關(guān)于項目實施中的變更管理

張艷麗

（江蘇鐵電交通科技集團(tuán)有限公司，江蘇 南京 211106）

關(guān)于項目實施中的變更管理

張艷麗

（江蘇鐵電交通科技集團(tuán)有限公司，江蘇 南京 211106）

幾乎在所有IT項目里我們都會隨時面對項目生命周期中的變動，這是客觀的，無法回避的。變更管理是項目管理全過程中重要的一個方面。本文主要以本人在與某企業(yè)的巡視系統(tǒng)的項目為例，論述IT信息化項目變更管理的管理過程及其重要性。

變更管理；過程；實施；重要性

1 什么是項目實施中的變更管理鑰

（1）變更管理，是許多大中型項目過程中重要的一個內(nèi)容。

有經(jīng)驗的項目經(jīng)理都知道，伴隨著合同的各種因素的演變及實施進(jìn)度中不斷涌現(xiàn)的問題，我們總是需要不斷的調(diào)整我們的實施過程和內(nèi)容。信息化系統(tǒng)非常典型，就是一個有長遠(yuǎn)目標(biāo)的且在變化的環(huán)境中生存的有限任務(wù)，其間要涉及到項目經(jīng)理、項目組成員、客戶、承包商等所有的項目相關(guān)的利益者。

往往在雙方的系統(tǒng)合同中，已經(jīng)把所需考慮設(shè)備清單和報價全部完成，但是在工程進(jìn)展當(dāng)中，發(fā)現(xiàn)例如:要讓某設(shè)備達(dá)到最大集成的效果，必須對原有的設(shè)計稍加更改，利用新的技術(shù)，增加數(shù)臺程控交換機(jī)，這樣可以更大的滿足客戶的實際需求，但同時這樣的更改也會導(dǎo)致公司的運作成本，這樣也就必然導(dǎo)致了項目的變更。

但是，我們知道IT信息化全項目生命周期的變理管理，既不能刻意地以減少項目變更次數(shù)為目標(biāo)進(jìn)行項目變理管理，更不能隨意地實施變更管理，如果這樣，勢必會造成項目范圍、成本無限制地擴(kuò)大，進(jìn)度延期，項目情況惡化，最終導(dǎo)致“爛尾”項目。因此在IT信息化項目的全生命周期的全部過程中對變更進(jìn)行認(rèn)知、評價和決策，并針對相關(guān)項目的管理流程的每一個具體環(huán)節(jié)確認(rèn)變更的發(fā)生或?qū)⒁l(fā)生的趨勢，實施變更操作。例如，設(shè)計師通過與項目經(jīng)理協(xié)商，決定讓物資部門采購原先合同中并沒有的交換設(shè)備。那么IT信息化項目變更管理流程變更管理的流程就包括變更識別、變更請求、變更執(zhí)行、變更反饋。變更管理的范圍是IT信息化項目全項目生命周期的全部過程，變更管理的級別是根據(jù)變化的復(fù)雜程序分簡單變更管理和復(fù)雜變更管理。僅僅是增加設(shè)備應(yīng)該算是簡單變更管理，因為該項目發(fā)生變化的因素比較單純，容易認(rèn)知、甄別、決策。

所以，客戶對項目需求的認(rèn)識變化，會導(dǎo)致項目范圍的變更管理。IT信息化項目生存的環(huán)境日新月異，新技術(shù)發(fā)展突飛猛進(jìn)，世界經(jīng)濟(jì)擴(kuò)張迅速，各種系統(tǒng)之間的相互依賴性越來越強(qiáng)。因此，作為一名信息化項目的項目經(jīng)理，必須面對不斷變化的項目輸入條件，視項目變化為積極因素，即使準(zhǔn)確的實施項目變更管理，促使IT信息化項目向積極的、協(xié)作的而非破壞性的方向發(fā)展。那么這些項目變化的條件也就可以被視為一次具有戰(zhàn)略意義的機(jī)遇。

（2）對于合同中原有的設(shè)備，進(jìn)行增減時，項目管理層必須啟動項目變更程序，而不論變更是大是小。我們可以總結(jié)一下，IT信息化項目發(fā)生的迅速變化包括:

客戶方面對項目需求的認(rèn)知變化，導(dǎo)致項目范圍的變更管理。IT信息化項目的客戶對項目需求的認(rèn)知變化有時候非常頻繁，隨著項目的進(jìn)行，他們會不斷提出新的項目需求，這主要由于他們對自身知識領(lǐng)域的認(rèn)識也是一個不斷深入、全面的條理化的過程。對于新的項目需求的變更要慎重。項目變更終止制度是IT信息化項目變更管理的一個重要方法。正確地終止一個項目，能夠減少業(yè)主及相關(guān)利益者的投資的損失，釋放項目占用的各種資源（人力、硬件、網(wǎng)絡(luò)、軟件等），有效地杜絕“爛尾”項目。

客戶人員定位項目經(jīng)理增加了設(shè)備后，由于沒有及時和公司上層領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門溝通，財務(wù)部門發(fā)現(xiàn)，合同中的設(shè)備與實際設(shè)備有出入，于是責(zé)令項目經(jīng)理做出解釋，因為這樣的變更容易導(dǎo)致項目費用變更。

從案例我們可以看出，由于技術(shù)或系統(tǒng)發(fā)展的相互依賴性，在IT信息化項目系統(tǒng)設(shè)計的階段，一方面對技術(shù)的選用要有前瞻性和務(wù)實性，另一方面，對由于主流技術(shù)變化導(dǎo)致的變更要盡早識別，果斷決策變更的發(fā)生與不發(fā)生。如果確認(rèn)變更發(fā)生，那么一定要盡快執(zhí)行變更計劃，包括費用變更、進(jìn)度變更，甚至計劃變更、質(zhì)量變更，減少投資損失。

客觀的不可抗拒力導(dǎo)致的IT信息化項目發(fā)生變化，如果貨物運輸造成的產(chǎn)品設(shè)備到安裝現(xiàn)場時發(fā)生損壞，不能按時為客戶安裝，而事先的安裝工作計劃沒有考慮到這種變化情況，項目經(jīng)理則必須及時安排備件運貨或者派工程師到現(xiàn)場維修損壞的設(shè)備，這也是變更管理。增加人員、差旅、更換受損零件等都要增加項目額外費用，涉及項目費用變更管理，項目進(jìn)度變更管理。

通過這個情況，我們知道，IT信息化項目變更管理的內(nèi)容包括認(rèn)知IT信息化項目發(fā)生的變化，識別并確認(rèn)變更的發(fā)生或不發(fā)生或?qū)⒁l(fā)生，制定各分項詳細(xì)的變更計劃，向所有利益相關(guān)者發(fā)布變更通知，有效溝通變更執(zhí)行情況，制定變更終止制度，提交變更共享知識報告等。

2 IT信息化項目變更管理的過程包括什么鑰

通常的IT信息化項目變更管理的過程分為:項目變更識別、項目變更請求、受理項目變更、項目變更受理、變更結(jié)果報告、各項具體的變更計劃編寫、變更通知報告、執(zhí)行具體的變更計劃、變更計劃執(zhí)行反饋報告。

綜上所述，我們做為項目管理者，在以后的項目變更管理必須按如下的程序去做:

公司在對同中已定的設(shè)備需要增減這個問題中要求項目經(jīng)理首先按變更的程序?qū)υ擁椖窟M(jìn)行變更識別和變更請求的工作、然后公司相關(guān)管理層受理項目變更并發(fā)變更通知報告、讓相關(guān)部門執(zhí)行具體的變更計劃。

第一步:項目變更識別

第二步:項目變更請求

第三步:受理變更請求

第四步:執(zhí)行項目變更計劃

第五步:變更情況反饋

第六步:變更知識共享報告

第七步:變更終止制度

第八步:變更管理框架協(xié)議

3 溝通是連接項目管理者和上司之間的紐帶

一個充分的溝通，可以優(yōu)化項目管理的全過程。要明白，有很多不是人為所能控制的因素對項目的影響往往又是不可忽視的。項目經(jīng)理與高級管理層良好的溝通，取得高級管理層的參與支持是關(guān)系項目變更理成敗的關(guān)鍵。項目經(jīng)理良好而又及時地與項目組成員組成員以及所有利益相關(guān)者溝通告知新的狀態(tài)能夠消除變更導(dǎo)致的負(fù)面影響。