從內(nèi)控制度建設(shè)看如何加強(qiáng)房產(chǎn)租賃管理

文/王益民

從內(nèi)控制度建設(shè)看如何加強(qiáng)房產(chǎn)租賃管理

文/王益民

為了提高國有企業(yè)治理現(xiàn)代化水平，省國資委部署在省屬國有企業(yè)全面推行內(nèi)部控制體系建設(shè)。今年，蘇豪控股集團(tuán)（以下簡(jiǎn)稱集團(tuán)）也正積極全面推進(jìn)內(nèi)控體系建設(shè)。加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制是提高集團(tuán)治理水平的客觀要求，也是公司發(fā)展的客觀需要。企業(yè)內(nèi)部控制體系建設(shè)，是根據(jù)五部委發(fā)布的《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及企業(yè)內(nèi)部控制配套指引的要求，對(duì)企業(yè)的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，遵照全面性、重要性、制衡性、適應(yīng)性和成本效益的原則來有效控制管理。實(shí)現(xiàn)合理保證企業(yè)經(jīng)營管理合法合規(guī)、資產(chǎn)安全有效、財(cái)務(wù)報(bào)告及相關(guān)信息的真實(shí)完整、以達(dá)到提高經(jīng)營效果、促進(jìn)實(shí)現(xiàn)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)的目的。

從內(nèi)控制度建設(shè)來看如何加強(qiáng)我集團(tuán)的房產(chǎn)租賃管理，以期實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)安全有效的內(nèi)控管理目標(biāo)，有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。

企業(yè)房產(chǎn)租賃管理是企業(yè)資產(chǎn)管理的重要方面。企業(yè)的資產(chǎn)分流動(dòng)資產(chǎn)和長期資產(chǎn)，長期資產(chǎn)又分為長期股權(quán)投資和固定資產(chǎn)投資。企業(yè)一般對(duì)流動(dòng)資產(chǎn)管理相對(duì)比較重視，而對(duì)長期投資和固定資產(chǎn)的管理往往重視不夠，而長期投資和固定資產(chǎn)往往占企業(yè)資產(chǎn)的比重又相當(dāng)大。因此，加強(qiáng)投資和固定資產(chǎn)管理就顯得尤為重要。

我集團(tuán)的物業(yè)出租工作起步于2002年。當(dāng)時(shí)，江蘇絲綢集團(tuán)從絲綢大廈整體搬遷至新街口新建的蘇豪大廈。絲綢大廈和蘇豪大廈閑置了大量的辦公用房。集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)為了開拓房地產(chǎn)市場(chǎng)和集團(tuán)存量房產(chǎn)的保值增值，決定從集團(tuán)各部門抽調(diào)人員和集團(tuán)行政部整編制轉(zhuǎn)入組建江蘇省蘇豪置業(yè)有限公司，承擔(dān)集團(tuán)的房地產(chǎn)開發(fā)、物業(yè)出租、基建、資產(chǎn)管理及維修等相關(guān)業(yè)務(wù)。

回顧過去的十年，蘇豪置業(yè)先后投資興辦了南京金通置業(yè)有限公司、無錫金潤置業(yè)有限公司、南京金蘇體育俱樂部有限公司、投資控股江蘇蘇豪國際集團(tuán)無錫有限公司。完成了蘇豪國際廣場(chǎng)建設(shè)項(xiàng)目、無錫北橋房地產(chǎn)開發(fā)等項(xiàng)目。特別是承擔(dān)的物業(yè)出租任務(wù)，由小到大，從初期2003年的年租金幾百萬元，到2013年底4400萬元，2014年達(dá)到5000萬元。十年來已累計(jì)收取租金兩億元人民幣。已成為集團(tuán)重要穩(wěn)定的收入來源。

雖然，集團(tuán)房產(chǎn)租賃工作取得了可喜的成績，但從內(nèi)控制度體系建設(shè)來看，還有許多制度需要完善，大量工作還有待提高。從管理體制、崗位職責(zé)、招租流程、合同管理、租金收入及各項(xiàng)管理制度都有待進(jìn)一步完善。

內(nèi)控制度建設(shè)，內(nèi)部環(huán)境是基礎(chǔ)（內(nèi)部控制環(huán)境包括治理結(jié)構(gòu)，機(jī)構(gòu)設(shè)置，責(zé)權(quán)分配，內(nèi)部審計(jì)機(jī)制，人力資源政策，企業(yè)文化等）。內(nèi)控環(huán)境要求有合理的機(jī)構(gòu)設(shè)置，有效的權(quán)責(zé)分配。對(duì)關(guān)鍵控制點(diǎn)和相關(guān)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行有效控制。因此，根據(jù)內(nèi)控管理的需要來設(shè)置相應(yīng)的資產(chǎn)管理部門和崗位，對(duì)資產(chǎn)及出租進(jìn)行有效管理尤為重要。要確保資產(chǎn)管理部門和資產(chǎn)租賃部門的目標(biāo)一致性，只有這樣才能保證資產(chǎn)安全有效。同時(shí)要明確部門和崗位職責(zé)，制定各項(xiàng)規(guī)章制度，對(duì)物業(yè)出租工作進(jìn)行規(guī)范管理。應(yīng)對(duì)不相容職務(wù)崗位進(jìn)行分離控制，對(duì)租賃決策權(quán)、定價(jià)權(quán)和執(zhí)行權(quán)、監(jiān)督權(quán)相互分離形成制衡。要加強(qiáng)出租合同管理，對(duì)合同要有專人負(fù)責(zé)登記、保管、跟蹤管理。要加強(qiáng)承租人的信用管理、租金收入管理等。

2011年12月控股集團(tuán)物業(yè)出租管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立，根據(jù)置業(yè)公司多年的招租實(shí)踐起草制定了《集團(tuán)物業(yè)出租管理辦法及實(shí)施細(xì)則》并頒布實(shí)施，完善了各項(xiàng)物業(yè)出租管理制度，使集團(tuán)物業(yè)出租工作更加規(guī)范。

房產(chǎn)租賃管理，是資產(chǎn)所有人或委托專業(yè)機(jī)構(gòu)對(duì)資產(chǎn)的科學(xué)管理，以期實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)最大程度的保值增值。業(yè)務(wù)內(nèi)容主要包括物業(yè)管理、設(shè)備設(shè)施管理、財(cái)務(wù)管理和運(yùn)營管理等方面。

資產(chǎn)的物業(yè)管理是要處理好產(chǎn)權(quán)人、物業(yè)公司和承租客戶之間的關(guān)系。以產(chǎn)權(quán)人為主導(dǎo)做好為租戶提供及時(shí)優(yōu)質(zhì)服務(wù)、保證物業(yè)完好及持續(xù)的收入現(xiàn)金流。對(duì)物業(yè)公司的工作狀況進(jìn)行評(píng)估并協(xié)調(diào)物業(yè)公司與租戶的關(guān)系，定期進(jìn)行資產(chǎn)投資分析和運(yùn)營狀況分析。

資產(chǎn)的設(shè)備設(shè)施管理主要集中在設(shè)備設(shè)施的運(yùn)行管理和維護(hù)上，包括各種水電管網(wǎng)、設(shè)備、安防、維修、改造及系統(tǒng)運(yùn)行日常巡查等方面。產(chǎn)權(quán)人應(yīng)在資產(chǎn)管理部門設(shè)置相關(guān)崗位對(duì)資產(chǎn)的維護(hù)進(jìn)行管理，它是租金收入的保證，也是資產(chǎn)保值增值的必備條件。

資產(chǎn)的運(yùn)營和財(cái)務(wù)管理是保證資產(chǎn)安全、實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)長期保值增值并獲得超額利潤。

從以上幾個(gè)方面來分析，房產(chǎn)租賃活動(dòng)主要存在著以下幾方面的風(fēng)險(xiǎn)，需在內(nèi)控管理中加以關(guān)注：1、租賃標(biāo)的物安全的風(fēng)險(xiǎn)；2、租賃合同執(zhí)行過程中的風(fēng)險(xiǎn)；3、承租人信用的風(fēng)險(xiǎn)；4、內(nèi)部管理疏漏的風(fēng)險(xiǎn)等。其中最主要的風(fēng)險(xiǎn)是出租率低和租金收取不及時(shí)，甚至欠繳租金的情況發(fā)生，從而影響資產(chǎn)的經(jīng)營效益。 加強(qiáng)房產(chǎn)租賃的內(nèi)部控制、防范風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的具體方法，一是要加強(qiáng)書面文件控制，做好房產(chǎn)出租業(yè)務(wù)的建章立制工作。要對(duì)房產(chǎn)租賃的整個(gè)流程各個(gè)環(huán)節(jié)均作統(tǒng)一規(guī)定，以防違規(guī)行為發(fā)生。如統(tǒng)一合同文本、統(tǒng)一交易方式、統(tǒng)一出租最長年限、統(tǒng)一審批程序等。例如：在統(tǒng)一審批程序中要規(guī)定房產(chǎn)出租時(shí)需填制統(tǒng)一申報(bào)審批表，填寫出租房產(chǎn)的名稱、建造時(shí)間、新舊程度、凈值、評(píng)估價(jià)值、所處位置、面積、出租面積、出租目的、承租人情況等相關(guān)信息。在企業(yè)法人或授權(quán)委托人簽字蓋章后方可對(duì)外出租。在統(tǒng)一合同文本中還應(yīng)規(guī)定房租逐年遞增條款，避免因市場(chǎng)租金水平上漲而造成租金損失。要加強(qiáng)合同管理控制，出租房產(chǎn)要訂立書面合同，要充分了解對(duì)方的主體資格、信用狀況和履約能力，明確雙方的權(quán)利義務(wù)和違約責(zé)任，避免出現(xiàn)重大疏漏。對(duì)合同進(jìn)行嚴(yán)格審核。重大合同要由內(nèi)部法律、財(cái)務(wù)等相關(guān)部門進(jìn)行復(fù)核，提出意見。

二是要加強(qiáng)授權(quán)審批控制。在管理制度中要明確各崗位辦理業(yè)務(wù)事項(xiàng)的權(quán)限范圍，審批程序和相應(yīng)責(zé)任。在出租之前要進(jìn)行合理評(píng)估和市場(chǎng)租金水平調(diào)查，規(guī)范租金定價(jià)，根據(jù)房產(chǎn)的地段等綜合因素確定租金底價(jià)和目標(biāo)范圍。評(píng)估底價(jià)不僅要考慮出租房產(chǎn)的機(jī)會(huì)成本，還要分析是否存在沉沒成本。較大面積的房產(chǎn)出租要采取招標(biāo)的方式，較小的面積房產(chǎn)出租項(xiàng)目可在授權(quán)范圍內(nèi)簡(jiǎn)化手續(xù)，但議標(biāo)過程要集體決策，同時(shí)執(zhí)行聯(lián)簽制度。

三是要加強(qiáng)會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制，規(guī)范會(huì)計(jì)核算。會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制的目標(biāo)是執(zhí)行國家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和會(huì)計(jì)制度，加強(qiáng)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作，反映業(yè)務(wù)經(jīng)營情況的真實(shí)完整。對(duì)于房產(chǎn)出租業(yè)務(wù)，首先要明晰資產(chǎn)。按《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則第3號(hào)——投資性房地產(chǎn)》的要求，將出租的房產(chǎn)轉(zhuǎn)入投資性房地產(chǎn)科目進(jìn)行核算。收入核算方面在符合收入確認(rèn)原則情況下，應(yīng)采取權(quán)責(zé)發(fā)生制原則確認(rèn)各期租金收入，而不能采用收付實(shí)現(xiàn)制依據(jù)各期實(shí)際到帳租金進(jìn)行確認(rèn)。業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門要根據(jù)租賃 合同對(duì)租金收入形成相互制約的關(guān)系。

四是要加強(qiáng)資產(chǎn)保護(hù)控制，確保出租房產(chǎn)的安全。要建立資產(chǎn)日常管理制度和定期清查盤點(diǎn)制度，帳實(shí)核對(duì)等措施。做好房產(chǎn)的維修維保工作，保證物業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)，確保財(cái)產(chǎn)安全。

從內(nèi)控制度建設(shè)角度看加強(qiáng)我集團(tuán)的房產(chǎn)租賃管理，一定要設(shè)計(jì)好招租流程、完善承租人信用管理、合同管理流程、租金收入及各項(xiàng)制度的建設(shè)。對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，對(duì)關(guān)鍵控制點(diǎn)設(shè)置相關(guān)崗位進(jìn)行控制，對(duì)不相容職務(wù)崗位進(jìn)行分離控制，租賃的決策權(quán)與執(zhí)行權(quán)、監(jiān)督權(quán)相分離。

內(nèi)部控制體系建設(shè)是由董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、經(jīng)理層和全體員工共同實(shí)施的。是標(biāo)準(zhǔn)的“一把手工程”。只有各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)高度重視，嚴(yán)格實(shí)施，一把手親自抓，全體員工積極參與才能得以實(shí)現(xiàn)。內(nèi)控制度建立起來后還要狠抓落實(shí)，在運(yùn)行過程中不斷改進(jìn)完善。建立內(nèi)部控制長效機(jī)制，完善內(nèi)部控制評(píng)價(jià)、審計(jì)程序，防止內(nèi)控建設(shè)流于形式。部門之間要相互協(xié)調(diào)，依據(jù)《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》和配套指引的要求根據(jù)房產(chǎn)租賃的特點(diǎn)和實(shí)際，制定內(nèi)控手冊(cè)。全面梳理公司治理、組織架構(gòu)、職責(zé)分工、權(quán)限設(shè)置、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、流程設(shè)計(jì)、制度執(zhí)行及信息溝通，內(nèi)部監(jiān)督等方面的薄弱環(huán)節(jié)，真對(duì)各類存在的問題和風(fēng)險(xiǎn)。明確責(zé)任部門和責(zé)任人，確立應(yīng)對(duì)措施使風(fēng)險(xiǎn)關(guān)控措施融入到日常管理工作中，同時(shí)強(qiáng)化全體員工的風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)，形成風(fēng)險(xiǎn)文化。全面提高公司風(fēng)險(xiǎn)防范應(yīng)對(duì)能力，把企業(yè)內(nèi)部控制管理提高到一個(gè)新高度，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的實(shí)現(xiàn)。