醫(yī)務志愿者綜合管理系統(tǒng)初探

湯 佳 孫 潔 沈杏華* 胡錄才 郭 迎

·醫(yī)院文化·

醫(yī)務志愿者綜合管理系統(tǒng)初探

湯 佳①孫 潔①沈杏華①*胡錄才①郭 迎①

傳統(tǒng)的醫(yī)務志愿者檔案由“紙加筆”完成，完整性準確性欠缺，檔案還易作假。以蘇北人民醫(yī)院為例，以往的醫(yī)療志愿服務檔案注冊不規(guī)范，報名半信息化，統(tǒng)計以EXCEL表手工完成，不及時、不準確、耗時耗力且查找繁瑣。新的醫(yī)務志愿者綜合管理系統(tǒng)以院內(nèi)網(wǎng)為平臺，通過身份證讀卡進行注冊，登錄系統(tǒng)選擇服務項目簽入簽出，管理系統(tǒng)隨時查詢、增刪和輸出服務記錄，更加高效、方便和準確。將來可以互聯(lián)網(wǎng)推廣此系統(tǒng)，實現(xiàn)志愿者信息互通的功能。

醫(yī)務志愿者 檔案 管理 信息化

醫(yī)務志愿者作為醫(yī)院功能的有效補充，參與到醫(yī)院的門急診及病房的服務中來，不僅為病患提供服務，傳遞愛心，同時也使中華民族的奉獻精神、傳統(tǒng)美德得到充分體現(xiàn)和延續(xù)[1]。無論是等級醫(yī)院評審還是文明單位考核，對志愿者檔案的要求也越來越高。

1 醫(yī)務志愿者檔案管理現(xiàn)狀

1.1 志愿服務檔案欠完整準確 作為醫(yī)務志愿者活動忠實記錄載體的醫(yī)務志愿者檔案在管理上存在一定缺陷。因為志愿者檔案具有動態(tài)性特征，注冊和服務記錄隨著志愿者參加活動的增加而相應增加。但注冊和記錄大多都是“紙加筆”完成，由于主觀的不重視和客觀的不及時等原因，使志愿服務檔案出現(xiàn)“壞、丟、散、亂”等現(xiàn)象，不符合完整準確的要求[2]。

1.2 志愿服務檔案做假情況時有發(fā)生 在對醫(yī)務志愿者檔案的調(diào)查中，筆者發(fā)現(xiàn)，部分醫(yī)院僅僅只是評審前突擊準備志愿服務檔案，評審通過后卻把這項工作束之高閣，且檔案中如志愿服務報名表、志愿服務統(tǒng)計時長等表格都是借用其他醫(yī)院的材料，把表格中的志愿者姓名換成了本院職工的姓名，如此這般“開展”志愿服務則順利通過評審。

之所以出現(xiàn)這樣的問題，是因為目前志愿服務的信息化程度還不高，注冊、招募、管理、認證等工作也是僅憑手工完成，缺乏系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)、實時傳輸、數(shù)據(jù)共享等信息平臺功能，故不能有效實時的對醫(yī)院志愿服務進行監(jiān)督考核工作[3]。

2 醫(yī)務志愿服務管理情況

2.1 以往志愿者注冊報名統(tǒng)計情況

2.1.1 注冊情況。以蘇北人民醫(yī)院為例，志愿服務開展3年來，每年平均參與也達到了4 000小時·人次，但大多數(shù)都是沒有注冊而直接參與了志愿服務，服務后僅記錄了該志愿者的志愿服務時間，而缺乏其詳細信息。

2.1.2 報名情況。一直使用院內(nèi)網(wǎng)的跟帖功能進行志愿者報名。如“門診志愿者”欄目每兩周發(fā)布1次門診志愿者招募啟示，院內(nèi)志愿者可以根據(jù)自己的科內(nèi)排班來提前確定哪一天報名，志愿者們自由跟帖報名，達到招募名額時，再由團委跟帖公布確定名單[4]。

2.1.3 統(tǒng)計情況。每兩個月手工以EXCEL表統(tǒng)計1次志愿服務情況，并在內(nèi)網(wǎng)進行公示，每年1張EXCEL表即是醫(yī)院志愿者全年的數(shù)據(jù)統(tǒng)計。但這樣的管理尚屬半信息半手工化，具有以下問題。一是不及時。兩個月手工以EXCEL表統(tǒng)計1次所有的志愿服務情況并掛上網(wǎng)，但由于工作繁忙等原因不能及時更新。二是不準確。傳統(tǒng)的服務時長記錄只是簡單記下大概的服務開始和結(jié)束時間，因此統(tǒng)計時長也不準確。三是耗時耗力。需要專人每兩個月統(tǒng)計1次，原始登記若字跡潦草則無法辨認，同時還有記錄不完整等問題。四是查找繁瑣。如要統(tǒng)計某位志愿者的服務信息，需要調(diào)出多張表格逐一查找，非常繁瑣。

2.2 蘇北人民醫(yī)院醫(yī)務志愿者綜合管理系統(tǒng)相關(guān)情況 隨著院內(nèi)院外志愿者數(shù)量的不斷增加，傳統(tǒng)的志愿者檔案管理已不能適應信息化建設的要求,志愿者檔案信息資源建設需要進行變革,為了讓志愿者的注冊、統(tǒng)計等工作更加便捷、高效、準確，今年蘇北人民醫(yī)院研發(fā)了一套醫(yī)務志愿者綜合管理系統(tǒng)，以減少手工操作，提升信息化程度。

2.2.1 醫(yī)務志愿者注冊軟件。通過醫(yī)務志愿者綜合管理系統(tǒng)可以大力宣傳志愿者活動，吸引更多的醫(yī)院職工和社會人士參與志愿者活動。志愿者首次參加服務，需攜帶個人身份證，進入注冊系統(tǒng)，通過身份證讀卡器，將個人信息如姓名、照片、出生日期等自動錄入信息系統(tǒng)，個人只需填寫聯(lián)系電話、電子郵箱、院內(nèi)或院外人員等基本資料。

2.2.2 醫(yī)務志愿者登錄軟件。注冊完畢后退出注冊軟件，進入登錄軟件，可以通過掃描身份證進入，也可以輸入身份證號碼和個人密碼進入，通過下拉菜單選擇“本次志愿服務項目”，包括“門診導醫(yī)導診、急診導醫(yī)導診、病房服務、老干部查體關(guān)愛服務、問卷調(diào)查、義診”等項目，點擊簽入，然后開始進行服務，服務結(jié)束，同樣登錄軟件，點擊簽出，信息系統(tǒng)自動統(tǒng)計個人服務時長。同時界面上還有“我的建議”“誰在這里”“工作計時”“我的榮譽”等相關(guān)項目。

以身份證號碼來作為志愿者登錄及識別的依據(jù)具有多重優(yōu)勢，一是是身份證號碼具有唯一性，不會與其他人重復；二是通過身份證讀卡，可以自動錄入基本信息，包括頭像采集，簡單易行，省時省力；三是身份證讀卡具有安全性，假身份證無法讀取，而本人攜帶身份證進行信息注冊也能保障信息安全，方便對院外志愿者的身份識別。

2.2.3 醫(yī)務志愿者管理軟件。蘇北人民醫(yī)院的醫(yī)務志愿者綜合管理系統(tǒng)，除志愿者注冊及登錄軟件外，還具備志愿者后臺管理軟件。通過志愿者個人信息的錄入和每次參與服務的簽入簽出，建立了志愿者基本信息庫，該庫可以通過后臺軟件得以查看，還可以隨時通過字段輸入，如姓名、服務時間、身份證號碼等查詢出相關(guān)信息，服務后期可以增刪個人服務信息，并且可以輸出EXCEL表格。

為了避免非志愿者隨意登錄，醫(yī)院只設置了3個終端用來刷身份證，平時志愿者集中較多的門診一站式服務臺、急診服務臺和團委，由這些部門的工作人員負責登錄。志愿者后臺管理軟件只有醫(yī)院志愿者主管部門團委電腦具備，用以統(tǒng)計和修改。自從使用了志愿者綜合管理系統(tǒng)以后，志愿者信息的錄入及查詢變得更為簡單準確，所有志愿者信息都保存在數(shù)據(jù)庫中，可以隨時查詢輸出，還可以通過聯(lián)網(wǎng)在醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)任何一臺電腦中查詢到。

3 關(guān)于醫(yī)務志愿者綜合管理系統(tǒng)的思考與建議

后期可以互聯(lián)網(wǎng)加以推廣。目前這個系統(tǒng)依托蘇北人民醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)而運行，只有本院工作人員及到醫(yī)院進行志愿服務的志愿者可以使用，使用范圍較為局限。如能將此系統(tǒng)推廣到互聯(lián)網(wǎng)上，在揚州甚至江蘇各家醫(yī)院進行統(tǒng)一招募、注冊、登記、考核等工作流程，可以實現(xiàn)志愿者信息互通的功能，真正讓醫(yī)院志愿服務公開透明、統(tǒng)一標準、資源整合、流動共享，解決志愿者在不同醫(yī)院服務需重復注冊，且服務時長不能疊加等問題，也可大大節(jié)約各醫(yī)院開發(fā)志愿者信息檔案系統(tǒng)的經(jīng)費支出。

醫(yī)務志愿者綜合管理系統(tǒng)在互聯(lián)網(wǎng)的上線，更有利于招募社會志愿者參與到醫(yī)院服務當中來，社會人士可以通過互聯(lián)網(wǎng)進一步了解并加入，隨時查詢服務時長。還可將這個管理系統(tǒng)進行升級，建立市級或省級“醫(yī)務志愿者服務平臺”，增加線上招募、活動發(fā)布、評星定級、志愿者互動等功能?？傊挥凶畲蟪潭鹊亟y(tǒng)一醫(yī)務志愿者的注冊、服務登記等功能，才能保障各種醫(yī)院評審或考核工作中志愿服務的數(shù)據(jù)準確性，推動醫(yī)務志愿者更大范圍的服務流動。

1 武曉珊.論高校青年志愿者檔案管理制度的建立和完善[J].蘭臺世界，2013,9:68-69.

2 關(guān)婷，郝徐杰，陳紅.利用信息技術(shù)提升醫(yī)院志愿者管理水平和精度[J].中國醫(yī)院，2013，(17):41-42.

3 顧琦靜，陸彩鳳，顧斌，等.基于心理契約的醫(yī)院志愿者管理研究[J].中國衛(wèi)生資源，2014,3(17)：186-188.

4 湯佳，沈杏華，郭迎.志愿者檔案管理信息化初探[J].江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理，2012,23(6)：215.

·本文編校 程福珍·

A Preliminary Study on the Comprehensive Management System of Medical Volunteers

Tang Jia, Sun Jie, Shen Xinghua, Hu Lucai, Guo Ying.

Subei People’s Hospital, Yangzhou City, Jiangsu Province 225001

The traditional medical volunteers files which were completed by “paper and pen” lack accuracy and are easy to make false records. The medical volunteers files in the past were half informatized and not standardized in registration, and the statistics were completed by hand. Now, with the help of internal network platform of the hospital, the new files are much more efficient, accurate and convenient. It is worthy to popularize the files on the platform of internet in the future.

Medical Volunteers File Management Informatization

2014-10-08；

2014-12-03)

①蘇北人民醫(yī)院 揚州市 225001

*通訊作者