現(xiàn)代水利科技檔案管理發(fā)展趨勢淺談

范家惠，牟 虹

(1.四川省水文水資源勘測局，成都，610036;2.四川省水利科學研究院，成都，610072)

1 水利普查成果檔案的形成與作用

水利普查檔案是指我省各級水利普查辦、各級水利普查技術(shù)支撐單位等，在水利普查工作過程中形成的具有保存價值的資料，包括各種文字、圖表、聲像及實物憑證等形式的歷史記錄。水利普查檔案真實、準確、全面、系統(tǒng)地反映我省水利普查工作的過程與結(jié)果。

水利普查檔案屬于科技檔案范疇，管理文件、普查成果、音像、實物等均按科技檔案要求進行歸檔。

水利普查成果檔案不僅直接記載和反映我省第一次水利普查工作的全過程，更重要的是它的開發(fā)與利用具有以下作用:一是查清了我省江河湖泊基本情況;二是掌握了水資源開發(fā)利用與保護狀況;三是摸清了經(jīng)濟社會用水情況;四是了解了水利行業(yè)能力建設(shè)狀況;五是為建立國家基礎(chǔ)水信息平臺提供了依據(jù)。它的指導(dǎo)與借鑒作用在于為我省落實國務(wù)院《全面實行最嚴格水資源管理制度》，確定我省水資源配置、節(jié)約和保護的“三條紅線”，即水資源開發(fā)利用控制紅線、用水效率控制紅線、水功能區(qū)限制納污紅線提供了依據(jù)。水利普查成果檔案是我省至建國以來，水利行業(yè)第一次最大范圍、最全面、詳細的水利信息記載，是我省水利行業(yè)一筆巨大的財富。

2 水利普查成果檔案的兩種管理方式

2.1 水利普查成果檔案的分類架構(gòu)

水利普查檔案屬于水利科技檔案，具有較強的專業(yè)性、使用性。這就要求我們從業(yè)人員在歸檔時，不但要具有科技檔案管理工作的素質(zhì)，同時也必須具體參與到水利普查工作中去，才能準確地做好水利普查檔案的分類歸檔工作。在分類過程中按檔案介質(zhì)、載體，可分為紙質(zhì)類、實物檔案、照片檔案、錄音帶、錄像、幻燈片、光盤等(以下簡稱“一大類”)。另一類為數(shù)字信息化的電子檔案，即空間數(shù)據(jù)庫。按照數(shù)據(jù)庫模式錄入，簡稱“二大類”。第一次全國水利普查檔案分類類別見表1，歸檔范圍與保管期限見表2。

表1 水利普查檔案分類類別

表2 水利普查文件材料歸檔范圍與保管期限

2.2 水利普查成果檔案的案卷組卷

2.2.1 在紙質(zhì)檔案方面，我們按照《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T11822－2008)和《第一次全國水利普查檔案管理辦法》第二條之規(guī)定進行整理編目，案卷的分類排序與檔號編制按照表3進行，各大類之下酌情設(shè)置若干二級類目。

表3 水利普查文件分類

2.2.2 實物檔案以件為單位進行排序、整理、編目。

2.2.3 照片檔案的整理、編目應(yīng)符合《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T11821－2002)的要求。例如把每個會議、活動或事由的照片分別放在一起，每次會議各選1～2張有代表性的照片并配相應(yīng)的文字。

2.2.4 錄音帶、錄像帶的整理、編目應(yīng)符合《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》(DA/T15－95)的要求，以盤為單位排序。

2.2.5 幻燈片、電子(光盤)檔案按套、張排序、整理、編目。

2.2.6 空間數(shù)據(jù)庫。按照《水利普查空間數(shù)據(jù)采集與處理》有關(guān)具體規(guī)定整理。

2.3 水利普查成果檔案的保存方式

此次全省第一次水利普查成果檔案的保存方式，實行“統(tǒng)一管理、分級實施”?！耙淮箢悺奔醇堎|(zhì)類、實物檔案、照片檔案、錄音帶、錄像、幻燈片、光盤等，由各級水利普查辦統(tǒng)一向同級水行政主管部門的檔案部門移交，各級檔案部門負責保存管理;“二大類”即數(shù)字信息化的電子檔案(空間數(shù)據(jù)庫)，由各級水利普查技術(shù)支撐單位獨立保存。各級水利普查機構(gòu)的檔案工作，接受上級和同級水行政主管部門、檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。

“一大類”與“二大類”兩種保存方式并存的模式，更有利于保護“一大類”傳統(tǒng)檔案，最大限度地開發(fā)與利用“二大類”數(shù)字信息化的電子檔案。

3 兩種管理方式的優(yōu)勢與存在的問題

3.1 傳統(tǒng)檔案管理方式的優(yōu)勢與存在的問題

“一大類”即紙質(zhì)類、實物檔案、照片檔案、錄音帶、錄像、幻燈片、光盤等檔案，采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，它的優(yōu)勢是最大限度地保障了水利普查檔案的原始性、真實性、完整性、安全性。存在的問題主要是:(1)傳統(tǒng)的檔案檢索速度很慢、提取手續(xù)復(fù)雜，不利于檔案的及時利用;(2)在提供利用時，檔案原件的頻繁調(diào)進調(diào)出容易氧化、磨損，不利于永久保存;(3)傳統(tǒng)檔案保存對檔案庫房的硬件設(shè)施要求很高，特別是永久保存檔案(要求恒溫、恒濕、避光……等等)，管理費用投入很高。

3.2 電子檔案管理方式的優(yōu)勢與存在的問題

“二大類”即數(shù)字信息化的電子檔案(空間數(shù)據(jù)庫)，優(yōu)勢在于開發(fā)利用方面:(1)不再受“孤本”限制，可以拷貝;(2)檢索速度很快，可以通過網(wǎng)絡(luò)遠距離傳輸，異地使用;(3)可以重復(fù)使用、交互使用，提取的檔案信息可以根據(jù)需要加工處理。存在的問題:(1)“原始性”、“真實性”問題。電子檔案可以復(fù)制、修改，出錯的概率和機會遠高于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案;(2)網(wǎng)絡(luò)“安全性”問題。若局域網(wǎng)絡(luò)的軟、硬件檢測工作不及時，防入侵檢測技術(shù)和防病毒技術(shù)滯后，服務(wù)器極易受到黑客的攻擊，給數(shù)字信息化檔案的安全帶來威脅，甚至造成巨大損失。

4 結(jié)語

隨著水利科技檔案的管理措施和技術(shù)措施的不斷發(fā)展，數(shù)字信息化的電子檔案已成為發(fā)展趨勢，用戶日常提取水利普查數(shù)據(jù)檔案也都是訪問空間數(shù)據(jù)庫，為用戶帶來了方便、快捷的服務(wù)。但在電子檔案提供利用過程中，一旦對提取數(shù)據(jù)產(chǎn)生疑問時，就不得不提取傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案作為憑證，以判斷其真?zhèn)?。如德陽水利設(shè)計院一專家曾對我們提供的某站點年最大洪峰流量產(chǎn)生質(zhì)疑，為了打消對方疑慮，我們復(fù)印了原始資料憑證與電子版本一并提供，使對方心服口服。

現(xiàn)代水利科技檔案的管理模式，必須適應(yīng)當前信息技術(shù)發(fā)展的需要，不能僅停留在對傳統(tǒng)庫存檔案資料上，還需要兼有情報、信息等多種功能?，F(xiàn)代與傳統(tǒng)兩種管理方式相輔相成，互為補充，缺一不可。這兩種管理方式并存的模式，是現(xiàn)代水利科技檔案管理發(fā)展的方向，更有利于水利科技檔案的開發(fā)和利用。 ■