論高校檔案館社會(huì)化服務(wù)中存在的問(wèn)題與對(duì)策

賈樹梅

（晉中學(xué)院檔案館，山西晉中030600）

近年來(lái)，黨和國(guó)家對(duì)各類信息的社會(huì)化服務(wù)非常重視，2008年發(fā)布了《中華人民共和國(guó)政府信息公開條例》，開啟了我國(guó)社會(huì)化服務(wù)的序幕，拉近了黨和政府與人民群眾的距離。2010年，教育部發(fā)布《高等學(xué)校信息公開辦法》規(guī)定，除涉及國(guó)家、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私和法規(guī)規(guī)定不予公開以外，規(guī)定了高校應(yīng)該公開的十二類信息。這兩個(gè)文件都把高校檔案館作為查閱公開信息的場(chǎng)所。黨的十八大及十八屆三中全會(huì)以來(lái)，建立健全現(xiàn)代公共文化服務(wù)體系的步伐越來(lái)越快，人民群眾對(duì)公共文化部門信息公開的呼聲也越來(lái)越高。2014年5月5日，中央辦公廳、國(guó)務(wù)院印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》，提出檔案館（室）要開展檔案遠(yuǎn)程利用，提高公共服務(wù)能力，并創(chuàng)新檔案收集模式、管理手段、服務(wù)機(jī)制。高校是社會(huì)事業(yè)的一部分，它的公益性、社會(huì)性、服務(wù)性更強(qiáng)。作為高校職能機(jī)構(gòu)的檔案館也必須履行信息公開、社會(huì)化服務(wù)的職能。社會(huì)化服務(wù)的內(nèi)涵包括高校檔案館“收藏的檔案構(gòu)成社會(huì)公眾共享的公共物品，還應(yīng)承擔(dān)面向社會(huì)、面向公眾、為人的全面發(fā)展提供檔案信息服務(wù)?！盵1]

一、高校檔案館社會(huì)化服務(wù)工作中存在的問(wèn)題

高校檔案館在向社會(huì)提供公共服務(wù)方面還處于探索階段，存在著對(duì)檔案本質(zhì)的傳統(tǒng)認(rèn)識(shí)、對(duì)人員職責(zé)的片面理解、過(guò)度強(qiáng)調(diào)保密、缺乏現(xiàn)代管理模式、社會(huì)化服務(wù)方式被動(dòng)且單一等問(wèn)題。

（一 ）工作人員不注重學(xué)習(xí)，缺乏創(chuàng)新意識(shí)

有的工作人員認(rèn)為自己是邊緣化人員，做個(gè)默默無(wú)聞、封閉內(nèi)斂的守卷人即可，沒(méi)有把自己與信息管理者、知識(shí)管理者聯(lián)系起來(lái)，更不知肩負(fù)著文化傳播的使命。一些檔案館專技人員短缺，檔案專業(yè)技術(shù)人員偏少，且學(xué)歷偏低、年齡偏大，缺乏社會(huì)化服務(wù)創(chuàng)新意識(shí)。還有一些人員過(guò)度強(qiáng)調(diào)保密思想，以檔案保密為由，客觀上阻礙了高校檔案社會(huì)化服務(wù)工作。

（二 ）以傳統(tǒng)的實(shí)體檔案收集、管理為主，收集內(nèi)容不廣

雖然上級(jí)部門制定了高校電子檔案收集管理辦法，但有些學(xué)校只收集了數(shù)量極少的聲像電子檔案，大量的電子文件檔案沒(méi)有收集，也沒(méi)有購(gòu)買或自創(chuàng)檔案管理系統(tǒng)軟件?，F(xiàn)在“檔案整理由檔案實(shí)體整理和檔案信息整理二元實(shí)踐階段，同時(shí)向以虛擬整理為主的趨勢(shì)發(fā)展”[2]。高校名人檔案、教學(xué)能手、科研能手檔案及學(xué)校重大活動(dòng)檔案等缺乏。

（三 ）社會(huì)化服務(wù)方式被動(dòng)單一，服務(wù)效率低

一些學(xué)校的檔案服務(wù)還是你來(lái)我查的傳統(tǒng)方式，不能提供電子郵件服務(wù)，沒(méi)有建立檔案館網(wǎng)頁(yè)，校友、群眾難以在網(wǎng)上查閱相關(guān)檔案信息，資源不能共享。檔案編研出版工作落后。工作人員無(wú)暇或無(wú)意對(duì)檔案材料進(jìn)行深度加工。至于創(chuàng)建文化產(chǎn)品，廣泛合作就更談不上。

二、高校檔案館社會(huì)化服務(wù)中存在問(wèn)題的原因分析

（一 ）思想觀念陳舊

一些檔案館人員貪圖清閑、怕麻煩，對(duì)社會(huì)化服務(wù)理解不夠深入，把檔案館仍舊作為機(jī)要保密的重要基地。

（二 ）法律法規(guī)的沖突

《高等學(xué)校信息公開辦法》《檔案法》和《高等學(xué)校信息公開》在社會(huì)化服務(wù)方面規(guī)定有矛盾。《高等學(xué)校信息公開辦法》指出，高校有檔案公布權(quán)利和義務(wù)，卻沒(méi)有規(guī)定開放期限，只說(shuō)明按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定公布?！稒n案法》規(guī)定開放檔案期限為30年，高校檔案開放也只能以《檔案法》的30年為限；而《高等學(xué)校信息公開》中第十七條規(guī)定，該信息制作完成或者獲取之日起20個(gè)工作日內(nèi)予以公開?？梢钥闯鋈齻€(gè)規(guī)定公開期限差距太大。所以，《檔案法》中的開放期限需修訂。

（三 ）檔案館職能定位的局限

2008年的《高等學(xué)校檔案管理辦法》對(duì)社會(huì)化服務(wù)沒(méi)有明確說(shuō)明?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定高校檔案館的職責(zé)為：承擔(dān)高校檔案收集保管工作，對(duì)所在高等院校提供檔案開放服務(wù)。大部分高校開展的社會(huì)性服務(wù)只有針對(duì)往屆畢業(yè)生的學(xué)歷認(rèn)證、補(bǔ)充人事檔案的檔案查詢，而且還是實(shí)地查詢、復(fù)印。

三、高校檔案館社會(huì)化服務(wù)的對(duì)策

高校檔案館人員必須正視這種落后現(xiàn)狀，奮力追趕，在做好校內(nèi)服務(wù)教學(xué)、科研的同時(shí)，開展對(duì)社會(huì)的服務(wù)利用工作。

高校信息公開背景下，高校檔案館職能“由單一型管理與服務(wù)方式向多元管理與服務(wù)方式的轉(zhuǎn)型是高校檔案館今后發(fā)展的主要趨勢(shì)……單一被動(dòng)的教輔機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)型為高校信息獲取、公開、保管與利用的綜合性信息管理與服務(wù)機(jī)構(gòu)?！盵3]高校檔案館應(yīng)向社會(huì)的綜合檔案館看齊，努力使高校檔案館發(fā)揮“檔案安全保管基地”“檔案信息服務(wù)中心”“現(xiàn)行文件利用中心”“愛國(guó)主義教育基地”和“電子文件中心”五位一體的功能，做好社會(huì)性服務(wù)工作。這項(xiàng)工作涉及面廣、任務(wù)重，牽制因素多，所以，我們要熟知檔案內(nèi)涵本質(zhì)、創(chuàng)新檔案文化認(rèn)知；創(chuàng)新網(wǎng)絡(luò)收集模式、增加民生檔案、特色檔案等內(nèi)容；創(chuàng)新文檔一體化、現(xiàn)代化管理模式；創(chuàng)新主動(dòng)服務(wù)、網(wǎng)站服務(wù)、編研出版、舉辦展覽、廣泛合作、創(chuàng)建文化產(chǎn)品等工作。

（一 ）創(chuàng)新檔案文化認(rèn)知，樹立社會(huì)檔案觀

高校檔案的最基本的功能和價(jià)值是記憶，檔案人員是人類記憶的保管者。作為保管人類記憶的殿堂——檔案館，理應(yīng)是大眾人群進(jìn)行社會(huì)記憶活動(dòng)的場(chǎng)所。其社會(huì)性和開放性很強(qiáng)?，F(xiàn)在檔案是“社會(huì)記憶”“文化遺產(chǎn)的重要內(nèi)容”“社會(huì)性的文化資源”的觀點(diǎn)獲得社會(huì)民眾、檔案工作者、研究者的廣泛認(rèn)可。社會(huì)記憶理論促使社會(huì)普通群眾與國(guó)家管理者、精英群體有了平等的、公平的、便捷的利用館藏的權(quán)利。

（二 ）強(qiáng)化檔案社會(huì)化服務(wù)理念

在我們黨建設(shè)優(yōu)秀傳統(tǒng)文化傳承體系、弘揚(yáng)中華民族優(yōu)秀傳統(tǒng)文化的過(guò)程中，檔案承載的文化教育功能越來(lái)越強(qiáng)。檔案人員要主動(dòng)學(xué)習(xí)新知識(shí)，樹立檔案開放觀念，為社會(huì)公眾提供及時(shí)的信息服務(wù)。要為社會(huì)提供知識(shí)信息、傳播文化、提供創(chuàng)作資源。研究者發(fā)現(xiàn)，國(guó)外檔案館建設(shè)風(fēng)格與這個(gè)國(guó)家民族的文化緊密相連，流行把檔案館建設(shè)成休閑娛樂(lè)的場(chǎng)所，滿足人民大眾的精神生活需求、個(gè)人興趣愛好，達(dá)到休閑消遣的目的，并使自身素質(zhì)得到提高。

（三 ）創(chuàng)新高校檔案收集模式，豐富民生檔案

抓緊配備計(jì)算機(jī)及檔案管理系統(tǒng)軟件，實(shí)施網(wǎng)上收集，建立文檔一體化管理系統(tǒng)，建設(shè)內(nèi)容豐富、功能齊全、充滿人性的網(wǎng)站?！皩n案管理軟件所設(shè)置的OA接口，與高校文書部門連接，實(shí)施文檔一體化管理，確保電子公文及時(shí)高效安全保密地運(yùn)行，使文書部門整理與歸檔工作一次完成，避免重復(fù)勞動(dòng)，以大大提高工作效率。”[4]拓寬檔案收集渠道，如：優(yōu)秀教案、科研檔案、教學(xué)名師、高校重大活動(dòng)檔案以及涉及普通人證據(jù)的檔案（如：商調(diào)函、房產(chǎn)登記、職級(jí)變動(dòng)）等。收集各類數(shù)據(jù)庫(kù)，如：學(xué)生成績(jī)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、學(xué)位論文數(shù)據(jù)庫(kù)、文件數(shù)據(jù)庫(kù)等。同時(shí)，面向社會(huì)尋求文化、教育、休閑檔案資源，追求社會(huì)記憶的全面和深入，如：名人、名勝檔案；特色文化檔案；物質(zhì)文化遺產(chǎn)和非物質(zhì)文化遺產(chǎn)檔案等。

（四 ）創(chuàng)新檔案管理模式，做好數(shù)字化工作

檔案現(xiàn)代化管理模式的基礎(chǔ)是高校檔案數(shù)字化工作。數(shù)字化是檔案開放的一種技術(shù)手段，高校檔案社會(huì)化服務(wù)進(jìn)程與檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程具有密切的聯(lián)系；數(shù)字化也是對(duì)檔案原件的有效保護(hù)。檔案管理數(shù)字化應(yīng)按照珍貴檔案優(yōu)先、高危檔案優(yōu)先、利用率高檔案優(yōu)先、特殊檔案優(yōu)先的原則分步實(shí)施。

（五 ）創(chuàng)新檔案服務(wù)模式，提高社會(huì)化服務(wù)能力

1.變被動(dòng)為主動(dòng)，轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)

樹立以用戶為中心的服務(wù)理念，由展示型向服務(wù)型功能轉(zhuǎn)變，設(shè)計(jì)出用戶滿意的檔案信息網(wǎng)站。采用實(shí)地與電子郵件、網(wǎng)頁(yè)等多種形式的服務(wù)?！凹訌?qiáng)高校檔案網(wǎng)站信息資源整合力度，實(shí)現(xiàn)檔案專業(yè)性和文化性的融合。”[5]與高校圖書館、情報(bào)機(jī)構(gòu)整合特色資源，進(jìn)行一體化管理。與其他高校檔案館、博物館網(wǎng)站進(jìn)行友情鏈接。

2.建立教育基地

新建高校檔案館要體現(xiàn)文化形象，具備教育、休閑娛樂(lè)、交流的功能。檔案館人員可參與學(xué)校文秘、檔案專業(yè)的教學(xué)任務(wù)；檔案館也應(yīng)是學(xué)生實(shí)習(xí)的基地，教學(xué)的第二課堂。對(duì)學(xué)生及社會(huì)人群應(yīng)定期舉辦檔案學(xué)講座。

3.舉辦展覽，編研、出版檔案文獻(xiàn)

檔案展覽也是學(xué)校對(duì)外開放交流的重要平臺(tái)。內(nèi)容可有校史展覽、科研成果展覽、校友業(yè)績(jī)展覽、獲獎(jiǎng)演出展覽、美術(shù)獲獎(jiǎng)作品展覽等。還可以與博物館、圖書館、文物局等單位互相協(xié)作，交換重復(fù)件、目錄，聯(lián)合舉辦展覽，共同編輯出版有關(guān)史料，進(jìn)行史料研究；工作人員也可根據(jù)館藏檔案和社會(huì)需求，積極編寫參考資料、匯編檔案文件、參與編史修志、撰寫論文專著。充分挖掘檔案的文化價(jià)值，對(duì)社會(huì)公眾進(jìn)行潛移默化的教育，并將其收藏的信息資源中的文化信息資源財(cái)富成功轉(zhuǎn)化和傳播給社會(huì)大眾。

4.廣泛合作，利用檔案創(chuàng)建文化產(chǎn)品

“根據(jù)國(guó)家統(tǒng)計(jì)局2004年頒布的《文化及相關(guān)產(chǎn)業(yè)分類》，檔案館屬于文化產(chǎn)業(yè)的范疇”[6]。高校檔案館可通過(guò)從網(wǎng)頁(yè)、展廳發(fā)布一些珍貴歷史檔案，吸引研究者來(lái)檔案館研究、開發(fā)文化歷史；吸引作家、編劇、導(dǎo)演與檔案館合作共建文化產(chǎn)品，聯(lián)合攝制文獻(xiàn)紀(jì)錄片、電視專題片，開發(fā)電視劇、故事片、報(bào)告文學(xué)、人物傳記等。這樣，隨著高校檔案工作人員的共同努力，高校檔案社會(huì)化服務(wù)工作一定會(huì)取得大的進(jìn)步和發(fā)展。

［1］任漢中.試論檔案館社會(huì)化服務(wù)與功能拓展［J］.檔案學(xué)通訊，2011（1）：76.

［2］徐欣.檔案整理實(shí)踐與理論的演變及其發(fā)展趨勢(shì)［J］.檔案學(xué)通訊，2007（5）：24.

［3］韓彬彬.高校信息公開背景下高校檔案館職能轉(zhuǎn)型研究［J］.檔案學(xué)通訊，2013（4）：96.

［4］汪文珍.創(chuàng)新——高校檔案館發(fā)展的突破口［J］.蘭臺(tái)世界，2006（10）：9.

［5］羅寶勇，喬健.哈佛檔案網(wǎng)站的特色及其對(duì)我國(guó)高校檔案網(wǎng)站建設(shè)的啟示［J］.檔案學(xué)通訊，2010（5）：67.

［6］崔海莉，葉政.世博檔案與后世博文化產(chǎn)業(yè)探析［J］.檔案學(xué)通訊，2011（4）：95.