工程檢測合同管理工作的實踐與建議

(福建省交通建設(shè)工程試驗檢測公司，福州 350004）

工程檢測合同管理工作的實踐與建議

■陳錦清

(福建省交通建設(shè)工程試驗檢測公司，福州 350004）

隨著近年來國家對交通基礎(chǔ)設(shè)施投入的加大，交通工程建設(shè)任務(wù)增加，與之相應(yīng)的工程檢測成為建設(shè)工程質(zhì)量的重要保證，也對工程檢測合同的管理提出了更高的要求。本文從合同管理原則、合同管理特點、合同管理的機制等方面闡述了當(dāng)前工程檢測合同存在的不足，并結(jié)合多年工作實踐提出了建議和對策。

工程檢測 合同管理 對策

1 引言

合同是兩個或兩個以上當(dāng)事人為實現(xiàn)一定的經(jīng)濟利益而達(dá)成一致的協(xié)議。合同是信用的象征，是信用的保障，在市場經(jīng)濟條件下，一個企業(yè)的經(jīng)營成敗和合同管理有密切關(guān)系。因此，合同管理對企業(yè)的成敗至關(guān)重要，要避免經(jīng)濟損失，防止出現(xiàn)合同糾紛，防范法律風(fēng)險，就必須做好合同檔案管理。

工程合同是工程建設(shè)的重要組成部分，而工程檢測合同是以工程建設(shè)項目為中心的施工質(zhì)量檢測資料總和，工程檢測合同管理也同樣是工程建設(shè)合同管理的一項重要內(nèi)容，在工程建設(shè)過程中，工程檢測合同貫穿于合同管理的全過程。檢測合同檔案的完備與否將直接影響到工程項目的竣工驗收和項目評價等。

2 工程檢測合同管理的原則

2.1 如實記載，真實記錄合同履行情況

合同的基本要求是如實記載合同簽訂、履行的真實情況，特別是涉及合同履行的全部文字材料要逐一登記歸檔，便于查詢和利用。

2.2 各負(fù)其責(zé)，落實合同管理人員職責(zé)

各業(yè)務(wù)分公司、各部門應(yīng)分別建立健全合同文檔的形成、積累、整理、歸檔工作體系，并確定專職部門或個人負(fù)責(zé)合同文檔管理。文檔管理人員應(yīng)認(rèn)真、及時、準(zhǔn)確做好本職工作。

2.3 統(tǒng)一協(xié)調(diào)，建立合同管理系統(tǒng)

合同檔案管理實行電子文件的管理體系，應(yīng)由公司合同管理組集中統(tǒng)一管理，以確保檔案完整和有效利用。合同管理組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有合同文檔，并負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)各業(yè)務(wù)分公司、各部門的合同管理工作。

3 工程檢測合同的特點

工程檢測合同除具有一般檔案合同共性外，還具有以下3個獨有的特點：

3.1 工程檢測合同具有規(guī)范性

工程檢測合同要對當(dāng)事人有法律的約束力，其自身必須具備法律規(guī)定的許可性，否則視為無效合同。所以工程檢測合同的條款要按照一定的格式規(guī)范填寫，包括工程進度、質(zhì)量、安全、費用支付、違約事項等一一明確，并嚴(yán)格按要求雙方簽字蓋章確認(rèn)。

3.2 工程檢測合同具有真實性

真實性是工程檢測合同最突出也是最重要的特點，合同的訂立、生效、履行、變更以及權(quán)利義務(wù)的轉(zhuǎn)讓、終止、違約、責(zé)任等等，都必須完全、唯一。

3.3 工程檢測合同具有時效性

時效性指在法律上的效力時間，時效性特征貫穿于合同始終。建設(shè)工程項目從開工到竣工歷時長久，工程檢測合同檔案在收集、整理、保存上有一定的難度，在管理工程中要注意工程檢測合同的時效性。

4 當(dāng)前存在的問題

在工程建設(shè)過程中，工程檢測合同檔案的收集、整理、歸檔和移交等在檔案管理中往往存在如下一些問題：

4.1 合同管理機制不完善

當(dāng)前部分訂立工程合同的雙方法律意識淡薄，認(rèn)識不清；對合同管理重視不夠；企業(yè)內(nèi)部缺乏合同管理機制；監(jiān)督檢查企業(yè)工程合同的立定、履行不到位。

4.2 對合同文本缺乏分析

訂立合同前缺乏預(yù)見性，缺乏對合同進行具體分析。常常在一些緊急的情況下因缺少某些重要條件，導(dǎo)致合同出現(xiàn)漏洞，存在不足之處，雙方因為理解方式不一產(chǎn)生差異，對合同的風(fēng)險預(yù)估不足等問題時有發(fā)生。

4.3 合同意識較薄弱

合同意識是工程管理意識、市場經(jīng)濟意識以及法律意識的一種綜合體現(xiàn)。在合同履行過程中，依合同辦事的意識淡薄或執(zhí)行得不嚴(yán)格，隨意性大，對合同變更，來往的書函、證據(jù)的收集等重視不夠。對合同的動態(tài)管理缺乏意識，如合同的臺賬不健全或虛設(shè)，造成支付與完成的實際量不符，對履行合同中的風(fēng)險防范意識不強。

4.4 合同附件不重視

只重視合同主件，而忽視了合同的附件，比如對建設(shè)承包合同中標(biāo)文件、會議紀(jì)要、工程變更及洽商等附件不重視，其實這些都是合同的組成部分，同樣具有法律效力，且往往其中包含一些對公司不利的因素。

5 對工程檢測合同管理工作的幾點建議

為進一步加強工程檢測合同及工程檔案管理工作，提高工程合同及工程檔案管理水平，逐步實現(xiàn)公司工程檢測檔案管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，筆者認(rèn)為應(yīng)從以下幾方面入手：

5.1 建立完善的規(guī)章制度

檔案管理除了需要管理者的工作態(tài)度和工作能力外，還要從完善制度入手，通過建立一整套規(guī)范、科學(xué)的、切實可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。做到管理層次清楚、職責(zé)明確、程序規(guī)范，從而使合同的簽訂、保管、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態(tài)。

5.2 合同簽訂要有嚴(yán)謹(jǐn)程序

發(fā)出要約前，合同承辦人應(yīng)當(dāng)對對方的資信進行審查，并建立要約登記表對要約發(fā)出進行管理，我方收到要約時，承辦人應(yīng)當(dāng)在對方要約單規(guī)定的時間內(nèi)做出承諾。合同簽訂前，我方可以就合同內(nèi)容與對方進行談判，重大合同由合同承辦人將初稿報送部門領(lǐng)導(dǎo)給出報請評審的意見后，報請總經(jīng)理或者分管副經(jīng)理，由總經(jīng)理或者分管副經(jīng)理作為評審組組長，召開評審會，業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門、質(zhì)量部門、安全部門、法律顧問分別從合同商務(wù)風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、安全風(fēng)險及法律風(fēng)險等給出意見，還要對合同主體、內(nèi)容、表述進行審查，填寫合同評審表。合同簽字由總經(jīng)理負(fù)責(zé)，或委托主管業(yè)務(wù)的副經(jīng)理簽字，并加蓋公司的印章。

5.3 合同履行必須嚴(yán)格執(zhí)行

合同簽訂后簽約人應(yīng)當(dāng)將合同原件交付給公司承辦部門。承辦部門填寫合同履約檔案，一份留存公司綜合部門，一份由財務(wù)部門持有，一份留存本部，同時附上相關(guān)憑證。合同承辦人負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)、督促、執(zhí)行合同的履行。不得擅自變更、解除或終止合同，其中款項的支付和收取應(yīng)當(dāng)及時通知和配合財務(wù)部門。合同生效后，承辦人應(yīng)當(dāng)密切關(guān)注對方履約誠意和能力的變化，發(fā)現(xiàn)異常情況及時通知綜合部門，并報告公司領(lǐng)導(dǎo)。合同履行完畢的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)以合同條款或者法律規(guī)定為準(zhǔn)，沒有合同條款或者法律規(guī)定的，一般應(yīng)當(dāng)以物資交清、工程竣工驗收合格、價款結(jié)清、無遺留交涉手續(xù)為準(zhǔn)。在合同簽訂后需要變更、解除的，由合同承辦部門填寫合同變更審或解除批單，經(jīng)總經(jīng)理 (或分管副經(jīng)理)批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。

5.4 合同糾紛應(yīng)慎重處理

發(fā)生合同糾紛，合同承辦人員應(yīng)及時與對方協(xié)商，協(xié)商不成時，應(yīng)提交公司綜合部門處理，合同承辦人員予以配合。公司綜合部門可依據(jù)情況做出具體處理合同糾紛的非訴法律意見，經(jīng)總經(jīng)理或分管經(jīng)理同意后執(zhí)行；如果該意見仍不能解決合同糾紛的，經(jīng)總經(jīng)理或分管經(jīng)理同意可以通過訴訟或者仲裁的方式解決合同糾紛，合同訴訟和仲裁由綜合部門負(fù)責(zé)。未經(jīng)綜合部門同意并報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，承辦人不得自行處理或委托他人處理合同糾紛案件。合同糾紛處理原則是快捷、方便、最大限度地維護公司的正當(dāng)權(quán)益。合同糾紛處理方法是有合同約定的從其約定，合同約定不明或者沒有約定的，可以爭取與對方協(xié)商解決，協(xié)商不成的則采取訴訟方式解決。

5.5 合同資料收集應(yīng)完整

在合同的收集過程中，必須確保各類合同文件資料的完整性和真實性。這就要求各單位的所有合同檔案管理專職人員，必須牢固樹立法律意識，認(rèn)真學(xué)習(xí)領(lǐng)會《檔案法》及有關(guān)檔案管理規(guī)定，在合同檔案管理工作中加強責(zé)任意識，努力提高業(yè)務(wù)水平和去偽存真的能力。合同文檔以年代結(jié)合項目性質(zhì)進行分類編號，檔案管理人員要加強對合同檔案的統(tǒng)計工作，要以原始記錄為依據(jù)，編制合同統(tǒng)計清單。

5.6 及時歸檔、妥當(dāng)保存

合同管理是一個環(huán)環(huán)相扣的過程管理，任意一個環(huán)節(jié)不規(guī)范就可能造成檔案的缺失。首先，合同履約部門負(fù)責(zé)收集、整理合同履行過程中的各類原始資料，建立合同檔案，合同履行完畢或合同的權(quán)利義務(wù)終止后，及時將全套合同資料提交合同主管部門歸檔。其次，合同主管部門按規(guī)定及時將合同檔案移交檔案管理部門存檔，合同檔案資料應(yīng)包括全套檔案資料。

應(yīng)根據(jù)實際需要編制合同檔案檢索工具，以有效開展合同文檔的查詢、利用工作；合同文檔的保存要采取防火、防潮、防蟲、防有害物等措施，以確保合同文檔的安全。保存的合同文檔每半年清理 核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理。

5.7 合同外借需做好登記

合同文檔必須專人負(fù)責(zé)，合同文件存檔后，正本不得外借，副本外借時，各項目部和個人可在檔案管理人員處查閱；確需借出查閱的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意后，按規(guī)定辦理好借閱手續(xù)，以影印件借出，如特殊情況要原件借出的不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料，并及時回收，以免檔案遺失或損毀。

5.8 獎罰分明，做到履約獎勵、違規(guī)問責(zé)

要建立和完善履約獎勵、違規(guī)問責(zé)制度，明確獎懲條款。公司各部門及員工在簽訂合同時，對對方的主體資格、合同內(nèi)容等不盡勤勉義務(wù)，給公司造成重大經(jīng)濟損失、或造成不利社會影響的，公司有權(quán)依據(jù)規(guī)章制度對直接責(zé)任人進行處理并要求其承擔(dān)賠償責(zé)任。在合同履行中，業(yè)務(wù)部門或項目部門未盡到職責(zé)，造成公司損失的，公司有權(quán)依據(jù)規(guī)章制度對直接責(zé)任人進行處理并要求其承擔(dān)賠償責(zé)任。直接責(zé)任人在簽訂合同時，與對方相互串通，損害公司的利益，公司除根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)、公司規(guī)章制度解除勞動合同外，有權(quán)要求直接責(zé)任人承擔(dān)賠償責(zé)任，直至通過司法部門追究其刑事責(zé)任。保管合同 (含相關(guān)資料)的部門由于管理不善等原因造成合同 (含相關(guān)資料)原件丟失給公司造成損失的，公司有權(quán)依據(jù)規(guī)章制度對直接責(zé)任人進行處理并要求其承擔(dān)賠償責(zé)任。公司員工未盡保密責(zé)任，泄露合同內(nèi)容的，帶來公司不利的，公司有權(quán)依據(jù)規(guī)章制度對直接責(zé)任人進行處理并要求其承擔(dān)賠償責(zé)任。

合同的簽訂、履行以及合同管理規(guī)定的執(zhí)行情況將納入各部門人員的績效考核體系中，將作為職務(wù)提升、職稱評定的重要依據(jù)。公司各部門及員工在合同的簽訂、履行及合同管理中成績突出，有重大貢獻，或開拓創(chuàng)新，給公司帶來較大利益的，由公司按規(guī)定給予相應(yīng)的獎勵。

5.9 提高合同管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

合同管理人員需要具備多項綜合素質(zhì)，精通合同法律法規(guī)，具備現(xiàn)代化理論知識，經(jīng)驗豐富熟悉工程施工的才能勝任這一職位。應(yīng)對合同管理人員實行崗位責(zé)任制，只有通過考核或者嚴(yán)格的培訓(xùn)，取得專業(yè)認(rèn)證以后才能上崗。由于市場的發(fā)展和法律的不斷完善，對于已經(jīng)具有從業(yè)資格的合同管理人員，進行再教育，不斷提高業(yè)務(wù)水平。

6 小結(jié)

工程檢測合同的規(guī)范化管理非常重要，只要認(rèn)真建立規(guī)章制度、樹立人員責(zé)任、加強日常管理，就一定能做好工程檢測合同檔案的管理工作，也才能讓工程檢測合同檔案發(fā)揮其應(yīng)有的作用。