合同管理在招投標及項目施工中的作用

楊欣

（重慶國際投資咨詢集團有限公司　重慶市　江北區(qū)　400023）

合同管理在招投標及項目施工中的作用

楊欣

（重慶國際投資咨詢集團有限公司重慶市江北區(qū)400023）

新時期，社會經(jīng)濟快速發(fā)展，市場化進程逐漸加快，傳統(tǒng)的營銷方式也在不斷改變，對于形成公開、公平、公正的市場競爭機制，提高質(zhì)量，降低造價等具有十分重要的作用。為此，做好建設(shè)工程合同跟蹤管理至關(guān)重要，本文將詳細探究合同管理在招投標及項目施工中的作用。

合同管理；招投標及項目施工；作用

引言

建設(shè)項目招投標的過程大體就是談判和訂立施工合同的過程，在招投標文件中包含了施工合同的主要條款，而施工合同的主要組成文件中包括招標文件，二者互為主要內(nèi)容，關(guān)系密切。招投標是一個建設(shè)項目施工的開始，能夠確保建設(shè)項目有序、公平地進行。

1　合同管理在招投標中的作用

1.1合同審查的必要性

近年來，由于有關(guān)單位和管理部門并沒有建立合同正式簽訂前的審查制度，因此，很多沒有經(jīng)過嚴格審查的施工合同會存在很多弊端。另外，由于工程簽約行為不規(guī)范，所以由此引發(fā)的工程質(zhì)量、工期、資金等方面的違約現(xiàn)象比比皆是，在很大程度上給國家和企業(yè)造成了嚴重的經(jīng)濟損失。對于以上弊端，必須嚴格做好先審后定，建立完善的合同評審制度，根據(jù)招標文件、合同文本以及業(yè)主的要求組織相關(guān)部門在合同制定前進行評審，盡量減少和避免合同簽訂后的糾紛。

1.2正確處理招標投標與合同管理的關(guān)系

在實際工程中，管理部門不僅要正確處理好招投標與合同管理的關(guān)系，而且還要不失時機的向建設(shè)單位、施工單位宣傳如何看待二者的關(guān)系，只有將二者緊密結(jié)合在一起，才能促進建筑市場的健康發(fā)展。

1.3招投標中合同管理的影響

合同管理與招投之間密切相關(guān)，施工合同是一種法律性文件，主要作用是有效控制施工進度、資金投入以及工程質(zhì)量。在實際操作中，如果合同管理與招投標相脫離，則會在建設(shè)項目施工后期帶來很多弊端。通常情況下，施工企業(yè)編制投標文件中“技術(shù)標”以及“商務(wù)標”的部門與項目管理、項目施工合同管理需要由不同的智能部門具體實施。一旦招投標成功，如果僅僅以文件的形式，將簽訂好的施工合同轉(zhuǎn)發(fā)給項目經(jīng)理，而沒有具體實施，則將很容易導(dǎo)致施工合同的技術(shù)交底無法得到有效落實，不能對施工合同進行有效的跟蹤實施，從而導(dǎo)致招投標管理和合同管理嚴重脫節(jié)，不能實現(xiàn)建設(shè)項目的有效施工。

1.4招投標中合同管理的運用

在實際工作中，對于招投標中合同管理的運用，應(yīng)該做到以下幾點：①合同管理參與招標文件的審查；②合同管理參與招標活動的全過程；③合同管理參與招投標項目后期的管理。

合同管理參與招標文件的審查，必須做到合同管理部門在招投標過程中與招投標部門密切配合，共同合作審查工程施工的招投標文件。合同管理部門提前介入，能夠有效發(fā)覺招投標文件中合同存在的許多問題以及不足，有利于工作人員在招投標過程中使用答疑的方式向業(yè)主提出，從而避免中標后因為招標文件中合同文本不夠合理、不夠完善導(dǎo)致后期項目施工過程中出現(xiàn)不必要的矛盾和糾紛。

另外，合同管理還應(yīng)該參與招標活動的全過程。配合參加較大工程的開標以及現(xiàn)場勘察，在開標會上，發(fā)包方要宣布標價，而且各個投標企業(yè)都應(yīng)該宣讀投標書等。以合同管理人員的身份參加開標，能夠全面掌握招投標過程當中的第一手資料，對合同的審查將更加有利，并且使合同更具有真實性、可靠性以及合理性。參與現(xiàn)場勘察，并對現(xiàn)場情況進行了解，因為在合同中存在許多條款涉及到施工現(xiàn)場的條件。合同管理部門對一些現(xiàn)場情況進行了解與掌握，有利于對合同當事人的不同意見進行調(diào)解，從而起到達成一致意見、協(xié)調(diào)關(guān)系的作用[1]。

最后，還要注意合同管理應(yīng)該參與招投標項目后期的管理。因此，要配合招投標項目回訪工作的進行，對招投標成果進行鞏固。在回訪過程中，必須根據(jù)施工合同、投標書、招標文件等資料，對建設(shè)項目的合同履約進行檢查，并且建立行之有效的考核制度，對合同履行中出現(xiàn)的矛盾和糾紛及時進行調(diào)解、處理。除此以外，還需要對雙方的合同意識進行強化，督促其自我約束和強化內(nèi)部管理，從而使合同履約率得到提高。通過檢查、監(jiān)督施工合同履行的情況，建立工程招投標跟蹤管理檔案，并將其作為今后招投標的重要參考資料。

2　合同管理在項目施工中的作用

2.1建立合同實施保證體系

投標項目簽訂合同后，為了避免合同管理在項目施工中流于形式，保證合同實施過程能夠有序進行，使工程項目的全部合同事件都處于受控狀態(tài)，就應(yīng)該建立完整的合同實施保證體系[2]。

2.1.1投標項目及合同交底

交底完成后，分解合同責任，并實行目標管理。在承包合同簽訂后，首先應(yīng)該由投標部門組織公司合同執(zhí)行中設(shè)計的其它部門和項目部的主要管理人員進行合同交底，在明確投標項目的基礎(chǔ)上，認真學(xué)習合同條款，對合同進行分解研究。

2.1.2加強合同管理人員培訓(xùn)教育

合同管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低能夠直接影響合同管理質(zhì)量。通過學(xué)習培訓(xùn)，使得合同管理人員能夠掌握合同中的相關(guān)知識，并且在工程項目中具體應(yīng)用，掌握合同管理和項目索賠意識。

2.1.3建立合同管理程序

在工程項目實施過程中，合同管理的日常事務(wù)性工作較多，不僅要建立定期或者不定期的協(xié)調(diào)會制度，而且還要對一些經(jīng)常性的工作制定相應(yīng)的程序，協(xié)調(diào)各方關(guān)系，確保工程合同實施工作的程序化、規(guī)范化。

2.1.4建立文檔系統(tǒng)

工程原始資料是在合同實施過程中產(chǎn)生的。因此，在工程項目上，應(yīng)該設(shè)立合同管理人員，對相關(guān)文檔進行建檔管理，這對于工程建設(shè)后的索賠和反索賠具有十分重要的作用。

2.1.5建立報告和行文制度

承包商和業(yè)主、監(jiān)理工程師的溝通應(yīng)該以書面形式進行。在工程施工過程中，對于特殊情況以及處理細節(jié)的書面文件，也應(yīng)該得到工程師以及承包商的認可，確保工程活動有依有據(jù)。

2.1.6重大合同審查管理

施工企業(yè)的重大合同包括：工程建設(shè)合同、材料采購合同以及設(shè)備購買合同等，應(yīng)該將對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動影響較大的合同挑選出來，作為合同重點管理對象[3]。

2.1.7履行監(jiān)督管理

合同是保證雙方利益的關(guān)鍵，企業(yè)法律顧問應(yīng)該對合同的履行情況進行監(jiān)督，避免違約事件的發(fā)生。

2.2加強合同實施控制

（1）根據(jù)合同對工程目標進行有效控制，并圍繞合同的總體建設(shè)目標嚴格執(zhí)行。

（2）對合同的實施情況進行跟蹤監(jiān)督。在施工過程中，由于受到自然、社會、施工周期、施工條件的影響，合同實施條件會不斷發(fā)生變化。對此，應(yīng)該對合同的實施情況進行跟蹤監(jiān)督，確保合同目標的實現(xiàn)。

（3）加強信息管理。需要從以下三方面入手：①明確信息流通路徑；②建立項目計算機信息管理系統(tǒng)；③加強與業(yè)主、監(jiān)理和分包商的信息管理。

（4）建立健全規(guī)章制度。保證合同管理的規(guī)范化和合法化，完善合同管理制度，確保程序規(guī)范化和職責明確。

2.3加強合同變更管理

（1）加強合同變更管理。工程合同的最顯著特點是變更頻繁，對此，承包商在合同執(zhí)行階段必須進行詳細研究，找出與實際的差異，并且注重對資料的收集和積累。

（2）合同實施的索賠與反索賠管理。對承包商而言，合同索賠有兩方面的內(nèi)容：①與業(yè)主的索賠；②與分包商的索賠。合同管理應(yīng)該貫穿工程實施的全過程。一方面，承包商應(yīng)該根據(jù)合同條件的變化向業(yè)主提出適當索賠；另一方面，還應(yīng)該利用分包合同中的相關(guān)條例，對分包商提出索賠。

3　結(jié)語

新時期，社會經(jīng)濟快速發(fā)展，在建設(shè)項目招投標和施工中，合同管理的重要性日益體現(xiàn)出來。因此，必須首先認識到合同管理對招投標以及項目施工的重要作用，然后采取合理措施確保其能夠有效運用，才能讓合同管理發(fā)揮最大的作用。

[1]楊選忠.試論建設(shè)工程施工招標投標階段的合同管理[J].中華民居（下旬刊），2013（06）：56～57.

[2]趙文紅.合同管理、招投標和項目施工中的問題與對策[J].現(xiàn)代企業(yè)教育，2011（23）：175～176.

[3]陳敏.合同管理過程中的工程造價控制分析[J].技術(shù)與市場，2011（07）：92～93.

F284

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1673-0038（2015）41-0192-02

2015-9-26

楊欣（1985-），女，中級工程師，碩士學(xué)位，主要從事項目管理和招投標方面的工作。