高校設(shè)備檔案管理存在的問題及對策

劉 靜

(武漢大學(xué) 實驗室與設(shè)備管理處，湖北 武漢 430072)

?

高校設(shè)備檔案管理存在的問題及對策

劉 靜

(武漢大學(xué) 實驗室與設(shè)備管理處，湖北 武漢 430072)

高校設(shè)備及其檔案管理是教學(xué)科研的重要手段，隨著高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴大，設(shè)備及檔案管理工作在高校教學(xué)實驗中所處的地位和作用日趨重要。但是長期以來，高校設(shè)備檔案管理存在被忽視、輕管理、重使用、產(chǎn)權(quán)觀念淡薄、資產(chǎn)權(quán)屬不清等諸多問題。而在信息化程度越來越高的當(dāng)代社會，對高校設(shè)備及其檔案的管理要求逐步提高，傳統(tǒng)模式很明顯已經(jīng)無法滿足需求，如何更好地管理是目前亟待解決的問題。在長期切身參與高效的設(shè)備及檔案管理工作中，通過查閱大量文獻(xiàn)、資料并加強同行業(yè)專家的交流。逐漸發(fā)現(xiàn)，加強科學(xué)管理觀念和高校設(shè)備檔案管理的信息化，才是順應(yīng)當(dāng)前新形勢的有效解決對策。

高校設(shè)備； 檔案管理； 問題及對策

0 引 言

隨著科技發(fā)展和國家對高等教育的重視，教育經(jīng)費逐年增加，高校采購更多的設(shè)備并投入使用，這種現(xiàn)狀對高校設(shè)備及檔案的科學(xué)管理提出了更高的要求。實踐證明，管理水平的高低直接影響著教學(xué)、科研的發(fā)展速度和規(guī)模。切實加強高校設(shè)備及檔案的管理，對于促進高等教育更快發(fā)展，具有十分重要的意義，也是管理改革的一項重要課題和實踐內(nèi)容。

1 高校設(shè)備及檔案管理現(xiàn)狀

隨著高校辦學(xué)規(guī)模的擴大，新購設(shè)備專業(yè)性、技術(shù)性越來越強，精密度越來越高，對管理人員的技術(shù)水平要求更高了，如何對高校設(shè)備的購置、驗收、安裝、使用、維修、改造、事故處理以及報廢等過程中形成的材料進行集中歸檔統(tǒng)一保管使其發(fā)揮最佳效益，已成為高校管理的一個重要課題【1】。高校經(jīng)過多年的改革與發(fā)展，雖然在設(shè)備及檔案管理方面取得了長足的進步，但在這項復(fù)雜的系統(tǒng)工程中，仍然不同程度地存在著不能適應(yīng)新形勢發(fā)展要求的薄弱環(huán)節(jié)。

(1) 設(shè)備檔案管理工作的地位和作用被忽視。學(xué)校一般較為注重教學(xué)和科研，而服務(wù)性的工作常得不到足夠的重視。一些高校將設(shè)備及檔案管理掛靠在財務(wù)部門，只有價值記錄；一些高校將實驗教學(xué)設(shè)備及檔案管理與公用房屋管理合并，設(shè)備及檔案的管理沒有在改革中不斷探索，與時俱進。

(2) 重購買輕管理、重使用輕維護。長期以來由于輕視管理、不善管理,大量設(shè)備長期閑置，故障率偏高的現(xiàn)象比較嚴(yán)重，直接影響設(shè)備使用效益的發(fā)揮，造成教育資源的浪費【2】。

(3) 產(chǎn)權(quán)觀念淡薄，導(dǎo)致資產(chǎn)歸屬不清。尤其是對外單位贈送的設(shè)備或用自籌資金購置的設(shè)備，常常是游離于設(shè)備管理范圍以外，對設(shè)備的原始檔案記載收集不清，造成帳物卡不符和國有資產(chǎn)流失的隱患。

(4) 設(shè)備檔案的管理未及時歸檔存儲。在高校設(shè)備的檔案管理過程中，存在著原始帳登記記錄不準(zhǔn)確，設(shè)備的申請表、訂購?fù)ㄖ獑蔚任募牧系氖占积R全，設(shè)備的隨機文件經(jīng)設(shè)備使用部門使用后往往不能及時歸檔存儲，有些甚至丟失，同時還存在設(shè)備隨機文件難整理，歸檔范圍太寬，歸檔起點太低等問題。

2 加強高校設(shè)備及檔案管理的對策

為妥善解決上述問題，改變高校設(shè)備管理工作的現(xiàn)狀，提出以下對策。

(1) 加強管理意識。隨著教育經(jīng)費投入的逐年加大，設(shè)備所占高校固定資產(chǎn)的份額也呈現(xiàn)逐年上升的趨勢。加強高校設(shè)備檔案的管理更重要的是來自高校自身發(fā)展的要求，是進行高等教育體制改革的需要?！肮び破涫?必先利其器”，培養(yǎng)優(yōu)秀的畢業(yè)生，必須建立在先進的設(shè)備和良好的管理水平之上，若疏于管理，設(shè)備就不能處于良好的工作狀態(tài)，勢必影響教學(xué)質(zhì)量。所以管理工作應(yīng)常抓不懈，首先要強化各級領(lǐng)導(dǎo)和管理者的管理意識，更新觀念，只有認(rèn)識提高了，思想重視了，設(shè)備及檔案的管理工作才能落到實處，要用發(fā)展的眼光看待設(shè)備及檔案管理工作，把設(shè)備及檔案管理擺上一個重要位置，要從發(fā)展知識經(jīng)濟，提高辦學(xué)效益的高度，推進設(shè)備及檔案的管理工作【4】。

(2) 建立健全規(guī)章制度。制定和完善高校設(shè)備及檔案管理的規(guī)章制度，既是當(dāng)前設(shè)備管理部門的工作重點，也是在行使設(shè)備管理權(quán)限中應(yīng)遵循的理論依據(jù)。高校設(shè)備管理部門的任務(wù)是貫徹執(zhí)行國家有關(guān)設(shè)備的政策法規(guī)，制定高校設(shè)備及檔案管理的規(guī)章制度。合理配置、充分利用學(xué)校條件，提高設(shè)備使用效益。明晰產(chǎn)權(quán)關(guān)系，保障學(xué)校設(shè)備的安全、完整，為高校教學(xué)、科研及各項教育、管理、服務(wù)工作提供必要的物質(zhì)保障【5】。為了確保這些職責(zé)的實施，設(shè)備管理部門應(yīng)從本部門的實際情況出發(fā)，制定一套完整、科學(xué)、切實可行、便于操作的規(guī)章制度；同時在設(shè)備及檔案管理過程中，要逐步形成“專管共用，資源共享”的有效機制，并在滿足校內(nèi)需求的前提下向社會開放，以充分利用學(xué)校的有限資源，發(fā)揮最大的社會效益。

(3) 強化科學(xué)管理。為了提高管理效能，探索與建立新型的設(shè)備及檔案管理體系，逐步使設(shè)備管理工作走上科學(xué)化、規(guī)范化、法制化的軌道，學(xué)校應(yīng)建立設(shè)備及檔案的管理網(wǎng)絡(luò)，加強對設(shè)備及檔案管理的監(jiān)控力度。各個部門任務(wù)和職責(zé)明確、責(zé)權(quán)利相統(tǒng)一，并相互協(xié)作、溝通。確保網(wǎng)絡(luò)暢通無阻，使設(shè)備及檔案管理的整體功能和層次效益得到有效發(fā)揮。

(4) 加強設(shè)備及檔案管理。設(shè)備及檔案的管理是由多個環(huán)節(jié)相互組合而成的有機整體，只有各個環(huán)節(jié)都做好，設(shè)備及檔案管理工作才有保障。設(shè)備和檔案管理過程大致可分為論證、購置、驗收、管理維護、報廢等環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)之間密切相關(guān)，又自成體系【6】。在這五個環(huán)節(jié)中，必需強調(diào)充分論證、精心購置、認(rèn)真驗收、細(xì)致維護、從嚴(yán)報廢。

(5) 實行檔案管理與設(shè)備管理相結(jié)合。設(shè)備的論證、購置、驗收、管理維護、報廢等工作過程中形成的綜合類文件材料由設(shè)備管理部門集中收集統(tǒng)一管理，特別是原始帳登記設(shè)備信息和制作設(shè)備卡片驗收單時一定和實物相一致，做到帳、物、卡相符，及時將表明實物信息的設(shè)備卡片和設(shè)備驗收單等檔案材料整理后歸檔存儲。隨機文件(大型精密貴重除外)應(yīng)由各設(shè)備的使用部門自行編號、保管。設(shè)備管理部門在每年檢查設(shè)備的同時檢查隨機文件保存的情況【7】。

3 推行設(shè)備檔案管理的現(xiàn)代化和信息化

隨著高校設(shè)備數(shù)量持續(xù)增加，其需管理的設(shè)備檔案也越來越多，而設(shè)備及檔案管理涉及了多個主要部門和用戶(圖1：設(shè)備管理系統(tǒng)框架圖)【8】，涉及范圍之廣、人員之多，給管理工作帶來了固有困難。

圖1 設(shè)備管理系統(tǒng)框架圖

通過分析問題及對策可以看出，實現(xiàn)設(shè)備及檔案現(xiàn)代化管理才是解決設(shè)備及檔案管理的必然道路，其步驟總體上分兩步：①建立基本的設(shè)備檔案文庫，檔案的資料儲存形式應(yīng)予數(shù)字化；②通過計算機和互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)科學(xué)管理和信息共享。

(1) 設(shè)備檔案的建檔。抓好設(shè)備檔案管理重在收集建檔，要認(rèn)真落實每一臺設(shè)備的靜態(tài)和動態(tài)記錄。各相關(guān)管理人員，都必須認(rèn)真做好記錄。工作記錄既是履行職責(zé)的標(biāo)志，也是后續(xù)工作的依據(jù)。各項記錄必須嚴(yán)格、真實、準(zhǔn)確、全面，同時要及時填寫上報、分析整理及歸檔保存等【9】。資產(chǎn)管理部門的檔案管理人員應(yīng)與設(shè)備使用單位管理人員建立經(jīng)常性的聯(lián)系，及時了解記錄統(tǒng)計工作中遇到的問題和取得的經(jīng)驗，并且定期將信息收集歸檔，不斷完善設(shè)備檔案管理工作，從而實現(xiàn)設(shè)備檔案管理的規(guī)范化，并為設(shè)備檔案信息網(wǎng)絡(luò)化提供可靠的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

(2) 數(shù)據(jù)管理及流程管理的數(shù)字化。把學(xué)校所有的設(shè)備的廠名、型號、規(guī)格、價格等原始資料輸入開發(fā)的軟件系統(tǒng)，在這個系統(tǒng)里可以很方便地進行資料的輸入、修改、查詢、統(tǒng)計等日常的管理工作【10】。在此基礎(chǔ)上將每年收集到的最新資料，運用掃描儀或數(shù)碼相機把設(shè)備的外形等圖文資料輸入系統(tǒng)進行處理。除了可以進行日常檔案資料的管理，還可以很方便地進行一些圖片資料的查詢修改等工作，并且很方便打印，逐步完善對檔案資料的管理。隨著校園網(wǎng)的建成，學(xué)校各部門、各單位都可以在網(wǎng)上進行設(shè)備的查詢，對于大型設(shè)備可以進行網(wǎng)上的宣傳活動，對外有償開放使用，提高設(shè)備的社會效益和經(jīng)濟效益【11】。

(3) 實現(xiàn)設(shè)備檔案的網(wǎng)絡(luò)化。當(dāng)前計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在社會中廣泛應(yīng)用，面對設(shè)備管理中大量的數(shù)據(jù)和資料，引入網(wǎng)絡(luò)共享管理已刻不容緩【12】。必須根據(jù)所歸檔的資料建立信息網(wǎng)絡(luò)，為設(shè)備資源利用和開發(fā)服務(wù)，解決利用校園網(wǎng)上網(wǎng)查詢各種貴重設(shè)備檔案等實際問題。高校都可以根據(jù)自身的管理模式和實際的運作情況開發(fā)一套基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的設(shè)備管理系統(tǒng)軟件，該軟件要求既能在單機上運行，又可以在網(wǎng)絡(luò)上運行。在面向設(shè)備管理部門時，該軟件是作為單機使用，要求能對設(shè)備的申報、采購、驗收、入庫、發(fā)放使用、檔案建立和報廢處理整個過程進行統(tǒng)一的管理，把學(xué)校所有的設(shè)備的廠名、型號、規(guī)格、價格等原始資料輸入計算機，可以很方便地進行資料的輸入、修改、查詢、統(tǒng)計等日常的管理工作，能夠及時準(zhǔn)確地提供所有設(shè)備的統(tǒng)計數(shù)據(jù)和各單位設(shè)備及經(jīng)費使用情況【13】。而面向各方使用者時，應(yīng)該是作為網(wǎng)絡(luò)使用的，繁雜的資料可在網(wǎng)絡(luò)上進行快捷、高效的操作，減少了管理工作人員的工作量，使他們可以進行其他科研活動，能夠節(jié)約時間、提高效率。將全校的教學(xué)、科研設(shè)備全面實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，使得任何一個人想了解本校的實驗設(shè)備情況只需在任一網(wǎng)點上就可一目了然【14】。檔案管理的最終目的就是利用，因此設(shè)備檔案工作要多渠道、多途徑地開發(fā)檔案信息資源，使檔案為高校各項工作，特別是為教學(xué)、科研服務(wù)。

4 結(jié) 語

高校發(fā)展對設(shè)備及檔案的管理工作提出了更新、更高的要求，而傳統(tǒng)管理模式存在很多弊病和問題，只有緊跟時代的步伐，抓住機遇，適應(yīng)改革的需要，探索出一套適合高校設(shè)備及檔案管理的新方法、新思路，才能與時俱進，求得自身的生存與發(fā)展【15】。而當(dāng)前信息化是高校管理的基礎(chǔ)，高校應(yīng)特別重視設(shè)備檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化工作，以便為學(xué)校規(guī)劃決策及時提供準(zhǔn)確的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，更好地為教學(xué)科研服務(wù)。高校設(shè)備管理部門所要完成的是首先建立健全的設(shè)備檔案，其次是在此基礎(chǔ)上利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)，將檔案信息以最科學(xué)的方式展現(xiàn)在師生員工面前，為教學(xué)和科研提供完善的設(shè)備及檔案管理服務(wù)【16】。

[1] 龐 力,吳坤君. 高校儀器設(shè)備及其檔案管理中存在的問題及對策[J]. 西南農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報，2007(2)：8-9.

[2] 賈功利. 對加強高效大型儀器設(shè)備管理的思考[J].實驗技術(shù)與管理，2007(8)：160-162.

[3] 王 蕾,張富春. 高校設(shè)備檔案管理的幾個問題[J].實驗技術(shù)與管理，2000(4)：12-13.

[4] 王 喆,李曉梅. 高校設(shè)備檔案管理的相關(guān)探討[J].中國現(xiàn)代教育裝備，2010(17)：47.

[5] 萬 睿,祁風(fēng)義. 淺談高校儀器設(shè)備檔案現(xiàn)代化管理[J].科技廣場，2007(2)：7.

[6] 肖 航. 高校設(shè)備檔案材料的收集、歸檔與管理[J]. 株洲師范高等?？茖W(xué)校學(xué)報，2005(4)：2.

[7] 任鳳仙,張志軍. 試論高校檔案信息化建設(shè)中存在的問題及實施策略[J]．檔案學(xué)通訊，2008(6)：12-13.

[8] 張宇波,張 媛.高校設(shè)備管理信息化未來發(fā)展趨勢探討[J]．現(xiàn)代儀器與醫(yī)療，2014(20)：77-79.

[9] 鄧凌月.高校信息化設(shè)備檔案管理探析[J]．工作研究，2008(3)：26-27.

[10] 李 萍.對高校儀器設(shè)備檔案管理的思考[J].山西科技，2005(3)：6-7.

[11] 劉德峰.設(shè)備管理信息化在中國的發(fā)展和應(yīng)用[J].中國設(shè)備工程，2009(6)：34-36.

[12] 陸勇明.試論高效儀器設(shè)備的狀態(tài)監(jiān)測與維修[J].黑龍江高教研究，2009(5)：26-28.

[13] 梁祖紅,林佳瑜.高校固定資產(chǎn)信息化管理探討[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2007(2)：99-101.

[14] 張淑玲.淺析高校實驗室管理中存在的問題及對策[J].實驗技術(shù)與管理，2006，23(1)：94-95.

[15] 林 婷，范哲意.高校科研實驗設(shè)備資源的共享問題[J].實驗室研究與探索，2009，28(6)：62-64.

[16] 姜守哲.提高高校實驗儀器設(shè)備利用率模式初探[J].黑龍江教育(高校研究與評估版)，2008(10)：70-72.

The Problems and Countermeasures of Universities Device and File Management

LIUJing

(Lab and Equipment Management Office， Wuhan University， Wuhan 430072， China)

College Equipment and its file management are important means of teaching and research, and has become increasingly importance. Effectively strengthening the college equipment and file management can promote faster development of higher education. In contemporary society increasingly high level of information technology, the traditional mode of college equipment and file management existed many problems. The application of information technology is the solution to conform to the current new situation.

equipment and file; management; solutions and countermeasures

2014-12-15

劉 靜(1964-),女,湖北武漢人，本科,會計師，辦公室主任,研究方向：儀器設(shè)備管理。

Tel.：027-68772019；E-mail：liujing100@21cn.com

G 482.0

A

1006-7167(2015)11-0274-03