斷提高檔案人員的業(yè)務水平和工作能力。②嚴格挑選檔案管理人員。③加強培訓和教育。定期開展業(yè)務知識培訓，使工作人員能充分認識到檔案管理的重要性，從而提高檔案專業(yè)人員的業(yè)務素質(zhì)。

4 結(jié)束語

綜上所述，只有不斷總結(jié)經(jīng)驗、汲取教訓、完善機制，才能保證檔案可切實反映干部的實際情況，進而為選拔干部等工作提供有效支持。

參考文獻

[1]李莉，郭紅艷，郭銳.氣象系統(tǒng)人事檔案管理問題淺析[J].人力資源管理，2013（12）.

[2]解衛(wèi)民，劉莎.淺析如何做好氣象系統(tǒng)人事檔案管理工作[J].人力資源管理，2010（08）.

〔編輯：張思楠〕

Abstract： The work of archives management as an important part of the national archives， occupy a prominent position in the party and national cadre work. The files in the solution plays an important role in the problems left over by history， to adjust wages， cadres training and selecting and employing people and other aspects， is the key of information organization personnel. To enhance the level of file management， give full play to the role of archives， is currently a hot issue in related departments more concerned. Through the analysis of the present situation of archives management role， personnel files of talent selection， put forward the corresponding improvement measures.

Key words： file management； human resources； resume； service mode