水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案管理的思考

王 平

（江蘇省太湖水利規(guī)劃設(shè)計(jì)研究院有限公司，江蘇 蘇州 215128）

1 概述

水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案，是水利工程設(shè)計(jì)單位的核心檔案，是基本建設(shè)和生產(chǎn)管理的重要依據(jù)和憑證，是水利建設(shè)事業(yè)中的一項(xiàng)巨大資源。認(rèn)識(shí)并掌握水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案的特點(diǎn)，對(duì)水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案進(jìn)行科學(xué)地管理，主動(dòng)、多形式、多方位、多層次地向水利部門(mén)和有關(guān)部門(mén)提供利用，是實(shí)現(xiàn)檔案自身價(jià)值的體現(xiàn)。因此，做好水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案管理，具有十分重要的意義。

水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案的形成過(guò)程是多學(xué)科、多專(zhuān)業(yè)聯(lián)合集體創(chuàng)作的過(guò)程，能夠真實(shí)地反映設(shè)計(jì)人員的科技思想、科技方法，它的形成是設(shè)計(jì)單位智力勞動(dòng)的結(jié)晶，其中蘊(yùn)涵諸多科技配套成果以及多學(xué)科、多專(zhuān)業(yè)聯(lián)合集體創(chuàng)作的智慧，在一定程度上也體現(xiàn)出設(shè)計(jì)單位集體的設(shè)計(jì)能力?？梢?jiàn)，管理好水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案，是發(fā)揮工程設(shè)計(jì)檔案社會(huì)使用價(jià)值、讓工程設(shè)計(jì)檔案產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益的基礎(chǔ)性工作。筆者結(jié)合江蘇省太湖水利規(guī)劃設(shè)計(jì)研究院有限公司實(shí)際工作，將管理工作與自主創(chuàng)新相結(jié)合，進(jìn)行如下思考。

2 水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案的特點(diǎn)

水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案有文書(shū)檔案、工程檔案、會(huì)計(jì)檔案的共性，但也有水利工程項(xiàng)目獨(dú)特的自身屬性。水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)不是一般的土建工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)，與土建工程相比較，其除了工程量多，投入資金多，工期時(shí)間跨度大之外，還要考慮工作條件的復(fù)雜程度，施工難度多大且會(huì)受到哪些自然條件制約，有多少社會(huì)效益，對(duì)環(huán)境有多大影響，如果出現(xiàn)事故會(huì)產(chǎn)生那些嚴(yán)重后果，以及對(duì)國(guó)民經(jīng)濟(jì)影響程度?？上攵?，水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)形成的檔案資料是多么重要和寶貴，充分認(rèn)識(shí)水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案的特點(diǎn)完全有必要。

（1）復(fù)雜性。每個(gè)水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案的內(nèi)容都包括計(jì)劃立項(xiàng)、勘察、設(shè)計(jì)全過(guò)程中所形成的全部技術(shù)文件、設(shè)計(jì)圖紙和有關(guān)工程文件材料。比如：新溝河延伸拓浚工程是《太湖流域水環(huán)境綜合治理總體方案》確定的六項(xiàng)調(diào)水引流工程之一，也是《太湖流域防洪規(guī)劃》確定的流域洪水北排長(zhǎng)江重點(diǎn)工程，工程北起長(zhǎng)江，沿老河道拓浚至石堰，分成東、西兩支，東支沿著漕河、五牧河拓浚，西支沿著三山港拓浚至京杭運(yùn)河，利用武進(jìn)港入太湖。主要工程內(nèi)容有：河道工程、主要建筑物工程、跨河橋梁、口門(mén)控制建筑物、水系調(diào)整及影響處理工程、征地拆遷等。僅這項(xiàng)水利工程內(nèi)容就如此之多，故伴隨每個(gè)工程的進(jìn)展，將逐步形成繁雜的檔案資料。設(shè)計(jì)檔案的內(nèi)容主要是設(shè)計(jì)過(guò)程中的報(bào)告、方案、各專(zhuān)業(yè)的計(jì)算書(shū)等文件材料和底圖、藍(lán)圖、白圖等圖紙。不僅有設(shè)計(jì)形成的材料和載體的多樣，同時(shí)還有大量的專(zhuān)業(yè)計(jì)算書(shū)等電子文件，這些都是設(shè)計(jì)過(guò)程中形成的，是施工的重要依據(jù)，應(yīng)加以長(zhǎng)期保存，作為其他設(shè)計(jì)和施工工作的重要參考。另外，項(xiàng)目設(shè)計(jì)周期長(zhǎng)、專(zhuān)業(yè)多、產(chǎn)生的文件材料種類(lèi)多、數(shù)量大、整編量大等特點(diǎn)充分表現(xiàn)了水利工程項(xiàng)目檔案的復(fù)雜性，其給收集、整理、保管、利用帶來(lái)的困難和工作量也是不能忽視的。

（2）系統(tǒng)性。每個(gè)水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案的內(nèi)容都必須完整、齊全、系統(tǒng)。比如：常州市采菱港樞紐工程，工程包括20 m3/s 排澇泵站（豎井式灌流泵）一座，共設(shè)兩臺(tái)機(jī)組，單機(jī)流量10 m3/s，12 m 凈寬節(jié)制閘（升臥式平面鋼閘門(mén)）一座。由于在收集檔案資料時(shí)，采菱港樞紐防洪、排澇、改善城市水環(huán)境檔案資料做到了齊全完整，因此，在常州市水利局于2015年2月6日主持召開(kāi)的常州市運(yùn)北片防洪控制節(jié)點(diǎn)工程—采菱港樞紐工程完工驗(yàn)收會(huì)議上，工程相關(guān)資料順利通過(guò)驗(yàn)收專(zhuān)家組查閱，為采菱港樞紐完成全部設(shè)計(jì)內(nèi)容、工程施工質(zhì)量?jī)?yōu)良、工程完工驗(yàn)收做出了應(yīng)有的努力。實(shí)踐證明，每個(gè)水利工程項(xiàng)目的可行性研究、初步設(shè)計(jì)、招標(biāo)設(shè)計(jì)和施工圖設(shè)計(jì)四個(gè)階段的勘察設(shè)計(jì)工作，設(shè)計(jì)文件審查、施工招標(biāo)、施工、竣工驗(yàn)收等各階段的服務(wù)工作，及相應(yīng)的勘察設(shè)計(jì)文件及有關(guān)技術(shù)資料等，必須是一個(gè)齊全完整的系統(tǒng)，具有系統(tǒng)性。

（3）獨(dú)立性。每個(gè)水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案的內(nèi)容都具有很強(qiáng)的獨(dú)立性。比如：太倉(cāng)市十八港南樞紐工程，其由凈寬28 m 橡膠壩和20 m3/s 雙向泵站組成。工程選址于十八港大橋以北的老套閘區(qū)段，距瀏河河口約200 m，需拆除報(bào)廢的老套閘，新建十八港南樞紐工程。在收集整理檔案時(shí)，十八港南樞紐清晰地獨(dú)立于太倉(cāng)市城區(qū)水環(huán)境綜合整治工程之中，為后期工程查檔利用打下了基礎(chǔ)。每個(gè)水利工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)獨(dú)立性還表現(xiàn)在其具有專(zhuān)業(yè)方面的特點(diǎn)，設(shè)計(jì)中需要測(cè)量、地質(zhì)、鉆探、規(guī)劃、水工、施工、機(jī)電、建筑、科研、試驗(yàn)等許多專(zhuān)業(yè)和學(xué)科共同承擔(dān)完成，形成的檔案體現(xiàn)出較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性。如：設(shè)計(jì)中需要的工程地質(zhì)、水文勘察報(bào)告，地質(zhì)圖，勘察記錄，試驗(yàn)報(bào)告、選址報(bào)告、重要土巖樣品說(shuō)明，地形、地貌、建筑物、構(gòu)筑物的定位、測(cè)試記錄等，這些資料均需要外部系統(tǒng)提供。

（4）時(shí)序性。每個(gè)工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)都有時(shí)序。如：走馬塘拓浚延伸江邊樞紐工程位于張家港市七干河入江口門(mén)處，江邊樞紐工程是走馬塘與長(zhǎng)江交匯口的重要口門(mén)控制建筑物，由節(jié)制閘、船閘和魚(yú)道三部分組成，這些工程都是按時(shí)序進(jìn)行設(shè)計(jì)完成的。一個(gè)較大的、周期性長(zhǎng)的水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)可分為一期、二期甚至多期，一般水利工程都會(huì)有初步設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工圖設(shè)計(jì)三大階段。各個(gè)時(shí)序點(diǎn)的工作內(nèi)容都會(huì)有所不同，產(chǎn)生的文件資料也會(huì)不一樣，甚至收集歸檔的載體也會(huì)千差萬(wàn)別，故檔案的管理也要體現(xiàn)出時(shí)序性的特點(diǎn)。

水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)有時(shí)需要分成多次設(shè)計(jì)，有的還會(huì)出現(xiàn)長(zhǎng)達(dá)數(shù)年時(shí)間跨度，周期長(zhǎng)、工程設(shè)計(jì)量大，形成的歸檔材料既多又雜，檔案室要收集歸檔的不僅是紙質(zhì)資料文件、電子文件，還有樣品實(shí)物類(lèi)的特殊載體材料，最終整理收集材料，成為檔案員需要做的難度最大的工程。要弄清楚水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案的特點(diǎn)，找到其中規(guī)律性，以形成管理工作的對(duì)策，檔案員一定要根據(jù)設(shè)計(jì)工作的實(shí)踐，在一線與設(shè)計(jì)人員溝通，最終實(shí)現(xiàn)水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的目的。

3 水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案的管理

面對(duì)水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案種類(lèi)復(fù)雜、數(shù)量大的實(shí)際情況，如何搞好檔案的管理，保證其完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、安全，是擺在檔案工作者面前的一項(xiàng)艱巨任務(wù)，也是整個(gè)工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)不可忽視的一項(xiàng)重要工作。故做好水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案的管理工作，規(guī)范管理流程就顯得意義重大。

3.1 重視檔案的源頭

抓水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案源頭就是抓檔案最初的形成。檔案形成的過(guò)程必須有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，要明確歸檔要求，要根據(jù)本單位的實(shí)際，擬定出清晰的可操作的歸檔范圍。要讓每個(gè)人都明白，在每個(gè)設(shè)計(jì)項(xiàng)目中，哪些文件材料應(yīng)該歸檔。水利設(shè)計(jì)項(xiàng)目檔案資料一般有依據(jù)性資料、基礎(chǔ)性資料、設(shè)計(jì)資料、施工資料、竣工使用資料、財(cái)務(wù)管理資料等。

（1）依據(jù)性資料。主要是設(shè)計(jì)項(xiàng)目申請(qǐng)報(bào)告及批復(fù)、可行性報(bào)告、設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)等；選址意見(jiàn)、定點(diǎn)圖、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、征地批準(zhǔn)文件、國(guó)家征用土地申請(qǐng)表、征地協(xié)議書(shū)、拆遷協(xié)議書(shū)等；工程概算及資金來(lái)源資料等，這些資料有的是本單位產(chǎn)生的，也有的則需要外部提供原件。

（2）基礎(chǔ)性資料。主要是工程地質(zhì)、水文勘察報(bào)告，地質(zhì)圖，勘察記錄，試驗(yàn)報(bào)告、選址報(bào)告、重要土巖樣說(shuō)明等；地形、地貌、建筑物、構(gòu)筑物的定位、測(cè)試記錄等。這些資料專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)，在形成時(shí)要對(duì)載體和格式提出要求。

（3）設(shè)計(jì)資料。主要是設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)、合同、協(xié)議；工程設(shè)計(jì)的全套圖紙；設(shè)計(jì)計(jì)算書(shū)、工程預(yù)算、說(shuō)明書(shū)；設(shè)計(jì)評(píng)價(jià)、鑒定及評(píng)審材料，圖紙會(huì)審記錄；工程變更聯(lián)系單，設(shè)計(jì)修改通知單，設(shè)計(jì)鑒定及審批文件等。

（4）施工資料。雖然不是設(shè)計(jì)單位主要的檔案資料，但設(shè)計(jì)時(shí)作為參考，施工資料在設(shè)計(jì)單位也經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)。主要是工程承發(fā)包合同、招標(biāo)投標(biāo)文件、施工任務(wù)書(shū)；施工組織設(shè)計(jì)、施工執(zhí)照、施工單位資質(zhì)證明；開(kāi)工報(bào)告、施工計(jì)劃、安全措施等；工程測(cè)量定位記錄、建筑物沉降觀察記錄；隱蔽工程驗(yàn)收記錄（地基、基礎(chǔ)、打樁、鋼筋、結(jié)構(gòu)、水電等記錄）、建材質(zhì)保書(shū)及試驗(yàn)報(bào)告（鋼材、電焊條、水泥、磚、防水材料、電器、管道等）。

（5）招投標(biāo)資料。主要是設(shè)計(jì)單位的中標(biāo)人的業(yè)績(jī)和資信；勘察總工程師、設(shè)計(jì)總工程師的經(jīng)歷；人力資源配備；技術(shù)方案和技術(shù)創(chuàng)新；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及質(zhì)量管理措施；技術(shù)支持與保障；投標(biāo)價(jià)格和評(píng)標(biāo)價(jià)格；財(cái)務(wù)狀況；組織實(shí)施方案及進(jìn)度安排。

（6）財(cái)務(wù)管理資料。主要是設(shè)計(jì)過(guò)程中發(fā)生的財(cái)務(wù)憑證、報(bào)表、賬簿、其他類(lèi)會(huì)計(jì)資料。

3.2 保障渠道暢通

要保障收集檔案的渠道暢通，凡是對(duì)水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)有參考利用價(jià)值的各類(lèi)原始材料都屬于檔案收集范圍。任何人都不得以任何理由拒絕向檔案室歸檔移交有價(jià)值的檔案資料。檔案資料收集應(yīng)該形成定期送交制度和聯(lián)系催要制度。

（1）定期送交制度。形成檔案資料的各科室，應(yīng)在文件資料辦理完畢后，及時(shí)歸檔移交。檔案工作人員要經(jīng)常了解和掌握形成檔案資料的信息，及時(shí)向形成資料的各科室催收應(yīng)歸檔的資料。收集進(jìn)檔案室的資料必須是辦理完畢的原始資料（原件），要完整齊全、真實(shí)、文字清楚。不符合歸檔要求的檔案資料，應(yīng)責(zé)成檔案材料形成的相關(guān)科室按要求完成。載體紙張應(yīng)統(tǒng)一規(guī)格用紙，載體字跡要求用碳素墨水、藍(lán)黑、黑色墨水書(shū)寫(xiě)，禁止使用純藍(lán)、紅色墨水、圓珠筆、鉛筆書(shū)寫(xiě)?，F(xiàn)代化設(shè)備形成的材料要求：禁止色帶打印、墨水打印材料歸檔；禁止像傳真紙熱敏材料類(lèi)資料歸檔；每個(gè)項(xiàng)目設(shè)計(jì)形成的成套材料必須配齊，以保持文件材料之間的邏輯聯(lián)系。

（2）聯(lián)系催要制度。根據(jù)工程設(shè)計(jì)進(jìn)度表，有計(jì)劃地對(duì)各科室項(xiàng)目及時(shí)開(kāi)展專(zhuān)業(yè)跟蹤管理。檔案人員要主動(dòng)到各科室查詢(xún)和了解工程的設(shè)計(jì)進(jìn)展情況，摸清各專(zhuān)業(yè)檔案材料的形成和變更情況，解決檔案材料形成過(guò)程中所出現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)指導(dǎo)各科室項(xiàng)目做好文件材料的收集和預(yù)立卷工作。實(shí)行分階段跟蹤管理。檔案人員要保持與各科室項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的聯(lián)系，及時(shí)掌握工程設(shè)計(jì)進(jìn)展情況，按照歸檔工作時(shí)間要求，加強(qiáng)催收，實(shí)行各科室項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和項(xiàng)目分管人對(duì)歸檔清單簽名負(fù)責(zé)制度，通過(guò)實(shí)施填寫(xiě)設(shè)計(jì)產(chǎn)品文件、資料歸檔清單等一系列手段，最大限度地避免原始資料的散失，保證歸檔文件資料的連續(xù)性、完整性和及時(shí)歸檔。對(duì)歸檔資料的質(zhì)量實(shí)施監(jiān)控。各科室負(fù)責(zé)對(duì)本科室的歸檔文件、資料進(jìn)行核查，項(xiàng)目分管人對(duì)該項(xiàng)目歸檔的文件、資料進(jìn)行總審查，確保歸檔文件、資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。檔案人員在接收歸檔資料后，必須及時(shí)檢查核實(shí)，對(duì)不符合歸檔要求的文件資料，迅速退回返工，以保證歸檔資料的質(zhì)量。

3.3 規(guī)范整理流程

檔案整理涵蓋了檔案實(shí)體整理和檔案內(nèi)容整理，一方面要對(duì)檔案文件內(nèi)容的真?zhèn)芜M(jìn)行鑒別，對(duì)檔案內(nèi)容的客觀性進(jìn)行考證；另一方面還要將零散的和需要進(jìn)一步條理化的文件或檔案進(jìn)行基本的分類(lèi)、組合、排列、編目。在工作實(shí)踐中歸納總結(jié)并采用如下工作流程：收集→分類(lèi)→案卷組合→卷內(nèi)文件排列→案卷編目→案卷排列→編制案卷目錄。

（1）收集。每年12月由公司檔案室通知各科室做好前階段文件材料的收集工作，檔案室做好接收文件材料的登記匯總工作，對(duì)各科室移交文件材料的種類(lèi)、數(shù)量、時(shí)間、存在問(wèn)題進(jìn)行登記；檔案室依據(jù)歸檔范圍，檢查各科室移交的文件材料是否齊全，并辦理交接手續(xù)。

（2）分類(lèi)。根據(jù)公司檔案整編規(guī)則擬定分類(lèi)方案，將一個(gè)設(shè)計(jì)項(xiàng)目根據(jù)實(shí)際情況劃分大類(lèi)和小類(lèi)。

（3）案卷組合。將分類(lèi)后的資料裝入卷盒。裝盒前一般應(yīng)去掉文件上原有的易生銹的金屬物；將文件的訂口對(duì)齊，并在文件的左上角或左側(cè)用不銹鋼釘或線裝訂。裝訂方法應(yīng)盡量不破壞檔案原貌，以有利于保管利用。

（4）卷內(nèi)文件排列。按重要程度、時(shí)間或類(lèi)別等對(duì)卷內(nèi)文件進(jìn)行有序排列。

（5）案卷編目。編件、頁(yè)號(hào)，填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄、備考表，錄入專(zhuān)用的檔案管理系統(tǒng)，形成卷內(nèi)文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。

（6）案卷排列。按每個(gè)設(shè)計(jì)項(xiàng)目的保管期限、案卷流水號(hào)從小到大排列。

（7）編制案卷目錄，制作檢索工具。錄入專(zhuān)用的檔案管理系統(tǒng)，形成案卷目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。打印目錄，裝訂成冊(cè)，形成檢索工具。

3.4 明確檔案的方向

水利工程項(xiàng)目檔案的收集、編目、檢索、利用、統(tǒng)計(jì)全過(guò)程，如果能夠融入計(jì)算機(jī)技術(shù)，必將大大加快檔案信息的存儲(chǔ)、處理能力，迅速實(shí)現(xiàn)水利設(shè)計(jì)工程項(xiàng)目檔案管理的自動(dòng)化，有效地提高檔案人員的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，這是今后檔案工作的方向。要充分認(rèn)識(shí)到工程設(shè)計(jì)是動(dòng)態(tài)的，設(shè)計(jì)形成的圖紙文件是設(shè)計(jì)人員用科學(xué)技術(shù)構(gòu)思出來(lái)的精神產(chǎn)品，其僅僅是對(duì)擬建工程的技術(shù)上和經(jīng)濟(jì)方面的規(guī)劃，而不是實(shí)體在圖紙上的反映，存在主、客觀之間不完全一致的現(xiàn)象，如設(shè)計(jì)變更、設(shè)計(jì)文件補(bǔ)充、設(shè)計(jì)文件修改等，都是客觀現(xiàn)象。對(duì)于頻繁的設(shè)計(jì)變更，如果將計(jì)算機(jī)技術(shù)融入后，檔案工作必將進(jìn)入一個(gè)全新境界。比如：太倉(cāng)市十八港南樞紐工程在2015年2月5日順利通過(guò)通水驗(yàn)收，期間形成的設(shè)計(jì)圖紙就有480 張，檔案有25 卷，有的修改、補(bǔ)充，甚至作廢、推倒重來(lái)，在應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行工程設(shè)計(jì)檔案管理后，檔案人員可以及時(shí)了解設(shè)計(jì)變更情況，避免了對(duì)外提供已經(jīng)作廢的或已經(jīng)修改過(guò)的錯(cuò)誤圖紙，為工程設(shè)計(jì)發(fā)揮出了重要作用，較好地解決了設(shè)計(jì)變更資料與工程設(shè)計(jì)技術(shù)文件資料的配套整理，使工程設(shè)計(jì)檔案做到了準(zhǔn)確、完整。

4 結(jié)語(yǔ)

水安全保障、水資源保證、水生態(tài)環(huán)境保護(hù)三大體系建設(shè)是今后工作的主要內(nèi)容，利用先進(jìn)的信息技術(shù)基本構(gòu)建成智慧水利框架，也是檔案工作人員努力的方向，只有認(rèn)真做好水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案的管理工作，不斷改進(jìn)和創(chuàng)新管理方法和提高服務(wù)質(zhì)量，才能更好地發(fā)揮水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案的作用。